辦公用品采購制度一、概述

辦公用品采購制度是企業(yè)日常運(yùn)營管理的重要組成部分，旨在規(guī)范辦公用品的采購流程、控制成本、確保物資質(zhì)量和供應(yīng)及時性。通過建立科學(xué)的采購制度，可以提高企業(yè)行政效率，降低管理風(fēng)險，優(yōu)化資源配置。本制度明確了采購范圍、審批流程、供應(yīng)商管理、質(zhì)量驗(yàn)收及庫存控制等方面的要求，適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門及人員的辦公用品采購活動。

二、采購范圍與標(biāo)準(zhǔn)

（一）采購范圍

1.辦公用品包括但不限于以下類別：

(1)文具類：筆、紙張、筆記本、文件夾、訂書機(jī)等；

(2)設(shè)備類：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)耗材、電腦外設(shè)、白板筆、清潔用品等；

(3)辦公家具：辦公椅、文件柜、會議桌等；

(4)其他輔助用品：膠帶、標(biāo)簽、便簽紙、綠植盆栽等。

（二）采購標(biāo)準(zhǔn)

1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：優(yōu)先選擇符合國家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、品牌信譽(yù)良好的產(chǎn)品；

2.價格標(biāo)準(zhǔn)：遵循“同質(zhì)同價”原則，通過比價或招標(biāo)方式確定供應(yīng)商；

3.數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)部門需求計劃合理采購，避免過度囤積；

4.環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)：優(yōu)先采購環(huán)保材料制成的辦公用品。

三、采購流程

（一）需求申請

1.各部門根據(jù)實(shí)際使用情況填寫《辦公用品采購申請表》，內(nèi)容包括：

(1)物品名稱及規(guī)格；

(2)預(yù)計使用量；

(3)采購原因及預(yù)算金額。

2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交至行政部審核。

（二）供應(yīng)商選擇

1.采購流程分為以下步驟：

(1)列出合格供應(yīng)商名單（需提前評估供應(yīng)商資質(zhì)，如生產(chǎn)能力、供貨能力、售后服務(wù)等）；

(2)采用詢價、比價或招標(biāo)方式確定最終供應(yīng)商；

(3)供應(yīng)商需提供產(chǎn)品合格證、檢測報告等資質(zhì)文件。

（三）訂單執(zhí)行與驗(yàn)收

1.行政部與供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，跟蹤到貨時間；

2.到貨后，由使用部門及行政部聯(lián)合進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查：

(1)物品型號、數(shù)量是否與訂單一致；

(2)產(chǎn)品外觀是否有損壞；

(3)質(zhì)保文件是否齊全。

3.驗(yàn)收合格后，方可入庫或投入使用。

四、供應(yīng)商管理

（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入

1.供應(yīng)商需滿足以下條件：

(1)具備合法的生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)；

(2)產(chǎn)品質(zhì)量符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；

(3)具備穩(wěn)定的供貨能力。

（二）績效評估

1.定期（如每季度）對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估，評估指標(biāo)包括：

(1)供貨及時率（如要求98%以上）；

(2)產(chǎn)品合格率（如要求99%以上）；

(3)服務(wù)滿意度（通過回訪或問卷統(tǒng)計）。

2.評估結(jié)果用于優(yōu)化供應(yīng)商體系，淘汰不合格供應(yīng)商。

五、庫存控制

（一）庫存管理原則

1.堅持“先進(jìn)先出”原則，定期盤點(diǎn)庫存；

2.設(shè)置安全庫存量（如文具類建議庫存30天用量），避免斷貨或積壓。

（二）報廢處理

1.對于損壞或過期辦公用品，需填寫《報廢申請表》，經(jīng)行政部審批后處理；

2.廢棄物品可優(yōu)先考慮回收利用或環(huán)保處理。

六、附則

1.本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行；

2.各部門需嚴(yán)格遵守采購流程，如有異常情況及時反饋。

**一、概述**

辦公用品采購制度是企業(yè)日常運(yùn)營管理的重要組成部分，旨在規(guī)范辦公用品的采購流程、控制成本、確保物資質(zhì)量和供應(yīng)及時性。通過建立科學(xué)的采購制度，可以提高企業(yè)行政效率，降低管理風(fēng)險，優(yōu)化資源配置。本制度明確了采購范圍、審批流程、供應(yīng)商管理、質(zhì)量驗(yàn)收及庫存控制等方面的要求，適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門及人員的辦公用品采購活動。其核心目標(biāo)在于實(shí)現(xiàn)采購工作的標(biāo)準(zhǔn)化、透明化和高效化，確保每一筆采購決策都符合企業(yè)實(shí)際需求，并服務(wù)于整體運(yùn)營效率的提升。

**二、采購范圍與標(biāo)準(zhǔn)**

（一）采購范圍

1.辦公用品涵蓋企業(yè)日常運(yùn)營中所需的各類物資，具體分類及示例如下：

(1)**文具類：**

-**書寫工具：**鋼筆（分為圓珠筆、中性筆、簽字筆等，如需區(qū)分品牌或類型，如0.38mm黑色中性筆、藍(lán)色0.5mm圓珠筆）、鉛筆（普通鉛筆、彩色鉛筆）、活動鉛筆及其鉛芯。

-**用紙及本冊：**A4打印紙、復(fù)印紙（區(qū)分80g、100g克重）、便簽紙（不同尺寸，如50mm*50mm、76mm*76mm）、筆記本（活頁本、線圈本、記事本）、信封（國內(nèi)信封、國際信封）、信紙、不干膠貼紙。

-**整理用品：**文件夾（按裝訂方式區(qū)分，如鐵圈、膠裝）、文件袋（按尺寸區(qū)分，如A4、B5）、標(biāo)簽紙（不同規(guī)格及形狀）、訂書機(jī)（不同容量，如50頁、100頁）、打孔器、拆線器、膠棒、雙面膠。

-**其他：**剪刀、美工刀、卷筆刀、筆筒、書立。

(2)**設(shè)備類：**

-**辦公設(shè)備耗材：**打印機(jī)/復(fù)印機(jī)墨盒（區(qū)分黑色、彩色）、硒鼓、碳粉盒、紙張（大容量紙盒）、裝訂器、數(shù)據(jù)線（USB線、網(wǎng)線）、鼠標(biāo)、鍵盤。

-**白板用品：**白板筆（區(qū)分彩色、黑色，如0.5mm、1.0mm粗細(xì)）、白板擦、白板清潔液、白板貼膜。

-**清潔用品：**擦桌布、清潔劑（如玻璃清潔劑、桌面清潔劑）、消毒濕巾、垃圾桶（小型個人用、大型部門用）。

(3)**辦公家具：**

-**坐具：**辦公椅（區(qū)分人體工學(xué)椅、普通辦公椅，需考慮尺寸、調(diào)節(jié)功能）。

-**儲物：**文件柜（按結(jié)構(gòu)區(qū)分，如抽屜式、層架式）、書架、資料柜。

-**會議/協(xié)作：**會議桌、會議椅、白板桌、茶水桶、紙巾架。

-**其他輔助：**植物盆栽（用于裝飾和改善空氣質(zhì)量）。

(4)**其他輔助用品：**

-**膠帶類：**封箱膠帶、美紋紙、電工膠帶。

-**標(biāo)識類：**彩色膠帶、打包帶。

-**勞保（非安全類）：**抹布、手套（非專業(yè)防護(hù)）。

2.**非標(biāo)準(zhǔn)或定制類物品**：

-如需采購上述未列明但企業(yè)運(yùn)營必需的物品，需由需求部門提供詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格、使用場景及必要性說明，經(jīng)行政部評估后納入采購范圍。

（二）采購標(biāo)準(zhǔn)

1.**質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：**

-優(yōu)先選擇符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、具有品牌信譽(yù)的產(chǎn)品；

-對于關(guān)鍵或高頻使用物品（如打印紙、簽字筆），需進(jìn)行小批量試用，確認(rèn)質(zhì)量滿足需求；

-供應(yīng)商需提供產(chǎn)品合格證、檢測報告等質(zhì)量證明文件；

-對外觀、材質(zhì)、功能、耐用性等提出明確要求，如要求辦公用品使用環(huán)保材料。

2.**價格標(biāo)準(zhǔn)：**

-遵循“同質(zhì)同價、貨比三家”原則，通過詢價、比價或招標(biāo)方式確定供應(yīng)商；

-建立價格數(shù)據(jù)庫，記錄主要物品的歷史采購價格，作為比價參考；

-對于大批量采購，可嘗試與供應(yīng)商協(xié)商階梯價格或長期合作優(yōu)惠；

-比價時需綜合考慮價格、質(zhì)量、品牌、售后服務(wù)等因素，選擇綜合最優(yōu)方案。

3.**數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)：**

-根據(jù)部門需求計劃、歷史使用數(shù)據(jù)及物品保質(zhì)期合理采購，避免過度囤積導(dǎo)致浪費(fèi)或物品過期；

-對于消耗性物品（如筆、紙張），可分批次采購，確保供應(yīng)穩(wěn)定；

-對于非消耗性或價值較高的物品（如辦公家具），需評估實(shí)際需求，避免閑置；

-建議設(shè)置安全庫存量，如文具類建議維持30-45天的常規(guī)用量作為安全庫存，以應(yīng)對突發(fā)需求或供應(yīng)延遲。

4.**環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)：**

-優(yōu)先采購使用再生材料、可回收材料或環(huán)保認(rèn)證（如ISO14001體系認(rèn)可）制成的辦公用品；

-鼓勵采購節(jié)能型辦公設(shè)備（如部分型號的節(jié)能打印機(jī)、LED燈管替代普通燈管）；

-采購過程中優(yōu)先選擇運(yùn)輸能耗較低的供應(yīng)商或物流方式。

**三、采購流程**

（一）需求申請

1.**需求申請表的填寫：**

-各部門根據(jù)實(shí)際使用情況，填寫《辦公用品采購申請表》，一式兩份；

-表格內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，具體包括：

(1)**物品名稱及規(guī)格：**詳細(xì)列出所需物品的準(zhǔn)確名稱、型號、規(guī)格、單位（如支、本、個、箱）；

(2)**預(yù)計使用量/數(shù)量：**根據(jù)實(shí)際需求或庫存情況，填寫預(yù)計本次采購的數(shù)量；

(3)**采購原因及必要性：**簡述采購該物品的具體用途、原因，以及當(dāng)前是否缺乏或需要補(bǔ)充；

(4)**預(yù)算金額：**填寫該項(xiàng)采購的預(yù)計總費(fèi)用；

(5)**需求日期/期望到貨日期：**明確物品的緊急程度和期望的到貨時間；

(6)**需求部門及申請人：**簽寫部門名稱和申請人姓名；

(7)**現(xiàn)有庫存及建議采購理由：**如有現(xiàn)有庫存，可注明數(shù)量，并說明本次采購的具體補(bǔ)充原因（如庫存低于安全線、物品損壞需要更換、新增人員需求等）。

2.**申請表審批流程：**

-申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，證明需求的真實(shí)性和合理性；

-提交至行政部采購負(fù)責(zé)人審核，行政部負(fù)責(zé)人根據(jù)庫存情況、采購標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算進(jìn)行初步審核，決定是否批準(zhǔn)采購；

-對于金額超過一定標(biāo)準(zhǔn)（如設(shè)定為XXX元）的采購申請，行政部需進(jìn)行必要性評估，必要時可與需求部門溝通確認(rèn)；

-審核通過后，一份留行政部備案，一份由申請人提交給供應(yīng)商或作為后續(xù)付款依據(jù)。

（二）供應(yīng)商選擇與評估

1.**供應(yīng)商選擇方式：**

-**合格供應(yīng)商名錄管理：**

-建立合格供應(yīng)商名錄，名錄需定期（如每年）更新；

-名錄中的供應(yīng)商應(yīng)提前經(jīng)過評估，滿足基本準(zhǔn)入條件（見第四部分“供應(yīng)商管理”）；

-名錄應(yīng)分類別（如文具供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、家具供應(yīng)商），并標(biāo)明供應(yīng)商優(yōu)勢、聯(lián)系方式、主要產(chǎn)品等信息。

-**詢價與比價：**

-對于常規(guī)物品，行政部可向合格供應(yīng)商名錄中的至少三家供應(yīng)商進(jìn)行詢價；

-詢價時應(yīng)提供明確的物品規(guī)格和數(shù)量要求；

-收集供應(yīng)商報價后，進(jìn)行橫向比價，綜合考慮價格、質(zhì)量、品牌、供貨能力、服務(wù)等因素；

-比價結(jié)果應(yīng)記錄在案，作為選擇供應(yīng)商的依據(jù)。

-**招標(biāo)（適用于特定情況）：**

-對于大批量、高價值或定制化的采購項(xiàng)目（如批量采購辦公椅、統(tǒng)一采購打印設(shè)備），可采用招標(biāo)方式；

-招標(biāo)流程包括發(fā)布招標(biāo)公告、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)，具體操作參照公司內(nèi)部招標(biāo)管理規(guī)定；

-評標(biāo)時需制定明確的評分標(biāo)準(zhǔn)，如價格分、技術(shù)分（質(zhì)量、功能）、服務(wù)分、企業(yè)資質(zhì)分等。

2.**供應(yīng)商評估：**

-采購?fù)瓿珊螅ㄆ冢ㄈ缑考径然蛎堪肽辏?yīng)商進(jìn)行績效評估；

-評估指標(biāo)包括但不限于：

(1)**供貨及時率：**實(shí)際到貨時間與約定時間的符合程度，目標(biāo)設(shè)定為98%以上；

(2)**產(chǎn)品合格率：**到貨產(chǎn)品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、無損壞、無污染的比例，目標(biāo)設(shè)定為99%以上；

(3)**價格競爭力：**報價是否穩(wěn)定且具有市場競爭力，是否定期提供促銷信息；

(4)**服務(wù)滿意度：**供應(yīng)商的響應(yīng)速度、問題解決能力、售后服務(wù)質(zhì)量等，可通過回訪或問卷收集反饋，目標(biāo)評分80分以上（滿分100分）；

(5)**配合度：**供應(yīng)商在訂單變更、緊急需求、信息提供等方面的配合程度；

-評估結(jié)果應(yīng)形成書面報告，作為供應(yīng)商管理的依據(jù)，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商可給予優(yōu)先選擇權(quán)，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商可進(jìn)行警告、限制合作甚至淘汰。

（三）訂單執(zhí)行與到貨驗(yàn)收

1.**訂單確認(rèn)與下達(dá)：**

-審批通過的采購申請，由行政部采購負(fù)責(zé)人根據(jù)比價結(jié)果或招標(biāo)結(jié)果，與選定的供應(yīng)商確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)（物品、數(shù)量、單價、總價、交貨時間、交貨地址）；

-完成訂單后，向供應(yīng)商下達(dá)正式采購訂單（可電子化或紙質(zhì)形式），并保留訂單副本；

-跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)和發(fā)貨進(jìn)度，確保按計劃交貨。

2.**到貨驗(yàn)收流程（StepbyStep）：**

-**(1)預(yù)告到貨：**供應(yīng)商通常會在到貨前24-48小時通知行政部及相關(guān)部門預(yù)計到貨時間；

-**(2)準(zhǔn)備驗(yàn)收：**行政部提前協(xié)調(diào)好驗(yàn)收場地（如倉庫、部門指定區(qū)域）、人員（建議由行政部人員、需求部門代表共同參與）、工具（如尺子、量具、驗(yàn)收單）；

-**(3)核對信息：**檢查送貨單信息是否與采購訂單一致，包括供應(yīng)商名稱、送貨地址、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價等；

-**(4)檢查外觀與包裝：**開箱檢查物品外觀是否有損壞、變形、污染；包裝是否完好；物品型號、規(guī)格是否與訂單一致；

-**(5)抽樣檢驗(yàn)（如需）：**對于大批量或重要物品，可進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，檢查物品的質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)（如紙張的白度、打印機(jī)的打印效果等）；

-**(6)驗(yàn)收確認(rèn)：**驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員、需求部門代表在《到貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符、外觀損壞、規(guī)格錯誤等問題，應(yīng)立即拍照取證，并在驗(yàn)收單上注明，要求供應(yīng)商當(dāng)場解決或記錄問題；

-**(7)辦理入庫/移交：**驗(yàn)收單簽字確認(rèn)后，物品方可辦理入庫登記（如需庫存管理），或直接移交需求部門使用；行政部保留一份驗(yàn)收單作為憑證。

**四、供應(yīng)商管理**

（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)與流程

1.**準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)：**

-供應(yīng)商必須持有有效的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證（如適用）、稅務(wù)登記證等合法經(jīng)營資質(zhì)；

-提供產(chǎn)品相關(guān)的質(zhì)量管理體系認(rèn)證文件（如ISO9001）或行業(yè)特定認(rèn)證（如環(huán)保認(rèn)證）；

-具備穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和可靠的供貨能力，能夠滿足企業(yè)日?；蚺坎少彽男枨?；

-產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定，無重大質(zhì)量事故記錄；

-具備良好的商業(yè)信譽(yù)和售后服務(wù)能力；

-對于特定物品（如辦公家具），需考察其生產(chǎn)設(shè)計能力、安裝能力及售后服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。

2.**準(zhǔn)入流程：**

-意向供應(yīng)商提交《供應(yīng)商申請表》及所需資質(zhì)證明文件；

-行政部對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行初步審核，符合基本條件后，安排供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品演示（如適用）、實(shí)地考察或樣品試用；

-試用或考察合格后，行政部組織相關(guān)部門（如采購、質(zhì)量、使用部門）對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估；

-評估通過后，簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》或類似文件，并將供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄。

（二）供應(yīng)商績效評估與關(guān)系維護(hù)

1.**績效評估機(jī)制：**

-建立常態(tài)化的供應(yīng)商績效評估體系，定期（如每季度或每半年）對合格供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分；

-評估依據(jù)包括供貨及時率、產(chǎn)品合格率、服務(wù)滿意度、價格競爭力、配合度等指標(biāo)，具體權(quán)重可根據(jù)重要性調(diào)整；

-評估結(jié)果用于區(qū)分供應(yīng)商等級（如優(yōu)秀、良好、合格），并作為后續(xù)采購優(yōu)先選擇、資源傾斜或淘汰淘汰的依據(jù)。

2.**關(guān)系維護(hù)措施：**

-定期與供應(yīng)商溝通，了解其經(jīng)營狀況、產(chǎn)品更新、價格策略等信息，建立良好的溝通渠道；

-對于長期合作、表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予一定的合作優(yōu)惠或優(yōu)先續(xù)約權(quán)；

-鼓勵供應(yīng)商提供增值服務(wù)，如定期提供產(chǎn)品使用培訓(xùn)、推薦新品等；

-建立供應(yīng)商關(guān)系數(shù)據(jù)庫，記錄溝通歷史、合作情況、評估結(jié)果等信息，便于管理。

**五、庫存控制**

（一）庫存管理原則與策略

1.**管理原則：**

-**按需采購，先進(jìn)先出：**遵循實(shí)際需求進(jìn)行采購，確保庫存物品按入庫時間順序使用，優(yōu)先使用先入庫的物品，防止物品因存放過久而變質(zhì)、過時或損壞；

-**分類管理：**對不同價值、不同消耗速度的物品采取不同的庫存管理策略；

-**定期盤點(diǎn)：**定期（如每月或每季度）對庫存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，及時發(fā)現(xiàn)差異并查找原因；

-**安全庫存設(shè)置：**針對高頻消耗、不易替代的物品，設(shè)置合理的最低庫存量（安全庫存），以應(yīng)對需求波動或供應(yīng)延遲，避免斷貨影響工作；

-**合理存放：**物品存放應(yīng)有序，標(biāo)識清晰，便于查找和取用，并注意防火、防潮、防塵等。

2.**管理策略：**

-**高價值物品：**如辦公家具、大型設(shè)備等，采用較低的安全庫存，根據(jù)需求計劃精確采購；

-**中價值物品：**如文件柜、打印機(jī)等，設(shè)置中等安全庫存，結(jié)合定期盤點(diǎn)調(diào)整采購量；

-**低價值、高頻消耗物品：**如筆、紙巾、文具耗材等，可設(shè)置較高的安全庫存，或采用按需補(bǔ)充的策略，結(jié)合使用部門反饋和行政部監(jiān)控，及時進(jìn)行小批量采購；

-**物品周轉(zhuǎn)分析：**定期分析物品的庫存周轉(zhuǎn)率，對長期滯銷或不常用的物品，評估是否需要調(diào)整采購策略或考慮淘汰。

（二）庫存記錄與盤點(diǎn)

1.**庫存記錄：**

-建立電子或紙質(zhì)庫存臺賬，詳細(xì)記錄每一類物品的名稱、規(guī)格、單位、單價、采購日期、入庫數(shù)量、出庫數(shù)量、當(dāng)前庫存量、安全庫存量等信息；

-每次入庫、出庫后，及時更新庫存記錄，確保數(shù)據(jù)的實(shí)時性和準(zhǔn)確性；

-對于消耗性物品，可記錄使用速率，輔助判斷下次采購時機(jī)。

2.**庫存盤點(diǎn)：**

-制定盤點(diǎn)計劃，明確盤點(diǎn)時間、范圍、人員、方法（全盤或抽盤）；

-盤點(diǎn)前，通知相關(guān)人員和部門做好準(zhǔn)備，清點(diǎn)物品，核對記錄；

-盤點(diǎn)過程中，逐一核對物品實(shí)物與庫存記錄，記錄差異；

-盤點(diǎn)結(jié)束后，編制盤點(diǎn)報告，分析差異原因，提出改進(jìn)措施；

-對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的報廢、損壞物品，需按報廢流程處理。

（三）庫存物品的報廢與處置

1.**報廢標(biāo)準(zhǔn)：**

-物品嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高；

-物品過期（如墨盒、部分清潔劑）；

-物品技術(shù)淘汰，被新型號或替代品完全取代；

-物品因質(zhì)量問題多次維修無效；

-庫存積壓，超過合理存放期限且確認(rèn)無使用價值。

2.**報廢流程：**

-發(fā)現(xiàn)符合報廢條件的物品，需填寫《辦公用品報廢申請單》，詳細(xì)說明報廢原因；

-《報廢申請單》需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)；

-對于有價值的報廢物品（如金屬文件柜、部分電子元件），可聯(lián)系回收商進(jìn)行回收處理，所得款項(xiàng)上繳公司財務(wù)；

-對于無法回收或價值極低的物品，統(tǒng)一收集后作為一般廢棄物，按照公司環(huán)保規(guī)定進(jìn)行分類處理；

-行政部需妥善保管報廢記錄，作為資產(chǎn)管理或成本核算的依據(jù)。

**六、附則**

1.本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起生效；

2.各部門應(yīng)組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)本制度，并嚴(yán)格遵守執(zhí)行；

3.行政部將根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況，對本制度進(jìn)行定期審視和修訂，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要；

4.對于違反本制度的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理；

5.本制度未盡事宜，參照公司相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。

一、概述

辦公用品采購制度是企業(yè)日常運(yùn)營管理的重要組成部分，旨在規(guī)范辦公用品的采購流程、控制成本、確保物資質(zhì)量和供應(yīng)及時性。通過建立科學(xué)的采購制度，可以提高企業(yè)行政效率，降低管理風(fēng)險，優(yōu)化資源配置。本制度明確了采購范圍、審批流程、供應(yīng)商管理、質(zhì)量驗(yàn)收及庫存控制等方面的要求，適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門及人員的辦公用品采購活動。

二、采購范圍與標(biāo)準(zhǔn)

（一）采購范圍

1.辦公用品包括但不限于以下類別：

(1)文具類：筆、紙張、筆記本、文件夾、訂書機(jī)等；

(2)設(shè)備類：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)耗材、電腦外設(shè)、白板筆、清潔用品等；

(3)辦公家具：辦公椅、文件柜、會議桌等；

(4)其他輔助用品：膠帶、標(biāo)簽、便簽紙、綠植盆栽等。

（二）采購標(biāo)準(zhǔn)

1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：優(yōu)先選擇符合國家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、品牌信譽(yù)良好的產(chǎn)品；

2.價格標(biāo)準(zhǔn)：遵循“同質(zhì)同價”原則，通過比價或招標(biāo)方式確定供應(yīng)商；

3.數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)部門需求計劃合理采購，避免過度囤積；

4.環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)：優(yōu)先采購環(huán)保材料制成的辦公用品。

三、采購流程

（一）需求申請

1.各部門根據(jù)實(shí)際使用情況填寫《辦公用品采購申請表》，內(nèi)容包括：

(1)物品名稱及規(guī)格；

(2)預(yù)計使用量；

(3)采購原因及預(yù)算金額。

2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交至行政部審核。

（二）供應(yīng)商選擇

1.采購流程分為以下步驟：

(1)列出合格供應(yīng)商名單（需提前評估供應(yīng)商資質(zhì)，如生產(chǎn)能力、供貨能力、售后服務(wù)等）；

(2)采用詢價、比價或招標(biāo)方式確定最終供應(yīng)商；

(3)供應(yīng)商需提供產(chǎn)品合格證、檢測報告等資質(zhì)文件。

（三）訂單執(zhí)行與驗(yàn)收

1.行政部與供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，跟蹤到貨時間；

2.到貨后，由使用部門及行政部聯(lián)合進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查：

(1)物品型號、數(shù)量是否與訂單一致；

(2)產(chǎn)品外觀是否有損壞；

(3)質(zhì)保文件是否齊全。

3.驗(yàn)收合格后，方可入庫或投入使用。

四、供應(yīng)商管理

（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入

1.供應(yīng)商需滿足以下條件：

(1)具備合法的生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)；

(2)產(chǎn)品質(zhì)量符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；

(3)具備穩(wěn)定的供貨能力。

（二）績效評估

1.定期（如每季度）對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估，評估指標(biāo)包括：

(1)供貨及時率（如要求98%以上）；

(2)產(chǎn)品合格率（如要求99%以上）；

(3)服務(wù)滿意度（通過回訪或問卷統(tǒng)計）。

2.評估結(jié)果用于優(yōu)化供應(yīng)商體系，淘汰不合格供應(yīng)商。

五、庫存控制

（一）庫存管理原則

1.堅持“先進(jìn)先出”原則，定期盤點(diǎn)庫存；

2.設(shè)置安全庫存量（如文具類建議庫存30天用量），避免斷貨或積壓。

（二）報廢處理

1.對于損壞或過期辦公用品，需填寫《報廢申請表》，經(jīng)行政部審批后處理；

2.廢棄物品可優(yōu)先考慮回收利用或環(huán)保處理。

六、附則

1.本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行；

2.各部門需嚴(yán)格遵守采購流程，如有異常情況及時反饋。

**一、概述**

辦公用品采購制度是企業(yè)日常運(yùn)營管理的重要組成部分，旨在規(guī)范辦公用品的采購流程、控制成本、確保物資質(zhì)量和供應(yīng)及時性。通過建立科學(xué)的采購制度，可以提高企業(yè)行政效率，降低管理風(fēng)險，優(yōu)化資源配置。本制度明確了采購范圍、審批流程、供應(yīng)商管理、質(zhì)量驗(yàn)收及庫存控制等方面的要求，適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門及人員的辦公用品采購活動。其核心目標(biāo)在于實(shí)現(xiàn)采購工作的標(biāo)準(zhǔn)化、透明化和高效化，確保每一筆采購決策都符合企業(yè)實(shí)際需求，并服務(wù)于整體運(yùn)營效率的提升。

**二、采購范圍與標(biāo)準(zhǔn)**

（一）采購范圍

1.辦公用品涵蓋企業(yè)日常運(yùn)營中所需的各類物資，具體分類及示例如下：

(1)**文具類：**

-**書寫工具：**鋼筆（分為圓珠筆、中性筆、簽字筆等，如需區(qū)分品牌或類型，如0.38mm黑色中性筆、藍(lán)色0.5mm圓珠筆）、鉛筆（普通鉛筆、彩色鉛筆）、活動鉛筆及其鉛芯。

-**用紙及本冊：**A4打印紙、復(fù)印紙（區(qū)分80g、100g克重）、便簽紙（不同尺寸，如50mm*50mm、76mm*76mm）、筆記本（活頁本、線圈本、記事本）、信封（國內(nèi)信封、國際信封）、信紙、不干膠貼紙。

-**整理用品：**文件夾（按裝訂方式區(qū)分，如鐵圈、膠裝）、文件袋（按尺寸區(qū)分，如A4、B5）、標(biāo)簽紙（不同規(guī)格及形狀）、訂書機(jī)（不同容量，如50頁、100頁）、打孔器、拆線器、膠棒、雙面膠。

-**其他：**剪刀、美工刀、卷筆刀、筆筒、書立。

(2)**設(shè)備類：**

-**辦公設(shè)備耗材：**打印機(jī)/復(fù)印機(jī)墨盒（區(qū)分黑色、彩色）、硒鼓、碳粉盒、紙張（大容量紙盒）、裝訂器、數(shù)據(jù)線（USB線、網(wǎng)線）、鼠標(biāo)、鍵盤。

-**白板用品：**白板筆（區(qū)分彩色、黑色，如0.5mm、1.0mm粗細(xì)）、白板擦、白板清潔液、白板貼膜。

-**清潔用品：**擦桌布、清潔劑（如玻璃清潔劑、桌面清潔劑）、消毒濕巾、垃圾桶（小型個人用、大型部門用）。

(3)**辦公家具：**

-**坐具：**辦公椅（區(qū)分人體工學(xué)椅、普通辦公椅，需考慮尺寸、調(diào)節(jié)功能）。

-**儲物：**文件柜（按結(jié)構(gòu)區(qū)分，如抽屜式、層架式）、書架、資料柜。

-**會議/協(xié)作：**會議桌、會議椅、白板桌、茶水桶、紙巾架。

-**其他輔助：**植物盆栽（用于裝飾和改善空氣質(zhì)量）。

(4)**其他輔助用品：**

-**膠帶類：**封箱膠帶、美紋紙、電工膠帶。

-**標(biāo)識類：**彩色膠帶、打包帶。

-**勞保（非安全類）：**抹布、手套（非專業(yè)防護(hù)）。

2.**非標(biāo)準(zhǔn)或定制類物品**：

-如需采購上述未列明但企業(yè)運(yùn)營必需的物品，需由需求部門提供詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格、使用場景及必要性說明，經(jīng)行政部評估后納入采購范圍。

（二）采購標(biāo)準(zhǔn)

1.**質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：**

-優(yōu)先選擇符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、具有品牌信譽(yù)的產(chǎn)品；

-對于關(guān)鍵或高頻使用物品（如打印紙、簽字筆），需進(jìn)行小批量試用，確認(rèn)質(zhì)量滿足需求；

-供應(yīng)商需提供產(chǎn)品合格證、檢測報告等質(zhì)量證明文件；

-對外觀、材質(zhì)、功能、耐用性等提出明確要求，如要求辦公用品使用環(huán)保材料。

2.**價格標(biāo)準(zhǔn)：**

-遵循“同質(zhì)同價、貨比三家”原則，通過詢價、比價或招標(biāo)方式確定供應(yīng)商；

-建立價格數(shù)據(jù)庫，記錄主要物品的歷史采購價格，作為比價參考；

-對于大批量采購，可嘗試與供應(yīng)商協(xié)商階梯價格或長期合作優(yōu)惠；

-比價時需綜合考慮價格、質(zhì)量、品牌、售后服務(wù)等因素，選擇綜合最優(yōu)方案。

3.**數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)：**

-根據(jù)部門需求計劃、歷史使用數(shù)據(jù)及物品保質(zhì)期合理采購，避免過度囤積導(dǎo)致浪費(fèi)或物品過期；

-對于消耗性物品（如筆、紙張），可分批次采購，確保供應(yīng)穩(wěn)定；

-對于非消耗性或價值較高的物品（如辦公家具），需評估實(shí)際需求，避免閑置；

-建議設(shè)置安全庫存量，如文具類建議維持30-45天的常規(guī)用量作為安全庫存，以應(yīng)對突發(fā)需求或供應(yīng)延遲。

4.**環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)：**

-優(yōu)先采購使用再生材料、可回收材料或環(huán)保認(rèn)證（如ISO14001體系認(rèn)可）制成的辦公用品；

-鼓勵采購節(jié)能型辦公設(shè)備（如部分型號的節(jié)能打印機(jī)、LED燈管替代普通燈管）；

-采購過程中優(yōu)先選擇運(yùn)輸能耗較低的供應(yīng)商或物流方式。

**三、采購流程**

（一）需求申請

1.**需求申請表的填寫：**

-各部門根據(jù)實(shí)際使用情況，填寫《辦公用品采購申請表》，一式兩份；

-表格內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，具體包括：

(1)**物品名稱及規(guī)格：**詳細(xì)列出所需物品的準(zhǔn)確名稱、型號、規(guī)格、單位（如支、本、個、箱）；

(2)**預(yù)計使用量/數(shù)量：**根據(jù)實(shí)際需求或庫存情況，填寫預(yù)計本次采購的數(shù)量；

(3)**采購原因及必要性：**簡述采購該物品的具體用途、原因，以及當(dāng)前是否缺乏或需要補(bǔ)充；

(4)**預(yù)算金額：**填寫該項(xiàng)采購的預(yù)計總費(fèi)用；

(5)**需求日期/期望到貨日期：**明確物品的緊急程度和期望的到貨時間；

(6)**需求部門及申請人：**簽寫部門名稱和申請人姓名；

(7)**現(xiàn)有庫存及建議采購理由：**如有現(xiàn)有庫存，可注明數(shù)量，并說明本次采購的具體補(bǔ)充原因（如庫存低于安全線、物品損壞需要更換、新增人員需求等）。

2.**申請表審批流程：**

-申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，證明需求的真實(shí)性和合理性；

-提交至行政部采購負(fù)責(zé)人審核，行政部負(fù)責(zé)人根據(jù)庫存情況、采購標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算進(jìn)行初步審核，決定是否批準(zhǔn)采購；

-對于金額超過一定標(biāo)準(zhǔn)（如設(shè)定為XXX元）的采購申請，行政部需進(jìn)行必要性評估，必要時可與需求部門溝通確認(rèn)；

-審核通過后，一份留行政部備案，一份由申請人提交給供應(yīng)商或作為后續(xù)付款依據(jù)。

（二）供應(yīng)商選擇與評估

1.**供應(yīng)商選擇方式：**

-**合格供應(yīng)商名錄管理：**

-建立合格供應(yīng)商名錄，名錄需定期（如每年）更新；

-名錄中的供應(yīng)商應(yīng)提前經(jīng)過評估，滿足基本準(zhǔn)入條件（見第四部分“供應(yīng)商管理”）；

-名錄應(yīng)分類別（如文具供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、家具供應(yīng)商），并標(biāo)明供應(yīng)商優(yōu)勢、聯(lián)系方式、主要產(chǎn)品等信息。

-**詢價與比價：**

-對于常規(guī)物品，行政部可向合格供應(yīng)商名錄中的至少三家供應(yīng)商進(jìn)行詢價；

-詢價時應(yīng)提供明確的物品規(guī)格和數(shù)量要求；

-收集供應(yīng)商報價后，進(jìn)行橫向比價，綜合考慮價格、質(zhì)量、品牌、供貨能力、服務(wù)等因素；

-比價結(jié)果應(yīng)記錄在案，作為選擇供應(yīng)商的依據(jù)。

-**招標(biāo)（適用于特定情況）：**

-對于大批量、高價值或定制化的采購項(xiàng)目（如批量采購辦公椅、統(tǒng)一采購打印設(shè)備），可采用招標(biāo)方式；

-招標(biāo)流程包括發(fā)布招標(biāo)公告、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)，具體操作參照公司內(nèi)部招標(biāo)管理規(guī)定；

-評標(biāo)時需制定明確的評分標(biāo)準(zhǔn)，如價格分、技術(shù)分（質(zhì)量、功能）、服務(wù)分、企業(yè)資質(zhì)分等。

2.**供應(yīng)商評估：**

-采購?fù)瓿珊螅ㄆ冢ㄈ缑考径然蛎堪肽辏?yīng)商進(jìn)行績效評估；

-評估指標(biāo)包括但不限于：

(1)**供貨及時率：**實(shí)際到貨時間與約定時間的符合程度，目標(biāo)設(shè)定為98%以上；

(2)**產(chǎn)品合格率：**到貨產(chǎn)品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、無損壞、無污染的比例，目標(biāo)設(shè)定為99%以上；

(3)**價格競爭力：**報價是否穩(wěn)定且具有市場競爭力，是否定期提供促銷信息；

(4)**服務(wù)滿意度：**供應(yīng)商的響應(yīng)速度、問題解決能力、售后服務(wù)質(zhì)量等，可通過回訪或問卷收集反饋，目標(biāo)評分80分以上（滿分100分）；

(5)**配合度：**供應(yīng)商在訂單變更、緊急需求、信息提供等方面的配合程度；

-評估結(jié)果應(yīng)形成書面報告，作為供應(yīng)商管理的依據(jù)，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商可給予優(yōu)先選擇權(quán)，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商可進(jìn)行警告、限制合作甚至淘汰。

（三）訂單執(zhí)行與到貨驗(yàn)收

1.**訂單確認(rèn)與下達(dá)：**

-審批通過的采購申請，由行政部采購負(fù)責(zé)人根據(jù)比價結(jié)果或招標(biāo)結(jié)果，與選定的供應(yīng)商確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)（物品、數(shù)量、單價、總價、交貨時間、交貨地址）；

-完成訂單后，向供應(yīng)商下達(dá)正式采購訂單（可電子化或紙質(zhì)形式），并保留訂單副本；

-跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)和發(fā)貨進(jìn)度，確保按計劃交貨。

2.**到貨驗(yàn)收流程（StepbyStep）：**

-**(1)預(yù)告到貨：**供應(yīng)商通常會在到貨前24-48小時通知行政部及相關(guān)部門預(yù)計到貨時間；

-**(2)準(zhǔn)備驗(yàn)收：**行政部提前協(xié)調(diào)好驗(yàn)收場地（如倉庫、部門指定區(qū)域）、人員（建議由行政部人員、需求部門代表共同參與）、工具（如尺子、量具、驗(yàn)收單）；

-**(3)核對信息：**檢查送貨單信息是否與采購訂單一致，包括供應(yīng)商名稱、送貨地址、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價等；

-**(4)檢查外觀與包裝：**開箱檢查物品外觀是否有損壞、變形、污染；包裝是否完好；物品型號、規(guī)格是否與訂單一致；

-**(5)抽樣檢驗(yàn)（如需）：**對于大批量或重要物品，可進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，檢查物品的質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)（如紙張的白度、打印機(jī)的打印效果等）；

-**(6)驗(yàn)收確認(rèn)：**驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員、需求部門代表在《到貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符、外觀損壞、規(guī)格錯誤等問題，應(yīng)立即拍照取證，并在驗(yàn)收單上注明，要求供應(yīng)商當(dāng)場解決或記錄問題；

-**(7)辦理入庫/移交：**驗(yàn)收單簽字確認(rèn)后，物品方可辦理入庫登記（如需庫存管理），或直接移交需求部門使用；行政部保留一份驗(yàn)收單作為憑證。

**四、供應(yīng)商管理**

（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)與流程

1.**準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)：**

-供應(yīng)商必須持有有效的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證（如適用）、稅務(wù)登記證等合法經(jīng)營資質(zhì)；

-提供產(chǎn)品相關(guān)的質(zhì)量管理體系認(rèn)證文件（如ISO9001）或行業(yè)特定認(rèn)證（如環(huán)保認(rèn)證）；

-具備穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和可靠的供貨能力，能夠滿足企業(yè)日?；蚺坎少彽男枨?；

-產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定，無重大質(zhì)量事故記錄；

-具備良好的商業(yè)信譽(yù)和售后服務(wù)能力；

-對于特定物品（如辦公家具），需考察其生產(chǎn)設(shè)計能力、安裝能力及售后服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。

2.**準(zhǔn)入流程：**

-意向供應(yīng)商提交《供應(yīng)商申請表》及所需資質(zhì)證明文件；

-行政部對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行初步審核，符合基本條件后，安排供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品演示（如適用）、實(shí)地考察或樣品試用；

-試用或考察合格后，行政部組織相關(guān)部門（如采購、質(zhì)量、使用部門）對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估；

-評估通過后，簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》或類似文件，并將供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄。

（二）供應(yīng)商績效評估與關(guān)系維護(hù)

1.**績效評估機(jī)制：**

-建立常態(tài)化的供應(yīng)商績效評估體系，定期（如每季度或每半年）對合格供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分；

-評估依據(jù)包括供貨及時率、產(chǎn)品合格率、服務(wù)滿意度、價格競爭力、配合度等指標(biāo)，具體權(quán)重可根據(jù)重要性調(diào)整；

-評估結(jié)果用于區(qū)分供應(yīng)商等級（如優(yōu)秀、良好、合格），并作為后續(xù)采購優(yōu)先選擇、資源傾斜或淘汰淘汰的依據(jù)。

2.**關(guān)系維護(hù)措施：**

-定期與供應(yīng)商溝通，了解其經(jīng)營狀況、產(chǎn)品更新、價格策略等信息，建立良好的溝通渠道；

-對于長期合作、表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予一定的合作優(yōu)