采購招標(biāo)流程與合同管理規(guī)范模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景二、采購招標(biāo)流程操作指引（一）采購需求確認(rèn)與立項(xiàng)需求提出：采購部門（或需求部門）填寫《采購需求申請表》，明確采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)算金額、交付時(shí)間、質(zhì)量要求及使用部門等核心信息，需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。預(yù)算審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行合規(guī)性審核，保證預(yù)算符合企業(yè)年度預(yù)算安排及資金管理規(guī)定。立項(xiàng)審批：采購部門匯總需求及預(yù)算材料，按企業(yè)權(quán)限報(bào)請分管領(lǐng)導(dǎo)（如采購總監(jiān)、總經(jīng)理）審批，重大項(xiàng)目需提交決策委員會(huì)審議。審批通過后，項(xiàng)目正式立項(xiàng)，明確項(xiàng)目編號(hào)及負(fù)責(zé)人。（二）招標(biāo)方式確定根據(jù)采購金額、項(xiàng)目性質(zhì)及法律法規(guī)要求，選擇合適的招標(biāo)方式：公開招標(biāo)：適用于預(yù)算金額達(dá)到企業(yè)公開招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（如50萬元以上）或法律法規(guī)必須公開招標(biāo)的項(xiàng)目，通過公共媒體發(fā)布招標(biāo)公告。邀請招標(biāo)：適用于預(yù)算金額未達(dá)公開招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求，或符合邀請招標(biāo)條件（如從合格供應(yīng)商庫中選取）的項(xiàng)目，邀請3家及以上合格供應(yīng)商參與。競爭性談判/詢價(jià)：適用于緊急采購、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一或只能從唯一供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，通過談判或詢價(jià)確定供應(yīng)商。（三）招標(biāo)文件編制與審批文件編制：采購專員根據(jù)采購需求編制招標(biāo)文件，包含以下核心內(nèi)容：投標(biāo)邀請書（或招標(biāo)公告）投標(biāo)人須知（包括投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)地點(diǎn)、投標(biāo)保證金要求等）項(xiàng)目技術(shù)要求與商務(wù)條款（如技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）投標(biāo)文件格式（包括投標(biāo)函、技術(shù)方案、商務(wù)報(bào)價(jià)、資質(zhì)證明等）合同主要條款（草案）文件審核：招標(biāo)文件需經(jīng)法務(wù)部門（審核合規(guī)性）、技術(shù)部門（審核技術(shù)參數(shù)）、財(cái)務(wù)部門（審核預(yù)算及付款條款）聯(lián)合審核，采購部門負(fù)責(zé)人最終審批。審核通過后，按審批權(quán)限報(bào)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。（四）招標(biāo)公告發(fā)布/投標(biāo)邀請發(fā)出公開招標(biāo)：通過企業(yè)官網(wǎng)、采購網(wǎng)、行業(yè)招標(biāo)平臺(tái)等指定媒介發(fā)布招標(biāo)公告，公告期不少于5個(gè)工作日（法律法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定）。邀請招標(biāo)：向3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出《投標(biāo)邀請函》，明確投標(biāo)時(shí)間、要求及獲取招標(biāo)文件的方式。（五）投標(biāo)人資格預(yù)審（如需）資料接收：潛在投標(biāo)人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交資格證明文件（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、類似項(xiàng)目業(yè)績證明、財(cái)務(wù)狀況報(bào)告等）。資格評(píng)審：成立資格預(yù)審小組（由采購、技術(shù)、財(cái)務(wù)人員組成），按照招標(biāo)文件規(guī)定的資格條件進(jìn)行評(píng)審，確定合格投標(biāo)人名單，通知未通過預(yù)審的供應(yīng)商（如要求）。（六）招標(biāo)文件發(fā)售與答疑文件發(fā)售：向合格投標(biāo)人發(fā)售招標(biāo)文件，收取招標(biāo)文件工本費(fèi)（如需），同時(shí)提供書面回執(zhí)。答疑會(huì)：投標(biāo)人如對(duì)招標(biāo)文件有疑問，需在投標(biāo)截止時(shí)間5日前以書面形式提出，采購部門統(tǒng)一組織答疑會(huì)，形成《答疑紀(jì)要》并書面通知所有投標(biāo)人，必要時(shí)修改招標(biāo)文件并順延投標(biāo)截止時(shí)間。（七）投標(biāo)文件接收與開標(biāo)投標(biāo)文件接收：在投標(biāo)截止時(shí)間前，接收投標(biāo)人的投標(biāo)文件，檢查密封情況，填寫《投標(biāo)文件接收記錄表》，由投標(biāo)人代表簽字確認(rèn)。逾期送達(dá)的投標(biāo)文件不予受理。開標(biāo)會(huì)議：按招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)組織開標(biāo)，邀請所有投標(biāo)人參加（或通過線上方式），由主持人（通常為采購部門負(fù)責(zé)人）宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)、投標(biāo)有效期等主要內(nèi)容，投標(biāo)人確認(rèn)無誤后簽字。（八）評(píng)標(biāo)與定標(biāo)評(píng)標(biāo)委員會(huì)組建：依法組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)，成員為5人及以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二，與投標(biāo)人有利害關(guān)系的人需回避。評(píng)標(biāo)流程：初步評(píng)審：檢查投標(biāo)文件是否實(shí)質(zhì)性響應(yīng)招標(biāo)文件（如簽字蓋章、資質(zhì)齊全、投標(biāo)保證金有效等）。詳細(xì)評(píng)審：評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)投標(biāo)文件的技術(shù)方案、商務(wù)報(bào)價(jià)、企業(yè)信譽(yù)、售后服務(wù)等進(jìn)行量化打分（參考《評(píng)標(biāo)打分表》）。評(píng)標(biāo)報(bào)告：評(píng)標(biāo)委員會(huì)形成書面評(píng)標(biāo)報(bào)告，推薦1-3名中標(biāo)候選人，并說明推薦理由。定標(biāo)審批：采購部門將評(píng)標(biāo)報(bào)告及中標(biāo)候選人名單報(bào)定標(biāo)小組（由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成）審批，確定中標(biāo)人。（九）中標(biāo)公示與通知書發(fā)放公示：在企業(yè)官網(wǎng)或指定媒介對(duì)中標(biāo)結(jié)果進(jìn)行公示，公示期不少于3個(gè)工作日，接受社會(huì)監(jiān)督。通知書發(fā)放：公示無異議后，向中標(biāo)人發(fā)出《中標(biāo)通知書》，明確中標(biāo)金額、合同簽訂時(shí)間及要求，同時(shí)將結(jié)果通知未中標(biāo)人。三、合同管理操作指引（一）合同談判談判準(zhǔn)備：采購部門組織技術(shù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)人員與中標(biāo)人就合同條款進(jìn)行談判，重點(diǎn)明確技術(shù)參數(shù)、交付進(jìn)度、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款。談判記錄：形成《合同談判紀(jì)要》，由雙方代表簽字確認(rèn)，作為合同起草的依據(jù)。（二）合同起草合同文本：根據(jù)招標(biāo)文件、投標(biāo)文件及談判紀(jì)要，由法務(wù)部門或采購部門起草合同文本，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，保證條款完整、表述準(zhǔn)確、無歧義。附件清單：合同附件應(yīng)包括技術(shù)協(xié)議、服務(wù)承諾、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)文件關(guān)鍵內(nèi)容等，與合同具有同等法律效力。（三）合同評(píng)審內(nèi)部評(píng)審：合同文本需經(jīng)采購、技術(shù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)及使用部門聯(lián)合評(píng)審：采購部門：審核合同條款與招標(biāo)結(jié)果一致性；技術(shù)部門：審核技術(shù)附件與需求匹配度；財(cái)務(wù)部門：審核付款方式、金額及稅務(wù)條款合規(guī)性；法務(wù)部門：審核合同法律風(fēng)險(xiǎn)、違約責(zé)任及爭議解決條款。審批簽字：評(píng)審?fù)ㄟ^后，按企業(yè)合同審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批（如部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理），重大項(xiàng)目需經(jīng)決策委員會(huì)審批。（四）合同簽署與生效簽署流程：雙方法定代表人或授權(quán)代理人簽字并加蓋合同專用章（或公章），合同份數(shù)按雙方約定（如正本2份，副本若干份）。生效條件：合同自雙方簽字蓋章之日起生效，或按合同約定特定條件（如收到預(yù)付款后）生效。（五）合同履行與跟蹤履行監(jiān)控：采購部門作為合同履行主責(zé)部門，建立《合同履行跟蹤表》，定期記錄供應(yīng)商交付進(jìn)度、質(zhì)量情況、付款節(jié)點(diǎn)等，及時(shí)協(xié)調(diào)解決履行過程中的問題（如延期、質(zhì)量異議）。驗(yàn)收管理：貨物/服務(wù)交付后，由使用部門、技術(shù)部門、采購部門共同按合同約定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收報(bào)告》，驗(yàn)收合格后簽署確認(rèn)意見；不合格的，要求供應(yīng)商限期整改或按違約條款處理。（六）合同變更與解除變更流程：因政策調(diào)整、需求變化等原因需變更合同時(shí)由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、影響及處理方式，變更協(xié)議需經(jīng)原審批流程審批。解除流程：符合合同約定解除條件（如嚴(yán)重違約、不可抗力）時(shí)，由提出方書面通知對(duì)方，雙方協(xié)商一致后簽訂《合同解除協(xié)議》，明確責(zé)任劃分、已履行部分處理及賠償事宜。（七）合同歸檔與保密歸檔要求：合同簽署后，采購部門將合同文本、審批文件、談判紀(jì)要、驗(yàn)收報(bào)告等資料整理成冊，按企業(yè)檔案管理規(guī)定編號(hào)、歸檔，保存期限不少于合同履行結(jié)束后5年（法律法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定）。保密義務(wù)：參與采購招標(biāo)及合同管理的人員需對(duì)項(xiàng)目信息、供應(yīng)商信息、合同內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)第三方。四、常用模板工具清單（一）采購招標(biāo)階段模板《采購需求申請表》（包含項(xiàng)目名稱、需求部門、預(yù)算、技術(shù)參數(shù)、交付時(shí)間等）《招標(biāo)文件審批表》（包含審核部門意見、審批領(lǐng)導(dǎo)簽字等）《投標(biāo)文件接收記錄表》（包含投標(biāo)人名稱、遞交時(shí)間、密封情況等）《評(píng)標(biāo)打分表》（包含技術(shù)評(píng)分、商務(wù)評(píng)分、價(jià)格評(píng)分等量化指標(biāo)及權(quán)重）《中標(biāo)通知書》（包含中標(biāo)人、中標(biāo)金額、合同簽訂要求等）（二）合同管理階段模板《合同談判紀(jì)要》（包含談判雙方、議題、結(jié)論及待辦事項(xiàng)等）《合同評(píng)審表》（包含各部門評(píng)審意見、審批流程記錄等）《合同履行跟蹤表》（包含履行節(jié)點(diǎn)、實(shí)際進(jìn)展、偏差說明等）《驗(yàn)收報(bào)告》（包含驗(yàn)收項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)果、參與人員簽字等）《合同變更申請表》（包含變更原因、內(nèi)容、影響及審批意見等）五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)（一）合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格遵守《_________招標(biāo)投標(biāo)法》《_________采購法》等法律法規(guī)，保證招標(biāo)方式、程序符合法定要求。嚴(yán)禁化整為零規(guī)避招標(biāo)，嚴(yán)禁設(shè)置傾向性、排他性條款，保證所有潛在投標(biāo)人公平參與。（二）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)建立合格供應(yīng)商庫，定期對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)、業(yè)績、信譽(yù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估，淘汰不合格供應(yīng)商。對(duì)投標(biāo)人的資格證明文件嚴(yán)格審核，避免虛假投標(biāo)、圍標(biāo)串標(biāo)等行為。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)合同條款需明確、具體，避免模糊表述（如“按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”“盡快交付”等），減少履行爭議。違約責(zé)任條款應(yīng)具有可操作性，明確違約情形、賠