采購(gòu)申請(qǐng)審批流程及供應(yīng)商選擇工具模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本工具模板適用于各類(lèi)企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、商貿(mào)企業(yè)等）的日常采購(gòu)活動(dòng)，涵蓋物料采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)等多種類(lèi)型。特別適用于以下場(chǎng)景：企業(yè)常規(guī)采購(gòu)需求（如生產(chǎn)原材料、辦公用品、IT設(shè)備等）；金額較大或關(guān)鍵物資的專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)；需跨部門(mén)協(xié)同審批的復(fù)雜采購(gòu)項(xiàng)目；需規(guī)范供應(yīng)商選擇流程、保證采購(gòu)合規(guī)性的場(chǎng)景。二、采購(gòu)申請(qǐng)審批與供應(yīng)商選擇全流程操作指南（一）采購(gòu)申請(qǐng)審批流程步驟1：采購(gòu)需求發(fā)起操作內(nèi)容：需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總額、用途、期望交付日期等關(guān)鍵信息。責(zé)任人：需求部門(mén)經(jīng)辦人（如生產(chǎn)計(jì)劃員、行政專(zhuān)員*）輸出物：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（詳見(jiàn)模板1）注意事項(xiàng)：需保證采購(gòu)需求合理、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，附必要的技術(shù)參數(shù)或需求說(shuō)明（如產(chǎn)品圖紙、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等）。步驟2：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核操作內(nèi)容：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理、行政部總監(jiān)*）對(duì)采購(gòu)需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)需求是否符合部門(mén)工作計(jì)劃及預(yù)算額度，在《采購(gòu)申請(qǐng)單》上簽署意見(jiàn)。審核重點(diǎn)：需求是否真實(shí)存在？數(shù)量是否合理？預(yù)算是否在部門(mén)可控范圍內(nèi)？輸出物：簽署后的《采購(gòu)申請(qǐng)單》步驟3：采購(gòu)部門(mén)復(fù)核操作內(nèi)容：采購(gòu)部門(mén)（如采購(gòu)部經(jīng)理、采購(gòu)專(zhuān)員*）接收申請(qǐng)單后，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：采購(gòu)物品/服務(wù)是否屬于企業(yè)集中采購(gòu)目錄（如有）；預(yù)算金額是否符合采購(gòu)審批權(quán)限（如≤5萬(wàn)元由采購(gòu)經(jīng)理審批，5萬(wàn)-20萬(wàn)元由分管副總審批，＞20萬(wàn)元由總經(jīng)理審批）；是否存在更優(yōu)替代方案（如現(xiàn)有庫(kù)存是否充足、是否有更低成本供應(yīng)商）。輸出物：復(fù)核意見(jiàn)通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》，需反饋至需求部門(mén)；不通過(guò)的，注明原因并退回。步驟4：高層領(lǐng)導(dǎo)審批操作內(nèi)容：根據(jù)采購(gòu)金額及重要性，提交至對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批：日常小額采購(gòu)（如≤5萬(wàn)元）：由采購(gòu)經(jīng)理*審批；中額采購(gòu)（5萬(wàn)-20萬(wàn)元）：由分管采購(gòu)副總*審批；大額或關(guān)鍵采購(gòu)（＞20萬(wàn)元/戰(zhàn)略物資）：由總經(jīng)理*或總經(jīng)理辦公會(huì)審批。審批重點(diǎn)：采購(gòu)是否符合企業(yè)戰(zhàn)略？預(yù)算是否在年度計(jì)劃內(nèi)？風(fēng)險(xiǎn)是否可控？輸出物：最終審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》（詳見(jiàn)模板2）步驟5：采購(gòu)任務(wù)下達(dá)操作內(nèi)容：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)單，正式下達(dá)采購(gòu)任務(wù)，啟動(dòng)供應(yīng)商選擇流程（詳見(jiàn)“（二）供應(yīng)商選擇流程”）。（二）供應(yīng)商選擇流程步驟1：供應(yīng)商信息收集操作內(nèi)容：采購(gòu)部門(mén)通過(guò)以下渠道收集潛在供應(yīng)商信息：企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)（歷史合作供應(yīng)商）；公開(kāi)招標(biāo)平臺(tái)（如采購(gòu)網(wǎng)、行業(yè)招標(biāo)網(wǎng)站）；行業(yè)協(xié)會(huì)、展會(huì)推薦；供應(yīng)商主動(dòng)報(bào)名（需提交資質(zhì)材料）。責(zé)任人：采購(gòu)專(zhuān)員*輸出物：《潛在供應(yīng)商信息清單》（含名稱(chēng)、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、主營(yíng)產(chǎn)品/服務(wù)等）步驟2：供應(yīng)商資格預(yù)審操作內(nèi)容：對(duì)收集的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，保證其具備基本履約能力，審核內(nèi)容包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書(shū)（如ISO9001認(rèn)證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等，根據(jù)采購(gòu)物品/服務(wù)類(lèi)型確定）；生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)規(guī)模（如注冊(cè)資本、產(chǎn)能、設(shè)備配置）；財(cái)務(wù)狀況（近1年財(cái)務(wù)報(bào)表，無(wú)重大失信記錄）；歷史合作業(yè)績(jī)（近3年類(lèi)似采購(gòu)項(xiàng)目合同及客戶(hù)評(píng)價(jià)）。篩選標(biāo)準(zhǔn)：剔除資質(zhì)不全、財(cái)務(wù)異常、口碑較差的供應(yīng)商，保留3-5家候選供應(yīng)商。輸出物：《供應(yīng)商資格預(yù)審表》（詳見(jiàn)模板3）步驟3：詢(xún)價(jià)/招標(biāo)操作內(nèi)容：根據(jù)采購(gòu)金額及物資特性，選擇適合的采購(gòu)方式：詢(xún)價(jià)采購(gòu)（適用于小額、標(biāo)準(zhǔn)化物資，如辦公用品、零部件）：向3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出《詢(xún)價(jià)單》，明確采購(gòu)需求、報(bào)價(jià)要求、報(bào)價(jià)截止時(shí)間，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供書(shū)面報(bào)價(jià)單（含單價(jià)、總價(jià)、交貨期、付款方式等）。招標(biāo)采購(gòu)（適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的采購(gòu)，如設(shè)備采購(gòu)、工程服務(wù)）：發(fā)布招標(biāo)公告，組織供應(yīng)商投標(biāo)，按招標(biāo)文件要求進(jìn)行開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)。責(zé)任人：采購(gòu)部門(mén)牽頭，需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部（如需）參與。輸出物：《詢(xún)價(jià)記錄表》（詳見(jiàn)模板4）或《招標(biāo)評(píng)標(biāo)報(bào)告》步驟4：供應(yīng)商評(píng)估與選定操作內(nèi)容：成立供應(yīng)商評(píng)估小組（由采購(gòu)、需求、技術(shù)、財(cái)務(wù)等部門(mén)人員組成），從以下維度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合打分（總分100分）：評(píng)估維度權(quán)重評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（示例）價(jià)格合理性30%最低價(jià)得30分，每高于最低價(jià)1%扣2分資質(zhì)與能力25%資質(zhì)齊全、產(chǎn)能匹配得25分，每缺1項(xiàng)扣5分質(zhì)量保障20%有完善質(zhì)檢體系、歷史合格率≥99%得20分交付能力15%按時(shí)交付率100%得15分，每延遲1天扣3分服務(wù)與信譽(yù)10%售后響應(yīng)及時(shí)、客戶(hù)評(píng)價(jià)好得10分選定原則：得分最高者為候選供應(yīng)商，若得分相近（分差≤5分），可結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略、合作穩(wěn)定性等因素綜合確定。輸出物：《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》（詳見(jiàn)模板5），明確選定供應(yīng)商名稱(chēng)及推薦理由步驟5：合同簽訂與審批操作內(nèi)容：采購(gòu)部門(mén)與選定供應(yīng)商洽談合同細(xì)節(jié)（包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等），起草《采購(gòu)合同》，提交法務(wù)部（如需）審核后，按企業(yè)合同審批流程簽訂正式合同。責(zé)任人：采購(gòu)專(zhuān)員、法務(wù)專(zhuān)員、總經(jīng)理*輸出物：經(jīng)審批生效的《采購(gòu)合同》步驟6：采購(gòu)執(zhí)行與跟進(jìn)操作內(nèi)容：采購(gòu)部門(mén)跟蹤合同履行情況，包括供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度、物流運(yùn)輸、質(zhì)量驗(yàn)收等，保證按時(shí)交付符合要求的產(chǎn)品/服務(wù)。輸出物：《采購(gòu)執(zhí)行跟蹤表》（記錄交付時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收結(jié)果等）三、配套工具表單模板模板1：采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期申請(qǐng)編號(hào)采購(gòu)物品/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算總額（元）期望交付日期采購(gòu)用途（可附頁(yè)說(shuō)明）需求部門(mén)審核意見(jiàn)：負(fù)責(zé)人簽字：______日期：______采購(gòu)部門(mén)復(fù)核意見(jiàn)：經(jīng)辦人簽字：______日期：______審批意見(jiàn)（根據(jù)金額填寫(xiě)）：（≤5萬(wàn)元）采購(gòu)經(jīng)理簽字：______日期：______（5萬(wàn)-20萬(wàn)元）副總簽字：______日期：______（＞20萬(wàn)元）總經(jīng)理簽字：______日期：______模板2：采購(gòu)申請(qǐng)審批表申請(qǐng)單編號(hào)采購(gòu)物品/服務(wù)預(yù)算金額申請(qǐng)部門(mén)需求描述（附技術(shù)參數(shù)、圖紙等）部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：簽字：______日期：______采購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)：（復(fù)核意見(jiàn)：□通過(guò)□不通過(guò)，原因：______）簽字：______日期：______高層領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)：□同意，按流程執(zhí)行□不同意，原因：______□需補(bǔ)充材料簽字：______日期：______模板3：供應(yīng)商資格預(yù)審表供應(yīng)商名稱(chēng)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系電話注冊(cè)資本（萬(wàn)元）成立時(shí)間主營(yíng)業(yè)務(wù)范圍資質(zhì)證書(shū)（可附頁(yè)）近1年?duì)I業(yè)額（萬(wàn)元）主要生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)設(shè)備產(chǎn)能情況歷史合作業(yè)績(jī)（近3年，附合同關(guān)鍵頁(yè)）預(yù)審結(jié)論：□通過(guò)□不通過(guò)（原因：______）審核人：______日期：______模板4：詢(xún)價(jià)記錄表采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)詢(xún)價(jià)日期詢(xún)價(jià)編號(hào)需求部門(mén)詢(xún)價(jià)物品/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)數(shù)量期望交付日期序號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)報(bào)價(jià)（元）單價(jià)（元）123價(jià)格最低供應(yīng)商：______綜合推薦供應(yīng)商：______（理由：______）詢(xún)價(jià)人：______日期：______模板5：供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)評(píng)估日期評(píng)估小組成員供應(yīng)商名稱(chēng)評(píng)估維度權(quán)重得分（計(jì)算過(guò)程）加權(quán)得分價(jià)格合理性30%資質(zhì)與能力25%質(zhì)量保障20%交付能力15%服務(wù)與信譽(yù)10%總分100%評(píng)估結(jié)論：□推薦為中標(biāo)供應(yīng)商□不推薦（理由：______）評(píng)估小組簽字：______日期：______四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)（一）審批權(quán)限需分級(jí)明確嚴(yán)格按照采購(gòu)金額劃分審批層級(jí)，杜絕“一支筆”審批，保證權(quán)力制衡。例如：小額采購(gòu)由采購(gòu)經(jīng)理審批，大額采購(gòu)需高層介入，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。（二）供應(yīng)商選擇需客觀公正優(yōu)先從合格供應(yīng)商庫(kù)中選擇，避免“人情采購(gòu)”；詢(xún)價(jià)/招標(biāo)需邀請(qǐng)3家及以上供應(yīng)商，保證充分競(jìng)爭(zhēng)；評(píng)估打標(biāo)需量化指標(biāo)，減少主觀判斷，評(píng)估過(guò)程需留存書(shū)面記錄（如打分表、會(huì)議紀(jì)要）。（三）合同條款需嚴(yán)謹(jǐn)完整合同中必須明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)、行標(biāo)）、交付時(shí)間、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任（如逾期交貨的違約金比例、質(zhì)量不合格的退換貨條款）、付款條件（如驗(yàn)收合格后付款比例）等核心內(nèi)容，避免后續(xù)糾紛。（四）采購(gòu)過(guò)程需全程留痕所有審批環(huán)節(jié)、供應(yīng)商溝通記錄、詢(xún)價(jià)報(bào)價(jià)資料、合同文件等需整理歸檔，保存期不少于3年（重要采購(gòu)項(xiàng)目建議保存5年以上），便于審計(jì)追溯。（五）緊急采購(gòu)需規(guī)范特殊流程若遇生產(chǎn)急需