企業(yè)經(jīng)營中，合同是明確權(quán)利義務(wù)、防范法律風(fēng)險(xiǎn)的核心載體?？茖W(xué)的合同管理流程能從源頭把控交易風(fēng)險(xiǎn)，保障合規(guī)性與企業(yè)權(quán)益。本文結(jié)合實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，梳理全流程管理要點(diǎn)并提供實(shí)用模板，助力企業(yè)提升合同管理效能。一、合同管理核心流程（分階段管控）（一）合同起草：從需求到合規(guī)的“源頭把控”業(yè)務(wù)部門需先開展需求調(diào)研：明確交易背景、合作方資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、信用報(bào)告）、交易標(biāo)的細(xì)節(jié)（數(shù)量、質(zhì)量、交付方式等），形成《需求說明文檔》。條款設(shè)計(jì)需精準(zhǔn)匹配交易場景：參考同類合同模板，重點(diǎn)擬定“標(biāo)的描述、價(jià)款支付、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決”等核心條款；若涉及特殊行業(yè)（如建筑、知識產(chǎn)權(quán)），需嵌入行業(yè)合規(guī)要求（如住建部《建設(shè)工程施工合同示范文本》）。完成初稿后，起草人需合規(guī)初審：自查條款是否符合公司制度（如采購限額、授權(quán)范圍），有無違反《民法典》合同編、行業(yè)監(jiān)管規(guī)定等。（二）合同審批：多部門協(xié)同的“風(fēng)險(xiǎn)過濾”部門會簽：業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門從專業(yè)視角審核。財(cái)務(wù)關(guān)注付款周期、發(fā)票要求；技術(shù)關(guān)注服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)/產(chǎn)品參數(shù)；業(yè)務(wù)確認(rèn)交易邏輯。會簽意見需書面記錄，分歧需協(xié)商解決（如“付款方式需與現(xiàn)金流匹配”“服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)需量化”）。法務(wù)審核：法務(wù)部門聚焦“合法性、完備性、風(fēng)險(xiǎn)性”：審查主體資格（如對方是否具備簽約權(quán)限）、條款效力（如免責(zé)條款是否無效）、違約責(zé)任是否對等、爭議解決方式是否有利（如約定仲裁需明確機(jī)構(gòu)）。對高風(fēng)險(xiǎn)條款需出具修改建議（如“違約金比例過高，建議調(diào)整至合同金額的10%”）。領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)合同金額、重要性分級審批（如“一定金額以上合同由總經(jīng)理審批”）。審批人結(jié)合各部門意見，最終決策是否通過。（三）合同簽訂：用印與簽署的“最后防線”用印管理：填寫《合同用印審批單》（附模板），經(jīng)審批后由專人保管的印章使用。嚴(yán)禁在空白合同上用印，需核對合同內(nèi)容與審批版本完全一致。簽署規(guī)范：法定代表人或授權(quán)代表簽字，需確認(rèn)授權(quán)范圍（授權(quán)委托書需留存歸檔）。合作方簽署后，需核驗(yàn)簽字/蓋章真實(shí)性（如對比工商備案印模、要求對方提供授權(quán)書）。（四）合同履行：動態(tài)跟蹤的“過程管控”履約臺賬：業(yè)務(wù)部門建立臺賬，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交貨、付款、驗(yàn)收）。財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定安排資金，法務(wù)部門跟蹤風(fēng)險(xiǎn)事件（如對方遲延履行）。變更管理：若需變更條款（如延期、調(diào)價(jià)），需簽訂《合同變更協(xié)議》（附模板），流程同原合同審批。嚴(yán)禁口頭變更，需保留書面憑證（如郵件、補(bǔ)充協(xié)議）。糾紛處理：出現(xiàn)爭議時(shí)，優(yōu)先協(xié)商；協(xié)商無果則啟動仲裁或訴訟，法務(wù)部門主導(dǎo)，業(yè)務(wù)部門提供證據(jù)（如合同、溝通記錄、履約憑證）。（五）合同歸檔：分類存儲的“閉環(huán)管理”分類存儲：按業(yè)務(wù)類型（如采購、銷售、服務(wù)）、狀態(tài)（已履行、履行中、糾紛）分類，電子檔與紙質(zhì)檔同步留存（紙質(zhì)檔需編號、裝訂，電子檔加密備份）。借閱管理：內(nèi)部借閱需填寫《合同借閱單》，注明用途、期限；涉密合同需額外審批（如“戰(zhàn)略合作協(xié)議”僅限核心人員借閱）。保管期限：按《檔案法》及公司制度，一般合同保管“一定期限”，重大合同（如合資協(xié)議、并購合同）永久保管。二、實(shí)用模板示例（一）合同審批單模板項(xiàng)目內(nèi)容要求------------------------------------------合同名稱明確交易類型（如“XX設(shè)備采購合同”）起草部門業(yè)務(wù)部門名稱（如“采購部”）合同金額大寫+小寫（如“人民幣壹拾萬元整/100,000元”）合作方信息名稱、統(tǒng)一社會信用代碼會簽意見各部門簽字+日期+意見（如“財(cái)務(wù)：付款周期合理，同意”）法務(wù)意見合規(guī)性結(jié)論+修改建議（如“條款合法，建議補(bǔ)充保密條款”）審批意見領(lǐng)導(dǎo)簽字+日期+是否同意（注：實(shí)際使用時(shí)需補(bǔ)充公司LOGO、編號等元素，確保審批單格式規(guī)范。）（二）合同變更協(xié)議模板合同變更協(xié)議甲方：___________（原合同甲方）乙方：___________（原合同乙方）鑒于雙方于____年____月____日簽訂的《____合同》（編號：____），因____原因（如“政策調(diào)整需延期交貨”“市場價(jià)格波動需調(diào)整價(jià)款”），經(jīng)協(xié)商一致變更如下：1.原條款：______________________（需明確原合同條款編號及內(nèi)容）變更后：______________________（需清晰描述變更后內(nèi)容）2.其他條款按原合同執(zhí)行，本協(xié)議與原合同沖突處，以本協(xié)議為準(zhǔn)。本協(xié)議一式____份，雙方各執(zhí)____份，自簽字蓋章之日起生效。甲方（蓋章）：_________乙方（蓋章）：_________代表簽字：_________代表簽字：_________日期：____年____月____日（三）合同臺賬模板合同編號合同名稱合作方簽訂日期金額履行狀態(tài)到期日備注------------------------------------------------------------------------------------HT-001辦公設(shè)備采購XX公司2023.01.055萬履行中2023.03.05分三期付款HT-002軟件服務(wù)合同YY科技2023.02.108萬已完成2023.08.10驗(yàn)收合格........................（注：臺賬需定期更新，履行狀態(tài)包括“未開始”“履行中”“已完成”“糾紛中”等；備注欄記錄關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)或特殊約定。）三、管理優(yōu)化建議（一）信息化工具賦能引入合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“審批線上化、臺賬自動化、到期預(yù)警”（如付款、續(xù)約提醒）。系統(tǒng)可關(guān)聯(lián)企業(yè)ERP、財(cái)務(wù)軟件，自動校驗(yàn)付款節(jié)點(diǎn)與合同約定是否一致。（二）培訓(xùn)與知識沉淀定期開展合同法律培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)人員風(fēng)險(xiǎn)意識；法務(wù)部門搭建“條款庫+典型案例庫”，供業(yè)務(wù)部門參考（如“違約金條款設(shè)計(jì)指引”“爭議解決條款選擇邏輯”）。（三）動態(tài)風(fēng)控機(jī)制建立合作方“黑名單”（如多次違約、失信企業(yè)），定期評估合同履行風(fēng)險(xiǎn)（如“季度風(fēng)險(xiǎn)評級”），根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級調(diào)整管理策略（如“高風(fēng)險(xiǎn)合同增加履約檢查頻次”）。