機關(guān)單位會議工作流程規(guī)范會議是機關(guān)單位履行職能、科學決策、統(tǒng)一思想、推動工作的重要方式和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。規(guī)范會議工作流程，提升會議質(zhì)量和效率，對于保證機關(guān)高效有序運轉(zhuǎn)具有不可替代的作用。為進一步加強和改進會議管理，明確各環(huán)節(jié)職責，確保會議規(guī)范、務實、高效，特制定本流程規(guī)范。一、會前準備階段會前準備是會議成功的基礎(chǔ)，務必周密細致，考慮周全。（一）議題征集與審定1.議題提出：根據(jù)年度工作要點、階段性重點任務或領(lǐng)導指示，相關(guān)業(yè)務部門可提出會議議題建議。議題應具有必要性、緊迫性和可行性，避免議題過多過濫或流于形式。2.議題審核：承辦部門對收集到的議題進行初步篩選、梳理和研究，形成議題清單，按程序報請分管領(lǐng)導審核。3.議題審定：重要會議的議題需報請單位主要領(lǐng)導或領(lǐng)導班子集體審定，確保議題的重要性、針對性和成熟度，避免臨時動議或議題分散。（二）會議方案擬定1.方案要素：議題審定后，承辦部門應及時擬定詳細的會議方案。方案應明確會議名稱、會議時間（含會期）、會議地點、參會人員范圍及名單、會議主要議程、會議材料準備、組織分工及其他注意事項。2.方案報批：會議方案需按程序報批，經(jīng)批準后方可組織實施。涉及多個部門協(xié)同的會議，方案擬定過程中應充分溝通協(xié)調(diào)。（三）會議通知下發(fā)1.通知內(nèi)容：會議方案批準后，應及時下發(fā)會議通知。通知內(nèi)容應清晰、準確、完整，一般包括會議名稱、時間、地點、主要議程、參會人員、需攜帶材料、著裝要求（如需）、報名方式及截止時間、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。2.通知方式：根據(jù)會議性質(zhì)和參會范圍，可采取正式文件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件、電話或短信等方式通知。重要會議應采用書面形式或確保可追溯的通知方式，并要求參會人員反饋確認。3.提前量：會議通知應預留充足時間，以便參會人員提前安排工作，準備相關(guān)材料。（四）會議材料準備1.材料撰寫：承辦部門負責組織撰寫或收集整理會議所需材料，如領(lǐng)導講話稿、工作報告、匯報材料、討論稿、背景資料、政策依據(jù)等。材料應主題突出、觀點明確、數(shù)據(jù)準確、文字精煉、格式規(guī)范。2.材料審核：會議材料需按程序進行審核把關(guān)，確保內(nèi)容的準確性、政策性和嚴肅性。重要材料應報請相關(guān)領(lǐng)導審定。3.材料印制與分發(fā)：審核通過的材料應及時印制，根據(jù)會議需要提前分發(fā)或在會場擺放。提倡無紙化辦公，可利用電子設(shè)備或會議系統(tǒng)分發(fā)材料。（五）會場布置與設(shè)備調(diào)試1.場地選擇：根據(jù)會議規(guī)模、性質(zhì)和需求選擇合適的會場，確保環(huán)境安靜、整潔、通風。2.會場布置：按照會議方案要求布置會場，包括主席臺設(shè)置、座次安排（制作并擺放座簽）、會標懸掛、橫幅標語、鮮花綠植等。座位安排應符合禮儀規(guī)范，便于會議進行。3.設(shè)備調(diào)試：提前調(diào)試會場音響、麥克風、投影儀、幕布、燈光、空調(diào)、視頻會議系統(tǒng)等設(shè)備，確保運行正常。安排專人負責會議期間的設(shè)備保障。4.其他準備：根據(jù)需要準備好會議文具、飲用水、席卡、指示牌、錄音錄像設(shè)備等。（六）參會人員落實與協(xié)調(diào)1.報名統(tǒng)計：及時匯總參會人員報名情況，掌握出席、請假、缺席人員信息。2.重點協(xié)調(diào)：對重要參會人員，應提前溝通確認，確保按時參會。對因故不能參會的，應了解原因，并按規(guī)定程序辦理請假手續(xù)，必要時協(xié)調(diào)安排其他人員參會。3.特殊安排：如需安排住宿、餐飲、交通等，應提前做好聯(lián)絡(luò)和準備工作。二、會議進行階段會議進行階段是保證會議質(zhì)量的核心環(huán)節(jié)，需精心組織，規(guī)范運作。（一）會前檢查會議開始前，承辦部門及相關(guān)工作人員應再次檢查會場布置、設(shè)備運行、材料準備、人員到崗等情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。（二）簽到引導1.簽到：在會場入口處設(shè)置簽到處，組織參會人員簽到，發(fā)放會議材料（如需）。重要會議可采用電子簽到或刷卡簽到。2.引導：安排工作人員引導參會人員入座，特別是對會場不熟悉的外來人員或重要嘉賓。（三）會議主持1.準時開會：主持人應提前到達會場，熟悉情況，會議時間一到即宣布開會，維護會議嚴肅性。2.掌控議程：主持人應按照預定議程主持會議，引導發(fā)言，把握會議節(jié)奏，確保會議按計劃進行。3.把握方向：對討論環(huán)節(jié)，主持人應引導參會人員圍繞議題發(fā)言，避免跑題或發(fā)生不必要的爭論，確保會議富有成效。4.遵守紀律：提醒參會人員將手機調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)，保持會場安靜，不隨意走動或交頭接耳。（四）會議發(fā)言與討論1.發(fā)言順序：發(fā)言應按主持人安排的順序進行，或舉手示意經(jīng)主持人同意后發(fā)言。2.發(fā)言要求：發(fā)言應簡明扼要，直奔主題，觀點明確，言簡意賅。尊重他人發(fā)言，不隨意打斷。3.討論組織：鼓勵積極發(fā)言，充分討論，集思廣益。主持人應善于歸納總結(jié)不同意見，引導形成共識。（五）會議記錄1.專人負責：安排專人擔任會議記錄員，會議記錄應客觀、準確、完整，忠實反映會議原貌和各項決定。2.記錄內(nèi)容：記錄應包括會議名稱、時間、地點、主持人、出席人員、缺席人員及原因、列席人員、記錄人、會議議程、發(fā)言人主要觀點、討論情況、形成的決議或決定、待辦事項及責任單位（人）、完成時限等。3.即時核對：對會議形成的重要決定或有爭議的內(nèi)容，記錄員應及時與相關(guān)人員核對，確保準確無誤。（六）會議服務會議期間，應有專人負責會場服務，如添水、傳遞話筒、處理臨時需求、維持會場秩序等，確保會議順利進行。三、會后工作階段會后工作是鞏固會議成果、推動決策落實的關(guān)鍵步驟，需認真細致，跟蹤問效。（一）會議紀要撰寫與分發(fā)1.及時撰寫：會議結(jié)束后，承辦部門應盡快組織撰寫會議紀要。紀要應依據(jù)會議記錄，突出重點，條理清晰，語言精煉，準確反映會議決定事項和主要精神。2.審核簽發(fā)：會議紀要按程序報請主持人或相關(guān)領(lǐng)導審核簽發(fā)。3.及時分發(fā)：紀要簽發(fā)后，應及時分發(fā)給參會單位和相關(guān)人員，確保知曉會議精神和工作要求。（二）會議決議事項督辦與反饋1.任務分解：對會議決定的事項，應明確責任單位（人）、完成時限和工作要求，形成任務清單。2.跟蹤督辦：承辦部門或指定的督辦部門負責對決議事項的落實情況進行跟蹤督辦，及時了解進展，協(xié)調(diào)解決問題。3.結(jié)果反饋：責任單位（人）應按時向督辦部門反饋任務完成情況。重要事項的落實情況應向單位領(lǐng)導報告。（三）會議材料整理與歸檔1.材料收集：會后及時收集會議通知、議程、領(lǐng)導講話稿、工作報告、匯報材料、會議記錄、會議紀要、簽到表、錄音錄像資料等全套會議材料。2.整理歸檔：按照檔案管理規(guī)定，對會議材料進行分類、整理、編號、裝訂，及時歸檔保存，確保資料的完整性和可查閱性。（四）會場清理與費用結(jié)算1.會場清理：會議結(jié)束后，及時清理會場，回收可再利用物品，確保場地恢復原狀。2.費用結(jié)算：承辦部門負責辦理會議相關(guān)費用的結(jié)算報銷手續(xù)，嚴格遵守財務管理制度。（五