行業(yè)通用采購申請與審批流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊前言為規(guī)范企業(yè)采購管理，明確采購申請與審批各環(huán)節(jié)職責(zé)，提高采購效率、控制采購成本、防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本手冊。本手冊基于行業(yè)通用實(shí)踐，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營需求，涵蓋采購申請發(fā)起、多級審批、執(zhí)行反饋全流程，適用于企業(yè)各部門各類采購場景，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程保障采購活動(dòng)的合規(guī)性、透明性與經(jīng)濟(jì)性。一、手冊適用范圍與場景說明本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門（包括生產(chǎn)、研發(fā)、行政、銷售等）的各類采購活動(dòng)，涵蓋但不限于以下場景：日常運(yùn)營采購：辦公用品、勞保用品、維修配件等常規(guī)物資采購；生產(chǎn)相關(guān)采購：原材料、半成品、生產(chǎn)設(shè)備、輔助工具等生產(chǎn)經(jīng)營必需品采購；項(xiàng)目專項(xiàng)采購：研發(fā)項(xiàng)目、市場活動(dòng)、基建工程等專項(xiàng)所需物資或服務(wù)采購；服務(wù)類采購：咨詢、設(shè)計(jì)、外包、物業(yè)等第三方服務(wù)采購。無論采購金額大小，均需按本流程執(zhí)行，特殊緊急情況除外（詳見“四、流程執(zhí)行關(guān)鍵注意事項(xiàng)”）。二、采購申請與審批全流程操作指南采購申請與審批流程分為“需求提出→申請?zhí)顚憽块T初審→跨部門會(huì)簽（如需）→財(cái)務(wù)審核→管理層審批→采購執(zhí)行→結(jié)果反饋”8個(gè)環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)責(zé)任主體、操作內(nèi)容及要求（一）需求提出與確認(rèn)責(zé)任主體：需求部門申請人（如部門專員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要（如部門日常運(yùn)營、項(xiàng)目推進(jìn)、設(shè)備維護(hù)等），確定采購需求的具體內(nèi)容，包括物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、用途、期望到貨時(shí)間等；對于生產(chǎn)類或技術(shù)類采購，需由需求部門負(fù)責(zé)人組織技術(shù)評審（如生產(chǎn)部確認(rèn)原材料規(guī)格、研發(fā)部確認(rèn)設(shè)備參數(shù)），保證采購需求的合理性與必要性；需求部門需核實(shí)庫存情況（如倉庫部確認(rèn)現(xiàn)有庫存量），避免重復(fù)采購或過量采購。輸出成果：《采購需求確認(rèn)單》（內(nèi)部留存，無需提交至采購部）。（二）采購申請單填寫責(zé)任主體：需求部門申請人操作內(nèi)容：申請人登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)（或填寫紙質(zhì)《采購申請單》），準(zhǔn)確填寫采購信息，具體字段要求詳見“三、標(biāo)準(zhǔn)化采購申請單模板”；采購信息需真實(shí)、完整、清晰，不得涂改：物品/服務(wù)名稱需規(guī)范（如“A4復(fù)印紙”而非“紙”）；規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)需明確（如“電壓220V、功率1000W”）；數(shù)量需根據(jù)實(shí)際需求填寫，注明單位（如“臺(tái)”“件”“套”）；預(yù)算金額需參考?xì)v史采購價(jià)格或市場詢價(jià)填寫，含稅總價(jià)需準(zhǔn)確；用途需具體（如“用于研發(fā)部項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)”“用于行政部日常辦公”）。申請人需《采購需求確認(rèn)單》、技術(shù)參數(shù)說明（如設(shè)備說明書、圖紙）、比價(jià)記錄（如3家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)單，金額超過5000元需強(qiáng)制提供）等附件。注意事項(xiàng)：信息不全或附件缺失的申請單，采購部有權(quán)退回補(bǔ)充。（三）部門初審責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）操作內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人在采購管理系統(tǒng)中對申請單進(jìn)行線上審批（或在紙質(zhì)申請單上簽字），重點(diǎn)審核：采購需求的合理性：是否符合部門年度工作計(jì)劃，是否為必需開支；數(shù)量與規(guī)格的準(zhǔn)確性：是否與實(shí)際需求匹配，是否存在浪費(fèi)；預(yù)算金額的合規(guī)性：是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需說明原因并附預(yù)算調(diào)整申請。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批；審核不通過的，需注明原因并退回申請人修改。輸出成果：部門負(fù)責(zé)人審批意見（系統(tǒng)留痕或紙質(zhì)簽字）。（四）跨部門會(huì)簽（如需）責(zé)任主體：相關(guān)職能部門（如倉庫部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等）操作內(nèi)容：倉庫部會(huì)簽：涉及庫存物資的采購，倉庫部需在1個(gè)工作日內(nèi)審核庫存數(shù)量，確認(rèn)是否需采購及采購數(shù)量，避免庫存積壓；財(cái)務(wù)部會(huì)簽：預(yù)算金額超過部門年度預(yù)算10%或單筆金額超過1萬元的采購，財(cái)務(wù)部需審核預(yù)算合理性、資金來源是否落實(shí)，并在1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見；法務(wù)部會(huì)簽：涉及服務(wù)合同、框架協(xié)議的采購，法務(wù)部需審核合同條款合規(guī)性，并在2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見。注意事項(xiàng)：無需跨部門會(huì)簽的采購，直接進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（五）財(cái)務(wù)審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部指定審核人（如財(cái)務(wù)經(jīng)理、成本會(huì)計(jì)）操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)部對已通過部門初審和跨部門會(huì)簽（如需）的申請單進(jìn)行最終財(cái)務(wù)審核，重點(diǎn)審核：預(yù)算金額準(zhǔn)確性：是否與年度預(yù)算、月度資金計(jì)劃匹配，超預(yù)算是否已履行預(yù)算調(diào)整審批；價(jià)格合理性：參考?xì)v史采購數(shù)據(jù)、市場價(jià)格信息，判斷報(bào)價(jià)是否公允（如大額采購需結(jié)合比價(jià)記錄）；成本列支合規(guī)性：采購成本是否計(jì)入正確的會(huì)計(jì)科目，是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度。審核通過后，財(cái)務(wù)部在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批；審核不通過的，注明原因并退回需求部門。（六）管理層審批責(zé)任主體：企業(yè)管理層（如分管副總、總經(jīng)理、采購總監(jiān)等）操作內(nèi)容：根據(jù)采購金額設(shè)置分級審批權(quán)限，具體標(biāo)準(zhǔn)采購金額（含稅）審批人審批時(shí)限5000元（含）以下需求部門負(fù)責(zé)人見“部門初審”5001元-2萬元（含）分管業(yè)務(wù)副總2個(gè)工作日2萬元-5萬元（含）總經(jīng)理3個(gè)工作日5萬元以上董事長/總經(jīng)理辦公會(huì)5個(gè)工作日操作說明：審批人需重點(diǎn)審核采購的戰(zhàn)略必要性、投入產(chǎn)出比及對企業(yè)經(jīng)營的影響；大額采購（5萬元以上）需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議，會(huì)議紀(jì)要作為審批附件。（七）采購執(zhí)行責(zé)任主體：采購部操作內(nèi)容：采購部在收到審批通過的《采購申請單》后，根據(jù)采購金額與類型制定采購方案：5000元以下：采用詢價(jià)方式，從合格供應(yīng)商庫中選擇1-2家比價(jià)后確定供應(yīng)商；5001元-5萬元：采用競價(jià)或招標(biāo)方式，至少邀請3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，綜合價(jià)格、質(zhì)量、交期等因素確定中標(biāo)供應(yīng)商；5萬元以上：必須公開招標(biāo)，或采用邀請招標(biāo)（需經(jīng)管理層批準(zhǔn)），招標(biāo)過程需全程留痕。采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同（金額超過1萬元需簽訂書面合同），明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等條款；合同簽訂后，采購部向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按時(shí)交貨。輸出成果：采購合同、采購訂單、供應(yīng)商確認(rèn)函。（八）結(jié)果反饋與歸檔責(zé)任主體：采購部、需求部門、財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：交貨驗(yàn)收：供應(yīng)商送貨到指定地點(diǎn)后，需求部門與采購部共同驗(yàn)收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，填寫《采購驗(yàn)收單》（需雙方簽字確認(rèn)）；付款申請：驗(yàn)收合格后，采購部憑《采購申請單》《采購合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等資料，向財(cái)務(wù)部申請付款；資料歸檔：采購部將采購全流程資料（申請單、審批記錄、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）整理歸檔，保存期限不少于5年；需求部門留存《驗(yàn)收單》復(fù)印件作為入賬或使用依據(jù)。三、標(biāo)準(zhǔn)化采購申請單模板采購申請單申請編號：申請日期：年月日申請部門申請人聯(lián)系電話采購類型□日常運(yùn)營□生產(chǎn)相關(guān)□項(xiàng)目專項(xiàng)□服務(wù)類預(yù)算科目一、采購詳情序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)單位數(shù)量單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）供應(yīng)商（可選）用途說明123合計(jì)（含稅）二、審批流程審批環(huán)節(jié)審批人職務(wù)審批意見簽字日期部門初審跨部門會(huì)簽倉庫部財(cái)務(wù)部法務(wù)部財(cái)務(wù)審核管理層審批三、附件清單（可附后）□《采購需求確認(rèn)單》□技術(shù)參數(shù)說明□比價(jià)記錄□項(xiàng)目立項(xiàng)批文□其他：四、備注說明申請人簽字：______________需求部門負(fù)責(zé)人簽字：______________四、流程執(zhí)行關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）申請信息規(guī)范性采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息需與實(shí)際需求完全一致，嚴(yán)禁模糊填寫（如“一批材料”“辦公用具”等）；預(yù)算金額需包含所有費(fèi)用（如運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)、安裝費(fèi)等），避免后續(xù)因費(fèi)用遺漏導(dǎo)致審批延誤或超支。（二）審批時(shí)限要求各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，無正當(dāng)理由逾期未審批的，視為自動(dòng)通過；緊急采購（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需立即維修），可由需求部門負(fù)責(zé)人口頭申請分管副總審批后先行采購，但需在2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦書面申請手續(xù)。（三）預(yù)算與價(jià)格控制采購預(yù)算不得突破部門年度預(yù)算額度，確需調(diào)整的，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》經(jīng)財(cái)務(wù)部與管理層審批；大額采購（5萬元以上）必須公開招標(biāo)，禁止化整為零規(guī)避招標(biāo)；供應(yīng)商選擇需遵循“質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、服務(wù)優(yōu)先”原則，優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商庫內(nèi)的合作方。（四）合同與驗(yàn)收管理采購合同需經(jīng)法務(wù)部審核條款合規(guī)性，金額超過5萬元的合同需由法定代表人或其授權(quán)人簽字蓋章；需求部門需嚴(yán)格按照合同約定標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，發(fā)覺質(zhì)量問題需在24小時(shí)內(nèi)書面反饋采購部，由采購部與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠。（五）廉潔與保密要求參與采購流程的工作人員需遵守廉潔從業(yè)規(guī)定，嚴(yán)禁收受供應(yīng)商回扣、禮品或泄露采購