會(huì)議組織與記錄標(biāo)準(zhǔn)化工具會(huì)議紀(jì)要撰寫規(guī)范一、適用范圍與核心價(jià)值本規(guī)范適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議（包括但不限于戰(zhàn)略規(guī)劃會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、部門例會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、專題研討會(huì)等）的會(huì)議紀(jì)要撰寫，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程保證會(huì)議紀(jì)要的完整性、準(zhǔn)確性、可追溯性，為后續(xù)工作執(zhí)行、責(zé)任落實(shí)及復(fù)盤總結(jié)提供清晰依據(jù)。通過(guò)統(tǒng)一格式與要求，提升會(huì)議效率，減少信息傳遞偏差，實(shí)現(xiàn)“會(huì)前有準(zhǔn)備、會(huì)中有記錄、會(huì)后有跟進(jìn)”的閉環(huán)管理。二、會(huì)議紀(jì)要撰寫全流程指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議目標(biāo)與議程提前獲取會(huì)議通知，確認(rèn)會(huì)議核心目標(biāo)（如“確定Q3產(chǎn)品上線方案”“解決跨部門協(xié)作流程卡點(diǎn)”）、主要議題及各議題討論時(shí)長(zhǎng)。若議程未明確，需與主持人溝通補(bǔ)充，保證記錄重點(diǎn)與會(huì)議方向一致。梳理背景資料與參會(huì)人員收集與議題相關(guān)的背景文件（如上次會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、數(shù)據(jù)報(bào)表等），提前熟悉內(nèi)容，便于記錄時(shí)快速關(guān)聯(lián)關(guān)鍵信息。確認(rèn)參會(huì)人員名單（含主持人、核心發(fā)言嘉賓、記錄人），標(biāo)注關(guān)鍵角色（如決策人、執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人），避免遺漏重要觀點(diǎn)。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會(huì)議性質(zhì)選擇記錄工具：常規(guī)會(huì)議可采用Word/Excel模板，復(fù)雜議題建議使用思維導(dǎo)圖工具梳理邏輯，多人遠(yuǎn)程會(huì)議可結(jié)合協(xié)作文檔實(shí)時(shí)同步。打印或打開標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議紀(jì)要模板（見第三部分），提前填寫“會(huì)議基本信息”中的靜態(tài)內(nèi)容（如會(huì)議名稱、日期、地點(diǎn)等）。（二）會(huì)中記錄：捕捉關(guān)鍵信息簽到與人員確認(rèn)會(huì)議開始前5分鐘，協(xié)助完成參會(huì)人員簽到，記錄缺席人員及原因（如“*（研發(fā)部經(jīng)理）因客戶拜訪缺席，已提前提交書面意見”）。按議程逐項(xiàng)記錄核心內(nèi)容議題討論：記錄每個(gè)議題的討論脈絡(luò)，重點(diǎn)標(biāo)注“不同觀點(diǎn)”“爭(zhēng)議焦點(diǎn)”“共識(shí)結(jié)論”。例如：“針對(duì)‘用戶增長(zhǎng)策略’，（市場(chǎng)部總監(jiān)）主張加大短視頻投放，（產(chǎn)品部經(jīng)理）建議優(yōu)先優(yōu)化功能體驗(yàn)，最終決議：先上線功能優(yōu)化版，同步試點(diǎn)小規(guī)模短視頻投放，1周后復(fù)盤數(shù)據(jù)。”關(guān)鍵數(shù)據(jù)與決策：準(zhǔn)確記錄涉及的數(shù)據(jù)（如“預(yù)算調(diào)整至50萬(wàn)元”“截止日期提前至8月15日”）、決策結(jié)果（如“通過(guò)《*項(xiàng)目管理辦法》修訂稿”）及決策依據(jù)（如“根據(jù)用戶調(diào)研反饋，70%用戶期待此功能”）。行動(dòng)項(xiàng)（ActionItem）：這是會(huì)議紀(jì)要的核心，需實(shí)時(shí)記錄“任務(wù)內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、截止日期、所需支持”，避免模糊表述。例如：“任務(wù)：完成系統(tǒng)接口測(cè)試；負(fù)責(zé)人：（測(cè)試組組長(zhǎng)）；截止日期：8月10日；支持：*（技術(shù)部）需提供測(cè)試環(huán)境權(quán)限?！陛o助記錄技巧使用“關(guān)鍵詞+短句”代替完整句子，提高記錄速度（如“爭(zhēng)議：成本vs效果；結(jié)論：優(yōu)先低成本方案”）。對(duì)不確定的表述（如“大概下個(gè)月”“可能需要協(xié)調(diào)”），及時(shí)向發(fā)言人確認(rèn)，保證信息準(zhǔn)確。（三）會(huì)后整理：形成規(guī)范文檔信息核對(duì)與補(bǔ)全會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)，根據(jù)錄音（需提前征得同意）、會(huì)議筆記及參會(huì)人員補(bǔ)充意見，核對(duì)記錄的準(zhǔn)確性，重點(diǎn)檢查：行動(dòng)項(xiàng)是否包含“任務(wù)、負(fù)責(zé)人、截止日期”三要素；決策結(jié)論是否明確，避免“原則上同意”“視情況而定”等模糊表述；關(guān)鍵數(shù)據(jù)、人名、部門名稱是否有誤。內(nèi)容梳理與精煉按“會(huì)議基本信息→議程討論→決議事項(xiàng)→行動(dòng)項(xiàng)→后續(xù)安排”的邏輯順序整理內(nèi)容，刪除無(wú)關(guān)討論（如閑聊、與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言），突出“結(jié)論”與“行動(dòng)”。語(yǔ)言需客觀、簡(jiǎn)潔，避免主觀評(píng)價(jià)（如“的發(fā)言毫無(wú)道理”），改為“提出不同觀點(diǎn)，認(rèn)為……”。格式標(biāo)準(zhǔn)化排版標(biāo)題統(tǒng)一為“《[會(huì)議名稱]紀(jì)要》”，如“《2024年Q3產(chǎn)品上線推進(jìn)會(huì)紀(jì)要》”。段落分明，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等層級(jí)符號(hào)區(qū)分議題，行動(dòng)項(xiàng)建議用表格呈現(xiàn)（見第三部分模板）。（四）審核與發(fā)布：保證信息落地提交審核整理完成后，先提交給主持人或指定負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)內(nèi)容無(wú)遺漏、無(wú)偏差。若需修改，根據(jù)反饋調(diào)整后再次提交，直至通過(guò)。正式發(fā)布與歸檔審核通過(guò)后，在24小時(shí)內(nèi)通過(guò)公司內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、企業(yè)）發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門抄送相關(guān)人員，并在郵件標(biāo)題中注明“【會(huì)議紀(jì)要】+[會(huì)議名稱]+[日期]”。將最終版紀(jì)要（含附件、審批記錄）歸檔至指定文件夾，保存期限不少于1年（重要戰(zhàn)略會(huì)議建議保存3年以上）。三、標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議紀(jì)要模板《[會(huì)議名稱]紀(jì)要》會(huì)議基本信息內(nèi)容會(huì)議名稱例：2024年Q3產(chǎn)品上線推進(jìn)會(huì)會(huì)議日期2024年X月X日會(huì)議時(shí)間14:00-16:30會(huì)議地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議號(hào)：X）主持人*（產(chǎn)品總監(jiān)）記錄人*（行政專員）參會(huì)人員（市場(chǎng)部經(jīng)理）、（研發(fā)部主管）、（測(cè)試組組長(zhǎng)）、（運(yùn)營(yíng)專員）等共8人缺席人員及原因*（研發(fā)部經(jīng)理）因客戶拜訪缺席，已提交書面意見會(huì)議議程與討論記錄內(nèi)容一、議題1：Q3產(chǎn)品上線功能優(yōu)先級(jí)排序討論要點(diǎn)1.（市場(chǎng)部）提出用戶調(diào)研顯示“支付功能”需求占比65%，應(yīng)優(yōu)先開發(fā)；2.（研發(fā)部）建議先完成“用戶登錄模塊”優(yōu)化，現(xiàn)有系統(tǒng)存在穩(wěn)定性問(wèn)題；3.爭(zhēng)議：是否因市場(chǎng)需求調(diào)整原定開發(fā)計(jì)劃。關(guān)鍵結(jié)論1.優(yōu)先級(jí)排序：支付功能>用戶登錄優(yōu)化>數(shù)據(jù)分析模塊；2.支付功能開發(fā)周期為2周，需在8月15日前完成內(nèi)測(cè)。二、議題2：跨部門協(xié)作流程優(yōu)化討論要點(diǎn)1.當(dāng)前問(wèn)題：需求提交后研發(fā)部響應(yīng)時(shí)長(zhǎng)平均5天，影響項(xiàng)目進(jìn)度；2.*（運(yùn)營(yíng)部）建議建立“需求分級(jí)機(jī)制”，緊急需求需24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)。關(guān)鍵結(jié)論1.通過(guò)《需求分級(jí)管理辦法》，明確“緊急/重要/一般”三類需求的響應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)；2.由*（行政部）負(fù)責(zé)在3日內(nèi)完成制度初稿并組織評(píng)審。行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止日期所需支持完成狀態(tài)（更新）支付功能開發(fā)與內(nèi)測(cè)完成支付功能開發(fā)，并通過(guò)內(nèi)部測(cè)試*（研發(fā)主管）2024-8-15*（測(cè)試部）配合提供測(cè)試環(huán)境進(jìn)行中需求分級(jí)管理辦法制定起草《需求分級(jí)管理辦法》，組織跨部門評(píng)審*（行政專員）2024-8-18*（法務(wù)部）審核條款合規(guī)性待啟動(dòng)用戶調(diào)研報(bào)告補(bǔ)充分析針對(duì)“支付功能”需求進(jìn)行深度數(shù)據(jù)拆解*（市場(chǎng)專員）2024-8-20無(wú)待啟動(dòng)附件清單文件名稱份數(shù)備注1《Q3產(chǎn)品用戶調(diào)研報(bào)告（節(jié)選）》1含支付功能需求數(shù)據(jù)2《*項(xiàng)目現(xiàn)有開發(fā)進(jìn)度表》1截至X月X日后續(xù)安排內(nèi)容下次會(huì)議時(shí)間/議題2024年X月X日10:00，復(fù)盤支付功能開發(fā)進(jìn)度，評(píng)審《需求分級(jí)管理辦法》其他說(shuō)明本紀(jì)要經(jīng)主持人（產(chǎn)品總監(jiān)）審核，自發(fā)布之日起執(zhí)行；如有疑問(wèn)，請(qǐng)聯(lián)系記錄人（行政專員）四、撰寫要點(diǎn)與常見規(guī)避問(wèn)題（一）核心撰寫要點(diǎn)客觀性原則：僅記錄事實(shí)與結(jié)論，不加入個(gè)人觀點(diǎn)或情緒化表述，避免使用“我認(rèn)為”“顯然”等主觀詞匯。準(zhǔn)確性原則：人名、部門、數(shù)據(jù)、時(shí)間等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對(duì)，保證與會(huì)議內(nèi)容完全一致；行動(dòng)項(xiàng)的“負(fù)責(zé)人”“截止日期”必須明確，避免“相關(guān)部門”“盡快”等模糊表述。完整性原則：涵蓋會(huì)議所有重要議題、決策結(jié)果及行動(dòng)項(xiàng)，尤其對(duì)“未達(dá)成共識(shí)的議題”需標(biāo)注“暫緩討論，下次會(huì)議再議”，避免信息遺漏。及時(shí)性原則：會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，48小時(shí)內(nèi)發(fā)布，保證信息時(shí)效性，避免拖延導(dǎo)致執(zhí)行脫節(jié)?？勺匪菪栽瓌t：行動(dòng)項(xiàng)需與具體議題關(guān)聯(lián)，便于后續(xù)追溯決策背景；重要會(huì)議紀(jì)要需附審批記錄，保證流程合規(guī)。（二）常見問(wèn)題與規(guī)避方法常見問(wèn)題規(guī)避方法行動(dòng)項(xiàng)不明確（如“負(fù)責(zé)研發(fā)部跟進(jìn)”）明確到具體人（如“*（研發(fā)部經(jīng)理）負(fù)責(zé)”），并標(biāo)注具體任務(wù)（如“協(xié)調(diào)資源完成模塊開發(fā)”）遺漏重要決議或爭(zhēng)議點(diǎn)會(huì)中按議題逐項(xiàng)記錄，會(huì)后與參會(huì)人員交叉核對(duì)，重點(diǎn)標(biāo)注“決策結(jié)論”“未達(dá)成共識(shí)項(xiàng)”記錄冗長(zhǎng)，重點(diǎn)