團隊成員溝通協(xié)調(diào)會議記錄模板一、適用情境項目啟動會：明確項目目標、分工計劃及關鍵節(jié)點；周期性例會：同步階段性工作進展、解決執(zhí)行中的問題；跨部門協(xié)作會：協(xié)調(diào)不同團隊資源、明確接口人及職責；問題復盤會：分析項目/任務中的偏差，總結(jié)改進措施；臨時緊急會議：應對突發(fā)情況，快速決策并部署行動。二、操作流程（一）會前準備：明確會議目標與基礎信息確定會議必要性：根據(jù)工作需求（如項目卡點、任務延期、資源沖突等），判斷是否需召開溝通協(xié)調(diào)會，避免無效會議。明確核心議題：提前梳理需討論的核心問題（如“需求變更對進度的影響”“跨部門資源分配方案”等），聚焦2-3個關鍵議題，避免內(nèi)容發(fā)散。通知參會人員：提前1-2天通過團隊協(xié)作工具（如企業(yè)釘釘）發(fā)送會議通知，包含：會議主題、時間、地點（或線上會議）、核心議題、會前需準備的資料（如進度報表、問題清單）。指定記錄人：提前明確會議記錄人（建議由非核心發(fā)言角色擔任），保證其熟悉模板結(jié)構(gòu)，準備會議記錄工具（如文檔、錄音設備，需提前告知參會人員錄音）。（二）會中記錄：聚焦討論關鍵信息確認基礎信息：會議開始后，記錄人首先填寫會議基本信息（會議名稱、日期、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員、缺席人員及原因），保證信息準確無誤。按議程推進討論：主持人按議題順序引導發(fā)言，記錄人需重點記錄：各議題討論要點：不同參會人員的觀點、建議（標注發(fā)言人，如“*主管：建議調(diào)整優(yōu)先級，先完成A模塊”）；分歧與共識：明確存在爭議的問題及最終達成的共識（如“共識：本周五前完成需求文檔修訂，由*組負責”）；決議事項：針對每個議題形成的最終決定，需清晰、具體（避免模糊表述，如“決議：增加2名開發(fā)人員支持B任務，負責人*經(jīng)理，下周一到位”）。同步行動項：對需執(zhí)行的任務，當場明確“行動內(nèi)容、負責人、完成時間、交付標準”，避免責任不清（如“行動項：測試環(huán)境搭建，負責人*工程師，完成時間：3月15日17:00前，交付標準：環(huán)境可通過基礎功能測試”）。實時確認記錄準確性：討論每個議題后，記錄人可簡要復述關鍵信息，與參會人員確認（如“剛才確認的行動項是*負責的進度更新，截止到周五，對嗎？”），避免遺漏或誤解。（三）會后整理：規(guī)范輸出與跟進24小時內(nèi)完成記錄初稿：會議結(jié)束后，記錄人根據(jù)會議筆記和錄音（如有）整理會議記錄，保證內(nèi)容完整、語言簡潔，重點突出“決議事項”和“行動項”。審核與分發(fā)：初稿完成后提交主持人審核，確認信息無誤后，在24小時內(nèi)發(fā)送至所有參會人員及相關干系人（如項目組、部門負責人），郵件主題注明“【會議記錄】[會議名稱]-[日期]”。行動項跟蹤：記錄人需建立“行動項跟蹤表”，定期（如每日例會）提醒負責人進度，保證任務按時完成；對逾期未完成的任務，及時反饋給主持人協(xié)調(diào)解決。歸檔留存：會議記錄（含原始筆記、審核版、最終版）按日期歸檔至團隊共享文件夾（如“項目文檔-會議記錄”），方便后續(xù)查閱追溯。三、會議記錄模板表格（一）會議基本信息表項目內(nèi)容會議名稱（例：項目Q2啟動協(xié)調(diào)會）會議日期年月日會議時間開始時間：：結(jié)束時間：：會議地點（例：301會議室/線上會議）主持人（例：*經(jīng)理）記錄人（例：*助理）參會人員（例：主管、工程師、*專員等，用逗號分隔）缺席人員及原因（例：*主管：因客戶拜訪無法參會）（二）會議議程與討論記錄表議程項討論要點（標注發(fā)言人觀點）決議事項1.項目目標確認經(jīng)理：Q2核心目標是完成產(chǎn)品上線，用戶量突破10萬；主管：需同步明確市場推廣資源支持。決議：Q2項目目標定為“產(chǎn)品上線+10萬用戶”，市場推廣方案由*主管負責，3月20日前提交。2.進度風險排查工程師：開發(fā)進度滯后3天，因需求變更；專員：測試資源不足，可能影響整體周期。決議：需求變更需走正式評審流程，*經(jīng)理負責協(xié)調(diào)增加1名測試工程師，下周二到位。3.跨部門協(xié)作主管：需設計部提供UI稿，目前未收到；經(jīng)理：設計部優(yōu)先級需調(diào)整，由*專員對接催促。決議：UI稿交付時間延至3月18日，負責人*專員，每日同步進度。（三）行動項跟蹤表行動內(nèi)容負責人計劃完成時間實際完成時間交付成果/備注狀態(tài)（進行中/已完成/延期）需求變更流程規(guī)范制定*經(jīng)理3月16日17:00前《需求變更管理V1.0》文檔進行中測試工程師招聘對接*主管3月14日12:00前簡歷篩選結(jié)果已完成UI稿進度每日同步*專員每日18:00前同步記錄表（發(fā)至項目群）進行中四、使用要點（一）記錄原則：客觀簡潔，突出重點避免記錄個人情緒或無關細節(jié)，聚焦“討論了什么、決定了什么、誰來做、何時完成”；對復雜問題可采用“關鍵詞+核心觀點”記錄（如“進度滯后原因：需求變更3次，開發(fā)返工”），而非逐字稿。（二）行動項管理：責任到人，可追溯每個行動項必須有唯一負責人，避免“多人負責等于無人負責”；完成時間需明確到“日期+具體時間”（如“3月15日17:00前”），而非“本周內(nèi)”；定期更新行動項狀態(tài)，保證團隊實時掌握任務進展。（三）會議紀律：高效務實，避免跑題主持人需嚴格控制時間，每個議題討論不超過預設時長（如復雜議題不超過30分鐘）；鼓勵提前準備發(fā)言提綱，避免臨時即興發(fā)揮導致討論冗長；對未達成共識的議題，明確下次會議時間或單獨溝通，避免遺留問題。（四）保密與