印章使用管理流程及申請(qǐng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)操作流程印章作為組織權(quán)力與責(zé)任的法定載體，其使用管理的規(guī)范性直接關(guān)系到經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)防控、法律合規(guī)性及權(quán)益保障。為明確印章使用全流程操作標(biāo)準(zhǔn)，防范用印風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)范，適用于企業(yè)、事業(yè)單位及各類組織的公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法人章等核心印章管理。一、印章管理基本原則1.權(quán)責(zé)統(tǒng)一原則：明確印章保管人、使用申請(qǐng)人、審批人的職責(zé)邊界，確?！罢l使用、誰負(fù)責(zé)，誰審批、誰把關(guān)”。2.全程留痕原則：從申請(qǐng)、審批到用印、歸檔，所有環(huán)節(jié)需形成書面或電子記錄，便于追溯核查。3.分級(jí)管控原則：根據(jù)用印事項(xiàng)的重要性、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，設(shè)置差異化審批層級(jí)（如部門級(jí)、分管領(lǐng)導(dǎo)級(jí)、總經(jīng)理級(jí)）。4.安全保管原則：印章需由專人專柜保管，非工作時(shí)間封存，嚴(yán)禁帶離指定保管區(qū)域（特殊情況需經(jīng)審批并雙人陪同）。二、印章使用申請(qǐng)流程（一）申請(qǐng)發(fā)起申請(qǐng)人需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，清晰注明以下內(nèi)容：用印事由（如合同簽署、文件出具、證明開具等）；用印文件名稱及核心內(nèi)容摘要（合同需注明對(duì)方主體、主要條款；證明類需說明用途）；用印數(shù)量（單次用印份數(shù)或長(zhǎng)期用印頻次）；預(yù)計(jì)用印時(shí)間及地點(diǎn)。注意：若為合同類文件，需同步提交法務(wù)審核意見（或部門內(nèi)部合規(guī)審查記錄）；若為對(duì)外公文，需確認(rèn)發(fā)文流程已完結(jié)。（二）部門初審申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人需對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行合規(guī)性審核，重點(diǎn)核查：1.用印事由是否與部門職責(zé)相符，是否真實(shí)必要；2.用印文件內(nèi)容是否完整、邏輯自洽，有無涂改或歧義表述；3.前期流程（如合同談判、文件會(huì)簽）是否已完成。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽署意見并移交至審批環(huán)節(jié)；若存在問題，需退回申請(qǐng)人補(bǔ)充完善。（三）層級(jí)審批根據(jù)用印事項(xiàng)的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，按以下規(guī)則分級(jí)審批：常規(guī)事項(xiàng)（如內(nèi)部文件用印、普通證明開具）：由部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)主管審批；重要事項(xiàng)（如金額超標(biāo)準(zhǔn)的合同、對(duì)外重大承諾文件）：需分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大事項(xiàng)（如戰(zhàn)略合作協(xié)議、融資文件）：需總經(jīng)理（或法定代表人）審批。特殊情形：若涉及多部門協(xié)同（如跨部門項(xiàng)目文件），需相關(guān)部門會(huì)簽后再提交審批。（四）審批反饋審批人需在1個(gè)工作日內(nèi)（緊急事項(xiàng)可縮短至4小時(shí)內(nèi)）完成審批，反饋方式包括：簽署紙質(zhì)申請(qǐng)表（同意/駁回）；通過OA系統(tǒng)、郵件等電子方式確認(rèn)審批意見。若審批駁回，需注明駁回理由（如文件條款需修改、申請(qǐng)材料不全），由申請(qǐng)人整改后重新發(fā)起流程。三、印章使用操作規(guī)范（一）用印前核驗(yàn)印章保管人需核對(duì)以下內(nèi)容，確認(rèn)無誤后方可用?。?.申請(qǐng)表審批狀態(tài)（是否經(jīng)有效審批）；2.用印文件與申請(qǐng)事由、內(nèi)容是否一致（重點(diǎn)核查合同主體、金額、條款是否與審批版一致）；3.用印文件是否為最終定稿（有無手寫修改或版本沖突）。（二）用印過程管理1.專人操作：印章保管人親自用印，嚴(yán)禁委托他人代?。ㄌ厥馇闆r需經(jīng)審批并全程監(jiān)督）；2.規(guī)范用印：印章需蓋在文件指定位置（如合同落款處、證明日期旁），確保印跡清晰、完整，不得模糊或重疊；3.實(shí)時(shí)登記：在《印章使用登記薄》中記錄以下信息：用印日期、時(shí)間；用印文件名稱、編號(hào)；申請(qǐng)人、審批人、用印人；用印份數(shù)、用途備注。（三）用印后歸檔1.用印文件由申請(qǐng)人按組織檔案管理規(guī)定歸檔（如合同原件交檔案室，復(fù)印件留存部門）；2.印章保管人需同步更新電子臺(tái)賬，確保“申請(qǐng)-審批-用印-歸檔”全流程閉環(huán)；3.若為單次多份用?。ㄈ缗砍鼍咦C明），需由申請(qǐng)人在登記薄中注明每份文件的去向（如“客戶留存1份，公司存檔1份”）。四、印章保管與移交規(guī)范（一）日常保管2.非工作時(shí)間（如下班、節(jié)假日），印章需封存于保管設(shè)備，且保管人需確認(rèn)設(shè)備鎖閉狀態(tài)；3.保管人臨時(shí)離崗（如請(qǐng)假、出差），需提前辦理移交手續(xù)（見下文“移交流程”）。（二）移交流程1.移交申請(qǐng)：保管人需提前1個(gè)工作日提交《印章移交申請(qǐng)表》，注明移交原因、時(shí)間、接收人；2.移交核驗(yàn)：由監(jiān)交人（一般為保管人直屬上級(jí)）監(jiān)督，移交雙方共同核對(duì)印章數(shù)量、完好狀態(tài)，并在登記薄中記錄移交前最后一次用印信息；3.交接簽字：移交人、接收人、監(jiān)交人在《印章移交記錄表》上簽字確認(rèn)，移交表需存檔備查；4.權(quán)限更新：若涉及電子用印系統(tǒng)（如印章管理軟件），需同步更新登錄權(quán)限及保管人信息。（三）臨時(shí)借用因特殊工作需要（如異地簽約）需攜帶印章外出，需按以下流程操作：1.申請(qǐng)人填寫《印章外出借用申請(qǐng)表》，說明借用事由、地點(diǎn)、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)；2.經(jīng)總經(jīng)理（或授權(quán)人）審批后，由保管人或指定專人陪同攜帶；3.外出期間，印章需存放于隨身密碼箱，使用時(shí)需現(xiàn)場(chǎng)登記，返回后立即移交保管人并核對(duì)用印記錄。五、特殊情況處理（一）緊急用印因突發(fā)事項(xiàng)（如緊急合同簽署、司法文書出具）需立即用印，可啟動(dòng)“先印后補(bǔ)”流程：1.申請(qǐng)人通過電話、微信等方式向?qū)徟苏f明緊急事由，獲得口頭同意；2.用印后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)交書面申請(qǐng)及審批材料，完善登記手續(xù)；3.緊急用印需在登記薄中注明“緊急事項(xiàng)”，并由申請(qǐng)人、保管人雙簽確認(rèn)。（二）印章遺失/損壞1.遺失處理：保管人立即向直屬上級(jí)報(bào)告，并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案（獲取報(bào)案回執(zhí)）；24小時(shí)內(nèi)在官方媒體（如報(bào)紙、企業(yè)官網(wǎng)）發(fā)布《印章作廢聲明》；啟動(dòng)印章重新刻制流程（需持報(bào)案回執(zhí)、聲明原件、刻章申請(qǐng)至公安指定機(jī)構(gòu)辦理）。2.損壞處理：保管人提交《印章?lián)p壞說明》，附損壞印章照片；經(jīng)審批后，將損壞印章交至刻章機(jī)構(gòu)銷毀（需留存銷毀記錄）；按新印章刻制流程重新備案、刻制。六、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）日常監(jiān)督1.行政部門每月抽查《印章使用登記薄》與實(shí)際用印文件的一致性，重點(diǎn)核查高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)（如大額合同、對(duì)外擔(dān)保文件）；2.審計(jì)部門每季度開展印章管理專項(xiàng)審計(jì)，檢查審批流程合規(guī)性、保管措施有效性；3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，需出具《整改通知書》，限期整改并跟蹤復(fù)查。（二）責(zé)任追究1.違規(guī)用印：若因申請(qǐng)人隱瞞真實(shí)事由、審批人失職審批、保管人違規(guī)用印導(dǎo)致?lián)p失，視情節(jié)輕重給予警告、記過、降職等處分，涉及違法的移交司法機(jī)關(guān)；2.保管不善：因保管人疏忽導(dǎo)致印章遺失、被盜用，需承擔(dān)補(bǔ)辦費(fèi)用及相應(yīng)損失賠償責(zé)任；3.流程瑕疵：對(duì)未按流程申請(qǐng)、審批或登記的行為，首次責(zé)令整改，再次違規(guī)者扣減績(jī)效。七、附則1.本流程自發(fā)布之日起實(shí)施，由行政部（或印章管理部門）負(fù)責(zé)解釋與修訂；2.各部門可根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定補(bǔ)充細(xì)