銷售合同審查與簽訂指導規(guī)范工具一、工具概述與適用價值本工具旨在為企業(yè)銷售團隊、法務部門及相關管理人員提供標準化的銷售合同審查與簽訂流程指引，通過規(guī)范操作降低合同風險、提升簽約效率、保障企業(yè)合法權益。適用于各類銷售場景下的合同管理，包括但不限于新客戶首次合作、老客戶續(xù)簽、大額訂單交易、定制化產(chǎn)品/服務銷售等，助力企業(yè)實現(xiàn)“事前預防、事中控制、事后追溯”的全周期合同管理目標。二、銷售合同審查與簽訂全流程操作指引（一）合作意向達成與合同準備明確合作基礎銷售人員與客戶溝通后，確認合作意向（如產(chǎn)品/服務類型、預估交易金額、初步合作期限等），填寫《合作意向確認單》（附件1），經(jīng)銷售經(jīng)理*審批通過后啟動合同準備流程。涉及特殊需求（如定制化開發(fā)、獨家代理等），需提前組織產(chǎn)品、技術、法務等部門評估可行性，形成《特殊需求評估報告》作為合同附件。收集客戶與交易基礎信息客戶信息：要求客戶提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復印件（需在有效期內(nèi)）、法定代表人身份證明、授權委托書（如簽約人為非法定代表人）、相關資質(zhì)證明（如行業(yè)許可證、認證證書等）。交易信息：明確產(chǎn)品/服務的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、單價、總價、交付時間與地點、驗收標準、付款方式、違約責任等核心條款，保證信息準確無誤。選擇合同模板根據(jù)交易類型（如標準產(chǎn)品銷售、服務合同、框架協(xié)議等），從公司《標準合同模板庫》中匹配對應模板，禁止直接使用客戶提供的模板（除非經(jīng)法務部門專項審核）。若模板庫無合適模板，由銷售部門發(fā)起《合同模板申請表》，法務部門牽頭制定專項模板，經(jīng)法務總監(jiān)*審批后使用。（二）合同條款全面審查審查原則：合法性優(yōu)先、權責對等、風險可控、表述清晰。1.主體資格審查（核心風險點）審查要點：客戶是否為依法設立并有效存續(xù)的企業(yè)，營業(yè)執(zhí)照記載的信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、住所地、經(jīng)營范圍等）與合同主體是否一致；客戶是否具備簽約資質(zhì)（如特種設備銷售需相關許可證、互聯(lián)網(wǎng)服務需ICP證等）；簽約人是否有權代表客戶簽約（核對授權委托書載明的權限范圍、有效期，避免越權代理）。風險提示：主體不適格可能導致合同無效，無法追究違約責任；簽約人無授權可能導致合同對客戶無約束力。2.核心交易條款審查（1）標的物條款明確產(chǎn)品/服務的具體名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、品牌等信息，避免使用“同類產(chǎn)品”“優(yōu)質(zhì)服務”等模糊表述；定制化產(chǎn)品需附技術協(xié)議作為附件，明確開發(fā)周期、驗收標準及知識產(chǎn)權歸屬。（2）數(shù)量與質(zhì)量條款數(shù)量：明確計量單位（如“臺”“噸”“件”）、數(shù)量誤差范圍（如“±5%”），避免“一批”“若干”等模糊表述；質(zhì)量：明確質(zhì)量標準（如國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準或雙方約定的技術參數(shù)），約定質(zhì)量異議期（如“收貨后15日內(nèi)提出”）及檢驗方式（如“共同委托第三方檢測機構”）。（3）價款與支付條款價款：明確單價、總價（大小寫一致）、幣種（如人民幣），含稅價需注明稅率及稅額；支付：約定支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等）、支付節(jié)點（如“預付款30%”“到貨驗收合格后60%”“質(zhì)保期滿后10%”），明確收款賬戶信息（需與客戶合同主體一致，禁止個人賬戶收款）。（4）交付與驗收條款交付：明確交付時間（具體日期或“收到預付款后日內(nèi)”）、交付地點（如“買方指定倉庫”）、運輸方式及費用承擔方；驗收：約定驗收流程（如“買方應在收到貨物后日內(nèi)完成驗收，逾期未驗收視為合格”）、驗收標準（依據(jù)質(zhì)量條款）及驗收結(jié)果爭議解決方式（如“雙方共同確認或委托第三方檢測”）。（5）違約責任條款明確雙方違約情形及對應的違約金計算方式（如“逾期交貨的，每日按合同總額的0.5%支付違約金，最高不超過合同總額的20%”）；約定定金條款時，定金金額不得超過合同總金額的20%，且需明確“定金罰則”適用情形；避免約定“過高的違約金”（超過實際損失30%可能被法院調(diào)減）或“顯失公平的責任條款”（如“賣方違約不承擔責任，買方違約需全額賠償”）。（6）爭議解決條款優(yōu)先約定“向賣方所在地有管轄權的人民法院提起訴訟”，或選擇“仲裁委員會仲裁”（需明確具體的仲裁委員會名稱，如“北京仲裁委員會”）；避免約定“由原告所在地法院管轄”等模糊表述，防止管轄權爭議。3.輔助條款審查保密條款：明保密信息的范圍、保密期限（如“合同履行完畢后3年”）、違約責任；知識產(chǎn)權條款：涉及定制化開發(fā)或使用第三方技術的，需明確知識產(chǎn)權歸屬及使用權限；不可抗力條款：明確不可抗力的定義（如“地震、戰(zhàn)爭、行為等不能預見、不能避免且不能克服的客觀情況”）、通知義務及后果處理；合同生效與終止條款：約定生效條件（如“雙方法定代表人或授權代表簽字并加蓋公章后生效”）、終止情形（如“一方違約導致合同無法履行”“期限屆滿”）及終止后的清算義務。（三）合同談判與修訂談判準備銷售人員與法務部門共同梳理審查出的風險點，制定談判策略，明確可讓步條款與底線（如付款節(jié)點可協(xié)商，但違約金比例不得低于合同總額的10%）。談判執(zhí)行與客戶就爭議條款進行溝通，重點圍繞核心交易條款（如價格、交付時間、違約責任）展開談判，避免在非核心條款上過度糾纏；談判過程中做好會議記錄，對達成一致的修改內(nèi)容形成《合同談判紀要》（需雙方簽字確認），作為合同附件。合同修訂根據(jù)談判結(jié)果，由法務部門或銷售部門修訂合同文本，保證修訂內(nèi)容清晰、無歧義，且與《合同談判紀要》一致；修訂后的合同需再次進行內(nèi)部審查（重點核查修訂條款是否引入新風險），經(jīng)法務專員*審核通過后方可提交客戶。（四）內(nèi)部審批流程審批層級根據(jù)合同金額及風險等級，劃分審批權限（示例）：金額≤10萬元：銷售經(jīng)理*審批；10萬元＜金額≤50萬元：銷售總監(jiān)+法務專員聯(lián)合審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理+法務總監(jiān)+分管銷售副總*聯(lián)合審批。審批時限各審批環(huán)節(jié)需在2個工作日內(nèi)完成，如需補充材料，應及時通知銷售部門，避免審批延誤。審批記錄使用《合同審批流程表》（附件2）記錄審批過程，各審批人需簽署明確意見（如“同意”“同意但需補充條款”“不同意，理由：”），審批完成后流轉(zhuǎn)至銷售部門。（五）合同簽訂與歸檔文本核對簽訂前，銷售部門與法務部門共同核對最終合同文本（含附件）與審批版本是否一致，保證簽字頁信息（合同主體、簽約人、日期、蓋章）完整無誤。簽訂規(guī)范合同需由雙方法定代表人或授權代表簽字，并加蓋合同專用章或公章（騎縫章需覆蓋所有合同頁面）；涉及多頁合同的，需在每頁加蓋騎縫章，防止合同被替換或添加；簽訂日期需填寫實際簽署日期，避免倒簽合同（特殊情況下需倒簽的，需經(jīng)總經(jīng)理*書面批準并說明原因）。文本分發(fā)與歸檔簽訂后，銷售部門保留2份原件（1份交客戶，1份留存），法務部門留存1份原件備案，財務部門留存復印件用于付款審批；合同原件需在簽訂后3個工作日內(nèi)移交至檔案管理部門，歸檔時需附《合作意向確認單》《合同審批流程表》《合同談判紀要》等材料；建立電子合同臺賬（記錄合同編號、客戶名稱、簽訂日期、金額、履行狀態(tài)等），定期更新，保證可追溯。三、配套工具表格模板附件1：《合作意向確認單》項目內(nèi)容客戶名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人及電話合作意向描述（如：采購型號產(chǎn)品臺，預估金額萬元，合作期限年）特殊需求（如：定制化功能、獨家代理等）銷售人員銷售經(jīng)理審核意見□同意□不同意（理由：_________________）簽字：______日期：______法務部門意見□可行□不可行（理由：_________________）簽字：______日期：______附件2：《合同審批流程表》合同編號合同名稱合同金額人民幣_________萬元客戶名稱發(fā)起部門銷售部/市場部發(fā)起人審批環(huán)節(jié)審批人銷售部門初審銷售經(jīng)理*法務部門復審法務專員*財務部門審核財務經(jīng)理*總經(jīng)理終批總經(jīng)理*備注（如：涉及特殊條款需專項說明）四、審查與簽訂過程中的關鍵風險提示（一）法律風險防范合同無效風險：避免違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定（如“買賣槍支”“無證經(jīng)營”等），合同內(nèi)容不得損害社會公共利益或違反公序良俗；條款歧義風險：使用規(guī)范、明確的表述，避免“大概”“左右”“盡快”等模糊詞匯，重要術語需在合同中定義；證據(jù)缺失風險：保留合同談判、履行過程中的書面記錄（如郵件、會議紀要、簽收單），保證發(fā)生爭議時能夠提供有效證據(jù)。（二）商業(yè)風險防范客戶信用風險：對新客戶或大額訂單客戶，可通過第三方征信機構（如天眼查、企查查）查詢其信用狀況，必要時要求提供擔保（如銀行保函、抵押物）；履約能力風險：對于定制化開發(fā)或長期合作項目，需評估客戶的技術能力、資金實力及履約記錄，避免因客戶原因?qū)е潞贤瑹o法履行；價格波動風險：對于原材料價格波動較大的產(chǎn)品，可約定價格調(diào)整機制（如“以交貨當月的市場均價結(jié)算”）。（三）操作風險防范審批流程遺漏：嚴格按照合同審批權限執(zhí)行，不得越級審批或簡化流程，避免“人情合同”“口頭協(xié)議”；簽訂文本錯誤：合同簽訂前需逐頁核對，保證無錯別字、漏填項、涂改痕跡（涂改處需雙方簽字蓋章確認）；歸檔管理混亂：建立規(guī)范的合同歸檔制度，明確檔案保管期限（如：普通合同保管5年，重要合同保管10年以上）