人力資源管理日常操作流程規(guī)范工具模板一、適用情境與操作范圍本規(guī)范適用于企業(yè)人力資源部門開展的日常員工管理操作，涵蓋員工從入職到離職的全生命周期關鍵環(huán)節(jié)，包括新員工入職辦理、員工崗位異動、員工轉正評估、員工離職手續(xù)等場景。通過標準化流程保證操作高效、信息準確，同時保障員工與企業(yè)雙方的合法權益，降低管理風險。二、核心操作流程詳解（一）新員工入職操作流程入職前準備需求確認：用人部門提交《人員需求申請表》，明確崗位名稱、職責、任職要求及到崗時間，人力資源部審核崗位編制與預算匹配度。材料準備：人力資源部準備《新員工入職信息登記表》《員工手冊》《勞動合同》《保密協(xié)議》等文件；通知新員工入職需攜帶的材料（證件號碼復印件、學歷證明、體檢報告、離職證明等）。入職安排：人力資源部與新員工確認入職日期、報到時間及地點，協(xié)調(diào)工位、辦公設備（電腦、工牌、門禁卡等）及部門對接人（通常為直屬上級或HRBP）。入職當天辦理材料核驗：新員工提交入職材料，人力資源部核對原件與復印件一致性，確認材料齊全后歸檔。信息登記：指導新員工填寫《新員工入職信息登記表》，包含個人基本信息、緊急聯(lián)系人、銀行卡號（用于工資發(fā)放）、社保公積金繳納信息等。合同簽訂：人力資源部講解勞動合同條款（崗位、薪資、合同期限、試用期等），雙方確認無誤后簽字蓋章，合同文本一式兩份，企業(yè)與員工各執(zhí)一份。入職引導：帶領新員工熟悉辦公環(huán)境（工位、會議室、茶水間等），介紹團隊成員及部門負責人；講解公司考勤制度、請假流程、報銷規(guī)范等基礎管理制度。系統(tǒng)開通：人力資源部為新員工開通企業(yè)郵箱、OA系統(tǒng)、內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)）等權限，同步信息至IT部門配置辦公設備。入職后跟進試用期跟蹤：人力資源部在新員工入職后第3天、第15天分別進行溝通，知曉工作適應情況及需求，及時協(xié)調(diào)解決問題；用人部門負責人每周對新員工工作進度進行反饋。資料歸檔：將新員工入職材料、勞動合同、登記表等資料分類整理，存入員工電子檔案及紙質檔案，保證檔案信息完整。（二）員工崗位異動操作流程異動發(fā)起與審批申請?zhí)峤唬簡T工因內(nèi)部晉升、調(diào)崗、降職等原因異動時，由用人部門填寫《員工崗位異動申請表》，注明異動原因、原崗位與目標崗位、異動生效日期及薪資調(diào)整方案（如涉及）。逐級審批：申請表經(jīng)用人部門負責人→人力資源部→分管領導→總經(jīng)理審批（根據(jù)企業(yè)權限設置調(diào)整），審批通過后生效。溝通確認：人力資源部與員工及原用人部門、新用人部門溝通異動細節(jié)，確認崗位職責、匯報關系及工作交接事項。異動執(zhí)行與交接手續(xù)辦理：人力資源部更新員工信息系統(tǒng)中崗位、薪資、匯報關系等字段，同步通知財務部（薪資調(diào)整）、行政部（工位調(diào)整）、IT部門（系統(tǒng)權限變更）。工作交接：員工與原崗位接收人辦理工作交接，填寫《工作交接清單》，列明交接事項（文件、數(shù)據(jù)、客戶資源、待辦事項等），雙方簽字確認，用人部門負責人監(jiān)交。公示與備案：人力資源部在企業(yè)內(nèi)部公告欄或OA系統(tǒng)發(fā)布崗位異動通知，明確生效日期；將《員工崗位異動申請表》《工作交接清單》歸檔至員工檔案。異動后跟進適應期支持：新用人部門負責人在異動后1周內(nèi)與員工溝通，知曉工作適應情況，提供必要的培訓或資源支持。績效評估：員工在新崗位試用期滿（通常為1-3個月），按公司績效考核流程進行評估，評估結果作為異動正式生效的依據(jù)。（三）員工轉正考核操作流程轉正申請與材料準備申請發(fā)起：員工試用期結束前10個工作日，向人力資源部提交《員工轉正申請表》，附試用期工作總結（含崗位職責完成情況、工作成果、自我評估等）。材料收集：人力資源部收集員工試用期考核表（由用人部門填寫）、考勤記錄、培訓參與記錄等材料，保證考核依據(jù)完整。考核評估與審批部門評估：用人部門負責人根據(jù)員工試用期表現(xiàn)，從工作業(yè)績、工作態(tài)度、專業(yè)能力、團隊協(xié)作等維度進行評分，填寫《員工轉正考核表》，并提出“同意轉正”“延長試用期”或“不予轉正”的初步意見。HR審核：人力資源部匯總部門評估意見，結合員工考勤、制度遵守等情況，形成審核意見，報分管領導審批。結果反饋：審批通過后，人力資源部通知員工轉正生效；若需延長試用期或不予轉正，需書面說明理由，并與員工溝通確認。轉正后管理信息更新：人力資源部更新員工信息中“試用期狀態(tài)”為“正式員工”，同步調(diào)整薪資（如涉及）、社保公積金繳納基數(shù)等。檔案歸檔：將《員工轉正申請表》《員工轉正考核表》等資料歸檔至員工檔案，作為后續(xù)晉升、調(diào)薪的參考依據(jù)。（四）員工離職操作流程離職申請與審批申請?zhí)峤唬簡T工因個人原因或企業(yè)原因離職，需提前30天（試用期內(nèi)提前3天）提交《員工離職申請表》，注明離職原因、最后工作日期。審批流程：申請表經(jīng)用人部門負責人→人力資源部→分管領導審批（企業(yè)原因離職可簡化流程），審批通過后，人力資源部啟動離職手續(xù)辦理。離職手續(xù)辦理工作交接：員工與用人部門辦理工作交接，填寫《離職工作交接清單》，列明交接事項（文件、數(shù)據(jù)、資產(chǎn)、待辦事項等），雙方簽字確認，部門負責人監(jiān)交。物品歸還：員工歸還公司資產(chǎn)（電腦、工牌、門禁卡、鑰匙等），行政部核對資產(chǎn)清單，確認無損壞或丟失后簽字。費用結算：財務部核算員工未報銷費用、未發(fā)工資、年假補償?shù)?，填寫《離職費用結算單》，人力資源部確認無誤后提交財務部門發(fā)放。社保公積金停繳：人力資源部在員工離職次月辦理社保、公積金停繳手續(xù)，確認后續(xù)轉移或封存事宜。離職后跟進離職面談：人力資源部在員工離職前進行面談，知曉離職原因、對公司管理的建議等，記錄《離職面談記錄》，用于優(yōu)化管理流程。檔案與證明：員工離職后1個月內(nèi)，人力資源部將《離職證明》郵寄或交予員工；員工檔案按公司規(guī)定保存（通常保存2-5年），后續(xù)可按規(guī)定辦理轉移。三、配套操作模板（一）新員工入職信息登記表序號項目內(nèi)容備注1姓名*明2證件號碼號11010119900101需核對原件3崗位名稱市場專員4入職日期2023-10-015緊急聯(lián)系人（父親）電話：6銀行卡號622208開戶行：銀行7社保公積金繳納地北京市8部門負責人9HR對接人10簽字確認*明員工本人簽字（二）員工崗位異動申請表異動類型□晉升□調(diào)崗□降職□其他異動生效日期2023-11-01原崗位信息崗位名稱：銷售專員部門：銷售部目標崗位信息崗位名稱：銷售主管部門：銷售部異動原因晉升（業(yè)績達標）薪資調(diào)整基本工資：8000→10000元績效獎金：按新崗位標準申請人*明部門負責人HR審核分管領導趙六總經(jīng)理審批（三）員工轉正考核評估表考核維度評分標準（1-5分）得分評估說明工作業(yè)績完成崗位職責內(nèi)任務，達成目標4完成月度銷售目標120%工作態(tài)度積極主動，責任心強5主動加班完成緊急任務專業(yè)能力掌握崗位所需技能4熟練使用CRM系統(tǒng)團隊協(xié)作配合部門工作，溝通順暢4協(xié)助同事完成客戶跟進綜合評分4.25評估結果□同意轉正□延長試用期□不予轉正同意轉正用人部門日期2023-09-30人力資源部日期2023-10-08（四）員工離職工作交接清單交接類別交接事項數(shù)量/說明接收人簽字交接人簽字監(jiān)交人簽字文件資料客戶合同（2023年Q3）5份*麗*明電子數(shù)據(jù)銷售數(shù)據(jù)臺賬備份至共享文件夾*麗*明公司資產(chǎn)公司筆記本電腦聯(lián)想ThinkPad*麗*明待辦事項客戶A跟進進度已完成報價*麗*明其他說明無四、操作要點提示（一）信息準確性管理所有登記信息需經(jīng)員工本人確認，保證姓名、證件號碼號、銀行卡號等關鍵信息無誤，避免因信息錯誤導致薪資發(fā)放、社保繳納異常。員工信息變更（如聯(lián)系方式、銀行卡號）時，需及時提交《員工信息變更申請表》，人力資源部在3個工作日內(nèi)更新系統(tǒng)及檔案。（二）審批時效性控制各環(huán)節(jié)審批需在規(guī)定時限內(nèi)完成：入職審批（1個工作日）、崗位異動審批（3個工作日）、轉正審批（5個工作日）、離職審批（2個工作日），避免因審批延遲影響員工入職或離職流程。（三）文件完整性保障員工入職、轉正、異動、離職等環(huán)節(jié)的書面材料需分類歸檔，電子檔案與紙質檔案同步保存，保存期限符合《勞動合同法》及公司檔案管理規(guī)定（通常員工在職期間及離職后2年）。（四）合規(guī)性要求勞動合同簽訂需符合《勞動合同法