行業(yè)通用產(chǎn)品需求說明書編寫工具引言產(chǎn)品需求說明書（ProductRequirementsDocument，PRD）是連接產(chǎn)品目標、技術實現(xiàn)與市場落地的核心文檔，其質(zhì)量直接影響產(chǎn)品開發(fā)效率、團隊協(xié)作效果及最終用戶體驗。為幫助行業(yè)從業(yè)者規(guī)范需求編寫流程、明確需求邊界、提升文檔專業(yè)性，本工具提供了一套通用化的編寫框架、操作步驟及模板示例，適用于互聯(lián)網(wǎng)、金融、制造、教育等多行業(yè)場景，覆蓋產(chǎn)品經(jīng)理、業(yè)務分析師、項目經(jīng)理等角色，旨在實現(xiàn)需求從“模糊描述”到“清晰可執(zhí)行”的轉(zhuǎn)化。一、適用范圍與典型應用場景（一）行業(yè)覆蓋本工具適用于需通過標準化文檔傳遞需求的行業(yè)，包括但不限于：互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)：APP、小程序、SaaS平臺等數(shù)字產(chǎn)品；金融行業(yè)：銀行系統(tǒng)、保險產(chǎn)品、支付工具等金融科技產(chǎn)品；制造業(yè)：智能硬件、工業(yè)軟件、物聯(lián)網(wǎng)設備等實體產(chǎn)品；教育行業(yè)：在線學習平臺、教學管理系統(tǒng)、教育內(nèi)容產(chǎn)品等；其他行業(yè)：醫(yī)療健康、零售電商、企業(yè)服務等需跨部門協(xié)作的產(chǎn)品項目。（二）角色適配產(chǎn)品經(jīng)理：主導需求梳理與文檔編寫，保證產(chǎn)品目標與需求一致性；業(yè)務分析師：輔助需求分析與細化，對接業(yè)務方與技術團隊；項目經(jīng)理：基于文檔規(guī)劃開發(fā)排期，跟蹤需求落地進度；開發(fā)/測試團隊：通過文檔理解需求細節(jié)，明確功能實現(xiàn)與驗收標準；業(yè)務方/客戶：作為需求輸入方與評審方，保證文檔符合實際業(yè)務場景。（三）典型應用場景新產(chǎn)品立項階段：將產(chǎn)品概念轉(zhuǎn)化為可落地的需求細節(jié)，為開發(fā)團隊提供明確輸入；需求迭代優(yōu)化：針對現(xiàn)有產(chǎn)品功能升級或問題修復，梳理新增/修改需求并同步各方；跨部門協(xié)作需求：涉及多團隊（如技術、設計、運營）協(xié)作的功能模塊，通過文檔統(tǒng)一需求認知；外包/合作開發(fā)：向合作方傳遞需求細節(jié)，避免因理解偏差導致交付偏差；需求變更管理：記錄需求變更原因、內(nèi)容及影響，保證變更過程可控可追溯。二、需求說明書編寫流程與操作步驟需求編寫需遵循“從目標到細節(jié)、從抽象到具體”的邏輯，分五個階段逐步推進，保證需求完整、清晰、可執(zhí)行。（一）階段一：需求收集與梳理——明確“做什么”目標：全面收集需求來源，梳理核心目標與邊界，避免需求遺漏或偏離方向。操作步驟：明確需求來源與目標與產(chǎn)品負責人、業(yè)務方（如市場部、運營部*）對齊產(chǎn)品戰(zhàn)略目標，明確本次需求要解決的核心問題（如“提升用戶留存率”“降低操作成本”）；收集用戶反饋（如客服記錄、用戶訪談*、問卷調(diào)研數(shù)據(jù)）、市場趨勢分析（如競品功能對比、行業(yè)報告）及技術可行性分析（如當前系統(tǒng)架構(gòu)限制、新技術應用條件）。分類整理需求數(shù)據(jù)按“業(yè)務需求-用戶需求-功能需求”三級結(jié)構(gòu)分類：業(yè)務需求：企業(yè)或業(yè)務方希望通過需求實現(xiàn)的價值（如“通過個性化推薦提升GMV10%”）；用戶需求：目標用戶在特定場景下的痛點或期望（如“用戶希望快速找到同類商品，減少篩選時間”）；功能需求：為滿足用戶需求需開發(fā)的具體功能模塊（如“開發(fā)‘猜你喜歡’推薦模塊”）。使用需求清單（Excel或協(xié)作工具）記錄初步需求，標注來源（如“用戶訪談-20231015-*”“競品分析-淘寶APP”）及初步優(yōu)先級（高/中/低）。輸出《需求收集清單》示例表格（部分）：需求編號需求類型需求描述來源初步優(yōu)先級P-001業(yè)務需求提升新用戶次日留存率至40%產(chǎn)品戰(zhàn)略會*高U-002用戶需求希望在訂單頁面一鍵查看物流軌跡用戶訪談-*高F-003功能需求開發(fā)“商品評價標簽篩選”功能競品分析-京東APP中（二）階段二：需求分析與優(yōu)先級排序——明確“先做什么”目標：通過需求分析與排序，聚焦核心價值需求，保證資源投入與產(chǎn)品目標一致。操作步驟：需求價值與成本分析對每個需求評估“價值”與“成本”：價值維度：對業(yè)務目標（如收入、用戶增長）、用戶滿意度、技術架構(gòu)優(yōu)化的貢獻度；成本維度：開發(fā)工時、資源投入（人力/技術）、風險（如兼容性、數(shù)據(jù)安全）。使用“價值-成本矩陣”分類：高價值低成本（優(yōu)先開發(fā)）、高價值高成本（規(guī)劃迭代）、低價值低成本（可做可不做）、低價值高成本（暫不開發(fā)）。確定優(yōu)先級排序方法推薦使用“MoSCoW法則”或“KANO模型”：MoSCoW法則：Musthave（必須有）、Shouldhave（應該有）、Couldhave（可以有）、Won’thave（這次不做）；KANO模型：基本型需求（必須滿足）、期望型需求（提升滿意度）、興奮型需求（超出用戶預期）。輸出《需求優(yōu)先級排序表》示例表格（結(jié)合MoSCoW法則）：需求編號需求描述優(yōu)先級類別排序理由P-001提升新用戶次日留存率至40%Musthave直接影響核心業(yè)務指標，無替代方案U-002訂單頁面一鍵查看物流軌跡Musthave用戶高頻需求，影響基礎體驗F-003商品評價標簽篩選Couldhave提升搜索效率，但非核心場景（三）階段三：需求規(guī)格編寫——明確“具體怎么做”目標：將需求轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化、可執(zhí)行的文字描述，保證技術團隊、設計團隊、測試團隊無理解偏差。操作步驟：搭建文檔框架標準PRD框架包含以下章節(jié)（可根據(jù)行業(yè)調(diào)整）：引言（目的、范圍、術語定義）；產(chǎn)品概述（背景、目標、用戶畫像）；功能需求（詳細功能描述、流程圖、原型圖引用）；非功能需求（功能、安全、兼容性、易用性）；用戶界面要求（UI設計規(guī)范、交互邏輯）；驗收標準（通過/不通過的具體條件）；附錄（名詞解釋、數(shù)據(jù)字典、參考資料）。編寫核心內(nèi)容功能需求描述：按模塊拆分，每個功能包含“功能名稱、功能描述、觸發(fā)條件、輸入/輸出、業(yè)務規(guī)則、異常處理”；示例：“用戶登錄功能——功能描述：支持手機號+驗證碼登錄，輸入正確的11位手機號及6位驗證碼后，跳轉(zhuǎn)至首頁；業(yè)務規(guī)則：驗證碼有效期5分鐘，連續(xù)輸錯3次鎖定10分鐘；異常處理：手機號格式錯誤提示‘請輸入正確的手機號’，驗證碼錯誤提示‘驗證碼錯誤，請重新輸入’”。流程圖與原型圖：使用Visio、Axure等工具繪制業(yè)務流程圖（如“用戶下單流程”）、頁面原型圖，并在文檔中標注“詳見附件1：用戶下單流程圖”“詳見原型圖V2.3-首頁模塊”。非功能需求：量化指標（如“頁面加載時間≤2秒”“支持并發(fā)用戶數(shù)≥10000”）、安全要求（如“用戶密碼加密存儲”“支付符合PCIDSS標準”）。輸出《產(chǎn)品需求說明書（初稿）》保證文檔結(jié)構(gòu)清晰、語言無歧義，避免使用“大概”“可能”等模糊詞匯，用“shall”“should”“may”等規(guī)范表述（如“系統(tǒng)shall在用戶提交訂單后10分鐘內(nèi)發(fā)送短信通知”）。（四）階段四：需求評審與確認——保證“各方認可”目標：通過跨部門評審，發(fā)覺需求漏洞、對齊認知，獲得各方簽字確認，避免后續(xù)返工。操作步驟：組織評審會議提前3個工作日發(fā)送PRD初稿、評審議程及評審標準（如“需求完整性”“可執(zhí)行性”“一致性”），邀請參會人員：產(chǎn)品經(jīng)理*、開發(fā)負責人、測試負責人、UI/UX設計師、業(yè)務方代表。會議時長控制在1.5-2小時，由產(chǎn)品經(jīng)理主導講解需求，重點說明核心功能、業(yè)務規(guī)則及驗收標準。收集評審意見并整改記錄評審中提出的問題（如“支付流程未考慮異常退款場景”“功能指標未明確峰值場景”），分類整理為“需修改項”“需確認項”“待定項”；針對需修改項，24小時內(nèi)輸出修訂版PRD，并同步給相關方；需確認項與業(yè)務方、技術方達成一致；待定項明確后續(xù)解決時間節(jié)點。輸出《需求評審報告》示例內(nèi)容：評審時間：2023年10月20日14:00-16:00參會人員：產(chǎn)品經(jīng)理-、開發(fā)負責人-趙六、測試負責人-孫七、業(yè)務方-周八評審結(jié)論：通過（需修改項5條，詳見修訂版V1.2）；簽字確認頁：各參會人員簽字（電子/紙質(zhì)）及日期。（五）階段五：文檔迭代與歸檔——保證“可追溯”目標：根據(jù)需求變更或開發(fā)進度更新文檔，最終形成完整可追溯的需求檔案。操作步驟：文檔版本管理每次修改PRD時，更新版本號（如V1.0→V1.1→V2.0），記錄修改內(nèi)容、修改人、修改日期及原因，形成《版本變更日志》；示例：版本號修改日期修改人修改內(nèi)容修改原因V1.120231021*新增“訂單異常退款流程”評審會議提出需求遺漏V2.020231105*調(diào)整“用戶登錄”驗證碼有效期從5分鐘改為3分鐘業(yè)務方反饋用戶操作體驗優(yōu)化需求變更管理需求變更時，提交《需求變更申請單》，說明變更背景、內(nèi)容、影響（如對開發(fā)周期、成本的影響），經(jīng)產(chǎn)品負責人、業(yè)務方審批后，更新PRD并同步相關方；避免“口頭變更”，所有變更需留痕可追溯。文檔歸檔項目結(jié)束后，將最終版PRD、評審報告、版本變更日志、需求清單等整理歸檔（存儲至公司文檔管理系統(tǒng)或共享文件夾），命名規(guī)則為“產(chǎn)品名稱-項目階段-需求說明書-最終版-日期”（如“電商APP-V1.0-需求說明書-最終版-20231110”）。三、需求說明書模板結(jié)構(gòu)與示例表格（一）模板章節(jié)說明章節(jié)核心內(nèi)容1.引言1.1目的（明確文檔用途）；1.2范圍（說明需求覆蓋的產(chǎn)品模塊/功能）；1.3術語定義（如“GMV”“DAU”等專業(yè)名詞解釋）2.產(chǎn)品概述2.1背景與目標（產(chǎn)品要解決的問題及預期達成的目標）；2.2用戶畫像（目標用戶特征，如年齡、職業(yè)、使用場景）；2.3產(chǎn)品邊界（明確本次需求不包含的功能）3.功能需求按模塊劃分，每個模塊包含：3.1功能名稱；3.2功能描述（“做什么”）；3.3業(yè)務流程（文字描述+流程圖）；3.4功能規(guī)則（條件判斷、數(shù)據(jù)校驗等）；3.5輸入/輸出（表單字段、數(shù)據(jù)格式、接口說明）；3.6異常處理（錯誤提示、兼容方案）4.非功能需求4.1功能（響應時間、并發(fā)量、吞吐量）；4.2安全（數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制、合規(guī)性）；4.3兼容性（支持的瀏覽器/操作系統(tǒng)版本）；4.4易用性（操作步驟≤3步、錯誤提示明確）5.用戶界面要求5.1UI設計規(guī)范（顏色、字體、組件引用，如“遵循公司VI手冊V3.0”）；5.2交互邏輯（頁面跳轉(zhuǎn)邏輯、操作反饋，如“’提交’按鈕后顯示‘加載中’圖標”）6.驗收標準每個功能對應具體的通過/不通過條件，用“Given-When-Then”格式描述（如“Given用戶已登錄，When在購物車頁面‘結(jié)算’，Then跳轉(zhuǎn)至訂單確認頁面”并顯示收貨地址）7.附錄7.1名詞解釋（如“SKU：庫存量單位”）；7.2數(shù)據(jù)字典（字段名、類型、長度、約束）；7.3參考資料（競品分析報告、用戶訪談記錄）（二）示例表格（功能需求模塊）表3-1：功能需求詳情表（以“電商APP-購物車功能”為例）模塊名稱功能名稱功能描述業(yè)務流程輸入輸出業(yè)務規(guī)則異常處理購物車添加商品用戶在商品詳情頁“加入購物車”，商品信息同步至購物車1.用戶進入商品詳情頁；2.“加入購物車”按鈕；3.系統(tǒng)校驗商品狀態(tài)（是否在售、庫存充足）；4.若校驗通過，添加至購物車并提示“添加成功”；5.若校驗失敗，提示具體原因商品ID、數(shù)量購物車商品列表（商品名稱、價格、數(shù)量、小計）1.單次添加數(shù)量≤99；2.庫存不足時提示“僅剩X件，是否調(diào)整數(shù)量”；3.同一商品多次添加，數(shù)量累加1.商品已下架：提示“商品已下架，暫時無法購買”；2.網(wǎng)絡異常：提示“網(wǎng)絡錯誤，請重試”，3秒后自動重試3次表3-2：驗收標準表（以“添加商品功能”為例）需求編號功能點驗收條件通過標準不通過標準F-004添加商品1.商品在售且?guī)齑娉渥銜r，“加入購物車”后，購物車顯示該商品，數(shù)量為1，提示“添加成功”；2.商品庫存為1時，“加入購物車”，提示“僅剩1件，是否調(diào)整數(shù)量”，用戶“確定”后添加成功，“取消”則取消操作符合上述條件1.添加后購物車未顯示商品；2.未顯示成功提示；3.庫存不足時未提示或提示錯誤四、編寫過程中的關鍵注意事項（一）需求明確性：避免模糊表述禁止使用“更好的用戶體驗”“優(yōu)化功能”等模糊詞匯，需量化或具體化（如“將首頁加載時間從3秒縮短至2秒”“將用戶操作步驟從5步減少至3步”）；功能描述需區(qū)分“需求”與“解決方案”，例如用戶需求是“快速找到商品”，解決方案可以是“開發(fā)搜索篩選功能”，PRD中應寫“開發(fā)搜索篩選功能”，而非直接寫“在首頁添加搜索框”（后者屬于設計方案）。（二）需求可追溯性：保證全程留痕每個需求需有唯一編號（如“P-001”“U-002”），編號規(guī)則為“需求類型-流水號”（需求類型：P-業(yè)務需求，U-用戶需求，F(xiàn)-功能需求）；需求變更時，同步更新編號對應的描述、優(yōu)先級及驗收標準，避免文檔與實際需求脫節(jié)。（三）跨部門對齊：避免信息差編寫前與業(yè)務方確認核心目標，避免“為了做功能而做功能”；與開發(fā)、測試團隊溝通技術可行性，例如“實時數(shù)據(jù)同步”需評估當前系統(tǒng)架構(gòu)是否支持，避免需求無法落地；與設計團隊確認交互邏輯，例如“表單提交后是否需要二次確認”，保證UI設計符合需求場景。（四）版本管理：避免混亂文檔命名規(guī)范：產(chǎn)品名稱-版本號-需求說明書-日期（如“電商APP-V1.0-需求說明書-20231020”）；重要版本（如評審版、最終版）需標注“評審通過”“已歸檔”，避免誤用歷史版本。