采購申請與審批流程模板（供應(yīng)商選擇與采購成本控制）一、適用范圍與典型應(yīng)用場景日常運(yùn)營采購：如辦公用品、生產(chǎn)輔料、服務(wù)類采購（含維修、咨詢等）；專項(xiàng)項(xiàng)目采購：如設(shè)備購置、工程外包、軟件系統(tǒng)采購等；緊急零星采購：金額較小但需快速響應(yīng)的臨時性采購需求。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證采購活動合規(guī)、高效，同時實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商優(yōu)選與成本合理控制。二、標(biāo)準(zhǔn)操作流程詳解步驟1：需求提出與確認(rèn)操作內(nèi)容：申請人（*申請人）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請單》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交期及預(yù)算金額（需提供成本測算依據(jù)，如歷史價格、市場詢價初步結(jié)果等）。部門負(fù)責(zé)人（*部門經(jīng)理）對需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，確認(rèn)需求與部門工作計(jì)劃的匹配度，避免盲目采購。輸出成果：《采購申請單》（部門審核版）。步驟2：采購申請審批操作內(nèi)容：申請人將《采購申請單》提交至采購部門，采購專員（*采購專員）初審采購需求的合規(guī)性（如是否屬于集中采購目錄、是否規(guī)避拆分采購等）。按企業(yè)審批權(quán)限表逐級審批：金額≤5000元：采購專員審核→采購經(jīng)理（*采購經(jīng)理）審批；5000元＜金額≤5萬元：采購專員審核→采購經(jīng)理審核→財務(wù)經(jīng)理（*財務(wù)經(jīng)理）審批；金額＞5萬元：采購專員審核→采購經(jīng)理審核→財務(wù)經(jīng)理審核→總經(jīng)理（*總經(jīng)理）審批。財務(wù)部門重點(diǎn)審核預(yù)算匹配度，超預(yù)算需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》并說明理由。輸出成果：《采購申請單》（審批完成版）、預(yù)算調(diào)整說明（如適用）。步驟3：供應(yīng)商信息收集與初步篩選操作內(nèi)容：采購專員根據(jù)采購需求，通過以下渠道收集供應(yīng)商信息：企業(yè)合格供應(yīng)商庫（優(yōu)先選擇）；公開招標(biāo)平臺、行業(yè)展會、供應(yīng)商自薦；同類企業(yè)推薦（需核實(shí)資質(zhì)）。對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步資質(zhì)審核，包括：營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、經(jīng)營許可證）、過往合作案例（近1年）、信用記錄（通過“信用中國”等官方渠道查詢），剔除不滿足基本資質(zhì)的供應(yīng)商。輸出成果：《供應(yīng)商信息收集表》（含資質(zhì)文件附件）、《供應(yīng)商初步篩選清單》。步驟4：供應(yīng)商評估與優(yōu)選操作內(nèi)容：成立供應(yīng)商評估小組（成員包括：采購專員、使用部門代表使用代表、技術(shù)專家技術(shù)專家、財務(wù)專員*財務(wù)專員），制定《供應(yīng)商評估表》，明確評估維度及權(quán)重：技術(shù)能力（30%）：產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)匹配度、供貨穩(wěn)定性、售后響應(yīng)速度；商務(wù)能力（25%）：報價合理性、付款條件、交期承諾、合作配合度；成本控制（25%）：單價、總價、批量采購折扣、長期合作成本優(yōu)化空間；企業(yè)信譽(yù)（20%）：行業(yè)口碑、履約記錄、社會責(zé)任（如環(huán)保、合規(guī)）。評估小組對候選供應(yīng)商（至少3家，單一來源采購除外）進(jìn)行現(xiàn)場考察或資料評審，打分并匯總排序，形成《供應(yīng)商評估報告》，推薦1-2家候選供應(yīng)商。輸出成果：《供應(yīng)商評估表》《供應(yīng)商評估報告》《候選供應(yīng)商推薦名單》。步驟5：采購成本控制與談判操作內(nèi)容：采購專員根據(jù)《候選供應(yīng)商推薦名單》與供應(yīng)商開展價格談判，明確以下成本控制要點(diǎn)：目標(biāo)成本：以預(yù)算金額為基礎(chǔ)，參考?xì)v史最低價、市場均價，設(shè)定談判目標(biāo)價；成本構(gòu)成分析：要求供應(yīng)商提供報價明細(xì)（如原材料、人工、管理費(fèi)等），剔除不合理成本項(xiàng)；批量折扣：針對長期或高頻次采購，爭取階梯價格優(yōu)惠；隱性成本控制：明確運(yùn)輸、保險、安裝等費(fèi)用是否包含在報價內(nèi)，避免額外支出。談判完成后，形成《采購成本對比分析表》，對比不同供應(yīng)商的報價、成本構(gòu)成及優(yōu)惠條件，確定最終供應(yīng)商及采購價格。輸出成果：《采購談判記錄》《采購成本對比分析表》《最終供應(yīng)商及價格確認(rèn)單》。步驟6：合同簽訂與審批操作內(nèi)容：采購專員根據(jù)談判結(jié)果，擬定《采購合同》，明確以下核心條款：標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方法；合同金額、付款方式（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例）、開票信息；交貨時間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式及風(fēng)險承擔(dān)；違約責(zé)任（如延期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)時的賠償標(biāo)準(zhǔn)）；保密條款、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等。合同審核流程：采購專員初審→法務(wù)專員（*法務(wù)專員）審核（重點(diǎn)條款合規(guī)性）→財務(wù)經(jīng)理審核（金額及付款條款）→總經(jīng)理審批。審批通過后，與供應(yīng)商正式簽訂合同，雙方各執(zhí)一份，復(fù)印件抄送財務(wù)、使用部門備案。輸出成果：《采購合同》（審批版+簽訂版）、《合同備案臺賬》。步驟7：采購執(zhí)行與進(jìn)度跟蹤操作內(nèi)容：采購專員根據(jù)合同約定，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確交貨細(xì)節(jié)，并跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，定期向使用部門反饋預(yù)計(jì)到貨時間。如遇供應(yīng)商延期交貨、質(zhì)量異常等問題，及時啟動應(yīng)急措施（如更換供應(yīng)商、協(xié)商違約賠償），保證不影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營。輸出成果：《采購訂單》《采購進(jìn)度跟蹤表》。步驟8：驗(yàn)收與入庫操作內(nèi)容：供應(yīng)商到貨后，使用部門聯(lián)合采購專員、質(zhì)檢專員（*質(zhì)檢專員）進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：核對實(shí)物數(shù)量與訂單是否一致；質(zhì)量驗(yàn)收：按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如樣品、檢測報告）進(jìn)行檢驗(yàn)，出具《質(zhì)量驗(yàn)收報告》；規(guī)格驗(yàn)收：確認(rèn)物品規(guī)格型號與需求一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，倉庫管理員（*倉庫管理員）填寫《入庫單》，注明采購合同號、供應(yīng)商名稱、入庫數(shù)量等信息，并同步更新庫存臺賬。驗(yàn)收不合格的，需填寫《不合格品處理單》，及時與供應(yīng)商溝通退換貨或索賠事宜。輸出成果：《質(zhì)量驗(yàn)收報告》《入庫單》《不合格品處理單》（如適用）。步驟9：付款結(jié)算與檔案歸檔操作內(nèi)容：財務(wù)部門收到供應(yīng)商提供的發(fā)票（需與合同、訂單、入庫單信息一致）、《驗(yàn)收合格證明》后，進(jìn)行賬務(wù)核對。按合同約定的付款流程安排付款：預(yù)付款：合同簽訂后，憑預(yù)付款申請單及合同副本支付；到貨款：驗(yàn)收合格后，憑發(fā)票、入庫單支付；質(zhì)保金：質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后，憑質(zhì)保金支付申請支付。采購專員整理本次采購全過程資料（含申請單、審批記錄、供應(yīng)商資料、評估報告、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等），按時間順序歸檔保存，保存期限不少于3年。輸出成果：《付款審批單》《采購檔案歸檔清單》。三、配套工具表格模板表1：采購申請單申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式采購需求序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位12合計(jì)需求說明（可附頁）：部門審核意見：負(fù)責(zé)人簽字：日期：財務(wù)審核意見：負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購審批意見：負(fù)責(zé)人簽字：日期：總經(jīng)理審批意見（金額＞5萬元時）：負(fù)責(zé)人簽字：日期：表2：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱評估日期年月日評估小組采購專員：采購專員；使用代表：使用代表；技術(shù)專家：技術(shù)專家；財務(wù)專員：財務(wù)專員評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）得分權(quán)重技術(shù)能力（30%）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)（4分）、技術(shù)參數(shù)匹配度（3分）、供貨穩(wěn)定性（2分）、售后響應(yīng)（1分）0.3商務(wù)能力（25%）報價合理性（3分）、付款條件（3分）、交期承諾（2分）、配合度（2分）0.25成本控制（25%）單價優(yōu)勢（3分）、總價合理性（3分）、批量折扣（2分）、隱性成本控制（2分）0.25企業(yè)信譽(yù)（20%）行業(yè)口碑（3分）、履約記錄（3分）、社會責(zé)任（2分）、信用記錄（2分）0.2綜合得分1.0評估結(jié)論□優(yōu)先推薦□備選□不通過評估小組簽字：表3：采購成本對比分析表采購項(xiàng)目對比維度供應(yīng)商A供應(yīng)商B供應(yīng)商C報價總價（元）單價明細(xì)（元/單位）隱性成本（運(yùn)輸、安裝等，元）預(yù)算金額（元）與預(yù)算差異（元）成本優(yōu)化措施（如談判后折扣）最終選擇供應(yīng)商填表人：*采購專員審核人：*采購經(jīng)理日期：年月日表4：采購合同摘要表合同編號簽訂日期年月日供應(yīng)商名稱采購方名稱標(biāo)的物信息名稱：規(guī)格型號：數(shù)量：單位：合同金額大寫：元整小寫：￥履行期限交貨時間：年月日；質(zhì)保期：月付款方式預(yù)付款：%（元）；到貨款：%（元）；質(zhì)保金：%（元）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)合同附件□技術(shù)協(xié)議□質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)□樣品確認(rèn)單歸檔情況合同正本：份；副本：份；電子檔：份四、使用過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)1.審批權(quán)限與層級管理嚴(yán)格執(zhí)行審批權(quán)限表，嚴(yán)禁越級審批或拆分采購規(guī)避審批；超預(yù)算采購必須提前履行預(yù)算調(diào)整流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得開展采購。2.供應(yīng)商資質(zhì)動態(tài)審核定期（每季度或每半年）對合格供應(yīng)商庫進(jìn)行復(fù)審，更新供應(yīng)商資質(zhì)、履約記錄等信息；對出現(xiàn)質(zhì)量違約、延期交貨等問題的供應(yīng)商，及時啟動淘汰或降級機(jī)制。3.成本控制的核心節(jié)點(diǎn)需求階段：申請人需提供詳細(xì)的成本測算依據(jù)，避免“拍腦袋”預(yù)算；談判階段：優(yōu)先選擇綜合成本最優(yōu)供應(yīng)商，而非單純追求最低價；驗(yàn)收階段：嚴(yán)格核對數(shù)量與質(zhì)量，避免