ERP系統(tǒng)運行使用管理辦法一、總則為了確保本單位ERP系統(tǒng)（企業(yè)資源計劃系統(tǒng)）的穩(wěn)定運行和有效使用，提高企業(yè)管理效率和信息化水平，特制定本管理辦法。本辦法適用于單位內(nèi)部所有涉及ERP系統(tǒng)操作、管理、維護及數(shù)據(jù)處理的部門和人員。二、職責分工（一）ERP項目管理小組1.負責ERP系統(tǒng)整體規(guī)劃、項目推進與協(xié)調(diào)工作。2.制定系統(tǒng)戰(zhàn)略目標和實施計劃，監(jiān)控項目進度、質(zhì)量和成本。3.組織系統(tǒng)的需求分析、流程優(yōu)化與再造工作，協(xié)調(diào)解決項目實施過程中的重大問題。（二）系統(tǒng)管理員1.負責ERP系統(tǒng)的日常維護與管理，包括系統(tǒng)配置、用戶權限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復等。2.監(jiān)控系統(tǒng)運行狀態(tài)，及時處理系統(tǒng)故障和異常情況，保障系統(tǒng)的正常運行。3.協(xié)助開展系統(tǒng)培訓工作，解答用戶在使用過程中遇到的技術問題。（三）各業(yè)務部門用戶1.嚴格按照本部門業(yè)務流程和操作規(guī)范使用ERP系統(tǒng)，及時、準確地錄入和處理相關業(yè)務數(shù)據(jù)。2.負責本部門數(shù)據(jù)的審核與確認工作，確保數(shù)據(jù)的完整性、準確性和一致性。3.積極配合系統(tǒng)管理員完成系統(tǒng)相關工作，及時反饋使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題和改進建議。三、系統(tǒng)操作規(guī)范（一）用戶賬號管理1.用戶賬號由系統(tǒng)管理員根據(jù)員工崗位職責和工作需求統(tǒng)一創(chuàng)建與分配，員工不得私自創(chuàng)建或共用賬號。2.用戶首次登錄系統(tǒng)后應及時修改初始密碼，并妥善保管個人賬號密碼，嚴禁將賬號密碼泄露給他人。密碼應定期更換，更換周期不得超過[X]個月。3.員工離職或崗位變動時，系統(tǒng)管理員應及時凍結或調(diào)整其賬號權限，并做好相關記錄。（二）業(yè)務數(shù)據(jù)錄入1.各業(yè)務部門應在規(guī)定的時間內(nèi)將相關業(yè)務數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的及時性。錄入數(shù)據(jù)時應仔細核對，避免錯誤數(shù)據(jù)的錄入，保證數(shù)據(jù)的準確性。2.數(shù)據(jù)錄入應遵循系統(tǒng)設定的格式和規(guī)范要求，不得隨意修改或省略必填字段。對于有數(shù)據(jù)關聯(lián)的業(yè)務模塊，應確保數(shù)據(jù)的一致性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)沖突或矛盾。3.嚴禁在系統(tǒng)中錄入虛假數(shù)據(jù)或惡意篡改數(shù)據(jù)，如有違反，將追究相關人員的責任。（三）業(yè)務流程操作1.各業(yè)務部門應嚴格按照ERP系統(tǒng)設定的業(yè)務流程進行操作，不得擅自繞過系統(tǒng)或違規(guī)操作。在業(yè)務流程執(zhí)行過程中，應及時處理待辦事項，避免流程積壓或延誤。2.對于涉及跨部門協(xié)作的業(yè)務流程，相關部門應密切配合，按照系統(tǒng)提示和要求及時完成各自環(huán)節(jié)的工作任務，確保業(yè)務流程的順暢流轉。3.如遇特殊業(yè)務情況需要臨時調(diào)整業(yè)務流程或進行線下處理時，應事先向ERP項目管理小組提出申請，經(jīng)批準后方可執(zhí)行，并在事后及時將處理結果補錄入系統(tǒng)。四、數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)備份與恢復1.系統(tǒng)管理員應制定完善的數(shù)據(jù)備份策略，定期對ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行全量備份和增量備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的介質(zhì)中，備份介質(zhì)應異地存放。2.定期對數(shù)據(jù)備份的完整性和可用性進行檢查和測試，確保在系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失時能夠及時、準確地恢復數(shù)據(jù)。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應及時采取措施進行修復或重新備份。3.在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障需要進行數(shù)據(jù)恢復時，系統(tǒng)管理員應按照數(shù)據(jù)恢復流程和操作規(guī)范進行恢復操作，并及時通知相關業(yè)務部門做好數(shù)據(jù)核對和業(yè)務處理準備工作。（二）數(shù)據(jù)安全與保密1.加強對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，采取必要的技術手段和管理措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或泄露。如設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等安全防護措施。2.嚴格控制數(shù)據(jù)訪問權限，根據(jù)員工崗位職責和工作需要，為不同用戶分配相應的數(shù)據(jù)訪問級別和操作權限，確保用戶只能訪問其工作所需的數(shù)據(jù)，嚴禁越權訪問數(shù)據(jù)。3.加強對數(shù)據(jù)的保密意識教育，所有涉及ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的人員應嚴格遵守單位的數(shù)據(jù)保密制度，不得將敏感數(shù)據(jù)泄露給無關人員。對于因工作需要對外提供數(shù)據(jù)的情況，應按照單位相關規(guī)定進行審批，并采取必要的數(shù)據(jù)脫敏處理措施。（三）數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控與審計1.建立數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控機制，定期對ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)質(zhì)量進行檢查和評估，重點檢查數(shù)據(jù)的完整性、準確性、一致性和及時性等方面的指標。對于發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，應及時分析原因，并采取相應的整改措施加以解決。2.開展數(shù)據(jù)審計工作，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的操作日志進行審計，檢查數(shù)據(jù)的錄入、修改、刪除等操作是否符合規(guī)定流程和權限要求，是否存在違規(guī)操作行為。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)審計異常情況，應及時進行調(diào)查處理，并追究相關人員的責任。五、系統(tǒng)維護與升級（一）日常維護1.系統(tǒng)管理員應每日對ERP系統(tǒng)的運行狀態(tài)進行巡檢，包括服務器性能、網(wǎng)絡連接、數(shù)據(jù)庫運行等方面，及時發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)運行中的異常情況和故障隱患。2.定期對系統(tǒng)服務器進行硬件維護和保養(yǎng)，如清潔服務器設備、檢查硬件運行狀態(tài)、更新硬件驅(qū)動程序等，確保服務器的穩(wěn)定運行。3.及時關注系統(tǒng)軟件的運行情況，定期對操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、中間件等軟件進行更新和升級，修復軟件漏洞和安全隱患，保障系統(tǒng)軟件的安全性和穩(wěn)定性。（二）系統(tǒng)升級1.當ERP系統(tǒng)供應商發(fā)布新的系統(tǒng)版本或補丁程序時，系統(tǒng)管理員應及時對升級內(nèi)容進行評估和測試，制定詳細的系統(tǒng)升級方案，并報ERP項目管理小組審批。2.在系統(tǒng)升級前，應提前通知各業(yè)務部門做好相關準備工作，如數(shù)據(jù)備份、業(yè)務暫停安排等。升級過程應選擇在業(yè)務量較小的時間段進行，并由系統(tǒng)管理員嚴格按照升級方案和操作規(guī)范進行操作，確保升級過程的順利完成。3.系統(tǒng)升級完成后，應組織各業(yè)務部門進行系統(tǒng)功能測試和業(yè)務數(shù)據(jù)核對工作，及時發(fā)現(xiàn)并解決升級過程中出現(xiàn)的問題。對于因系統(tǒng)升級導致的業(yè)務流程調(diào)整或操作變化，應及時對相關用戶進行培訓和指導，確保用戶能夠熟練掌握新的系統(tǒng)功能和操作方法。六、培訓與支持（一）系統(tǒng)培訓1.ERP項目管理小組應根據(jù)系統(tǒng)實施進度和業(yè)務部門需求，制定系統(tǒng)培訓計劃，定期組織開展ERP系統(tǒng)操作培訓工作。培訓內(nèi)容應包括系統(tǒng)功能介紹、業(yè)務流程操作演示、數(shù)據(jù)錄入規(guī)范、常見問題解答等方面，確保用戶能夠熟練掌握系統(tǒng)的使用方法和操作技巧。2.新員工入職或員工崗位變動涉及ERP系統(tǒng)操作時，應及時安排相應的系統(tǒng)培訓，使其盡快熟悉和掌握相關業(yè)務模塊的操作流程和要求。3.培訓方式可采用集中授課、在線培訓、現(xiàn)場操作指導等多種形式相結合，提高培訓效果和用戶參與度。培訓結束后，應組織培訓考核，對考核合格的員工頒發(fā)培訓合格證書，作為其上崗操作ERP系統(tǒng)的依據(jù)之一。（二）技術支持1.系統(tǒng)管理員應設立專門的技術支持熱線或在線服務平臺，及時解答用戶在使用ERP系統(tǒng)過程中遇到的技術問題和故障咨詢。對于用戶提交的問題，應詳細記錄并跟蹤處理過程，確保問題得到及時、有效的解決。2.定期收集和整理用戶在使用過程中提出的意見和建議，及時反饋給ERP項目管理小組和系統(tǒng)供應商，作為系統(tǒng)優(yōu)化和改進的重要依據(jù)。對于涉及系統(tǒng)功能缺陷或重大問題的情況，應積極協(xié)調(diào)系統(tǒng)供應商盡快提供解決方案，并及時向用戶通報處理進展情況。七、考核與獎懲（一）考核機制1.建立ERP系統(tǒng)運行使用考核機制，將各業(yè)務部門和員工在系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)管理、業(yè)務流程執(zhí)行等方面的工作表現(xiàn)納入績效考核體系，定期進行考核評價。2.考核指標應包括數(shù)據(jù)錄入的及時性、準確性、完整性，業(yè)務流程的執(zhí)行效率和合規(guī)性，系統(tǒng)操作的熟練程度和規(guī)范性，問題反饋與處理的及時性等方面，具體考核指標和權重可根據(jù)單位實際情況和管理重點進行設定。（二）獎懲措施1.對于嚴格遵守本管理辦法，在ERP系統(tǒng)運行使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵，如通報表揚、績效加分、獎金激勵等，以激勵員工積極參與和支持系統(tǒng)的運行使用工作。2.對于違反本管理辦法，在系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)管理等方面存在違規(guī)行為或?qū)е孪到y(tǒng)運行出現(xiàn)故障、數(shù)