會議策劃及執(zhí)行通用模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景二、會議策劃與執(zhí)行全流程操作指南（一）前期籌備階段（會議前15-30天）1.明確會議核心目標(biāo)與定位操作說明：召集發(fā)起部門（如市場部、行政部）與關(guān)鍵決策人（如部門經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）召開目標(biāo)對齊會，明確會議需解決的核心問題（如“確定Q3產(chǎn)品推廣策略”“跨部門項(xiàng)目資源協(xié)調(diào)”）、預(yù)期成果（如輸出可落地的方案、明確責(zé)任分工）及會議類型（決策型、溝通型、匯報(bào)型）。輸出《會議目標(biāo)確認(rèn)表》（見配套工具1），經(jīng)發(fā)起人簽字確認(rèn)后，作為后續(xù)策劃的依據(jù)。2.制定會議初步方案操作說明：根據(jù)會議目標(biāo)，初步擬定會議方案，包含以下要素：會議主題：簡潔明了，突出核心目標(biāo)（如“2024年Q3產(chǎn)品推廣策略研討會”）；時(shí)間：避開公司業(yè)務(wù)高峰期、法定節(jié)假日及多數(shù)參會者沖突時(shí)段，單次會議時(shí)長建議決策型≤2小時(shí)、溝通型≤3小時(shí)、匯報(bào)型≤4小時(shí)；地點(diǎn)：優(yōu)先選擇交通便利、設(shè)施完善的場地（如公司會議室、合作酒店會議廳），若為線上會議，需提前測試平臺穩(wěn)定性（如騰訊會議、Zoom）；參會人員：明確主持人（需控場能力強(qiáng)、熟悉議題）、核心發(fā)言嘉賓（如外部專家、部門負(fù)責(zé)人）、記錄人（負(fù)責(zé)輸出會議紀(jì)要）及普通參會者，避免無關(guān)人員參會；初步議程：按“開場（5-10分鐘）→核心議題（按重要性排序）→總結(jié)與行動項(xiàng)（10-15分鐘）”的邏輯設(shè)計(jì)，每個(gè)議題分配明確時(shí)間。輸出《會議方案初稿》（見配套工具2），同步給相關(guān)負(fù)責(zé)人征求意見。3.確認(rèn)參會人員與場地物料操作說明：人員確認(rèn)：提前10-15天發(fā)送《會議邀請函》（見配套工具3），注明會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程及需提前準(zhǔn)備的資料（如PPT、調(diào)研數(shù)據(jù)），要求參會者3個(gè)工作日內(nèi)反饋是否出席，對未確認(rèn)人員逐一電話溝通，保證關(guān)鍵人員到會率≥90%；場地與物料：若線下會議，提前7天預(yù)訂場地，確認(rèn)場地容納人數(shù)、投影設(shè)備、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)、茶歇等需求，簽訂場地使用協(xié)議；若線上會議，提前3天測試會議平臺功能（如屏幕共享、錄制、互動投票），向參會者發(fā)送平臺使用指南；準(zhǔn)備會議物料：簽到表、議程單、會議資料袋（含紙質(zhì)版議程、筆記本、筆）、橫幅/易拉寶（若需）、茶歇（按參會人數(shù)及時(shí)長準(zhǔn)備，上午/下午各1次）。4.細(xì)化預(yù)算與分工操作說明：制定《會議預(yù)算明細(xì)表》（見配套工具4），包含場地費(fèi)、物料費(fèi)、餐飲費(fèi)、嘉賓勞務(wù)費(fèi)（若外部專家）、交通住宿費(fèi)（異地參會者）等，預(yù)算需留10%-15%的備用金；成立會議執(zhí)行小組，明確分工：總負(fù)責(zé)人（如行政主管*）：統(tǒng)籌整體進(jìn)度，協(xié)調(diào)資源；策劃組：負(fù)責(zé)議程設(shè)計(jì)、嘉賓邀請、資料準(zhǔn)備；執(zhí)行組：負(fù)責(zé)場地布置、設(shè)備調(diào)試、現(xiàn)場簽到；后勤組：負(fù)責(zé)餐飲、茶歇、住宿安排；宣傳組（若需）：負(fù)責(zé)會議通知、現(xiàn)場拍照、新聞稿撰寫。（二）中期執(zhí)行階段（會議前1天至?xí)h當(dāng)天）1.會前最終檢查（會議前1天）操作說明：召開執(zhí)行小組碰頭會，逐項(xiàng)確認(rèn)：場地：桌椅擺放是否符合議程需求（如U型、課桌式）、投影/麥克風(fēng)/網(wǎng)絡(luò)是否正常、茶歇是否到位；物料：簽到表、議程單、會議資料袋、橫幅等是否齊全，數(shù)量是否匹配參會人數(shù)；人員：主持人、嘉賓、記錄人是否明確到場時(shí)間，是否有備用人員（如主持人突發(fā)請假，由總負(fù)責(zé)人*替代）；應(yīng)急方案：確認(rèn)場地消防通道、醫(yī)療箱、備用設(shè)備（如移動投影儀）的位置，明確突發(fā)情況處理流程（如嘉賓遲到如何調(diào)整議程、設(shè)備故障如何切換備用方案）。2.會議當(dāng)天執(zhí)行操作說明：簽到環(huán)節(jié)（會議前30分鐘）：設(shè)置簽到處，安排2名執(zhí)行組人員負(fù)責(zé)簽到，發(fā)放會議資料袋，引導(dǎo)參會者入座；若為線上會議，提前15分鐘開啟會議室，播放暖場音樂，提醒參會者測試設(shè)備。開場環(huán)節(jié)（會議開始）：主持人開場（5分鐘）：介紹會議主題、目標(biāo)、議程及注意事項(xiàng)（如手機(jī)靜音、提問方式）；總負(fù)責(zé)人或高層領(lǐng)導(dǎo)致辭（3-5分鐘）：強(qiáng)調(diào)會議重要性，鼓舞參會者積極性。核心議題討論（按議程進(jìn)行）：嚴(yán)格控制各議題時(shí)間，提前設(shè)置計(jì)時(shí)提醒（如倒計(jì)時(shí)10分鐘提示）；記錄人實(shí)時(shí)記錄討論要點(diǎn)、爭議點(diǎn)及達(dá)成的共識；主持人適時(shí)引導(dǎo)發(fā)言，避免跑題或少數(shù)人壟斷話語權(quán)，鼓勵跨部門人員參與討論。總結(jié)與行動項(xiàng)（會議結(jié)束前15分鐘）：各議題負(fù)責(zé)人匯報(bào)討論結(jié)果，主持人總結(jié)核心共識；明確行動項(xiàng)：每項(xiàng)任務(wù)需指定“責(zé)任人”“完成時(shí)間”“交付物”（如“市場部*負(fù)責(zé)完成推廣方案初稿，7月15日前提交”），輸出《會議行動項(xiàng)清單》（見配套工具5）。散場與收尾：主持人宣布會議結(jié)束，提醒參會者填寫《會議反饋表》（見配套工具6）；執(zhí)行組人員清理場地，回收物料，關(guān)閉設(shè)備；后勤組安排茶歇退場或餐飲（若會議含用餐）。（三）后期總結(jié)階段（會議后3個(gè)工作日內(nèi)）1.輸出會議紀(jì)要與反饋整理操作說明：會議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人整理《會議紀(jì)要》（見配套工具7），內(nèi)容包括：會議基本信息、議程回顧、討論要點(diǎn)、共識結(jié)果、行動項(xiàng)（責(zé)任人、時(shí)間、交付物）；整理《會議反饋表》，統(tǒng)計(jì)分析參會者對會議時(shí)長、議程合理性、場地滿意度、主持人表現(xiàn)等方面的評分，形成《會議反饋分析報(bào)告》（見配套工具8），識別需改進(jìn)的問題（如“部分議題時(shí)間過長”“線上會議網(wǎng)絡(luò)卡頓”）。2.跟進(jìn)行動項(xiàng)與資料歸檔操作說明：總負(fù)責(zé)人跟進(jìn)行動項(xiàng)落實(shí)情況，每周向相關(guān)責(zé)任人發(fā)送進(jìn)度提醒，保證任務(wù)按時(shí)完成；會議結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，將會議資料（方案、紀(jì)要、反饋表、PPT、照片等）整理歸檔，命名規(guī)則為“會議主題-日期-版本號”（如“2024Q3產(chǎn)品推廣策略研討會-20240710-終稿”），存儲至公司共享文件夾，便于后續(xù)查閱。三、配套工具表格清單表1：會議目標(biāo)確認(rèn)表會議主題發(fā)起部門發(fā)起人聯(lián)系方式會議核心目標(biāo)預(yù)期成果會議類型□決策型□溝通型□匯報(bào)型確認(rèn)簽字發(fā)起人：____________日期：____________表2：會議方案初稿項(xiàng)目內(nèi)容說明會議主題時(shí)間年月日時(shí)分至?xí)r分（時(shí)區(qū)：____________）地點(diǎn)線下：____________（詳細(xì)地址）；線上：____________（平臺+會議號）參會人員主持人：____________；核心嘉賓：____________；參會人數(shù)：____________人初步議程1.開場（主持人，5分鐘）2.議題一：____________（負(fù)責(zé)人：____________，時(shí)長：分鐘）3.議題二：__________（負(fù)責(zé)人：____________，時(shí)長：__分鐘）4.總結(jié)與行動項(xiàng)（總負(fù)責(zé)人，15分鐘）物料需求簽到表、議程單、會議資料袋、投影設(shè)備、麥克風(fēng)、茶歇等表3：會議邀請函主題：“2024年Q3產(chǎn)品推廣策略研討會”邀請函尊敬的____________：您好！為明確Q3產(chǎn)品推廣策略，協(xié)調(diào)跨部門資源，茲定于_年_月_日時(shí)_分在______（地點(diǎn)/線上平臺）召開“2024年Q3產(chǎn)品推廣策略研討會”，請您撥冗出席，并提前準(zhǔn)備以下資料：____________（如PPT、調(diào)研數(shù)據(jù)）。會議議程詳見附件，如有疑問請聯(lián)系行政部（電話：）。期待您的參與！發(fā)起部門：____________日期：____________表4：會議預(yù)算明細(xì)表項(xiàng)目明細(xì)說明單價(jià)數(shù)量小計(jì)（元）備注場地費(fèi)公司會議室租賃010內(nèi)部場地免費(fèi)用物料費(fèi)會議資料袋（含議程、筆記本）1050500按參會人數(shù)準(zhǔn)備餐飲費(fèi)茶歇（咖啡、茶點(diǎn)）50502500按人頭2次計(jì)算嘉賓勞務(wù)費(fèi)外部專家*咨詢費(fèi)200012000備用金預(yù)算總額×10%--450總計(jì)--5450表5：會議行動項(xiàng)清單行動項(xiàng)描述責(zé)任人協(xié)助人完成時(shí)間交付物狀態(tài)（□待執(zhí)行□進(jìn)行中□已完成）完成Q3推廣方案初稿市場部*設(shè)計(jì)部*2024-07-15PPT+Word版方案□待執(zhí)行協(xié)調(diào)研發(fā)部資源支持項(xiàng)目經(jīng)理*研發(fā)部*2024-07-10資源分配清單□進(jìn)行中整理會議紀(jì)要并分發(fā)行政部*-2024-07-12會議紀(jì)要PDF版□已完成表6：會議反饋表評價(jià)維度評分（1-5分，5分最高）具體建議（如“議程時(shí)間過長”“場地空調(diào)溫度不適”）會議目標(biāo)明確性議程合理性主持人控場能力場地/設(shè)備滿意度整體會議效果其他建議表7：會議紀(jì)要模板會議紀(jì)要會議主題：2024年Q3產(chǎn)品推廣策略研討會時(shí)間：2024年7月10日14:00-16:30地點(diǎn)：公司3樓會議室A參會人員：市場部、銷售部、研發(fā)部、設(shè)計(jì)部、外部專家*主持人：市場部經(jīng)理*記錄人：行政部*一、議程回顧開場（14:00-14:05）議題一：Q3產(chǎn)品推廣目標(biāo)拆解（14:05-14:50，負(fù)責(zé)人：市場部*）議題二：渠道資源協(xié)調(diào)方案（14:50-15:35，負(fù)責(zé)人：銷售部*）議題三：研發(fā)部技術(shù)支持計(jì)劃（15:35-16:20，負(fù)責(zé)人：研發(fā)部*）總結(jié)與行動項(xiàng)（16:20-16:30）二、討論要點(diǎn)與共識Q3推廣目標(biāo)：明確新增用戶10萬，銷售額提升20%，重點(diǎn)布局華東、華南市場。渠道資源：線上以抖音、小紅書為主，線下聯(lián)合3家區(qū)域代理商，銷售部*負(fù)責(zé)7月20日前完成代理商簽約。三、行動項(xiàng)行動項(xiàng)責(zé)任人完成時(shí)間交付物推廣方案初稿市場部*2024-07-15PPT+Word版代理商簽約清單銷售部*2024-07-20Excel版簽約表技術(shù)支持計(jì)劃研發(fā)部*2024-07-12Word版計(jì)劃書分發(fā)范圍：全體參會人員、公司管理層記錄人簽字：____________日期：____________表8：會議反饋分析報(bào)告模板會議反饋分析報(bào)告會議主題：2024年Q3產(chǎn)品推廣策略研討會反饋收集時(shí)間：2024年7月10日-7月11日反饋回收份數(shù)：45份（回收率90%）一、整體評分評價(jià)維度平均分最高分最低分會議目標(biāo)明確性4.653議程合理性4.253主持人控場能力4.554場地設(shè)備滿意度4.053整體會議效果4.353二、主要問題與改進(jìn)建議問題：15%的參會者認(rèn)為“議題二時(shí)間過長，導(dǎo)致后續(xù)議題討論倉促”。建議：下次會議嚴(yán)格控制單議題時(shí)長，超過30分鐘的議題需提前拆分。問題：20%的線上參會者反饋“網(wǎng)絡(luò)卡頓，影響發(fā)言”。建議：優(yōu)先選擇穩(wěn)定會議平臺，提前測試參會者網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提供備用網(wǎng)絡(luò)。報(bào)告人：____________日期：____________四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與執(zhí)行要點(diǎn)1.目標(biāo)導(dǎo)向，避免“為開會而開會”會議前必須明確核心目標(biāo)，所有議程和討論需圍繞目標(biāo)展開，避免議題發(fā)散或無關(guān)人員參會，保證會議效率。2.時(shí)間管理，嚴(yán)控會議節(jié)奏主持人需嚴(yán)格按議程推進(jìn)，對超時(shí)發(fā)言及時(shí)提醒，可設(shè)置“發(fā)言計(jì)時(shí)器”；對爭議較大的議題，若無法當(dāng)場達(dá)成共識，可約定會后專項(xiàng)討論，避免拖延會議時(shí)間。3.應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對突發(fā)情況人員缺席：關(guān)鍵嘉賓無法到場時(shí)，提前準(zhǔn)備替代人員或調(diào)整議程；設(shè)備故障：線下會議需