采購申請審批流程標(biāo)準(zhǔn)化模板（供應(yīng)商管理版）一、適用場景與背景新供應(yīng)商首次合作前的資質(zhì)審核與采購申請；現(xiàn)有供應(yīng)商續(xù)約、訂單增量或采購品類擴(kuò)展時(shí)的審批流程；緊急采購場景下供應(yīng)商快速響應(yīng)的審批規(guī)范；集中采購項(xiàng)目中多供應(yīng)商比選與采購申請的標(biāo)準(zhǔn)化管理。通過統(tǒng)一流程，保證采購活動合規(guī)、高效，同時(shí)實(shí)現(xiàn)對供應(yīng)商資質(zhì)、績效的動態(tài)管控。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解步驟1：采購需求發(fā)起與供應(yīng)商初步篩選操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）關(guān)鍵動作：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，明確采購物料/服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算及技術(shù)要求；通過供應(yīng)商管理系統(tǒng)（或內(nèi)部名錄）篩選符合初步要求的供應(yīng)商，優(yōu)先選擇合作歷史良好、績效評級達(dá)標(biāo)的現(xiàn)有供應(yīng)商；若需引入新供應(yīng)商，需同步收集供應(yīng)商基礎(chǔ)信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、主營業(yè)務(wù)、聯(lián)系人等），并填寫《新供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》（見配套表單1）。輸出成果：《采購需求申請表》（含初步供應(yīng)商名單）、《新供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》（如適用）。步驟2：采購申請正式提交與部門審核操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人、采購部關(guān)鍵動作：需求部門負(fù)責(zé)人對采購需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購部；采購部審核采購需求與供應(yīng)商初步匹配度，重點(diǎn)核查：供應(yīng)商是否在合格名錄內(nèi)（新供應(yīng)商需完成資質(zhì)預(yù)審）；采購數(shù)量、價(jià)格是否符合市場行情或歷史采購基準(zhǔn)；是否存在更優(yōu)替代方案（如內(nèi)部調(diào)撥、長期協(xié)議供應(yīng)商等）。輸出成果：審核通過的《采購申請表》（需標(biāo)注供應(yīng)商名稱及合作類型：現(xiàn)有/新供應(yīng)商）。步驟3：多級審批與供應(yīng)商資質(zhì)復(fù)核操作主體：采購經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、分管副總/總經(jīng)理（根據(jù)采購金額分級）審批權(quán)限劃分（示例）：金額≤5萬元：采購經(jīng)理審批；5萬元＜金額≤20萬元：采購經(jīng)理+財(cái)務(wù)部審批；金額＞20萬元：采購經(jīng)理+財(cái)務(wù)部+分管副總/總經(jīng)理審批。關(guān)鍵動作：采購經(jīng)理審核采購流程合規(guī)性、供應(yīng)商選擇依據(jù)的充分性；財(cái)務(wù)部重點(diǎn)審核預(yù)算余額、付款條款合理性及供應(yīng)商發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）合規(guī)性；分管副總/總經(jīng)理審批重大采購項(xiàng)目的戰(zhàn)略必要性及供應(yīng)商合作風(fēng)險(xiǎn)；新供應(yīng)商專項(xiàng)審核：無論金額大小，新供應(yīng)商需通過采購部+法務(wù)部（或風(fēng)控部）聯(lián)合資質(zhì)復(fù)核，包括：營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等）、商業(yè)信譽(yù)（如涉訴記錄、失信信息查詢）、供貨能力（如產(chǎn)能報(bào)告、案例證明）等。輸出成果：各級審批簽字的《采購申請審批表》、新供應(yīng)商資質(zhì)復(fù)核報(bào)告（如適用）。步驟4：供應(yīng)商確定與采購訂單下達(dá)操作主體：采購部、需求部門關(guān)鍵動作：審批通過后，采購部向最終確定的供應(yīng)商發(fā)出《采購訂單》，明確物料/服務(wù)信息、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款方式及違約責(zé)任；需求部門與供應(yīng)商對接技術(shù)細(xì)節(jié)，確認(rèn)交付方案（如交付地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；新供應(yīng)商首次合作前，需簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》（框架協(xié)議），明確雙方權(quán)利義務(wù)及合作期限。輸出成果：《采購訂單》、《供應(yīng)商合作協(xié)議》（新供應(yīng)商）、技術(shù)交底記錄。步驟5：訂單執(zhí)行、交付驗(yàn)收與供應(yīng)商績效初評操作主體：需求部門、質(zhì)檢部、采購部關(guān)鍵動作：供應(yīng)商按訂單交付物料/服務(wù)，需求部門組織驗(yàn)收（數(shù)量核對、質(zhì)量檢測、交付時(shí)效確認(rèn)），填寫《驗(yàn)收單》；質(zhì)檢部出具質(zhì)量檢測報(bào)告（如涉及產(chǎn)品）；采購部同步記錄供應(yīng)商履約情況，包括：交付準(zhǔn)時(shí)率、合格率、服務(wù)響應(yīng)速度等，作為供應(yīng)商績效初評依據(jù)；若出現(xiàn)質(zhì)量問題或交付延遲，需求部門需在3個(gè)工作日內(nèi)書面反饋至采購部，啟動供應(yīng)商整改或索賠流程。輸出成果：《驗(yàn)收單》、質(zhì)量檢測報(bào)告、供應(yīng)商履約記錄表。步驟6：付款結(jié)算與供應(yīng)商檔案更新操作主體：財(cái)務(wù)部、采購部關(guān)鍵動作：需求部門提交《驗(yàn)收單》及發(fā)票至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部核對無誤后辦理付款；采購部更新供應(yīng)商檔案，記錄本次合作績效數(shù)據(jù)（如驗(yàn)收評分、付款周期），并同步至供應(yīng)商管理系統(tǒng)；新供應(yīng)商首次合作完成后，將其納入《合格供應(yīng)商名錄》，標(biāo)注“首次合作”狀態(tài)，后續(xù)按季度進(jìn)行績效評估。輸出成果：付款憑證、更新后的供應(yīng)商檔案、《合格供應(yīng)商名錄》版本記錄。三、配套表單模板表單1：新供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表申請部門申請日期申請單號供應(yīng)商基本信息名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址聯(lián)系人及職務(wù)主營業(yè)務(wù)合作歷史（首次合作需填寫“無”）擬采購物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號預(yù)計(jì)年采購量預(yù)計(jì)單價(jià)供應(yīng)商資質(zhì)文件清單□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)資質(zhì)證書□質(zhì)量體系認(rèn)證□案例證明□其他（請注明）采購部初審意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：法務(wù)/風(fēng)控部復(fù)核意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：日期：表單2：采購申請審批表申請部門申請日期需求部門負(fù)責(zé)人簽字采購信息物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號現(xiàn)有供應(yīng)商/新供應(yīng)商供應(yīng)商名稱采購需求說明（簡要說明采購目的、技術(shù)要求等）采購部審核意見審核要點(diǎn)：□供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)□價(jià)格合理性□預(yù)算匹配度負(fù)責(zé)人簽字：日期：財(cái)務(wù)部審核意見審核要點(diǎn)：□預(yù)算余額□付款條款合規(guī)性負(fù)責(zé)人簽字：日期：分管副總/總經(jīng)理審批（金額＞20萬元必填）簽字：日期：表單3：供應(yīng)商績效評估表（季度/年度）供應(yīng)商名稱評估周期評估日期評估維度權(quán)重評分標(biāo)準(zhǔn)（1-10分）交付準(zhǔn)時(shí)率30%按時(shí)交付100%得10分，每延遲1天扣2分，延遲3天以上0分質(zhì)量合格率40%驗(yàn)收合格100%得10分，每出現(xiàn)1次質(zhì)量問題扣3分服務(wù)響應(yīng)速度20%24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得10分，48小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得6分，超時(shí)0分價(jià)格競爭力10%低于市場均價(jià)5%以上得10分，持平得6分，高于得3分總分100%（各維度得分×權(quán)重）合計(jì)綜合評級□優(yōu)秀（≥90分）□良好（70-89分）□合格（60-69分）□不合格（＜60分）改進(jìn)建議（針對扣分項(xiàng)提出具體改進(jìn)要求）采購部負(fù)責(zé)人簽字日期：四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與執(zhí)行要點(diǎn)供應(yīng)商資質(zhì)審核風(fēng)險(xiǎn)新供應(yīng)商準(zhǔn)入前必須核驗(yàn)營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)等關(guān)鍵文件原件（或官方渠道核驗(yàn)截圖），保證信息真實(shí)有效，避免“三無供應(yīng)商”合作；對涉及食品、醫(yī)療器械等特殊行業(yè)的供應(yīng)商，需額外核查生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證等專項(xiàng)資質(zhì)。審批流程合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格執(zhí)行分級審批權(quán)限，禁止越級審批或先執(zhí)行后補(bǔ)流程；采購申請表需完整填寫需求部門、供應(yīng)商、預(yù)算等信息，模糊描述（如“一批辦公用品”）需補(bǔ)充規(guī)格清單。履約過程風(fēng)險(xiǎn)管控驗(yàn)收環(huán)節(jié)需需求部門、質(zhì)檢部共同參與，簽字確認(rèn)《驗(yàn)收單》，避免單一部門驗(yàn)收導(dǎo)致的質(zhì)量漏洞；對供應(yīng)商履約過程中的問題（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），需留存書面溝通記錄，明確整改時(shí)限及違約責(zé)任。供應(yīng)商檔案管理供應(yīng)商檔案需動態(tài)更新，包括合作績效、資質(zhì)文件有效期、變更記錄等，保證信息時(shí)效性；每