企業(yè)行政管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊行政流程規(guī)范版一、會議組織與召開標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）適用范圍本流程適用于企業(yè)內(nèi)部各類會議的組織與管理工作，包括但不限于部門例會、項目推進(jìn)會、專題研討會、年度/季度工作總結(jié)會等，旨在規(guī)范會議籌備、召開及后續(xù)跟進(jìn)，保證會議高效有序。（二）操作流程1.會議發(fā)起與申請發(fā)起條件：因工作需要召開會議，由需求部門提前1-3個工作日提交會議申請。申請內(nèi)容：明確會議主題、目的、時間（精確到分鐘）、地點（線上需注明會議平臺及）、參會人員（含主持人、記錄人）、預(yù)計時長、需討論議題及所需準(zhǔn)備材料。審批流程：部門內(nèi)部例會：由部門負(fù)責(zé)人*審批；跨部門會議或涉及公司層面的會議：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要會議（如年度總結(jié)會）需報總經(jīng)理審批。2.會議籌備與通知籌備分工：行政部*負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)會議室資源（含設(shè)備調(diào)試：投影儀、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)等）；會議發(fā)起部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會議材料（提前24小時分發(fā)至參會人員，紙質(zhì)材料需加蓋部門章）。發(fā)布通知：審批通過后，通過企業(yè)OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送會議通知，明確會議基本信息及“請準(zhǔn)時參會，無特殊情況不得請假”的要求。3.會議召開與記錄簽到管理：參會人員需提前5分鐘到場，通過OA系統(tǒng)掃碼簽到或紙質(zhì)簽到表簽到（會后由行政部*回收存檔）。會議紀(jì)律：主持人需嚴(yán)格控制會議時長，圍繞議題討論；參會人員需將手機調(diào)至靜音或震動，不得隨意走動或處理與會議無關(guān)事務(wù)。記錄要求：記錄人需詳細(xì)記錄會議決議、待辦事項（含責(zé)任部門/人、完成時限），形成《會議紀(jì)要》初稿，會后2個工作日內(nèi)經(jīng)會議發(fā)起部門負(fù)責(zé)人*審核確認(rèn)。4.會議紀(jì)要分發(fā)與跟進(jìn)紀(jì)要分發(fā)：審核通過的《會議紀(jì)要》由行政部*統(tǒng)一分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并通過OA系統(tǒng)存檔（保存期限不少于3年）。跟進(jìn)落實：責(zé)任部門需嚴(yán)格按照《會議紀(jì)要》中的完成時限推進(jìn)工作，行政部*在截止日前2個工作日進(jìn)行提醒，完成后將結(jié)果反饋至?xí)h發(fā)起部門。（三）相關(guān)表單《會議申請表》（模板）會議名稱會議時間會議地點參會人員（含職務(wù)）會議議題所需材料申請人審批人———————————-——————————–《會議簽到表》（模板）會議名稱日期應(yīng)到人數(shù)實到人數(shù)簽到欄（姓名/部門）《會議紀(jì)要》（模板）會議名稱時間地點主持人記錄人議題一：討論內(nèi)容：決議：責(zé)任人：完成時限：————————————–———-———-議題二：討論內(nèi)容：決議：責(zé)任人：完成時限：————————————–———-———-（四）管理要點會議需“少而精”，避免無明確議題或可合并的會議重復(fù)召開；線上會議需提前測試設(shè)備穩(wěn)定性，保證參會人員能順暢接入；《會議紀(jì)要》中的待辦事項需明確“責(zé)任人”和“完成時限”，杜絕“模糊化”表述；行政部需每月統(tǒng)計會議時長、決議落實率，形成《會議管理月報》報分管領(lǐng)導(dǎo)。二、辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放管理規(guī)范（一）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各部門及員工日常辦公所需的各類物品管理，包括文具（筆、本、文件夾等）、耗材（打印紙、墨盒等）、勞保用品（口罩、消毒液等），旨在規(guī)范申領(lǐng)、發(fā)放流程，控制成本，避免浪費。（二）操作流程1.需求統(tǒng)計與提報提報周期：各部門于每月25日前提報次月辦公用品需求，臨時急需物品可隨時提報。提報要求：填寫《辦公用品申領(lǐng)單》，注明物品名稱、規(guī)格、單位、申領(lǐng)數(shù)量、用途及申領(lǐng)人（部門負(fù)責(zé)人*審核簽字）。2.審核與采購審核流程：行政部對申領(lǐng)單進(jìn)行合理性審核（如重復(fù)申領(lǐng)、超額申領(lǐng)需與部門溝通確認(rèn)），審核后交采購負(fù)責(zé)人審批。采購執(zhí)行：常規(guī)物品：從合格供應(yīng)商名錄中采購（需簽訂年度供貨協(xié)議，明確價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及配送周期）；臨時/特殊物品：需貨比三家，保證性價比，審批后由采購專員*負(fù)責(zé)采購。3.入庫與登記入庫驗收：物品送達(dá)后，行政部與采購專員共同核對數(shù)量、規(guī)格及質(zhì)量，合格后填寫《辦公用品入庫臺賬》（含物品名稱、規(guī)格、入庫日期、數(shù)量、單價、供應(yīng)商、驗收人）。標(biāo)簽管理：入庫物品需粘貼標(biāo)簽（注明名稱、規(guī)格、入庫日期），分類存放于指定貨架（易潮、易碎物品單獨存放）。4.發(fā)放與領(lǐng)用發(fā)放原則：按申領(lǐng)單發(fā)放，實行“一單一領(lǐng)”，禁止先領(lǐng)后補。領(lǐng)用流程：員工憑簽字完整的《辦公用品申領(lǐng)單》至行政部領(lǐng)取，行政專員核對后發(fā)放，并在《辦公用品領(lǐng)用登記表》中記錄領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、物品名稱及數(shù)量。特殊情況：異地辦公或緊急需求，可通過OA系統(tǒng)提交電子申領(lǐng)單，經(jīng)審批后由行政部*安排快遞發(fā)放（費用計入部門成本）。（三）相關(guān)表單《辦公用品申領(lǐng)單》（模板）申領(lǐng)部門申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格單位申領(lǐng)數(shù)量用途申領(lǐng)人部門負(fù)責(zé)人簽字《辦公用品入庫臺賬》（模板）入庫日期物品名稱規(guī)格單位入庫數(shù)量單價供應(yīng)商驗收人《辦公用品領(lǐng)用登記表》（模板）領(lǐng)用日期領(lǐng)用人部門物品名稱規(guī)格數(shù)量發(fā)放人（四）管理要點行政部*需每季度對辦公用品庫存進(jìn)行盤點，保證賬實相符，積壓物品及時清理（可內(nèi)部調(diào)劑或報廢處理）；辦公用品實行“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”，個人不得私自占用或外借；采購需遵守企業(yè)廉潔規(guī)定，禁止收受供應(yīng)商回扣，違規(guī)將嚴(yán)肅處理；每月5日前，行政部向各部門及財務(wù)部提交《辦公用品月報表》（含入庫量、領(lǐng)用量、結(jié)存量及采購成本）。三、固定資產(chǎn)全生命周期管理規(guī)范（一）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各類固定資產(chǎn)的管理，包括但不限于辦公設(shè)備（電腦、打印機、投影儀等）、家具（辦公桌、椅、文件柜等）、生產(chǎn)設(shè)備（如適用），涵蓋新增、調(diào)撥、維修、折舊、報廢等全流程，保證資產(chǎn)安全、完整、高效使用。（二）操作流程1.固定資產(chǎn)新增申購申購條件：因業(yè)務(wù)發(fā)展或資產(chǎn)更新需新增固定資產(chǎn)，由使用部門提交《固定資產(chǎn)申購單》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途及申購理由。審批流程：金額5000元以下：部門負(fù)責(zé)人審核，行政部審批；金額5000-20000元：部門負(fù)責(zé)人、行政部審核，分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；金額20000元以上：需經(jīng)總經(jīng)理*審批。2.采購與驗收采購執(zhí)行：采購專員*根據(jù)審批通過的申購單，按照“比質(zhì)比價”原則采購，簽訂采購合同（明確質(zhì)保期、售后服務(wù)條款）。驗收登記：資產(chǎn)到貨后，由行政部、使用部門負(fù)責(zé)人及采購專員*共同驗收，核對資產(chǎn)信息與申購單是否一致，合格后填寫《固定資產(chǎn)驗收單》，并粘貼“資產(chǎn)標(biāo)簽”（含唯一編號、名稱、入庫日期、使用部門）。入賬管理：行政部將驗收信息錄入《固定資產(chǎn)臺賬》（含編號、名稱、規(guī)格、型號、單位、數(shù)量、單價、入庫日期、使用部門、使用人、折舊年限、凈值），同時將相關(guān)憑證（采購合同、發(fā)票、驗收單）交財務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理。3.日常管理與調(diào)撥責(zé)任人明確：資產(chǎn)使用人為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)日常保管、清潔及簡單維護(hù)，不得擅自拆卸、轉(zhuǎn)借或處置。調(diào)撥流程：部門間資產(chǎn)調(diào)撥需提交《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》，經(jīng)原使用部門負(fù)責(zé)人、新使用部門負(fù)責(zé)人及行政部審批后，行政部更新臺賬信息，同步通知財務(wù)部*。4.維修與報廢維修申請：資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用人填寫《固定資產(chǎn)維修申請單》，注明故障現(xiàn)象、維修需求，行政部*審核后聯(lián)系供應(yīng)商或維修人員維修（維修費用需在預(yù)算范圍內(nèi)）。報廢處理：報廢條件：資產(chǎn)達(dá)到折舊年限、損壞無法修復(fù)或技術(shù)淘汰；報廢流程：使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請單》，附資產(chǎn)現(xiàn)狀說明及維修記錄，經(jīng)行政部、財務(wù)部鑒定，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部統(tǒng)一處置（如變賣、回收殘值），處置收入交財務(wù)部*入賬；賬務(wù)處理：財務(wù)部根據(jù)報廢審批單進(jìn)行資產(chǎn)核銷，行政部更新臺賬，標(biāo)注“已報廢”狀態(tài)。（三）相關(guān)表單《固定資產(chǎn)申購單》（模板）申購部門申購日期資產(chǎn)名稱規(guī)格數(shù)量預(yù)估單價用途申購人部門負(fù)責(zé)人簽字《固定資產(chǎn)驗收單》（模板）資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格數(shù)量供應(yīng)商驗收日期驗收人使用部門使用人《固定資產(chǎn)臺賬》（模板）編號名稱規(guī)格單位數(shù)量單價入庫日期使用部門使用人折舊年限凈值狀態(tài)（在用/維修/報廢）（四）管理要點行政部需每年12月組織一次固定資產(chǎn)全面盤點，保證賬、卡、物三相符，盤盈盤虧需查明原因并書面報告分管領(lǐng)導(dǎo)；資產(chǎn)標(biāo)簽不得私自撕毀或涂改，丟失需及時報行政部*補辦；嚴(yán)禁個人將企業(yè)固定資產(chǎn)帶離辦公場所（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理*審批并辦理借用手續(xù)）；固定資產(chǎn)折舊按財務(wù)制度執(zhí)行，行政部與財務(wù)部定期核對折舊數(shù)據(jù)，保證賬實一致。四、員工差旅安排與報銷流程（一）適用范圍本流程適用于員工因公出差（含國內(nèi)/國外，如適用）的交通、住宿、市內(nèi)交通、補助等管理，旨在規(guī)范差旅審批、行程安排及報銷行為，保證差旅活動高效、合規(guī)、經(jīng)濟。（二）操作流程1.出差申請與審批申請條件：員工因公需出差，提前3個工作日（緊急出差可事后補申請）提交《出差申請單》，注明出差事由、時間、地點、行程計劃、交通工具（需符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如飛機限經(jīng)濟艙、高鐵限二等座）、預(yù)估費用及陪同人員（如有）。審批權(quán)限：部門內(nèi)出差：部門負(fù)責(zé)人*審批；跨地區(qū)出差：部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批；國外出差或單次差旅費用超10000元：需經(jīng)總經(jīng)理*審批。2.交通與住宿安排交通預(yù)訂：員工憑審批通過的《出差申請單》，由行政部統(tǒng)一預(yù)訂交通票據(jù)（機票、火車票）或通過企業(yè)指定平臺預(yù)訂，禁止擅自變更交通工具（如需變更，需提前向部門負(fù)責(zé)人申請）。住宿標(biāo)準(zhǔn)：國內(nèi)出差：一線城市不超過400元/晚，二線城市不超過300元/晚，三線城市不超過200元/晚（如需超標(biāo)，需在申請單中注明原因并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批）；國外出差：按當(dāng)?shù)叵M水平及企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，需提前報備。3.差旅期間管理行程變更：出差期間如需調(diào)整行程或延長出差時間，需及時向部門負(fù)責(zé)人及行政部報備，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自變更。費用記錄：員工需保留所有差旅相關(guān)票據(jù)（交通、住宿、市內(nèi)交通、餐飲等），票據(jù)需真實、合法，抬頭為企業(yè)全稱，內(nèi)容與出差事由一致。4.報銷與結(jié)算報銷時限：出差返回后5個工作日內(nèi)提交報銷，逾期未報需向部門負(fù)責(zé)人*說明原因。報銷流程：填寫《差旅報銷單》，粘貼原始票據(jù)（按交通費、住宿費、市內(nèi)交通費、補助等分類），注明出差事由、時間、地點；部門負(fù)責(zé)人*審核報銷單及票據(jù)的合規(guī)性；行政部*審核行程與審批記錄是否一致；財務(wù)部*復(fù)核無誤后，按企業(yè)規(guī)定支付報銷款項。（三）相關(guān)表單《出差申請單》（模板）姓名部門出差事由出發(fā)時間返回時間地點交通工具預(yù)估費用申請人部門負(fù)責(zé)人簽字《差旅報銷單》（模板）姓名部門出差時間出差地點報銷項目金額（元）票據(jù)張數(shù)備注申請人部門負(fù)責(zé)人簽字（四）管理要點嚴(yán)禁虛報、多報差旅費用，違規(guī)者將按企業(yè)規(guī)定處理并追回多報金額；市內(nèi)交通費按實報銷，需注明起止地點及事由，出租車票需注明乘車日期及行程；差旅補助（如適用）按企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，出差期間不享受補助的（如公司統(tǒng)一安排食宿），不得重復(fù)申領(lǐng)；行政部*需每季度匯總差旅費用數(shù)據(jù)，分析各部門差旅成本，提出優(yōu)化建議。五、印章使用與管理規(guī)范（一）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各類印章的管理，包括公章、合同章、財務(wù)專用章、法人章、發(fā)票專用章（如適用）等，旨在規(guī)范印章刻制、保管、使用及回收流程，保證印章使用的合法性與安全性。（二）操作流程1.印章刻制與啟用刻制申請：新增印章需由使用部門提交《印章刻制申請單》，注明印章名稱、規(guī)格、用途、使用范圍及申請理由，經(jīng)行政部、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部*到公安機關(guān)指定機構(gòu)刻制。登記備案：印章刻制完成后，行政部*留存印章印模，在《印章登記臺賬》中記錄印章名稱、編號、刻制日期、保管人、保管地點，并向公安機關(guān)備案（如需）。啟用通知：印章啟用前，由行政部*發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章使用范圍、審批權(quán)限及啟用日期。2.印章保管專人保管：各類印章由行政部指定專人保管（公章、合同章由行政專員保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部*指定人員保管），保管人需具備責(zé)任心，嚴(yán)格執(zhí)行印章管理制度。保管要求：印章需存放于帶鎖的保險柜中，不得隨意放置或轉(zhuǎn)交他人保管；非工作時間需將保險柜鎖好，鑰匙由保管人隨身攜帶。3.印章使用使用申請：使用印章需填寫《印章使用申請單》，注明文件名稱、份數(shù)、用途、申請人及審批人，附需蓋章文件的電子版或紙質(zhì)版。審批權(quán)限：日常文件（如通知、函件）：部門負(fù)責(zé)人*審批；合同、協(xié)議類文件：部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要合同需經(jīng)總經(jīng)理*審批；證明、介紹信類文件：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。用印登記：保管人核對審批單與文件內(nèi)容一致后，方可蓋章，并在《印章使用登記表》中記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人、保管人簽字。用印要求：印章需清晰、居中加蓋，不得在空白紙張、空白合同或未審批文件上蓋章；用印文件需留存一份（電子版或紙質(zhì)版）由行政部*歸檔保存。4.印章停用與銷毀停用條件：印章因機構(gòu)變更、名稱變更或損壞等原因需停用，由使用部門提交《印章停用申請單》，經(jīng)行政部、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)布《印章停用通知》。銷毀流程：停用印章需由行政部登記造冊，經(jīng)總經(jīng)理審批后，至少兩名監(jiān)督人員在場監(jiān)督銷毀（銷毀過程需拍照或錄像），銷毀記錄存檔備查。