企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)操作指南一、典型應(yīng)用場景（一）采購管理：日常采購流程全鏈路操作企業(yè)日常運營中，生產(chǎn)部門需采購原材料、行政部門需采購辦公物資、研發(fā)部門需采購實驗設(shè)備等，均需通過ERP系統(tǒng)完成從需求提報到付款結(jié)算的全流程管理。例如生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)計劃提交A物料采購申請，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，采購部對比供應(yīng)商報價訂單，物料入庫后財務(wù)部完成付款，保證采購過程透明、數(shù)據(jù)可追溯。（二）銷售管理：客戶訂單與交付協(xié)同銷售部門接收客戶訂單后，需通過ERP系統(tǒng)檢查庫存可用性、協(xié)調(diào)生產(chǎn)或發(fā)貨安排，并跟蹤回款情況。例如客戶“科技公司”下單100臺B產(chǎn)品，銷售員錄入訂單后，系統(tǒng)自動扣減庫存，倉庫部*根據(jù)訂單安排發(fā)貨，客戶簽收后財務(wù)部確認(rèn)應(yīng)收賬款，實現(xiàn)“訂單-發(fā)貨-回款”閉環(huán)管理。（三）庫存管理：動態(tài)盤點與精準(zhǔn)管控為避免庫存積壓或短缺，企業(yè)需定期通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行庫存盤點，實時掌握物料、成品庫存狀態(tài)。例如月末倉庫部組織全庫盤點，系統(tǒng)對比賬面數(shù)量與實際庫存，差異報告，財務(wù)部根據(jù)差異調(diào)整庫存賬目，保證賬實相符。（四）財務(wù)管理：憑證錄入與報表財務(wù)人員需通過ERP系統(tǒng)錄入日常業(yè)務(wù)憑證（如采購付款、銷售收款、費用報銷等），月末自動財務(wù)報表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表等），為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。例如行政部報銷辦公費用，財務(wù)部在ERP中錄入憑證并審核，月末系統(tǒng)自動匯總月度財務(wù)報表。二、操作流程詳解（一）采購管理：從需求到付款的六步操作需求發(fā)起與提報登錄ERP系統(tǒng)，進(jìn)入“采購管理”模塊，“采購申請”新建單據(jù)。填寫申請部門、申請人、聯(lián)系方式，選擇物料編碼（或手動輸入物料名稱、規(guī)格型號、單位），錄入需求數(shù)量、預(yù)計到貨日期、用途說明（如“生產(chǎn)部A物料備料”）。附件（如物料圖紙、技術(shù)參數(shù)，可選），“提交”，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至審批環(huán)節(jié)。部門審批申請?zhí)峤缓螅ㄖ块T經(jīng)理（如生產(chǎn)部經(jīng)理）審批。審批人登錄系統(tǒng)，在“待辦事項”中查看申請單，根據(jù)生產(chǎn)計劃或預(yù)算判斷是否同意，“通過”或“駁回”（駁回需填寫原因，如“超出月度預(yù)算”）。供應(yīng)商詢價與比選審批通過后，采購部*進(jìn)入“供應(yīng)商管理”模塊，篩選符合資質(zhì)的供應(yīng)商（如物料A的合格供應(yīng)商列表）。向至少3家供應(yīng)商發(fā)送詢價單，錄入物料規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求，收集報價后對比價格、交貨周期、信譽，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。采購訂單確定供應(yīng)商后，在“采購訂單”模塊新建單據(jù)，選擇供應(yīng)商、物料信息，錄入訂單數(shù)量、單價、金額、交貨地址、付款方式（如“月結(jié)30天”）。核對訂單信息無誤后提交，系統(tǒng)自動訂單編號，供應(yīng)商可通過ERP門戶查看訂單詳情。訂單執(zhí)行與跟蹤供應(yīng)商發(fā)貨后，采購部在“訂單跟蹤”模塊更新物流信息（如物流單號、預(yù)計到貨時間），同步至倉庫部。若遇延遲交貨，及時與供應(yīng)商溝通，更新交貨期，保證生產(chǎn)計劃不受影響。物料入庫與付款結(jié)算物料到貨后，倉庫部*在“庫存管理”模塊進(jìn)行“采購入庫”，掃描物料二維碼或輸入編碼，錄入實收數(shù)量、質(zhì)檢結(jié)果（合格/不合格），入庫單。財務(wù)部收到入庫單后，在“應(yīng)付管理”模塊付款申請，入庫單、發(fā)票等附件，提交至財務(wù)經(jīng)理*審批。審批通過后，出納在“資金管理”模塊完成付款，系統(tǒng)自動更新應(yīng)付賬款余額。（二）銷售管理：從訂單到回款的四步操作客戶需求溝通與訂單錄入銷售員與客戶確認(rèn)產(chǎn)品需求（如B產(chǎn)品的型號、數(shù)量、交貨期、價格），登錄ERP系統(tǒng)進(jìn)入“銷售管理”模塊，“銷售訂單”新建單據(jù)。錄入客戶名稱（可從客戶庫中選擇或新增）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式，選擇產(chǎn)品編碼（或手動輸入產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、單位），錄入訂單數(shù)量、單價、金額、訂單日期、要求交貨日期。選擇付款方式（如“預(yù)付30%余款發(fā)貨”“貨到付款”），備注特殊要求（如“需含安裝服務(wù)”），提交訂單。庫存檢查與生產(chǎn)/發(fā)貨協(xié)調(diào)系統(tǒng)自動檢查庫存：若庫存充足，直接流轉(zhuǎn)至倉庫；若庫存不足，自動觸發(fā)“生產(chǎn)建議”（生產(chǎn)部根據(jù)訂單排產(chǎn)）或“采購建議”（采購部*補充物料）。倉庫部*收到訂單后，根據(jù)“先進(jìn)先出”原則備貨，“發(fā)貨通知單”，同步物流信息給銷售員。發(fā)貨出庫與客戶簽收倉庫部*根據(jù)發(fā)貨通知單安排發(fā)貨，在“庫存管理”模塊進(jìn)行“銷售出庫”，錄入出庫數(shù)量、物流單號、承運商信息，出庫單?？蛻艉炇蘸螅N售員在系統(tǒng)中錄入“簽收確認(rèn)”，簽收憑證（如簽字版送貨單），更新訂單狀態(tài)為“已交付”。應(yīng)收賬款登記與回款跟蹤財務(wù)部根據(jù)出庫單和簽收憑證，在“應(yīng)收管理”模塊應(yīng)收賬款單，錄入客戶名稱、金額、到期日，同步至銷售員?？蛻舾犊詈螅N售員在“收款管理”模塊錄入回款信息（如銀行轉(zhuǎn)賬憑證號、金額），財務(wù)部審核后核銷應(yīng)收賬款，更新客戶信用等級。（三）庫存管理：動態(tài)盤點與調(diào)撥的三步操作期初數(shù)據(jù)錄入與日常出入庫登記系統(tǒng)上線前，倉庫部*將現(xiàn)有物料、成品的實際庫存錄入ERP，作為期初數(shù)據(jù)（如“倉庫名稱：原材料倉；物料編碼：M001；數(shù)量：500kg”）。日常業(yè)務(wù)發(fā)生時，及時錄入出入庫單據(jù)：采購入庫（見采購流程）、銷售出庫（見銷售流程）、生產(chǎn)領(lǐng)料（生產(chǎn)部根據(jù)工單領(lǐng)料）、退庫（不合格物料退回供應(yīng)商或生產(chǎn)返修）。定期庫存盤點與差異處理月末倉庫部*組織全庫盤點，在“庫存管理”模塊創(chuàng)建“盤點單”，選擇盤點倉庫（如“成品倉”），系統(tǒng)自動賬面數(shù)量。盤點人員現(xiàn)場清點實物，錄入實際數(shù)量，系統(tǒng)自動計算盤盈（實際>賬面）或盤虧（實際<賬面）數(shù)量，“盤點差異報告”。倉庫部填寫差異原因（如“盤虧：保管不當(dāng)”“盤盈：供應(yīng)商多送”），提交至財務(wù)部審核，審核通過后調(diào)整庫存賬目。庫存調(diào)撥與預(yù)警設(shè)置若需將物料從“原材料倉”調(diào)撥至“生產(chǎn)車間倉”，倉庫部*在“庫存調(diào)撥”模塊新建單據(jù)，選擇調(diào)出倉庫、調(diào)入倉庫、物料信息、數(shù)量，提交后庫存數(shù)量同步更新。在“庫存預(yù)警”模塊設(shè)置安全庫存（如“物料A安全庫存：200kg”），當(dāng)庫存低于閾值時，系統(tǒng)自動發(fā)送預(yù)警通知至采購部和倉庫部，避免斷供。（四）財務(wù)管理：憑證錄入與報表的兩步操作日常憑證錄入與審核財務(wù)部*根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)（如采購入庫單、銷售出庫單、費用報銷單），在“財務(wù)管理”模塊進(jìn)入“憑證管理”，“新增憑證”。錄入憑證日期、摘要（如“支付公司A物料采購款”）、會計科目（如“原材料”“應(yīng)付賬款”），填寫借方/貸方金額，原始單據(jù)附件（如發(fā)票、入庫單）。憑證提交后，財務(wù)經(jīng)理*審核，審核通過后由出納簽字，系統(tǒng)自動登記明細(xì)賬和總賬。月末結(jié)賬與報表月末最后一天，財務(wù)部*在“期末處理”模塊完成“月末結(jié)賬”，檢查所有憑證是否審核、所有業(yè)務(wù)是否入賬。結(jié)賬后，進(jìn)入“報表管理”模塊，自動資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，支持導(dǎo)出Excel格式或打印，供管理層決策使用。三、常用操作表單模板（一）采購申請表字段名稱填寫說明示例值申請單號系統(tǒng)自動CGSQ2023901申請部門提交申請的部門生產(chǎn)部申請人部門聯(lián)系人（用*號代替）*聯(lián)系方式申請人電話/內(nèi)部分機物料編碼物料唯一標(biāo)識M001物料名稱物料全稱A原材料規(guī)格型號物料技術(shù)參數(shù)Φ10mm±0.5mm單位計量單位kg需求數(shù)量申請采購的數(shù)量200預(yù)計到貨日期要求供應(yīng)商交付的日期2023-10-15用途說明采購原因（如生產(chǎn)備料、項目使用）生產(chǎn)部A物料備料審批狀態(tài)系統(tǒng)自動顯示（草稿/審批中/已通過）審批中（二）銷售訂單表字段名稱填寫說明示例值訂單編號系統(tǒng)自動XSDD2023901客戶名稱購買客戶全稱科技公司聯(lián)系人客戶對接人（用*號代替）*聯(lián)系方式客戶電話1395678產(chǎn)品編碼產(chǎn)品唯一標(biāo)識P001產(chǎn)品名稱產(chǎn)品全稱B產(chǎn)品規(guī)格型號產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)220V-50Hz數(shù)量訂單采購數(shù)量100單價不含稅單價500.00金額數(shù)量×單價（系統(tǒng)自動計算）50000.00訂單日期下單日期2023-10-01要求交貨日期客戶要求交付的日期2023-10-20付款方式如“預(yù)付30%”“貨到付款”貨到付款訂單狀態(tài)系統(tǒng)自動顯示（待審核/已確認(rèn)/已發(fā)貨）已確認(rèn)（三）庫存盤點表字段名稱填寫說明示例值盤點單號系統(tǒng)自動PDD2023901倉庫編號盤點倉庫標(biāo)識CK001倉庫名稱倉庫全稱原材料倉物料編碼物料唯一標(biāo)識M001物料名稱物料全稱A原材料規(guī)格型號物料技術(shù)參數(shù)Φ10mm±0.5mm單位計量單位kg賬面數(shù)量系統(tǒng)顯示的當(dāng)前庫存數(shù)量500盤點數(shù)量實際清點數(shù)量498盤盈數(shù)量盤點數(shù)量-賬面數(shù)量（正數(shù)為盤盈）-2盤虧數(shù)量賬面數(shù)量-盤點數(shù)量（正數(shù)為盤虧）2差異原因盤點差異說明保管不當(dāng)導(dǎo)致?lián)p耗盤點人現(xiàn)場盤點人員（用*號代替）*盤點日期實際盤點日期2023-10-25審核人盤點結(jié)果審核人員（用*號代替）（四）記賬憑證表字段名稱填寫說明示例值憑證編號系統(tǒng)自動PZ2023901日期憑證業(yè)務(wù)發(fā)生日期2023-10-01摘要業(yè)務(wù)簡要說明支付公司A物料采購款會計科目編碼國家統(tǒng)一會計科目編碼1405會計科目名稱科目全稱原材料借方金額科目借方發(fā)生額100000.00貸方金額科目貸方發(fā)生額100000.00制單人制單財務(wù)人員（用*號代替）*審核人審核財務(wù)人員（用*號代替）記賬人記賬財務(wù)人員（用*號代替）*附件張數(shù)原始單據(jù)數(shù)量3憑證狀態(tài)系統(tǒng)自動顯示（未審核/已審核/已記賬）已記賬四、操作關(guān)鍵提示（一）采購管理數(shù)據(jù)真實性：采購申請需明確物料規(guī)格、數(shù)量，避免模糊描述（如“一批物料”），保證供應(yīng)商準(zhǔn)確供貨。審批流程完整性：嚴(yán)禁跳過審批環(huán)節(jié)提交訂單，如遇緊急采購，需通過“緊急審批流程”并備注原因，事后補簽手續(xù)。供應(yīng)商資質(zhì)審核：新增供應(yīng)商前，需驗證其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證等資質(zhì)，保證供應(yīng)商合規(guī)。（二）銷售管理客戶信息準(zhǔn)確性：客戶名稱、聯(lián)系方式等信息需與客戶檔案一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致發(fā)貨或回款異常。交貨期確認(rèn)：下單前需與客戶確認(rèn)交貨期，結(jié)合生產(chǎn)/庫存能力承諾，避免超期交付影響客戶滿意度。應(yīng)收賬款跟蹤：銷售員需定期跟進(jìn)回款，對超期未付客戶及時催收，壞賬風(fēng)險及時上報財務(wù)部。（三）庫存管理及時性原則：出入庫單需在業(yè)務(wù)發(fā)生后24小時內(nèi)錄入系統(tǒng)，保證庫存數(shù)據(jù)實時更新。盤點規(guī)范性：盤點時需停止倉庫動作業(yè)務(wù)，采用“雙人盤點制”（1人清點、1人記錄），避免數(shù)據(jù)錯誤。安全庫存設(shè)置：根據(jù)物料采購周期、日均用量等合理設(shè)置安全庫存，避免設(shè)置過高導(dǎo)致資金占用。（四）財務(wù)管理