公司文秘崗位試題及答案一、單項(xiàng)選擇題（每題2分，共30分）1.公司收到一份標(biāo)注“絕密”的政府文件，文秘人員第一時(shí)間應(yīng)：A.復(fù)印一份留存?zhèn)洳锽.立即登記并呈送法定代表人親啟C.拍照發(fā)至工作群提醒領(lǐng)導(dǎo)D.先拆閱判斷內(nèi)容再決定處理方式答案：B2.下列關(guān)于公文“簽發(fā)”環(huán)節(jié)的表述，正確的是：A.簽發(fā)人只能為分管副職B.聯(lián)合發(fā)文時(shí)，所有主辦單位負(fù)責(zé)人必須會簽C.簽發(fā)日期以領(lǐng)導(dǎo)最后簽字日期為準(zhǔn)D.簽發(fā)后文件內(nèi)容仍可小范圍調(diào)整答案：C3.在Word2019中，將“公司2025年度預(yù)算匯報(bào)”設(shè)置為首頁不顯示頁碼，后續(xù)頁碼從“1”開始，應(yīng)依次使用：A.分節(jié)符＋取消鏈接到前一節(jié)＋設(shè)置頁碼格式B.分頁符＋插入頁碼＋首頁不同C.分欄符＋頁眉編輯＋起始頁碼0D.插入空白頁＋隱藏首頁頁碼答案：A4.會議通知中“請各參會人員提前10分鐘入場”屬于：A.說明性條款B.保密性條款C.附屬性條款D.強(qiáng)制性條款答案：D5.關(guān)于電子郵件禮儀，以下做法最得體的是：A.主題欄空白，正文寫“見附件”B.群發(fā)收件人使用“密送”保護(hù)聯(lián)系人信息C.將50M的PPT直接作為附件發(fā)送D.使用紅色加粗字體強(qiáng)調(diào)緊急答案：B6.公司印章遺失后，文秘人員應(yīng)立即：A.在原印章登記簿上劃銷并備注B.先報(bào)警再登報(bào)聲明作廢，最后申請重刻C.讓行政部出具情況說明即可D.拍照發(fā)群提醒同事注意答案：B7.在Excel中，將“員工出生日期”列快速批量改為“YYYY-MM-DD”格式，最便捷的方式是：A.自定義格式“yyyy-mm-dd”B.使用TEXT函數(shù)重新生成一列C.數(shù)據(jù)分列后設(shè)置單元格格式D.查找替換“.”為“-”答案：A8.下列關(guān)于“會議紀(jì)要”的描述，錯誤的是：A.具有法定效力，可代替合同附件B.需經(jīng)會議主持人審核簽發(fā)C.應(yīng)客觀記錄討論過程與結(jié)論D.須在會后兩個(gè)工作日內(nèi)完成初稿答案：A9.公司前臺接到合作方投訴電話，文秘人員第一步應(yīng)：A.立即轉(zhuǎn)接法務(wù)B.記錄“5W1H”要素并報(bào)告直屬領(lǐng)導(dǎo)C.告知對方“領(lǐng)導(dǎo)不在”掛斷D.直接道歉并承諾賠償答案：B10.在PowerPoint中，為保持公司模板底色不變，僅更換字體，應(yīng)修改：A.幻燈片母版里的字體方案B.設(shè)計(jì)→變體→顏色C.頁面設(shè)置→幻燈片方向D.插入→文本框→設(shè)置字體答案：A11.關(guān)于保密文件銷毀，符合國家規(guī)定的是：A.黑色垃圾袋集中丟棄B.使用碎紙機(jī)粉碎至2×2mm顆粒C.賣給廢品回收站D.用火燒盡后無需留存記錄答案：B12.公司準(zhǔn)備召開臨時(shí)董事會，文秘人員應(yīng)在會前至少提前：A.24小時(shí)發(fā)出通知B.3個(gè)工作日發(fā)出通知并附議案C.7日發(fā)出通知并電話確認(rèn)D.10日發(fā)出通知并公告答案：B13.在公文版記部分，“抄送”機(jī)關(guān)應(yīng)位于：A.發(fā)文機(jī)關(guān)署名之上B.印發(fā)機(jī)關(guān)與印發(fā)日期之上C.附件說明之后D.成文日期之下空一行答案：B14.公司收到外文原件合同，文秘人員應(yīng)：A.直接歸檔B.交由指定翻譯機(jī)構(gòu)譯審并附譯件C.用網(wǎng)絡(luò)翻譯軟件生成譯文即可D.讓業(yè)務(wù)部門自行翻譯答案：B15.關(guān)于辦公用品庫存管理，最佳實(shí)踐是：A.季度盤點(diǎn)即可B.設(shè)置安全庫存量＋雙人驗(yàn)收＋月度盤點(diǎn)C.誰領(lǐng)用誰登記D.行政部負(fù)責(zé)人一人保管鑰匙答案：B二、多項(xiàng)選擇題（每題3分，共30分）16.以下屬于文秘人員“會議準(zhǔn)備”階段必須完成的事項(xiàng)有：A.預(yù)訂會議室并調(diào)試投影B.制作座次圖C.準(zhǔn)備名牌、紙筆、茶水D.打印并擺放正式會議議程E.會后撰寫紀(jì)要答案：A,B,C,D17.在公文格式要素中，以下哪些屬于“主體”部分：A.標(biāo)題B.主送機(jī)關(guān)C.附件說明D.發(fā)文機(jī)關(guān)署名E.抄送機(jī)關(guān)答案：A,B,C,D18.公司印章管理實(shí)行“雙人雙鎖”，其含義包括：A.保險(xiǎn)柜鑰匙由兩人分別保管B.用印須兩人同時(shí)在場C.印章與印油分開放置D.用印審批單需兩人簽字E.印章外出需兩人同行答案：A,B,D,E19.以下哪些文件需要永久保存：A.公司章程歷次修正案B.董事會會議記錄C.年度審計(jì)報(bào)告D.員工請假單E.不動產(chǎn)權(quán)利證書答案：A,B,C,E20.在Outlook中，可快速定位總經(jīng)理本月全部郵件的篩選條件有：A.發(fā)件人包含“總經(jīng)理”B.收件人包含自己郵箱C.接收時(shí)間本月D.主題包含“匯報(bào)”E.標(biāo)記為已讀答案：A,C21.以下哪些行為違反《檔案法》規(guī)定：A.擅自帶走原始檔案外出B.在檔案閱覽室拍照C.將涉密檔案復(fù)印后存入個(gè)人U盤D.檔案庫房堆放純凈水E.檔案數(shù)字化外包未簽訂保密協(xié)議答案：A,B,C,E22.公司準(zhǔn)備發(fā)布放假通知，應(yīng)包含的要素有：A.放假起止日期B.值班安排及聯(lián)系方式C.緊急突發(fā)事件報(bào)告流程D.節(jié)前安全檢查要求E.員工旅游推薦線路答案：A,B,C,D23.以下哪些屬于文秘崗位常用“零庫存”模式優(yōu)點(diǎn)：A.降低資金占用B.減少倉儲面積C.提高耗材周轉(zhuǎn)率D.完全杜絕缺貨E.減少過期損耗答案：A,B,C,E24.在接待重要訪客時(shí)，文秘人員應(yīng)提前掌握的信息有：A.對方職務(wù)及級別B.宗教信仰及飲食禁忌C.來訪目的與大致行程D.對方公司近年財(cái)報(bào)E.是否需要安排翻譯答案：A,B,C,E25.以下關(guān)于“公文密級”的說法正確的是：A.絕密級保密期限不超過30年B.機(jī)密級保密期限不超過20年C.秘密級保密期限不超過10年D.保密期限自標(biāo)明的制發(fā)日起算E.密級和保密期限同時(shí)標(biāo)注在版心左上角答案：A,B,C,D,E三、判斷題（每題1分，共10分）26.公司紅頭文件一旦簽發(fā)，任何人員不得再修改正文內(nèi)容。答案：√27.會議紀(jì)要可以使用第一人稱“我”來體現(xiàn)記錄人立場。答案：×28.公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，如2025-06-20。答案：×29.在Excel中，使用“$”符號可鎖定單元格引用，方便公文數(shù)據(jù)批量計(jì)算。答案：√30.公司營業(yè)執(zhí)照副本丟失，文秘人員可直接在網(wǎng)上申請補(bǔ)辦，無需登報(bào)。答案：×31.商務(wù)接待中，主賓座位應(yīng)安排在離門口最遠(yuǎn)的正中位置。答案：√32.傳真件不具備法律效力，不能作為原始憑證歸檔。答案：×33.在PowerPoint放映時(shí)，按“B”鍵可讓屏幕黑屏，方便觀眾聚焦演講者。答案：√34.公司檔案庫房溫度應(yīng)控制在14℃-24℃，相對濕度45%-60%。答案：√35.文秘人員可以在個(gè)人微博透露公司尚未公開的重大投資信息。答案：×四、填空題（每空2分，共20分）36.正式公文標(biāo)題一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋（）＋文種”組成。答案：事由37.公司檔案編號采取“年度－（）－流水號”三段式結(jié)構(gòu)，便于快速定位。答案：分類號38.在Word中，若需將“公司標(biāo)志”插入到每一頁頂端且位置固定，應(yīng)編輯（）。答案：頁眉39.商務(wù)座次安排遵循“（）”原則，即離門遠(yuǎn)、視野好、背靠墻為上座。答案：面門為上40.公司值班電話響鈴（）聲內(nèi)必須接聽，確保對外形象。答案：三41.公文如有附件，應(yīng)在正文下空一行左空兩字編排“（）”二字，后標(biāo)全角冒號和名稱。答案：附件42.在Excel中，函數(shù)“=TEXT(TODAY(),"yyyy-mm-dd")”返回的是（）格式日期。答案：當(dāng)前系統(tǒng)43.公司印章用印后，應(yīng)在“用印登記簿”上連續(xù)編號，并保存（）年以上備查。答案：1044.根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為（）。答案：永久45.會議視頻錄制前，應(yīng)提前（）分鐘到場檢查機(jī)位、收音及光線。答案：30五、簡答題（每題10分，共30分）46.公司計(jì)劃搬遷新址，需向政府申請變更注冊地址，請列出文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備的材料清單并說明注意事項(xiàng)。答案：（1）材料清單：①營業(yè)執(zhí)照正副本原件；②公司登記（備案）申請書；③關(guān)于變更地址的股東決定或董事會決議；④新址產(chǎn)權(quán)證明或租賃合同及產(chǎn)權(quán)人證件；⑤章程修正案；⑥經(jīng)辦人身份證及授權(quán)委托書；⑦公章。（2）注意事項(xiàng)：①產(chǎn)權(quán)性質(zhì)須為“商業(yè)辦公”或“商住兩用”，住宅需街道辦出具同意函；②租賃合同期限應(yīng)覆蓋申請日起一年以上；③地址證明材料需與系統(tǒng)備案完全一致，包括門牌號、樓層、房號；④涉及前置審批的（如食品、醫(yī)療），先取得許可再辦地址變更；⑤所有復(fù)印件加蓋“與原件一致”章并簽名；⑥線上提交后，保持手機(jī)暢通，配合現(xiàn)場核查；⑦領(lǐng)取新執(zhí)照后，30日內(nèi)同步變更稅務(wù)、銀行、社保、公積金、商標(biāo)、資質(zhì)證書等信息，確保企業(yè)證照一致性。47.描述一次大型國際視頻會議的組織流程，突出文秘人員的關(guān)鍵控制點(diǎn)。答案：會前：①收到領(lǐng)導(dǎo)指令后，2小時(shí)內(nèi)完成會議時(shí)間、議題、外方名單確認(rèn)；②根據(jù)時(shí)差選擇北京時(shí)間15:00-17:00段，發(fā)送Doodle投票鎖定時(shí)間；③預(yù)訂具備國際專線的高清視頻會議室，提前一周測試Polycom與Zoom雙備份；④準(zhǔn)備中英雙語議程、名牌、同聲傳譯耳機(jī)，確認(rèn)譯員資質(zhì)并簽署保密協(xié)議；⑤向公安報(bào)備外籍人員線上接入信息，完成網(wǎng)絡(luò)安全掃描；⑥制作會議須知PDF，含撥入方式、備用通道、緊急聯(lián)系人。會中：①提前1小時(shí)到崗，再次測試音視頻、錄屏、速記；②建立微信群“靜音模式”，僅允許主持人發(fā)指令；③每30秒刷新一次帶寬，若丟包率>1%，立即切換備用線路；④記錄中外方發(fā)言時(shí)間，控制單人發(fā)言不超5分鐘；⑤出現(xiàn)雜音，3秒內(nèi)按靜音并私聊提醒。會后：①30分鐘內(nèi)導(dǎo)出雙語音頻，交由速記公司12小時(shí)內(nèi)出雙語初稿；②整理會議決議，標(biāo)注責(zé)任人與完成時(shí)限，經(jīng)主持人確認(rèn)后2小時(shí)內(nèi)發(fā)出；③將錄屏、音頻、紀(jì)要、簽到表一并加密上傳檔案系統(tǒng)，設(shè)置僅法務(wù)與總經(jīng)辦可下載；④48小時(shí)內(nèi)完成外方滿意度問卷，輸出改進(jìn)報(bào)告。關(guān)鍵控制點(diǎn)：時(shí)間窗口鎖定、雙線路備份、帶寬實(shí)時(shí)監(jiān)測、同聲傳譯質(zhì)量、紀(jì)要及時(shí)性。48.公司推行“無紙化辦公”，但領(lǐng)導(dǎo)仍習(xí)慣紙質(zhì)簽批，文秘人員如何平衡紙質(zhì)與電子流程，請給出具體實(shí)施方案。答案：（1）調(diào)研階段：①統(tǒng)計(jì)領(lǐng)導(dǎo)月均紙質(zhì)簽批量、類型、緊急度；②梳理現(xiàn)有OA系統(tǒng)字段與紙質(zhì)表單差異；③用一周時(shí)間跟班記錄領(lǐng)導(dǎo)簽批習(xí)慣，如圈閱、批注、折痕。（2）技術(shù)適配：①采購壓感手寫板，與OA做SDK對接，實(shí)現(xiàn)原筆跡簽批；②設(shè)置“一鍵套紅”功能，自動生成紅頭后推送手寫板；③開發(fā)手機(jī)端APP，支持離線簽批，聯(lián)網(wǎng)后自動同步；④對密級文件啟用國密算法加密，確保電子簽批法律效力。（3）制度配套：①出臺《電子簽批管理辦法》，明確電子文件與紙質(zhì)原件同等效力；②建立“紙質(zhì)fallback”通道，領(lǐng)導(dǎo)外出或設(shè)備故障時(shí)，可打印簽批，回公司24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)錄系統(tǒng)；③設(shè)置“電子+紙質(zhì)”雙軌并行期3個(gè)月，逐步降低紙質(zhì)比例至10%以下；④將各部門無紙化率納入KPI，每下降1%扣0.5分。（4）培訓(xùn)與激勵：①每周三午休舉辦“手寫板體驗(yàn)日”，領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場試用；②對第一個(gè)月100%電子簽批的領(lǐng)導(dǎo)贈送護(hù)眼臺燈；③文秘人員每日推送“昨日節(jié)省紙張”數(shù)據(jù)，強(qiáng)化成就感。（5）風(fēng)險(xiǎn)控制：①電子簽批文件自動備份至異地容災(zāi)系統(tǒng)，RPO<15分鐘；②每月隨機(jī)抽查10份電子原件，與紙質(zhì)fallback核對，確保一致；③法務(wù)每季度出具合規(guī)報(bào)告，防范電子簽章被質(zhì)疑風(fēng)險(xiǎn)。通過技術(shù)、制度、培訓(xùn)、風(fēng)控四合一，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)體驗(yàn)不降、文秘效率提升、紙張消耗下降80%。六、案例分析題（每題20分，共40分）49.背景：6月20日上午9:00，公司接到合作方律師函，聲稱我司未按合同在6月15日前交付第二批貨物，要求3日內(nèi)賠償200萬元，否則起訴。該合同原件保存在檔案室，領(lǐng)導(dǎo)要求文秘人員2小時(shí)內(nèi)提供全套證據(jù)材料以應(yīng)對訴訟。問題：（1）列出文秘人員應(yīng)調(diào)取的關(guān)鍵檔案清單；（2）說明如何快速核驗(yàn)材料完整性；（3）闡述如何安全傳遞至法務(wù)。答案：（1）關(guān)鍵檔案清單：①合同正本及全部附件、補(bǔ)充協(xié)議；②雙方簽字蓋章的交貨進(jìn)度確認(rèn)表；③物流提貨單、簽收單、快遞底聯(lián)；④質(zhì)檢報(bào)告、出廠合格證；⑤雙方郵件、傳真、微信記錄截圖；⑥6月15日前付款憑證；⑦不可抗力或順延交貨的往來函件；⑧內(nèi)部生產(chǎn)計(jì)劃、出庫單、ERP系統(tǒng)日志；⑨與合作方會議紀(jì)要、視頻記錄；⑩授權(quán)簽字人委托書。（2）快速核驗(yàn)：①依據(jù)合同編號，在檔案管理系統(tǒng)輸入關(guān)鍵詞“第二批+交貨”，30秒內(nèi)定位盒號；②調(diào)出電子目錄，逐條核對上述10類材料是否已歸檔，缺失項(xiàng)標(biāo)紅；③電話詢問經(jīng)辦人，確認(rèn)是否有未歸檔的“在途”材料，要求其30分鐘內(nèi)拍照補(bǔ)錄；④對紙質(zhì)原件逐頁清點(diǎn)，重點(diǎn)查看頁碼是否連續(xù)、騎縫章是否完整；⑤用條碼槍掃描檔案盒RFID，確認(rèn)出庫時(shí)間與歸還記錄，防止他人已借未還。（3）安全傳遞：①使用防拆保密袋，編號并加蓋騎縫章，由文秘與法務(wù)雙人簽字確認(rèn)；②通過機(jī)要通道送往法務(wù)部，禁止普通快遞；③同步將掃描件加密上傳至法務(wù)專用云盤，密碼通過另一渠道短信發(fā)送；④在OA發(fā)起“檔案外借”流程，設(shè)定歸還時(shí)間6月21日18:00，逾期自動預(yù)警；⑤全程視頻監(jiān)控，保留3個(gè)月備查。50.背景：公司將于7月1日舉行“成立二十周年慶典”，預(yù)計(jì)500人出席，含外籍嘉賓50人。領(lǐng)導(dǎo)指定文秘人員A擔(dān)任總協(xié)調(diào)，要求突出“綠色、智能、安全”主題，預(yù)算控制在80萬元以內(nèi)。問題：（1）請給出詳細(xì)時(shí)間軸（T-30日至T-1日）；（2）列出三大主題落地的具體措施；（3）設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)清單與應(yīng)急預(yù)案。答案：（1）時(shí)間軸：T-30日：成立籌委會，明確分工；確定場地為市會展中心A廳，簽訂意向協(xié)議；鎖定策劃公司、搭建商、翻譯公司。T-25日：完成慶典方案內(nèi)部評審，含流程、舞美、嘉賓名單；向公安、消防、外事辦報(bào)備；啟動邀請函設(shè)計(jì)。T-20日：確認(rèn)LED屏、燈光、音響、同聲傳譯、線上直播技術(shù)方案；簽訂綠色搭建協(xié)議，承諾90%可循環(huán)材料。T-15日：完成外籍嘉賓簽證、航班、酒店預(yù)訂；制作中英雙語手冊；確定菜單，含清真、素食選項(xiàng)。T-10日：召開供應(yīng)商技術(shù)交底會；完成第一次全流程彩排；啟動門票電子二維碼系統(tǒng)。T-7日：確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、祝福視頻、二十周年紀(jì)錄片；完成禮品采購（環(huán)保再生筆記本＋種子鉛筆）。T-3日：完成主視覺搭建，消防噴淋、應(yīng)急照明、廣播測試；進(jìn)行疫情防控演練；確認(rèn)備用發(fā)電機(jī)。T-1日：全員現(xiàn)場走臺；外籍嘉賓接機(jī)；完成二次安檢；封存應(yīng)急物資（AED、滅火器、備用口罩）。（2）三大主題落地：綠色：①電子邀請函占比90%，紙質(zhì)采用FSC認(rèn)證紙張；②現(xiàn)場設(shè)置分類垃圾桶，回收率≥