辦公室日常用品采購(gòu)辦法一、總則

辦公室日常用品采購(gòu)是為了保障辦公活動(dòng)的正常開(kāi)展，確保物品的適用性、經(jīng)濟(jì)性和安全性。本辦法旨在規(guī)范采購(gòu)流程，提高采購(gòu)效率，控制采購(gòu)成本，并確保物品的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。

二、采購(gòu)范圍與標(biāo)準(zhǔn)

（一）采購(gòu)范圍

1.辦公用品包括但不限于：筆、紙張、筆記本、文件夾、訂書(shū)機(jī)、膠水等。

2.辦公設(shè)備包括但不限于：打印機(jī)耗材、投影儀燈泡、鼠標(biāo)、鍵盤(pán)等。

3.清潔用品包括但不限于：紙巾、消毒液、垃圾袋等。

（二）采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)

1.優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、品牌口碑良好的產(chǎn)品。

2.根據(jù)實(shí)際需求確定采購(gòu)數(shù)量，避免過(guò)度采購(gòu)或采購(gòu)不足。

3.優(yōu)先考慮環(huán)保、可回收材料制成的產(chǎn)品。

三、采購(gòu)流程

（一）需求申請(qǐng)

1.各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明物品名稱、數(shù)量、用途等信息。

2.《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

（二）采購(gòu)審批

1.行政部對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)采購(gòu)的必要性和合理性。

2.審批流程：部門負(fù)責(zé)人→行政部主管→總經(jīng)理（或指定審批人）。

（三）供應(yīng)商選擇

1.通過(guò)比價(jià)、樣品測(cè)試等方式選擇合適的供應(yīng)商。

2.建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇名錄內(nèi)供應(yīng)商。

3.如需新增供應(yīng)商，需進(jìn)行資質(zhì)審核，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證等。

（四）采購(gòu)執(zhí)行

1.采購(gòu)訂單確認(rèn)：與供應(yīng)商溝通確認(rèn)價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等。

2.訂單簽訂：雙方簽訂正式采購(gòu)合同，明確責(zé)任和義務(wù)。

3.物品驗(yàn)收：到貨后由行政部聯(lián)合使用部門共同驗(yàn)收，檢查數(shù)量、質(zhì)量是否與訂單一致，并填寫(xiě)《辦公用品驗(yàn)收單》。

（五）入庫(kù)管理

1.驗(yàn)收合格的物品由行政部統(tǒng)一入庫(kù)，并建立庫(kù)存臺(tái)賬。

2.庫(kù)存物品定期盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。

四、采購(gòu)成本控制

（一）比價(jià)采購(gòu)

1.對(duì)同一類物品至少選擇兩家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)。

2.記錄比價(jià)結(jié)果，作為后續(xù)采購(gòu)的參考依據(jù)。

（二）批量采購(gòu)

1.對(duì)常用物品采取批量采購(gòu)方式，以獲取更優(yōu)惠的價(jià)格。

2.批量采購(gòu)需提前制定采購(gòu)計(jì)劃，避免臨時(shí)采購(gòu)導(dǎo)致價(jià)格上漲。

（三）閑置物品處理

1.對(duì)于閑置或過(guò)剩的物品，及時(shí)進(jìn)行調(diào)劑或報(bào)廢處理。

2.報(bào)廢物品需經(jīng)過(guò)審批，并做好記錄。

五、采購(gòu)記錄與檔案管理

（一）采購(gòu)記錄

1.建立采購(gòu)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每次采購(gòu)的物品名稱、數(shù)量、價(jià)格、供應(yīng)商、驗(yàn)收情況等信息。

2.采購(gòu)臺(tái)賬需定期整理，并交由專人保管。

（二）檔案管理

1.采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、付款憑證等文件需歸檔保存，保存期限為3年。

2.檔案管理需符合檔案管理規(guī)范，確保查閱方便。

六、附則

（一）本辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋。

（二）本辦法自發(fā)布之日起施行。

一、總則

辦公室日常用品采購(gòu)是為了保障辦公活動(dòng)的正常、有序進(jìn)行，確保所采購(gòu)物品的適用性、經(jīng)濟(jì)性、安全性與環(huán)保性。本辦法旨在通過(guò)規(guī)范化、流程化的管理，提高采購(gòu)效率，有效控制采購(gòu)成本，確保物品的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性，并促進(jìn)資源的合理利用。其核心目標(biāo)是建立一個(gè)高效、透明、可控的采購(gòu)體系，服務(wù)于整體辦公需求。

二、采購(gòu)范圍與標(biāo)準(zhǔn)

（一）采購(gòu)范圍

1.**文具類：**

(1)書(shū)寫(xiě)工具：各類筆（如0.5mm中性筆、紅色筆、黑色筆、熒光筆等）、筆芯、筆筒、筆托。

(2)紙張及辦公用紙：A4打印紙、復(fù)印紙、便簽紙（不同尺寸）、筆記本、記事本、文件夾、文件袋、信封、不干膠貼紙、便簽標(biāo)簽。

(3)整理用品：訂書(shū)機(jī)、訂框、膠水/固體膠、雙面膠、美工刀、剪刀、曲別針、回形針、扎帶、書(shū)簽。

(4)其他文具：印章及印泥、便簽夾、活頁(yè)夾、數(shù)據(jù)線（通用型）、U盤(pán)（用于辦公用品統(tǒng)一存放）。

2.**辦公設(shè)備耗材類：**

(1)打印/復(fù)印設(shè)備：墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙（按需采購(gòu)）。

(2)電腦外設(shè)：鼠標(biāo)、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)墊、數(shù)據(jù)線（顯示器線、網(wǎng)線等）、USB集線器。

(3)其他設(shè)備耗材：投影儀/顯示器燈泡、白板筆（不同顏色）、白板擦、清潔套裝（用于電腦屏幕、鍵盤(pán)等）。

3.**清潔用品類：**

(1)個(gè)人衛(wèi)生：紙巾、消毒濕巾、洗手液。

(2)公共區(qū)域：垃圾袋（不同尺寸）、掃地拖把用品（如拖把頭、清潔劑-適用于辦公區(qū)公共區(qū)域，非衛(wèi)生間）。

4.**勞保及其他：**

(1)勞保用品：防藍(lán)光眼鏡（可根據(jù)員工需求考慮）。

(2)其他：茶水間用品（如茶葉、咖啡、牛奶-若提供）、綠植盆栽（用于裝飾）。

（二）采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)

1.**質(zhì)量?jī)?yōu)先：**優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、經(jīng)市場(chǎng)驗(yàn)證、用戶評(píng)價(jià)良好、符合國(guó)家安全標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品。對(duì)于關(guān)鍵或高頻使用的物品（如打印耗材、鍵盤(pán)鼠標(biāo)），需進(jìn)行基本的功能測(cè)試或樣品驗(yàn)證。

2.**規(guī)格統(tǒng)一：**采購(gòu)物品的規(guī)格、型號(hào)應(yīng)盡量與現(xiàn)有庫(kù)存或標(biāo)準(zhǔn)配置保持一致，以減少后續(xù)使用和存儲(chǔ)的復(fù)雜性。如需購(gòu)買新規(guī)格，需經(jīng)行政部確認(rèn)其必要性。

3.**成本效益：**在滿足質(zhì)量要求的前提下，進(jìn)行性價(jià)比分析。通過(guò)比價(jià)、招標(biāo)（適用于金額較大的采購(gòu)）等方式選擇價(jià)格合理、服務(wù)良好的供應(yīng)商。

4.**環(huán)?？沙掷m(xù)：**優(yōu)先考慮使用再生紙、環(huán)保材質(zhì)、節(jié)能設(shè)計(jì)的產(chǎn)品。鼓勵(lì)采購(gòu)可重復(fù)使用或易于回收的物品。

5.**安全合規(guī)：**所有采購(gòu)物品必須符合相關(guān)的安全標(biāo)準(zhǔn)，特別是電器類外設(shè)、文具涂料等，需確保無(wú)毒無(wú)害。

三、采購(gòu)流程

（一）需求申請(qǐng)

1.**需求識(shí)別：**各部門根據(jù)日常使用情況，識(shí)別所需采購(gòu)的物品及數(shù)量。

2.**填寫(xiě)申請(qǐng)表：**使用部門指定專人填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》。表中應(yīng)詳細(xì)列明：

(1)物品名稱及具體規(guī)格型號(hào)。

(2)預(yù)計(jì)使用數(shù)量。

(3)用途說(shuō)明（例如：用于XX項(xiàng)目組日常打印、用于會(huì)議室接待用紙等）。

(4)建議供應(yīng)商（如有）及選擇理由。

(5)預(yù)算金額。

(6)期望到貨日期。

3.**內(nèi)部審批：**申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并說(shuō)明申請(qǐng)的合理性。對(duì)于低價(jià)值物品（可設(shè)定具體金額閾值，如低于500元），部門負(fù)責(zé)人可直接審批；高于閾值的，需按規(guī)定流程提交更高層級(jí)審批。

（二）采購(gòu)審批

1.**行政部審核：**行政部收到申請(qǐng)表后，進(jìn)行審核，內(nèi)容包括：需求是否真實(shí)、數(shù)量是否合理、規(guī)格是否符合標(biāo)準(zhǔn)、是否有現(xiàn)有庫(kù)存可調(diào)撥等。

2.**審批流程：**

(1)低價(jià)值物品：部門負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，可直接提交采購(gòu)。

(2)中等價(jià)值物品（如設(shè)定閾值在500元至2000元之間）：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部主管審批。

(3)高價(jià)值物品（如設(shè)定閾值高于2000元）：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部主管審批后，需提交至總經(jīng)理（或公司指定的其他高級(jí)管理人員）最終審批。

3.**審批反饋：**審批人應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)（批準(zhǔn)/不批準(zhǔn)/修改后批準(zhǔn)），并注明日期。不批準(zhǔn)的需說(shuō)明原因。

（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估

1.**供應(yīng)商名錄使用：**優(yōu)先從行政部建立的合格供應(yīng)商名錄中選擇。名錄應(yīng)定期更新，包含供應(yīng)商基本信息、聯(lián)系方式、歷史合作評(píng)價(jià)、主要供應(yīng)產(chǎn)品等。

2.**供應(yīng)商尋找與評(píng)估：**

(1)**新增供應(yīng)商評(píng)估：**若需向名錄外尋求供應(yīng)商，行政部需對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)包括：

-資質(zhì)審核：檢查營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)許可證等。

-產(chǎn)品質(zhì)量：要求提供產(chǎn)品樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。

-價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力：進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)或比價(jià)。

-服務(wù)能力：了解其供貨及時(shí)性、售后服務(wù)等。

-資信狀況：通過(guò)公開(kāi)信息或行業(yè)口碑了解其信譽(yù)。

(2)**比價(jià)與選擇：**對(duì)同一類物品，至少選擇2-3家合格供應(yīng)商進(jìn)行正式詢價(jià)或比價(jià)。比較價(jià)格、質(zhì)量承諾、供貨周期、付款條件等因素，擇優(yōu)選擇一家或多家作為合作供應(yīng)商。比價(jià)結(jié)果應(yīng)記錄在案。

3.**簽訂采購(gòu)協(xié)議/訂單：**確定供應(yīng)商后，行政部與其溝通確認(rèn)具體采購(gòu)物品、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交貨時(shí)間、交貨地址、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，并簽訂正式的采購(gòu)協(xié)議或電子訂單。確保所有條款清晰、無(wú)歧義。

（四）采購(gòu)執(zhí)行與到貨驗(yàn)收

1.**訂單下達(dá)與跟蹤：**行政部向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，并主動(dòng)跟蹤訂單生產(chǎn)及發(fā)貨進(jìn)度。

2.**到貨通知與準(zhǔn)備：**供應(yīng)商發(fā)貨前或發(fā)貨后，應(yīng)提前通知行政部預(yù)計(jì)到貨日期。行政部需提前協(xié)調(diào)好收貨區(qū)域和人員。

3.**聯(lián)合驗(yàn)收：**

(1)物品到貨后，由行政部牽頭，邀請(qǐng)使用部門代表共同進(jìn)行驗(yàn)收。

(2)驗(yàn)收內(nèi)容：

-核對(duì)物品名稱、規(guī)格型號(hào)是否與訂單一致。

-檢查數(shù)量是否準(zhǔn)確無(wú)誤。

-抽檢或全檢物品外觀質(zhì)量、包裝是否完好、有無(wú)損壞。

-對(duì)于有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的（如墨盒打印頁(yè)數(shù)、筆芯書(shū)寫(xiě)量），可進(jìn)行抽樣測(cè)試確認(rèn)。

4.**填寫(xiě)驗(yàn)收單：**驗(yàn)收合格后，雙方（驗(yàn)收方代表及供應(yīng)商送貨人員，若在場(chǎng)）共同填寫(xiě)《辦公用品驗(yàn)收單》，簽字確認(rèn)。驗(yàn)收單需一式兩份或三份，一份留供應(yīng)商，一份留行政部，一份（若有）交財(cái)務(wù)部（用于付款憑證）。若驗(yàn)收不合格，應(yīng)立即拍照留證，并要求供應(yīng)商限期處理（如更換、退貨），并在驗(yàn)收單上注明情況。

（五）入庫(kù)與倉(cāng)儲(chǔ)管理

1.**辦理入庫(kù)：**驗(yàn)收合格的物品，由行政部工作人員辦理入庫(kù)手續(xù)，清點(diǎn)數(shù)量，并在《庫(kù)存臺(tái)賬》中進(jìn)行登記。臺(tái)賬應(yīng)記錄物品名稱、規(guī)格、供應(yīng)商、數(shù)量、單價(jià)、總金額、入庫(kù)日期、存放位置等信息。

2.**分類存放：**物品入庫(kù)后，應(yīng)按照類別、規(guī)格進(jìn)行分區(qū)存放，并粘貼清晰的標(biāo)簽。常用物品應(yīng)放在取用方便的位置。

3.**庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)：**行政部應(yīng)定期（如每月或每季度）對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)實(shí)物數(shù)量與臺(tái)賬記錄是否一致。盤(pán)點(diǎn)結(jié)果需形成《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)差異進(jìn)行分析并處理。

4.**效期管理：**對(duì)于有保質(zhì)期的物品（如墨水、筆芯、消毒液等），應(yīng)建立效期預(yù)警機(jī)制，優(yōu)先使用近效期物品，防止過(guò)期浪費(fèi)。

四、采購(gòu)成本控制

（一）比價(jià)采購(gòu)優(yōu)化

1.**常態(tài)化詢價(jià)：**對(duì)于常用、大宗物品，建立定期詢價(jià)機(jī)制，每年或每半年對(duì)核心供應(yīng)商進(jìn)行一次價(jià)格復(fù)核。

2.**歷史價(jià)格對(duì)比：**在進(jìn)行比價(jià)時(shí)，將當(dāng)前價(jià)格與歷史采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行對(duì)比，分析價(jià)格波動(dòng)原因。

3.**利用集采優(yōu)勢(shì)：**對(duì)于多家部門有相同需求的大宗物品，可嘗試進(jìn)行小范圍集中采購(gòu)，以獲得更優(yōu)惠的價(jià)格。

（二）批量采購(gòu)策略

1.**需求預(yù)測(cè)：**行政部應(yīng)基于歷史使用數(shù)據(jù)和部門需求，預(yù)測(cè)未來(lái)一定時(shí)期內(nèi)（如一個(gè)季度）各類物品的需求量，鼓勵(lì)各部門提前規(guī)劃，進(jìn)行適度批量采購(gòu)。

2.**設(shè)定采購(gòu)節(jié)點(diǎn)：**與供應(yīng)商協(xié)商，設(shè)定合理的批量采購(gòu)數(shù)量門檻，達(dá)到門檻即可享受折扣。

3.**庫(kù)存緩沖：**批量采購(gòu)時(shí)，需考慮庫(kù)存容量和物品的保質(zhì)期，設(shè)置合理的緩沖庫(kù)存，避免因需求判斷失誤導(dǎo)致積壓。

（三）閑置與呆滯處理

1.**定期盤(pán)點(diǎn)分析：**通過(guò)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)期未使用的閑置或呆滯物品。

2.**內(nèi)部調(diào)劑：**對(duì)于規(guī)格型號(hào)通用、尚未過(guò)期的閑置物品，行政部可嘗試在內(nèi)部各部門間進(jìn)行調(diào)劑使用。

3.**報(bào)廢處置：**對(duì)于無(wú)法調(diào)劑、已過(guò)保質(zhì)期或損壞無(wú)法修復(fù)的物品，需按公司資產(chǎn)或廢棄物管理規(guī)定，履行報(bào)廢審批手續(xù)后，進(jìn)行統(tǒng)一處理（如回收、丟棄），并做好記錄。

五、采購(gòu)記錄與檔案管理

（一）采購(gòu)記錄完善

1.**建立電子臺(tái)賬：**利用電子表格或?qū)I(yè)的資產(chǎn)管理/ERP系統(tǒng)，建立詳細(xì)的采購(gòu)記錄臺(tái)賬。記錄應(yīng)包括：采購(gòu)申請(qǐng)單號(hào)、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、審批流程記錄、供應(yīng)商名稱、合同/訂單號(hào)、物品名稱及規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交貨日期、實(shí)際到貨日期、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收狀態(tài)、付款狀態(tài)等信息。

2.**及時(shí)更新：**采購(gòu)流程中的每個(gè)環(huán)節(jié)完成后，相關(guān)記錄應(yīng)及時(shí)錄入臺(tái)賬，確保信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

（二）檔案管理規(guī)范

1.**重要文件歸檔：**將采購(gòu)過(guò)程中的關(guān)鍵文件進(jìn)行歸檔保存，主要包括：

-《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》及審批記錄。

-供應(yīng)商資質(zhì)文件復(fù)印件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照）。

-采購(gòu)合同或訂單。

-《辦公用品驗(yàn)收單》。

-付款憑證（發(fā)票、付款記錄）。

2.**保存期限與方式：**明確各類采購(gòu)檔案的保存期限（例如，建議至少保存3年）。采用電子化與紙質(zhì)備份相結(jié)合的方式存儲(chǔ)，確保安全、便于查閱。行政部指定專人負(fù)責(zé)檔案的整理、保管和借閱管理。

六、附則

（一）本辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂。

（二）各部門在執(zhí)行本辦法過(guò)程中，如遇本辦法未涵蓋或規(guī)定不明的情況，應(yīng)及時(shí)向行政部反饋，共同研究解決。

（三）本辦法自發(fā)布之日起生效執(zhí)行。

一、總則

辦公室日常用品采購(gòu)是為了保障辦公活動(dòng)的正常開(kāi)展，確保物品的適用性、經(jīng)濟(jì)性和安全性。本辦法旨在規(guī)范采購(gòu)流程，提高采購(gòu)效率，控制采購(gòu)成本，并確保物品的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。

二、采購(gòu)范圍與標(biāo)準(zhǔn)

（一）采購(gòu)范圍

1.辦公用品包括但不限于：筆、紙張、筆記本、文件夾、訂書(shū)機(jī)、膠水等。

2.辦公設(shè)備包括但不限于：打印機(jī)耗材、投影儀燈泡、鼠標(biāo)、鍵盤(pán)等。

3.清潔用品包括但不限于：紙巾、消毒液、垃圾袋等。

（二）采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)

1.優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、品牌口碑良好的產(chǎn)品。

2.根據(jù)實(shí)際需求確定采購(gòu)數(shù)量，避免過(guò)度采購(gòu)或采購(gòu)不足。

3.優(yōu)先考慮環(huán)保、可回收材料制成的產(chǎn)品。

三、采購(gòu)流程

（一）需求申請(qǐng)

1.各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明物品名稱、數(shù)量、用途等信息。

2.《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

（二）采購(gòu)審批

1.行政部對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)采購(gòu)的必要性和合理性。

2.審批流程：部門負(fù)責(zé)人→行政部主管→總經(jīng)理（或指定審批人）。

（三）供應(yīng)商選擇

1.通過(guò)比價(jià)、樣品測(cè)試等方式選擇合適的供應(yīng)商。

2.建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇名錄內(nèi)供應(yīng)商。

3.如需新增供應(yīng)商，需進(jìn)行資質(zhì)審核，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證等。

（四）采購(gòu)執(zhí)行

1.采購(gòu)訂單確認(rèn)：與供應(yīng)商溝通確認(rèn)價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等。

2.訂單簽訂：雙方簽訂正式采購(gòu)合同，明確責(zé)任和義務(wù)。

3.物品驗(yàn)收：到貨后由行政部聯(lián)合使用部門共同驗(yàn)收，檢查數(shù)量、質(zhì)量是否與訂單一致，并填寫(xiě)《辦公用品驗(yàn)收單》。

（五）入庫(kù)管理

1.驗(yàn)收合格的物品由行政部統(tǒng)一入庫(kù)，并建立庫(kù)存臺(tái)賬。

2.庫(kù)存物品定期盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。

四、采購(gòu)成本控制

（一）比價(jià)采購(gòu)

1.對(duì)同一類物品至少選擇兩家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)。

2.記錄比價(jià)結(jié)果，作為后續(xù)采購(gòu)的參考依據(jù)。

（二）批量采購(gòu)

1.對(duì)常用物品采取批量采購(gòu)方式，以獲取更優(yōu)惠的價(jià)格。

2.批量采購(gòu)需提前制定采購(gòu)計(jì)劃，避免臨時(shí)采購(gòu)導(dǎo)致價(jià)格上漲。

（三）閑置物品處理

1.對(duì)于閑置或過(guò)剩的物品，及時(shí)進(jìn)行調(diào)劑或報(bào)廢處理。

2.報(bào)廢物品需經(jīng)過(guò)審批，并做好記錄。

五、采購(gòu)記錄與檔案管理

（一）采購(gòu)記錄

1.建立采購(gòu)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每次采購(gòu)的物品名稱、數(shù)量、價(jià)格、供應(yīng)商、驗(yàn)收情況等信息。

2.采購(gòu)臺(tái)賬需定期整理，并交由專人保管。

（二）檔案管理

1.采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、付款憑證等文件需歸檔保存，保存期限為3年。

2.檔案管理需符合檔案管理規(guī)范，確保查閱方便。

六、附則

（一）本辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋。

（二）本辦法自發(fā)布之日起施行。

一、總則

辦公室日常用品采購(gòu)是為了保障辦公活動(dòng)的正常、有序進(jìn)行，確保所采購(gòu)物品的適用性、經(jīng)濟(jì)性、安全性與環(huán)保性。本辦法旨在通過(guò)規(guī)范化、流程化的管理，提高采購(gòu)效率，有效控制采購(gòu)成本，確保物品的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性，并促進(jìn)資源的合理利用。其核心目標(biāo)是建立一個(gè)高效、透明、可控的采購(gòu)體系，服務(wù)于整體辦公需求。

二、采購(gòu)范圍與標(biāo)準(zhǔn)

（一）采購(gòu)范圍

1.**文具類：**

(1)書(shū)寫(xiě)工具：各類筆（如0.5mm中性筆、紅色筆、黑色筆、熒光筆等）、筆芯、筆筒、筆托。

(2)紙張及辦公用紙：A4打印紙、復(fù)印紙、便簽紙（不同尺寸）、筆記本、記事本、文件夾、文件袋、信封、不干膠貼紙、便簽標(biāo)簽。

(3)整理用品：訂書(shū)機(jī)、訂框、膠水/固體膠、雙面膠、美工刀、剪刀、曲別針、回形針、扎帶、書(shū)簽。

(4)其他文具：印章及印泥、便簽夾、活頁(yè)夾、數(shù)據(jù)線（通用型）、U盤(pán)（用于辦公用品統(tǒng)一存放）。

2.**辦公設(shè)備耗材類：**

(1)打印/復(fù)印設(shè)備：墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙（按需采購(gòu)）。

(2)電腦外設(shè)：鼠標(biāo)、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)墊、數(shù)據(jù)線（顯示器線、網(wǎng)線等）、USB集線器。

(3)其他設(shè)備耗材：投影儀/顯示器燈泡、白板筆（不同顏色）、白板擦、清潔套裝（用于電腦屏幕、鍵盤(pán)等）。

3.**清潔用品類：**

(1)個(gè)人衛(wèi)生：紙巾、消毒濕巾、洗手液。

(2)公共區(qū)域：垃圾袋（不同尺寸）、掃地拖把用品（如拖把頭、清潔劑-適用于辦公區(qū)公共區(qū)域，非衛(wèi)生間）。

4.**勞保及其他：**

(1)勞保用品：防藍(lán)光眼鏡（可根據(jù)員工需求考慮）。

(2)其他：茶水間用品（如茶葉、咖啡、牛奶-若提供）、綠植盆栽（用于裝飾）。

（二）采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)

1.**質(zhì)量?jī)?yōu)先：**優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、經(jīng)市場(chǎng)驗(yàn)證、用戶評(píng)價(jià)良好、符合國(guó)家安全標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品。對(duì)于關(guān)鍵或高頻使用的物品（如打印耗材、鍵盤(pán)鼠標(biāo)），需進(jìn)行基本的功能測(cè)試或樣品驗(yàn)證。

2.**規(guī)格統(tǒng)一：**采購(gòu)物品的規(guī)格、型號(hào)應(yīng)盡量與現(xiàn)有庫(kù)存或標(biāo)準(zhǔn)配置保持一致，以減少后續(xù)使用和存儲(chǔ)的復(fù)雜性。如需購(gòu)買新規(guī)格，需經(jīng)行政部確認(rèn)其必要性。

3.**成本效益：**在滿足質(zhì)量要求的前提下，進(jìn)行性價(jià)比分析。通過(guò)比價(jià)、招標(biāo)（適用于金額較大的采購(gòu)）等方式選擇價(jià)格合理、服務(wù)良好的供應(yīng)商。

4.**環(huán)?？沙掷m(xù)：**優(yōu)先考慮使用再生紙、環(huán)保材質(zhì)、節(jié)能設(shè)計(jì)的產(chǎn)品。鼓勵(lì)采購(gòu)可重復(fù)使用或易于回收的物品。

5.**安全合規(guī)：**所有采購(gòu)物品必須符合相關(guān)的安全標(biāo)準(zhǔn)，特別是電器類外設(shè)、文具涂料等，需確保無(wú)毒無(wú)害。

三、采購(gòu)流程

（一）需求申請(qǐng)

1.**需求識(shí)別：**各部門根據(jù)日常使用情況，識(shí)別所需采購(gòu)的物品及數(shù)量。

2.**填寫(xiě)申請(qǐng)表：**使用部門指定專人填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》。表中應(yīng)詳細(xì)列明：

(1)物品名稱及具體規(guī)格型號(hào)。

(2)預(yù)計(jì)使用數(shù)量。

(3)用途說(shuō)明（例如：用于XX項(xiàng)目組日常打印、用于會(huì)議室接待用紙等）。

(4)建議供應(yīng)商（如有）及選擇理由。

(5)預(yù)算金額。

(6)期望到貨日期。

3.**內(nèi)部審批：**申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并說(shuō)明申請(qǐng)的合理性。對(duì)于低價(jià)值物品（可設(shè)定具體金額閾值，如低于500元），部門負(fù)責(zé)人可直接審批；高于閾值的，需按規(guī)定流程提交更高層級(jí)審批。

（二）采購(gòu)審批

1.**行政部審核：**行政部收到申請(qǐng)表后，進(jìn)行審核，內(nèi)容包括：需求是否真實(shí)、數(shù)量是否合理、規(guī)格是否符合標(biāo)準(zhǔn)、是否有現(xiàn)有庫(kù)存可調(diào)撥等。

2.**審批流程：**

(1)低價(jià)值物品：部門負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，可直接提交采購(gòu)。

(2)中等價(jià)值物品（如設(shè)定閾值在500元至2000元之間）：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部主管審批。

(3)高價(jià)值物品（如設(shè)定閾值高于2000元）：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部主管審批后，需提交至總經(jīng)理（或公司指定的其他高級(jí)管理人員）最終審批。

3.**審批反饋：**審批人應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)（批準(zhǔn)/不批準(zhǔn)/修改后批準(zhǔn)），并注明日期。不批準(zhǔn)的需說(shuō)明原因。

（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估

1.**供應(yīng)商名錄使用：**優(yōu)先從行政部建立的合格供應(yīng)商名錄中選擇。名錄應(yīng)定期更新，包含供應(yīng)商基本信息、聯(lián)系方式、歷史合作評(píng)價(jià)、主要供應(yīng)產(chǎn)品等。

2.**供應(yīng)商尋找與評(píng)估：**

(1)**新增供應(yīng)商評(píng)估：**若需向名錄外尋求供應(yīng)商，行政部需對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)包括：

-資質(zhì)審核：檢查營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)許可證等。

-產(chǎn)品質(zhì)量：要求提供產(chǎn)品樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。

-價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力：進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)或比價(jià)。

-服務(wù)能力：了解其供貨及時(shí)性、售后服務(wù)等。

-資信狀況：通過(guò)公開(kāi)信息或行業(yè)口碑了解其信譽(yù)。

(2)**比價(jià)與選擇：**對(duì)同一類物品，至少選擇2-3家合格供應(yīng)商進(jìn)行正式詢價(jià)或比價(jià)。比較價(jià)格、質(zhì)量承諾、供貨周期、付款條件等因素，擇優(yōu)選擇一家或多家作為合作供應(yīng)商。比價(jià)結(jié)果應(yīng)記錄在案。

3.**簽訂采購(gòu)協(xié)議/訂單：**確定供應(yīng)商后，行政部與其溝通確認(rèn)具體采購(gòu)物品、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交貨時(shí)間、交貨地址、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，并簽訂正式的采購(gòu)協(xié)議或電子訂單。確保所有條款清晰、無(wú)歧義。

（四）采購(gòu)執(zhí)行與到貨驗(yàn)收

1.**訂單下達(dá)與跟蹤：**行政部向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，并主動(dòng)跟蹤訂單生產(chǎn)及發(fā)貨進(jìn)度。

2.**到貨通知與準(zhǔn)備：**供應(yīng)商發(fā)貨前或發(fā)貨后，應(yīng)提前通知行政部預(yù)計(jì)到貨日期。行政部需提前協(xié)調(diào)好收貨區(qū)域和人員。

3.**聯(lián)合驗(yàn)收：**

(1)物品到貨后，由行政部牽頭，邀請(qǐng)使用部門代表共同進(jìn)行驗(yàn)收。

(2)驗(yàn)收內(nèi)容：

-核對(duì)物品名稱、規(guī)格型號(hào)是否與訂單一致。

-檢查數(shù)量是否準(zhǔn)確無(wú)誤。

-抽檢或全檢物品外觀質(zhì)量、包裝是否完好、有無(wú)損壞。

-對(duì)于有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的（如墨盒打印頁(yè)數(shù)、筆芯書(shū)寫(xiě)量），可進(jìn)行抽樣測(cè)試確認(rèn)。

4.**填寫(xiě)驗(yàn)收單：**驗(yàn)收合格后，雙方（驗(yàn)收方代表及供應(yīng)商送貨人員，若在場(chǎng)）共同填寫(xiě)《辦公用品驗(yàn)收單》，簽字確認(rèn)。驗(yàn)收單需一式兩份或三份，一份留供應(yīng)商，一份留行政部，一份（若有）交財(cái)務(wù)部（用于付款憑證）。若驗(yàn)收不合格，應(yīng)立即拍照留證，并要求供應(yīng)商限期處理（如更換、退貨），并在驗(yàn)收單上注明情況。

（五）入庫(kù)與倉(cāng)儲(chǔ)管理

1.**辦理入庫(kù)：**驗(yàn)收合格的物品，由行政部工作人員辦理入庫(kù)手續(xù)，清點(diǎn)數(shù)量，并在《庫(kù)存臺(tái)賬》中進(jìn)行登記。臺(tái)賬應(yīng)記錄物品名稱、規(guī)格、供應(yīng)商、數(shù)量、單價(jià)、總金額、入庫(kù)日期、存放位置等信息。

2.**分類存放：**物品入庫(kù)后，應(yīng)按照類別、規(guī)格進(jìn)行分區(qū)存放，并粘貼清晰的標(biāo)簽。常用物品應(yīng)放在取用方便的位置。

3.**庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)：**行政部應(yīng)定期（如每月或每季度）對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)實(shí)物數(shù)量與臺(tái)賬記錄是否一致。盤(pán)點(diǎn)結(jié)果需形成《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)差異進(jìn)行分析并處理。

4.**效期管理：**對(duì)于有保質(zhì)期的物品（如墨水、筆芯、消毒液等），應(yīng)建立效期預(yù)警機(jī)制，優(yōu)先使用近效期物品，防止過(guò)期浪費(fèi)。

四、采購(gòu)成本控制

（一）比價(jià)采購(gòu)優(yōu)化

1.**常態(tài)化詢價(jià)：**對(duì)于常用、大宗物品，建立定期詢價(jià)機(jī)制，每年或每半年對(duì)核心供應(yīng)商進(jìn)行一次價(jià)格復(fù)核。

2.**歷史價(jià)格