企業(yè)辦公用品采購及管理辦法通告一、適用范圍與場(chǎng)景說明本辦法適用于企業(yè)內(nèi)部各部門辦公用品的統(tǒng)一采購、領(lǐng)用、庫存及費(fèi)用管理，旨在規(guī)范采購流程、控制運(yùn)營成本、保障辦公需求有序滿足。具體場(chǎng)景包括：日常辦公耗材采購：如紙張、筆、文件夾、墨盒等消耗性用品；辦公設(shè)備添置/維護(hù)：如電腦、打印機(jī)、辦公家具等固定資產(chǎn)或維修配件；部門專項(xiàng)需求：如活動(dòng)物料、宣傳品等臨時(shí)性采購；庫存盤點(diǎn)與補(bǔ)充：定期核查庫存，保證常用物資儲(chǔ)備充足。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程指引（一）需求提報(bào)與審批月度需求匯總：各部門于每月25日前，由部門指定人員（如行政專員）填寫《辦公用品月度需求申請(qǐng)表》（見模板1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部。需求審核：行政部收到需求后2個(gè)工作日內(nèi)，根據(jù)庫存情況及預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查需求合理性（如重復(fù)申領(lǐng)、超量申領(lǐng)等），審核通過后匯總報(bào)財(cái)務(wù)部復(fù)核。最終審批：財(cái)務(wù)部復(fù)核預(yù)算合規(guī)性后，提交至總經(jīng)理審批，審批通過后形成《月度采購計(jì)劃單》。（二）供應(yīng)商選擇與下單供應(yīng)商管理：行政部建立《合格供應(yīng)商名錄》，每季度對(duì)供應(yīng)商（如辦公用品供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商）進(jìn)行評(píng)估（評(píng)估維度包括價(jià)格、質(zhì)量、交期、服務(wù)等），淘汰不合格供應(yīng)商。詢價(jià)比價(jià)：?jiǎn)未尾少徑痤~≥5000元的，需至少邀請(qǐng)3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，填寫《詢價(jià)比價(jià)記錄表》，選擇性價(jià)比最優(yōu)供應(yīng)商；金額＜5000元的，從合格供應(yīng)商中直接選擇。下單執(zhí)行：采購專員根據(jù)審批后的《月度采購計(jì)劃單》，向選定供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交付時(shí)間及質(zhì)量要求，訂單需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（三）驗(yàn)收與入庫到貨驗(yàn)收：物品送達(dá)后，由行政部、需求部門指定人員共同驗(yàn)收，核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，檢查質(zhì)量是否合格（如辦公用品無破損、設(shè)備能正常啟動(dòng)等）。入庫登記：驗(yàn)收合格后，填寫《辦公用品入庫登記表》（見模板2），登記入庫日期、物品信息、供應(yīng)商、采購單號(hào)等，驗(yàn)收人、入庫人簽字確認(rèn)；不合格物品當(dāng)場(chǎng)拒收，并通知供應(yīng)商3個(gè)工作日內(nèi)退換貨。（四）領(lǐng)用與發(fā)放領(lǐng)用申請(qǐng)：?jiǎn)T工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（見模板3），注明領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、物品名稱、數(shù)量及用途，部門負(fù)責(zé)人*簽字審批。發(fā)放管理：行政部*根據(jù)審批后的領(lǐng)用表發(fā)放物品，核對(duì)領(lǐng)用信息與庫存是否匹配，嚴(yán)禁無審批領(lǐng)用；貴重物品（如打印機(jī)、掃描儀）需領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，并建立《貴重物品臺(tái)賬》跟蹤使用情況。（五）費(fèi)用結(jié)算與盤點(diǎn)費(fèi)用結(jié)算：采購專員每月匯總采購訂單、入庫單、發(fā)票等單據(jù)，填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、總經(jīng)理*簽字后，通過銀行轉(zhuǎn)賬支付供應(yīng)商款項(xiàng)。庫存盤點(diǎn)：行政部*每季度末組織全面盤點(diǎn)，填寫《庫存盤點(diǎn)表》，核對(duì)賬面數(shù)量與實(shí)際庫存，差異率＞5%的需查明原因并書面說明，保證賬實(shí)相符。三、配套管理表格模板模板1：辦公用品月度需求申請(qǐng)表部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審核意見：財(cái)務(wù)部復(fù)核意見：總經(jīng)理審批：模板2：辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）金額（元）供應(yīng)商采購單號(hào)驗(yàn)收人入庫人模板3：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用部門領(lǐng)用人物品名稱規(guī)格型號(hào)單位領(lǐng)用數(shù)量用途說明部門負(fù)責(zé)人簽字領(lǐng)用人簽字四、執(zhí)行規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示需求管理：各部門需根據(jù)實(shí)際需求合理申領(lǐng)，嚴(yán)禁虛假需求、超量申領(lǐng)；月度計(jì)劃外采購需提交《緊急采購申請(qǐng)單》，經(jīng)總經(jīng)理*特批后方可執(zhí)行。采購紀(jì)律：嚴(yán)禁采購人員接受供應(yīng)商回扣、禮品或宴請(qǐng)，供應(yīng)商選擇需全程留痕（如保存詢價(jià)記錄、聊天記錄等），保證采購公開透明。庫存控制：行政部需設(shè)定常用物品安全庫存量（如A4紙≥5箱、簽字筆≥50支），庫存不足時(shí)及時(shí)啟動(dòng)采購，避免影響辦公；積壓物品（超過6個(gè)月未領(lǐng)用）需定期清理，折價(jià)處理或調(diào)劑使用。領(lǐng)用規(guī)范：辦公用品僅限辦公使用，嚴(yán)禁私用或外借；領(lǐng)用人需妥善保管物品，損壞或丟失需按公司規(guī)定賠償（參照《資產(chǎn)管理辦法》執(zhí)行）。數(shù)據(jù)安全：采購、庫存、領(lǐng)用等數(shù)據(jù)需及時(shí)錄入管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）