紡織機(jī)械廠合同管理審批實施制度?

一、總則（一）目的為加強(qiáng)本紡織機(jī)械廠合同管理，規(guī)范合同審批流程，有效防范合同風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，特制定本實施制度。（二）適用范圍本制度適用于本廠與各類主體簽訂的所有合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、審批與履行必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.審慎性原則：在合同審批過程中，各環(huán)節(jié)應(yīng)秉持審慎態(tài)度，充分評估合同風(fēng)險。3.職責(zé)明確原則：明確各部門在合同管理審批中的職責(zé)，確保流程順暢、責(zé)任清晰。二、合同管理審批組織與職責(zé)（一）合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成：由廠長擔(dān)任組長，各副廠長擔(dān)任副組長，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。2.職責(zé)-負(fù)責(zé)審議合同管理的重大事項和政策；-協(xié)調(diào)解決合同管理審批過程中的重大爭議和問題；-對涉及企業(yè)重大利益的合同進(jìn)行最終決策。（二）合同管理部門1.設(shè)立：設(shè)立專門的合同管理辦公室，負(fù)責(zé)合同管理的日常工作，隸屬于行政部門。2.職責(zé)-制定和完善合同管理制度、流程及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文本；-對合同進(jìn)行統(tǒng)一編號、登記、歸檔和保管；-對合同的合法性、完整性進(jìn)行初步審查；-跟蹤合同的履行情況，及時提醒相關(guān)部門處理合同執(zhí)行中的問題；-組織合同糾紛的處理工作。（三）業(yè)務(wù)部門1.范圍：包括銷售部門、采購部門、生產(chǎn)部門等具體負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)開展的部門。2.職責(zé)-負(fù)責(zé)合同的起草工作，確保合同條款符合業(yè)務(wù)實際需求；-對合同相對方的主體資格、資信狀況等進(jìn)行調(diào)查和評估；-組織合同談判，并及時向合同管理部門和其他相關(guān)部門匯報談判進(jìn)展；-負(fù)責(zé)合同的履行，及時反饋合同履行過程中的問題和情況。（四）財務(wù)部門1.職責(zé)-對合同的財務(wù)條款進(jìn)行審查，包括付款方式、結(jié)算周期、稅務(wù)處理等；-評估合同對企業(yè)財務(wù)狀況的影響；-負(fù)責(zé)合同款項的收付管理和財務(wù)核算。（五）法務(wù)部門1.職責(zé)-對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行全面審查，包括合同條款是否符合法律法規(guī)、是否存在法律風(fēng)險等；-提供法律咨詢和法律支持，參與重大合同的談判和起草；-協(xié)助處理合同糾紛，代表企業(yè)參與訴訟、仲裁等法律程序。三、合同審批流程（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和談判情況，起草合同文本。起草過程中應(yīng)確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。2.合同文本應(yīng)使用本廠制定的標(biāo)準(zhǔn)合同模板，如無標(biāo)準(zhǔn)模板，應(yīng)參考相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)慣例進(jìn)行起草。3.起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同審批表》，詳細(xì)注明合同基本信息、業(yè)務(wù)背景、審批需求等內(nèi)容。（二）部門初審1.業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本和《合同審批表》提交給本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)從業(yè)務(wù)合理性、可行性等方面進(jìn)行審查，對合同條款提出修改意見。2.初審?fù)ㄟ^后，業(yè)務(wù)部門將合同文本和《合同審批表》依次流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門、法務(wù)部門進(jìn)行專業(yè)審查。（三）財務(wù)審查1.財務(wù)部門收到合同文本和《合同審批表》后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審查。重點審查合同的財務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期、預(yù)算安排等是否符合企業(yè)財務(wù)制度和財務(wù)管理要求。2.財務(wù)部門應(yīng)在《合同審批表》上簽署審查意見，如有問題，應(yīng)明確指出并提出修改建議。（四）法務(wù)審查1.法務(wù)部門在收到合同文本和《合同審批表》后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審查。從法律專業(yè)角度對合同的合法性、合規(guī)性、有效性進(jìn)行全面審查，重點審查合同條款是否存在法律漏洞、法律風(fēng)險等。2.法務(wù)部門應(yīng)在《合同審批表》上詳細(xì)簽署審查意見，對于存在法律風(fēng)險的條款，應(yīng)提出具體的修改方案或風(fēng)險防范措施。（五）合同管理部門審查1.合同管理部門收到經(jīng)過財務(wù)部門和法務(wù)部門審查的合同文本和《合同審批表》后，進(jìn)行綜合審查。審查內(nèi)容包括合同格式是否規(guī)范、編號是否正確、相關(guān)部門意見是否齊全等。2.合同管理部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審查，并在《合同審批表》上簽署審查意見。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時反饋給業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改。（六）分管領(lǐng)導(dǎo)審批1.合同管理部門審查通過后，將合同文本和《合同審批表》提交給分管業(yè)務(wù)的副廠長進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從業(yè)務(wù)整體規(guī)劃、風(fēng)險把控等方面進(jìn)行綜合考慮，對合同進(jìn)行審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審批，并在《合同審批表》上簽署審批意見。如對合同有重大修改意見，應(yīng)及時反饋給業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改后重新提交審批。（七）廠長審批1.對于重大合同或涉及企業(yè)核心利益的合同，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，需提交給廠長進(jìn)行最終審批。廠長應(yīng)從企業(yè)戰(zhàn)略、整體利益等高度對合同進(jìn)行全面考量。2.廠長應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審批，并在《合同審批表》上簽署審批意見。（八）合同簽訂1.合同經(jīng)各級審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同相對方簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)再次核對合同文本內(nèi)容，確保與審批通過的版本一致。2.合同簽訂應(yīng)使用企業(yè)法定代表人簽字并加蓋企業(yè)公章或合同專用章。如法定代表人授權(quán)他人簽字，應(yīng)出具授權(quán)委托書。四、合同變更與解除（一）合同變更1.合同履行過程中，如因業(yè)務(wù)需要或其他原因需對合同內(nèi)容進(jìn)行變更，由業(yè)務(wù)部門提出變更申請，填寫《合同變更審批表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等。2.《合同變更審批表》應(yīng)按照合同審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)各級審批通過后方可實施變更。3.合同變更后，合同管理部門應(yīng)及時對合同檔案進(jìn)行更新和維護(hù)。（二）合同解除1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出解除合同的申請，填寫《合同解除審批表》，說明解除原因、解除方式等。2.《合同解除審批表》應(yīng)按照合同審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)各級審批通過后方可辦理合同解除手續(xù)。3.合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理相關(guān)債權(quán)債務(wù)，合同管理部門應(yīng)及時對合同檔案進(jìn)行歸檔處理。五、合同履行與監(jiān)督（一）合同履行1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門作為合同履行的責(zé)任主體，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，并積極督促合同相對方履行合同義務(wù)。2.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理部門匯報合同履行情況，如出現(xiàn)履行困難或其他異常情況，應(yīng)及時采取措施并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。（二）合同監(jiān)督1.合同管理部門負(fù)責(zé)對合同履行情況進(jìn)行全程監(jiān)督，定期檢查合同執(zhí)行進(jìn)度、質(zhì)量、款項收付等情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對合同款項收付的監(jiān)督，確保款項按時、足額收付，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通并采取措施。3.審計部門應(yīng)定期對合同的簽訂、履行、結(jié)算等情況進(jìn)行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為應(yīng)及時提出整改意見并向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報。六、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則1.以維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益為出發(fā)點，積極采取措施解決糾紛，盡量減少企業(yè)損失。2.遵循合法、公正、公平的原則，通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等合法途徑解決糾紛。（二）糾紛處理流程1.合同履行過程中發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.合同管理部門組織法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員對糾紛情況進(jìn)行分析和評估，制定糾紛處理方案。3.糾紛處理方案經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由法務(wù)部門負(fù)責(zé)具體實施。如通過協(xié)商、調(diào)解解決糾紛，法務(wù)部門應(yīng)與合同相對方進(jìn)行溝通協(xié)商；如協(xié)商不成，需通過仲裁或訴訟解決糾紛，法務(wù)部門應(yīng)代表企業(yè)參加仲裁或訴訟程序。4.糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門，提供必要的支持和協(xié)助。（三）糾紛處理結(jié)果反饋1.糾紛處理結(jié)束后，法務(wù)部門應(yīng)及時將處理結(jié)果向合同管理部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提交糾紛處理報告。2.合同管理部門應(yīng)根據(jù)糾紛處理結(jié)果，對合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和反思，針對存在的問題提出改進(jìn)措施，完善合同管理制度和流程。七、合同檔案管理（一）檔案建立1.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時對合同進(jìn)行編號、登記，建立合同檔案。合同檔案應(yīng)包括合同文本、《合同審批表》、相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議、往來信函、履行記錄等與合同有關(guān)的資料。2.合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進(jìn)行分類歸檔，便于查詢和管理。（二）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作，確保檔案的安全、完整。2.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房或檔案柜中，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.電子合同檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案查閱與借閱1.本廠內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。2.如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)按時歸還。3.外單位人員查閱或借閱合同檔案，須經(jīng)本廠廠長批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）檔案銷毀1.對于超過保存期限且無保存價值的合同檔案，合同管理部門應(yīng)提出銷毀申請，填寫《合同檔案銷毀申請表》，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用合適的方式，確保檔案信息不被泄露。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并做好記錄。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任認(rèn)定1.在合同管理審批過程中，如因相關(guān)人員故意或重大過失導(dǎo)致合同出現(xiàn)問題，給企業(yè)造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.責(zé)任認(rèn)定應(yīng)根據(jù)具體情況，明確相關(guān)人員在合同起草、審批、履行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)中的責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對于責(zé)任較輕的人員，視情節(jié)給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.對于責(zé)任較重的人員，除給予經(jīng)濟(jì)處罰外，還可根據(jù)情況給予降職、撤職、解除勞動合同等處分。3.如因相關(guān)人員的行為構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（三）責(zé)任追究程序1.發(fā)現(xiàn)合同管理中存在問題后，由合同管理部門或?qū)徲嫴块T進(jìn)行調(diào)查，收集相關(guān)證據(jù)，確定責(zé)任人員和責(zé)