合同管理流程標(biāo)準(zhǔn)化一、適用范圍與核心目標(biāo)二、合同管理全流程標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）合同需求發(fā)起與初步確認(rèn)責(zé)任部門：業(yè)務(wù)需求部門（如采購(gòu)部、銷售部、項(xiàng)目部等）操作要點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求（如采購(gòu)物資、提供服務(wù)、對(duì)外合作等），明確合同交易對(duì)方、標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、預(yù)算金額等核心要素。填寫《合同需求申請(qǐng)表》（見表1），附上相關(guān)支撐材料（如招投標(biāo)文件、合作方資質(zhì)證明、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等），提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行初審，重點(diǎn)確認(rèn)預(yù)算金額是否符合公司規(guī)定、交易對(duì)方主體資格是否初步具備（如是否為失信被執(zhí)行人、是否有相關(guān)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)等）。輸出成果：《合同需求申請(qǐng)表》（部門負(fù)責(zé)人簽字版）、支撐材料清單。（二）合同起草責(zé)任部門：法務(wù)部門（或指定授權(quán)人員，如業(yè)務(wù)部門專員配合）操作要點(diǎn)：法務(wù)部門根據(jù)《合同需求申請(qǐng)表》及支撐材料，結(jié)合公司《合同示范文本庫(kù)》（如有）起草合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)包含以下核心條款：合同主體雙方（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式）；標(biāo)的物/服務(wù)描述（名稱、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）；數(shù)量與價(jià)款（數(shù)量單位、單價(jià)、總價(jià)、幣種、付款方式及期限、發(fā)票類型等）；履行期限與地點(diǎn)（起始/結(jié)束時(shí)間、交付/服務(wù)地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程）；雙方權(quán)利義務(wù)（明確雙方主要責(zé)任，如交付義務(wù)、付款義務(wù)、保密義務(wù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等）；違約責(zé)任（約定違約情形、違約金計(jì)算方式、賠償范圍等，避免“違約方承擔(dān)一切責(zé)任”等模糊表述）；爭(zhēng)議解決方式（明確仲裁或訴訟管轄地，優(yōu)先選擇公司注冊(cè)地或主要經(jīng)營(yíng)地法院/仲裁機(jī)構(gòu)）；不可抗力條款（定義不可抗力情形、通知義務(wù)、責(zé)任減免條件等）；合同生效條件（如雙方簽字蓋章之日起、附條件生效的需明確條件）；其他特殊約定（如保密期限、合同解除條件、附件清單等）。業(yè)務(wù)部門配合法務(wù)部門確認(rèn)合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，重點(diǎn)核對(duì)標(biāo)的物/服務(wù)細(xì)節(jié)、履行期限、付款方式等業(yè)務(wù)條款的準(zhǔn)確性。輸出成果：合同初稿（含修訂記錄）、業(yè)務(wù)部門確認(rèn)說(shuō)明。（三）合同評(píng)審責(zé)任部門：法務(wù)部門（牽頭）、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、審計(jì)部門（如需）、分管領(lǐng)導(dǎo)（根據(jù)合同金額/重要性分級(jí)）操作要點(diǎn)：法務(wù)部門組織召開合同評(píng)審會(huì)（或線上評(píng)審流程），將合同初稿及相關(guān)材料提交至各評(píng)審部門。各評(píng)審部門職責(zé)：法務(wù)部門：審查合同合法性（如主體資格、條款是否違反法律法規(guī)）、嚴(yán)謹(jǐn)性（如是否存在歧義、邏輯漏洞）、合規(guī)性（如是否符合公司內(nèi)部制度）；財(cái)務(wù)部門：審查價(jià)款條款（定價(jià)是否合理、付款方式是否符合財(cái)務(wù)流程、發(fā)票要求是否明確）、違約責(zé)任中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（如違約金是否超出法定上限）；業(yè)務(wù)部門：審查業(yè)務(wù)條款（如標(biāo)的物/服務(wù)是否符合需求、履行期限是否可行、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否可操作）；審計(jì)部門（如需）：審查合同流程是否合規(guī)、是否存在利益輸送等風(fēng)險(xiǎn)；分管領(lǐng)導(dǎo)：從公司戰(zhàn)略層面審查合同條款的合理性、風(fēng)險(xiǎn)可控性。評(píng)審部門需在《合同評(píng)審表》（見表2）中明確填寫評(píng)審意見，對(duì)存在問(wèn)題的條款提出修改建議，法務(wù)部門匯總意見并協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)部門修訂合同文本。評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)標(biāo)準(zhǔn)：所有評(píng)審部門無(wú)重大異議（或異議已妥善解決），分管領(lǐng)導(dǎo)最終確認(rèn)。輸出成果：《合同評(píng)審表》（各評(píng)審部門簽字版）、修訂后的合同終稿。（四）合同審批責(zé)任部門：根據(jù)合同金額、類型及公司授權(quán)體系，由不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批（如部門負(fù)責(zé)人→分管副總→總經(jīng)理→董事會(huì)）操作要點(diǎn)：法務(wù)部門將評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的合同終稿、《合同評(píng)審表》、《合同需求申請(qǐng)表》等材料，按公司《合同審批權(quán)限表》（見表3）提交至相應(yīng)審批人。審批人重點(diǎn)審核：合同條款是否與評(píng)審結(jié)果一致；審批權(quán)限是否符合規(guī)定（如重大合同需提交董事會(huì)審議）；合同內(nèi)容是否符合公司利益（如定價(jià)是否公允、風(fēng)險(xiǎn)是否可控）。審批通過(guò)后，審批人在《合同審批表》（見表4）中簽字確認(rèn)；審批不通過(guò)的，退回法務(wù)部門重新修訂。輸出成果：《合同審批表》（審批人簽字版）、最終審批版合同文本。（五）合同簽署責(zé)任部門：法務(wù)部門（監(jiān)督）、行政部（蓋章）、業(yè)務(wù)部門（對(duì)接）操作要點(diǎn)：法務(wù)部門確認(rèn)審批流程完成后，通知業(yè)務(wù)部門與對(duì)方協(xié)商簽署事宜（如簽署方式：紙質(zhì)簽署/電子簽署、簽署地點(diǎn)、時(shí)間等）。紙質(zhì)簽署流程：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供授權(quán)委托書，見表5），并加蓋合同專用章或公章（騎縫章）；保證合同文本份數(shù)滿足雙方需求（如正本2份，副本若干份），雙方各執(zhí)正本。電子簽署流程：通過(guò)合法合規(guī)的電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大等）完成簽署，保證電子簽名/印章的合法性和有效性。行政部對(duì)簽署后的合同文本進(jìn)行用印登記，留存用印記錄。輸出成果：簽署完成的合同正本/電子合同副本、用印登記記錄。（六）合同履行與監(jiān)控責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門（主責(zé)）、法務(wù)部門（風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控）、財(cái)務(wù)部門（付款監(jiān)督）操作要點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行，按約定時(shí)間、質(zhì)量要求完成標(biāo)的物交付/服務(wù)提供，并同步填寫《合同履行跟蹤表》（見表6），記錄履行進(jìn)展、驗(yàn)收情況、存在問(wèn)題及處理措施。對(duì)方履行義務(wù)后，業(yè)務(wù)部門需按合同約定組織驗(yàn)收（如貨物驗(yàn)收需簽署《驗(yàn)收確認(rèn)單》，服務(wù)驗(yàn)收需出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》），并將驗(yàn)收結(jié)果反饋至法務(wù)和財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款條件及驗(yàn)收結(jié)果，辦理付款手續(xù)，保證付款金額、時(shí)間與合同一致。法務(wù)部門定期監(jiān)控合同履行情況，對(duì)可能出現(xiàn)的違約風(fēng)險(xiǎn)（如對(duì)方逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等）及時(shí)預(yù)警，協(xié)助業(yè)務(wù)部門制定應(yīng)對(duì)方案（如發(fā)送催告函、協(xié)商變更/解除合同等）。輸出成果：《合同履行跟蹤表》、驗(yàn)收文件（驗(yàn)收單/報(bào)告）、付款憑證、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警記錄。（七）合同變更與解除責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門（發(fā)起）、法務(wù)部門（審核）、審批部門（按原審批權(quán)限）操作要點(diǎn)：合同變更：因業(yè)務(wù)需求變化、政策調(diào)整等原因需變更合同時(shí)由業(yè)務(wù)部門提出變更申請(qǐng)，填寫《合同變更申請(qǐng)表》（見表7），說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容及對(duì)合同其他條款的影響。法務(wù)部門審核變更條款的合法性、合理性，組織相關(guān)部門評(píng)審（如原評(píng)審部門），按原合同審批權(quán)限報(bào)批。審批通過(guò)后，雙方簽署《合同變更協(xié)議》（作為原合同附件），明確變更后的條款及生效時(shí)間。合同解除：符合約定解除條件或協(xié)商一致解除的，由業(yè)務(wù)部門發(fā)起解除申請(qǐng)，法務(wù)部門審核解除程序的合法性（如是否履行了通知義務(wù)），按審批權(quán)限報(bào)批后簽署《合同解除協(xié)議》，明確解除后的權(quán)利義務(wù)（如已履行部分的結(jié)算、違約責(zé)任承擔(dān)等）。輸出成果：《合同變更/解除申請(qǐng)表》、《合同變更/解除協(xié)議》、審批記錄。（八）合同歸檔責(zé)任部門：行政部（檔案管理）、法務(wù)部門（配合）操作要點(diǎn)：合同履行完畢（或解除/終止）后，業(yè)務(wù)部門在15個(gè)工作日內(nèi)將合同及相關(guān)材料整理齊全，移交至行政部。歸檔材料包括：合同正本/電子合同；《合同需求申請(qǐng)表》《合同評(píng)審表》《合同審批表》；簽署階段的支撐材料（如授權(quán)委托書、對(duì)方資質(zhì)文件）；履行階段的文件（如驗(yàn)收單、付款憑證、往來(lái)函件）；變更/解除協(xié)議及相關(guān)審批記錄。行政部對(duì)歸檔材料進(jìn)行分類、編號(hào)、登記，建立《合同歸檔登記表》（見表8），并按公司檔案管理規(guī)定存放（紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，電子檔案?jìng)浞葜凉痉?wù)器）。合同保管期限：根據(jù)合同類型及法律法規(guī)要求確定（如一般合同保管不少于10年，重要合同保管不少于20年）。輸出成果：《合同歸檔登記表》、完整合同檔案（紙質(zhì)+電子）。三、關(guān)鍵流程表單模板表1：合同需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期合同名稱合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□租賃□其他______交易對(duì)方名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼交易背景（簡(jiǎn)要說(shuō)明）合同主要內(nèi)容標(biāo)的物/服務(wù)描述：數(shù)量：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：履行期限：預(yù)算金額大寫：￥小寫：付款方式□一次性付款□分期付款（請(qǐng)注明：______）支撐材料清單□招投標(biāo)文件□合作方資質(zhì)□項(xiàng)目批復(fù)□其他：______部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：表2：合同評(píng)審表合同名稱合同編號(hào)評(píng)審部門□法務(wù)□財(cái)務(wù)□業(yè)務(wù)□審計(jì)□其他______評(píng)審日期評(píng)審意見（可附頁(yè)）合法性審查：嚴(yán)謹(jǐn)性審查：業(yè)務(wù)條款審查：財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)審查：其他意見：評(píng)審結(jié)論□通過(guò)□修改后通過(guò)（修改說(shuō)明：______）□不通過(guò)（理由：______）評(píng)審人簽字表3：合同審批權(quán)限表（示例）合同類型金額區(qū)間（萬(wàn)元）審批人審批備注采購(gòu)合同＜10部門負(fù)責(zé)人10-50分管副總≥50總經(jīng)理銷售合同＜20部門負(fù)責(zé)人20-100分管副總≥100董事會(huì)表4：合同審批表合同名稱合同編號(hào)審批事項(xiàng)□合同簽署□合同變更□合同解除審批意見簽字：日期：審批權(quán)限□部門負(fù)責(zé)人□分管副總□總經(jīng)理□董事會(huì)最終審批意見簽字：日期：表5：授權(quán)委托書（示例）授權(quán)人信息名稱/姓名：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼/證件號(hào)碼號(hào)：法定代表人：職務(wù)：受托人信息姓名：職務(wù)：證件號(hào)碼號(hào)：聯(lián)系方式：授權(quán)事項(xiàng)代表授權(quán)人簽署《______合同》（合同編號(hào)：______），處理與合同相關(guān)的協(xié)商、變更、解除等事宜。授權(quán)期限自______年_月_日起至______年_月_日止聲明受托人在授權(quán)范圍內(nèi)簽署的文件，授權(quán)人予以認(rèn)可。受托人超越授權(quán)權(quán)限的行為，授權(quán)人不承擔(dān)責(zé)任。授權(quán)人簽字（蓋章）日期：表6：合同履行跟蹤表合同名稱合同編號(hào)履行階段□履行中□已完成□出現(xiàn)異常履行起止時(shí)間履行進(jìn)展記錄日期：內(nèi)容：負(fù)責(zé)人：日期：內(nèi)容：負(fù)責(zé)人：驗(yàn)收情況□已驗(yàn)收（驗(yàn)收單編號(hào)：______）□未驗(yàn)收□驗(yàn)收不合格（問(wèn)題說(shuō)明：______）問(wèn)題及處理措施問(wèn)題描述：處理措施：負(fù)責(zé)人：完成時(shí)間：責(zé)任部門簽字簽字：日期：表7：合同變更/解除申請(qǐng)表合同名稱合同編號(hào)申請(qǐng)類型□變更□解除申請(qǐng)日期變更/解除原因變更內(nèi)容（如適用）原條款：擬變更為：解除后處理方案（如適用）已履行部分結(jié)算：違約責(zé)任承擔(dān)：其他：部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：表8：合同歸檔登記表合同編號(hào)合同名稱合同類型簽署日期履行期限歸檔日期檔案編號(hào)存放位置備注四、使用注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示合同主體資格審查：簽署前務(wù)必核實(shí)對(duì)方主體資格（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書、無(wú)失信/涉訴記錄等），避免與不具備民事行為能力的主體簽約。條款嚴(yán)謹(jǐn)性：避免使用“大概”“左右”“盡量”等模糊表述，違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心條款需明確具體，防止因條款歧義引發(fā)糾紛。審批流程合規(guī)：嚴(yán)格按照《合同審批權(quán)限表》履