化工機(jī)械廠檔案室管理辦法化工機(jī)械廠檔案室管理辦法一總則化工機(jī)械廠檔案室管理辦法旨在規(guī)范廠內(nèi)檔案管理，確保檔案安全、完整、有序，充分發(fā)揮檔案信息資源價(jià)值，服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、決策管理及文化建設(shè)。本辦法依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)制定，適用于化工機(jī)械廠全體員工及客戶，涵蓋人、事、財(cái)、物、信息、風(fēng)險(xiǎn)、文化等核心要素，體現(xiàn)企業(yè)安全、高效、人文的企業(yè)文化，推動(dòng)扁平化管理，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益統(tǒng)一。二適用范圍本辦法適用于化工機(jī)械廠所有部門、全體員工及客戶檔案管理，包括但不限于設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)記錄、設(shè)備檔案、合同文件、財(cái)務(wù)憑證、人力資源文件、安全生產(chǎn)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、客戶信息等，涉及檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等全過程管理。三組織架構(gòu)與職責(zé)分工化工機(jī)械廠設(shè)立檔案室，隸屬于行政部，由行政主管兼任檔案室主任，負(fù)責(zé)檔案室全面工作。檔案室設(shè)專職檔案管理員1名，負(fù)責(zé)日常檔案管理。各部門指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案收集、整理、移交。各部門負(fù)責(zé)人對本部門檔案工作負(fù)總責(zé)，確保檔案質(zhì)量?？蛻魴n案由銷售部、技術(shù)部負(fù)責(zé)收集、整理，檔案室負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督。四管理內(nèi)容與流程（一）檔案收集1檔案收集原則檔案收集堅(jiān)持“全面、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全”原則，確保檔案完整、系統(tǒng)、真實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)。優(yōu)先收集生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)、安全生產(chǎn)、人力資源等核心業(yè)務(wù)檔案。2檔案收集范圍（1）設(shè)計(jì)圖紙類：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備設(shè)計(jì)圖紙、安裝圖紙、改造圖紙等。（2）生產(chǎn)記錄類：生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)指令、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、能源消耗記錄等。（3）設(shè)備檔案類：設(shè)備購置合同、設(shè)備說明書、設(shè)備驗(yàn)收報(bào)告、設(shè)備維修記錄、設(shè)備報(bào)廢報(bào)告等。（4）合同文件類：采購合同、銷售合同、技術(shù)服務(wù)合同、租賃合同、保密協(xié)議等。（5）財(cái)務(wù)憑證類：記賬憑證、原始憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)文件、審計(jì)報(bào)告等。（6）人力資源文件類：招聘記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、員工檔案、勞動(dòng)合同等。（7）安全生產(chǎn)文件類：安全生產(chǎn)責(zé)任制文件、安全操作規(guī)程、安全檢查記錄、事故報(bào)告、隱患整改記錄等。（8）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類：國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)專利等。（9）客戶信息類：客戶檔案、客戶需求記錄、客戶投訴記錄、客戶滿意度調(diào)查報(bào)告等。（10）其他類：會(huì)議記錄、獎(jiǎng)懲記錄、科研成果、企業(yè)榮譽(yù)、對外合作文件等。3檔案收集流程（1）各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案收集，每月5日前向檔案室提交檔案收集清單。（2）檔案室根據(jù)檔案收集清單，到各部門收集檔案，核對檔案內(nèi)容、數(shù)量、完整性。（3）對收集的檔案進(jìn)行初步整理，標(biāo)記檔案編號，錄入檔案管理系統(tǒng)。（4）檔案收集過程中，注重檔案安全，防止檔案遺失、損壞、泄密。（二）檔案整理1檔案整理原則檔案整理堅(jiān)持“分類、編目、系統(tǒng)、科學(xué)”原則，確保檔案分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范、系統(tǒng)有序、科學(xué)管理。2檔案整理方法（1）分類方法：采用“事由分類法”為主，結(jié)合“時(shí)間分類法”“保管期限分類法”，對檔案進(jìn)行分類。（2）編目方法：采用“題錄式編目法”，編制檔案目錄，包括檔案編號、檔名、責(zé)任者、日期、密級、保管期限等。（3）系統(tǒng)方法：將同類檔案按時(shí)間順序或事由順序系統(tǒng)排列，形成檔案體系。（4）科學(xué)方法：采用電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。3檔案整理流程（1）檔案室根據(jù)檔案分類方案，對收集的檔案進(jìn)行分類。（2）對分類后的檔案進(jìn)行排序、編號，編制檔案目錄。（3）將檔案目錄錄入電子檔案管理系統(tǒng)，生成電子檔案。（4）對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、卷皮制作、上架，確保檔案安全、整潔。（三）檔案鑒定1檔案鑒定原則檔案鑒定堅(jiān)持“價(jià)值鑒定、去偽存真、區(qū)分等級”原則，確保檔案價(jià)值準(zhǔn)確、去偽存真、等級分明。2檔案鑒定方法（1）價(jià)值鑒定：采用“直接鑒定法”和“間接鑒定法”，對檔案價(jià)值進(jìn)行鑒定。（2）去偽存真：對檔案內(nèi)容進(jìn)行審核，確保檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（3）區(qū)分等級：將檔案分為“永久、長期、短期”三個(gè)保管期限，永久檔案為重點(diǎn)保護(hù)對象。3檔案鑒定流程（1）檔案室編制檔案鑒定工作方案，報(bào)廠領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）成立檔案鑒定委員會(huì)，由廠領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人、檔案專家組成。（3）檔案鑒定委員會(huì)對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案保管期限。（4）對鑒定出的過期檔案，編制銷毀清冊，報(bào)廠領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀。（四）檔案保管1檔案保管原則檔案保管堅(jiān)持“安全、保密、有序、高效”原則，確保檔案安全、保密、有序、高效利用。2檔案保管方法（1）安全保管：采用“防火、防潮、防盜、防蟲、防鼠”措施，確保檔案安全。（2）保密保管：對涉密檔案進(jìn)行“分級管理、專人負(fù)責(zé)”，防止檔案泄密。（3）有序保管：采用“檔案盒、檔案架、檔案庫”三級保管，確保檔案有序。（4）高效利用：采用“電子檔案管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)檔案快速檢索、高效利用。3檔案保管流程（1）檔案室根據(jù)檔案保管期限，將檔案存放在不同規(guī)格的檔案庫房。（2）對檔案庫房進(jìn)行“恒溫恒濕、防火防潮、防盜防蟲”處理，確保檔案安全。（3）對涉密檔案進(jìn)行“雙人雙鎖”保管，防止檔案泄密。（4）定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，確保檔案安全。（五）檔案利用1檔案利用原則檔案利用堅(jiān)持“服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營、服務(wù)決策管理、服務(wù)文化建設(shè)”原則，確保檔案利用高效、便捷、安全。2檔案利用方法（1）服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營：為生產(chǎn)經(jīng)營提供設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)記錄、設(shè)備檔案等。（2）服務(wù)決策管理：為決策管理提供財(cái)務(wù)憑證、人力資源文件、安全生產(chǎn)文件等。（3）服務(wù)文化建設(shè)：為文化建設(shè)提供企業(yè)榮譽(yù)、科研成果、對外合作文件等。3檔案利用流程（1）利用者填寫《檔案利用申請表》，說明利用目的、利用范圍、利用數(shù)量。（2）檔案室審核《檔案利用申請表》，對涉密檔案進(jìn)行審批。（3）檔案室提供檔案利用服務(wù)，并監(jiān)督利用者使用檔案。（4）利用者利用完畢，檔案室收回檔案，并做好記錄。（六）檔案銷毀1檔案銷毀原則檔案銷毀堅(jiān)持“嚴(yán)格審批、規(guī)范操作、全程監(jiān)督”原則，確保檔案銷毀合法、合規(guī)、安全。2檔案銷毀方法（1）嚴(yán)格審批：對過期檔案，編制銷毀清冊，報(bào)廠領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）規(guī)范操作：采用“碎紙機(jī)銷毀”或“焚燒銷毀”方法，確保檔案銷毀徹底。（3）全程監(jiān)督：銷毀過程中，由檔案室、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部等部門派員監(jiān)督。3檔案銷毀流程（1）檔案室編制銷毀清冊，報(bào)廠領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）聯(lián)系專業(yè)銷毀公司，進(jìn)行檔案銷毀。（3）銷毀過程中，由檔案室、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部等部門派員監(jiān)督。（4）銷毀完畢，形成銷毀記錄，存檔備查。五權(quán)利與義務(wù)（一）檔案室的權(quán)利1檔案室有權(quán)對各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。2檔案室有權(quán)對違反檔案管理規(guī)定的部門和個(gè)人進(jìn)行處罰。3檔案室有權(quán)參與企業(yè)重大決策，提供檔案信息支持。4檔案室有權(quán)參與企業(yè)文化建設(shè)，推廣檔案文化。（二）檔案室的義務(wù)1檔案室有義務(wù)收集、整理、保管、利用企業(yè)檔案。2檔案室有義務(wù)為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、決策管理、文化建設(shè)提供檔案服務(wù)。3檔案室有義務(wù)對員工進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)，提高員工檔案意識。4檔案室有義務(wù)參與企業(yè)安全生產(chǎn)，提供安全生產(chǎn)檔案支持。（三）各部門的權(quán)利1各部門有權(quán)要求檔案室提供檔案服務(wù)。2各部門有權(quán)對檔案室工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查。3各部門有權(quán)參與企業(yè)重大決策，提供檔案信息支持。（四）各部門的義務(wù)1各部門有義務(wù)配合檔案室做好檔案收集、整理、移交工作。2各部門有義務(wù)對本部門檔案工作負(fù)總責(zé)，確保檔案質(zhì)量。3各部門有義務(wù)參與企業(yè)文化建設(shè)，推廣檔案文化。（五）員工的權(quán)利1員工有權(quán)要求檔案室提供檔案服務(wù)。2員工有權(quán)對檔案室工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查。（六）員工的義務(wù)1員工有義務(wù)配合檔案室做好檔案收集、整理、移交工作。2員工有義務(wù)保護(hù)企業(yè)檔案，防止檔案遺失、損壞、泄密。3員工有義務(wù)參與企業(yè)文化建設(shè)，推廣檔案文化。六監(jiān)督與考核機(jī)制（一）檔案室監(jiān)督1檔案室定期對各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，每年至少4次。2檔案室對檢查出的問題，及時(shí)向各部門反饋，并督促整改。3檔案室對整改情況進(jìn)行跟蹤，確保問題徹底解決。（二）績效考核1檔案室工作納入企業(yè)績效考核體系，考核內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等。2檔案室績效考核結(jié)果與企業(yè)績效獎(jiǎng)金掛鉤，考核結(jié)果優(yōu)秀者，給予獎(jiǎng)勵(lì)；考核結(jié)果不合格者，給予處罰。（三）責(zé)任追究1