文檔歸檔與資料管理制度化手冊第一章總則1.1制度目的為規(guī)范企業(yè)內部文檔資料的收集、整理、歸檔、借閱及銷毀等全流程管理，保證文檔資料的完整性、安全性、可追溯性，提高資料利用效率，防范信息泄露風險，特制定本制度。1.2制度依據依據《_________檔案法》《企業(yè)內部控制規(guī)范》及公司《行政管理辦法》等相關規(guī)定，結合公司實際業(yè)務需求制定。第二章適用范圍與場景2.1適用范圍本制度適用于公司各部門（含子公司、分支機構）在經營管理過程中形成的各類紙質及電子文檔資料，包括但不限于：行政管理類：會議紀要、通知公告、工作計劃、總結報告；業(yè)務合同類：客戶合同、供應商協議、合作意向書；人力資源類：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件；財務審計類：財務報表、稅務資料、審計報告、費用報銷單據；項目管理類：項目立項書、可行性研究報告、驗收報告、項目總結；技術研發(fā)類：技術方案、設計圖紙、研發(fā)記錄、專利文件。2.2典型應用場景新員工入職：人力資源部需及時歸檔員工入職材料（如勞動合同、身份復印件、學歷證明等）；項目結項：項目部在項目完成后30日內整理并提交項目全周期資料至檔案室；年度審計：財務部配合審計部門提供年度財務相關文檔，保證資料完整、準確；業(yè)務交接：員工崗位變動時，需將經手的工作文檔按規(guī)定移交至接任人或檔案室，辦理交接手續(xù)。第三章職責分工3.1檔案管理領導小組由公司分管行政副總任組長，行政部、人力資源部、財務部等部門負責人*為組員，負責統籌文檔管理制度建設、審批重大歸檔事項、監(jiān)督制度執(zhí)行情況。3.2行政部（檔案室）負責制定文檔分類標準、編號規(guī)則及歸檔流程；承擔公司各類文檔的統一接收、分類、整理、保管、借閱及銷毀工作；定期組織文檔管理培訓，指導各部門規(guī)范文檔處理流程；負責檔案庫房的日常管理，保證存儲環(huán)境安全（防火、防潮、防蟲等）。3.3各業(yè)務部門指定專人（兼職文檔管理員*）負責本部門文檔的日常收集、初步整理及預歸檔；保證文檔內容真實、準確，符合歸檔要求后提交至檔案室；配合檔案室進行文檔借閱、鑒定及銷毀工作。3.4全體員工按規(guī)定及時提交應歸檔文檔，不得擅自留存、復制或銷毀重要資料；借閱文檔時遵守借閱規(guī)定，按時歸還，保證文檔完好；發(fā)覺文檔損壞、丟失或泄露風險時，立即向部門負責人及檔案室報告。第四章文檔全生命周期管理流程4.1文檔收集與初步整理4.1.1收集責任各部門文檔管理員*負責本部門文檔的日常收集，保證重要文檔在形成后3個工作日內完成收集。4.1.2整理要求文檔排序：按時間順序或邏輯關系排列，如會議紀要按會議日期排序、合同按簽約日期排序；去除附件：剔除無關的訂書釘、回形針等金屬物，對破損文檔進行修補；電子文檔：統一轉換為PDF格式（如需編輯可保留源文件），命名規(guī)范為“部門-文檔類型-日期-名稱”（例：“行政部-通知-20231001-關于國慶節(jié)放假的通知”）。4.2文檔分類與編號4.2.1分類標準采用“年度-部門-類型-流水號”四級分類法，具體一級分類（年度）二級分類（部門）三級分類（類型）2023行政部通知（TZ）2023財務部合同（HT）2023項目部報告（BG）4.2.2編號規(guī)則文檔編號格式為“Y-BB-LL-X”，其中：Y：年份后2位（如2023年為“23”）；BB：部門代碼（行政部為“XZ”、財務部為“CW”、項目部為“XM”等）；LL：類型代碼（通知為“TZ”、合同為“HT”、報告為“BG”等）；X：流水號（按001-999順序編號，每年從001開始）。示例：2023年行政部第3份通知，編號為“23-XZ-TZ-003”。4.3歸檔與存儲4.3.1歸檔時限年度總結類文檔：次年1月31日前完成歸檔；項目類文檔：項目結項后30日內完成歸檔；日常業(yè)務類文檔：每月最后一個工作日匯總歸檔。4.3.2存儲要求紙質文檔：使用無酸檔案盒存放，盒面標注“年度-部門-類型-文檔數量”（例：“2023-行政部-通知-15份”），按編號順序排列于檔案柜；電子文檔：存儲于公司指定服務器或云盤，設置訪問權限（僅授權人員可查看/編輯），定期備份（每周增量備份+每月全量備份）；涉密文檔：單獨存放于加密文件柜或加密電子文件夾，由檔案室專人管理，借閱需經分管領導審批。4.4文檔借閱與使用4.4.1借閱流程申請：填寫《文檔借閱申請表》（見第五章模板），說明借閱事由、文檔名稱、借閱期限；審批：普通文檔由部門負責人*審批，涉密文檔需經分管副總審批；借閱：審批通過后，至檔案室辦理借閱手續(xù)，簽字確認后領?。堎|文檔）或獲取訪問權限（電子文檔）；歸還：借閱期限一般不超過7個工作日，到期需歸還；如需續(xù)借，需提前2個工作日重新申請。4.4.2使用規(guī)范借閱人不得擅自復制、摘抄、涂改文檔，確需復制需經檔案室批準；涉密文檔僅限在指定場所（如檔案室閱覽室）查閱，不得帶離辦公區(qū)域；電子文檔不得通過個人郵箱、即時通訊工具等非指定渠道傳輸。4.5文檔鑒定與銷毀4.5.1鑒定標準檔案室每年度組織文檔鑒定，對超過保管期限的文檔進行評估：永久保存：公司章程、股東會決議、年度財務報告、重要合同等；定期保存：一般合同、會議紀要、工作總結等，保管期限為5-10年；無需保存：過期通知、草稿、重復文件等，經鑒定后可銷毀。4.5.2銷毀流程編制《文檔銷毀清單》，列明文檔名稱、編號、數量、銷毀原因；由檔案室、行政部、使用部門共同審核，報分管副總審批；銷毀時需由2人以上共同監(jiān)銷，保證文檔信息無法恢復（紙質文檔采用粉碎處理，電子文檔進行徹底刪除）；監(jiān)銷人簽字確認《文檔銷毀記錄》，存檔備查。第五章常用管理模板5.1文檔歸檔登記表文檔編號文檔名稱形成日期頁數密級歸檔部門歸檔人歸檔日期存放位置23-XZ-TZ-003關于國慶節(jié)放假的通知2023-09-252普通行政部張*2023-09-28A柜-01層23-CW-HT-015與公司采購合同2023-08-1015機密財務部李*2023-08-15B柜-03層（加密）5.2文檔借閱申請表借閱人部門借閱日期文檔編號文檔名稱借閱事由借閱期限審批人審批意見王*項目部2023-10-1023-XM-BG-008項目驗收報告客戶溝通參考5個工作日趙*同意劉*行政部2023-10-1123-XZ-TZ-002年度工作總結年度報告撰寫3個工作日孫*同意5.3文檔銷毀審批表文檔編號文檔名稱數量保管期限銷毀原因鑒定小組意見部門負責人意見分管副總審批監(jiān)銷人銷毀日期22-XZ-TZ過期通知50份1年過期失效符合銷毀條件同意同意周、吳2023-09-30第六章執(zhí)行要點與風險防范6.1關鍵執(zhí)行要求責任到人：各部門文檔管理員*需定期向檔案室提交文檔清單，保證無遺漏；及時歸檔：嚴禁拖延歸檔，如因業(yè)務特殊需延期，需提前3個工作日向檔案室說明；動態(tài)管理：檔案室每季度對文檔存儲情況進行檢查，保證文檔完好、編號準確。6.2常見風險及防范措施風險點防范措施文檔丟失建立交接臺賬，借閱、移交時雙方簽字確認；重要文檔留存電子備份信息泄露涉密文檔加密存儲，借閱嚴格審批；定期開展信息安全培訓歸檔不規(guī)范制定《文檔分類與編號細則》，組織部門文檔管理員培訓，統一標準銷毀不當銷毀過程雙人監(jiān)銷，記錄完整，保證無法恢復；嚴禁私自丟棄文檔6.3監(jiān)督與考核行政部每半年組織一