某網(wǎng)球俱樂部采購審批管理制度

一、總則本俱樂部采購審批管理制度旨在規(guī)范俱樂部的采購行為，確保采購工作的公正、透明、高效，有效控制采購成本，保障俱樂部各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展。本制度適用于俱樂部?jī)?nèi)所有部門涉及的各類物資、服務(wù)等采購活動(dòng)。俱樂部采購審批管理工作遵循以下原則：1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。2.必要性原則：采購需求必須基于俱樂部實(shí)際業(yè)務(wù)需要，避免不必要的采購。3.經(jīng)濟(jì)性原則：在保證采購物品和服務(wù)質(zhì)量的前提下，追求性價(jià)比最優(yōu)，降低采購成本。4.透明性原則：采購審批過程應(yīng)保持透明，接受相關(guān)部門和人員的監(jiān)督。二、采購審批組織架構(gòu)及職責(zé)（一）采購審批小組成立俱樂部采購審批小組，成員包括俱樂部高層管理人員、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。采購審批小組負(fù)責(zé)全面指導(dǎo)、監(jiān)督俱樂部的采購審批工作，對(duì)重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。其主要職責(zé)如下：1.制定和修訂采購審批管理制度及相關(guān)流程。2.審議和批準(zhǔn)年度采購預(yù)算。3.對(duì)預(yù)算外采購項(xiàng)目進(jìn)行審批。4.處理采購過程中的重大爭(zhēng)議和問題。（二）采購部門采購部門是俱樂部采購工作的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購項(xiàng)目的實(shí)施。其主要職責(zé)如下：1.根據(jù)各部門提交的采購申請(qǐng)，編制采購計(jì)劃。2.尋找合格的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作。3.組織采購合同的談判、簽訂與執(zhí)行。4.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量收貨。5.整理和歸檔采購相關(guān)文件和資料。（三）需求部門需求部門是采購物品或服務(wù)的使用部門，負(fù)責(zé)提出采購需求并協(xié)助采購部門完成采購工作。其主要職責(zé)如下：1.根據(jù)工作需要，提前提出采購申請(qǐng)，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與供應(yīng)商的選擇和評(píng)估。3.對(duì)采購回來的物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合使用要求。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和審核。其主要職責(zé)如下：1.審核采購預(yù)算，確保采購支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.對(duì)采購合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付審核和賬務(wù)處理。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年末，各需求部門根據(jù)下一年度的工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，編制本部門的采購預(yù)算草案。采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、總價(jià)等信息。2.采購部門對(duì)各需求部門提交的采購預(yù)算草案進(jìn)行匯總和初步審核，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格行情和俱樂部歷史采購數(shù)據(jù)，對(duì)預(yù)算進(jìn)行合理性評(píng)估，提出調(diào)整建議。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行綜合審核，重點(diǎn)審核預(yù)算的資金安排是否合理，是否符合俱樂部整體財(cái)務(wù)狀況和年度資金計(jì)劃。4.采購審批小組對(duì)經(jīng)過采購部門和財(cái)務(wù)部門審核后的采購預(yù)算進(jìn)行審議和批準(zhǔn)，形成俱樂部年度采購預(yù)算。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行。在采購過程中，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，需求部門應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排等信息。2.采購預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)需經(jīng)采購部門、財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)采購審批小組審批。經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)作為采購執(zhí)行和財(cái)務(wù)核算的依據(jù)。四、采購申請(qǐng)與審批流程（一）采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額、用途、需求時(shí)間等詳細(xì)信息，并附上相關(guān)的需求說明文件，如項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)規(guī)格要求等。2.需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)《采購申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)采購需求的合理性和必要性，簽字后提交給采購部門。（二）采購部門初審1.采購部門收到需求部門提交的《采購申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括采購項(xiàng)目是否在預(yù)算范圍內(nèi)、技術(shù)規(guī)格是否明確、是否有可替代產(chǎn)品等。2.采購部門根據(jù)初審情況，對(duì)采購申請(qǐng)?zhí)岢鎏幚硪庖姟Ｈ缟暾?qǐng)符合要求，采購部門在《采購申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并進(jìn)入后續(xù)審批流程；如申請(qǐng)存在問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。（三）財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)部門對(duì)經(jīng)過采購部門初審的《采購申請(qǐng)表》進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。審核重點(diǎn)包括采購預(yù)算的執(zhí)行情況、資金來源是否落實(shí)、預(yù)計(jì)付款方式等。財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核結(jié)果在《采購申請(qǐng)表》上簽署審核意見。（四）審批小組審批1.對(duì)于預(yù)算內(nèi)且金額較小的采購項(xiàng)目，經(jīng)采購部門、財(cái)務(wù)部門審核通過后，由采購審批小組授權(quán)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。2.對(duì)于預(yù)算內(nèi)金額較大或重要的采購項(xiàng)目，以及預(yù)算外采購項(xiàng)目，需提交采購審批小組進(jìn)行集體審批。采購審批小組根據(jù)項(xiàng)目情況進(jìn)行綜合評(píng)估，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。3.采購審批小組審批通過的《采購申請(qǐng)表》作為采購部門實(shí)施采購的依據(jù)。如審批未通過，采購部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門，并說明原因。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、產(chǎn)品或服務(wù)范圍、質(zhì)量保證能力、價(jià)格水平、信譽(yù)狀況等。2.對(duì)于新的采購項(xiàng)目，采購部門根據(jù)需求部門提供的技術(shù)規(guī)格要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合條件的潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價(jià)函。3.采購部門組織需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)水平等。必要時(shí)，可要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行測(cè)試。4.根據(jù)詢價(jià)、考察和評(píng)估結(jié)果，采購部門選擇至少三家合格的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商，并進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)，確定最終供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥芷跒槊考径纫淮?，年度進(jìn)行綜合考核。2.采購部門、需求部門等相關(guān)人員根據(jù)日常采購情況，填寫《供應(yīng)商考核表》，對(duì)供應(yīng)商的各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行評(píng)分?？己酥笜?biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交貨準(zhǔn)時(shí)率、售后服務(wù)響應(yīng)速度等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、減少采購份額或終止合作等處理。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商就采購項(xiàng)目的具體條款進(jìn)行談判，包括價(jià)格、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等。談判達(dá)成一致后，起草采購合同。2.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和俱樂部的相關(guān)規(guī)定。合同文本需經(jīng)采購部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門（如有）等相關(guān)部門審核，審核通過后由俱樂部授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。3.簽訂后的采購合同應(yīng)一式多份，俱樂部采購部門、財(cái)務(wù)部門、需求部門、供應(yīng)商等各執(zhí)一份，作為采購執(zhí)行和結(jié)算的依據(jù)。（二）合同執(zhí)行1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解訂單進(jìn)度，確保供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求履行交貨義務(wù)。2.需求部門應(yīng)做好收貨準(zhǔn)備工作，在貨物到達(dá)時(shí)，按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。在支付款項(xiàng)前，需審核采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。（三）合同變更與終止1.在采購合同執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂《合同變更協(xié)議》。合同變更協(xié)議需經(jīng)原合同審批流程進(jìn)行審批。2.如出現(xiàn)供應(yīng)商違約、不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，采購部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商終止合同，并按照合同約定和法律法規(guī)要求處理相關(guān)事宜。終止合同的決定需報(bào)采購審批小組備案。七、采購驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.需求部門在收到采購部門的到貨通知后，組織相關(guān)人員成立驗(yàn)收小組。驗(yàn)收小組應(yīng)包括需求部門的專業(yè)技術(shù)人員、采購部門代表、質(zhì)量管理人員等。2.驗(yàn)收小組根據(jù)采購合同和技術(shù)規(guī)格要求，制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法和驗(yàn)收流程。（二）驗(yàn)收實(shí)施1.驗(yàn)收小組按照驗(yàn)收方案對(duì)采購貨物或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于貨物驗(yàn)收，應(yīng)檢查貨物的外觀、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量證明文件等；對(duì)于服務(wù)驗(yàn)收，應(yīng)檢查服務(wù)的完成情況、服務(wù)質(zhì)量是否符合合同要求等。2.在驗(yàn)收過程中，驗(yàn)收小組應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》?！厄?yàn)收?qǐng)?bào)告》應(yīng)包括驗(yàn)收項(xiàng)目、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果、存在問題及處理建議等內(nèi)容。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收小組全體成員在《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》上簽字確認(rèn)，需求部門接收貨物或服務(wù)，并辦理入庫或使用手續(xù)。2.如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收小組應(yīng)及時(shí)通知采購部門，由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。解決方式包括退貨、換貨、補(bǔ)貨、降價(jià)等，具體處理方式應(yīng)根據(jù)合同約定和實(shí)際情況確定。處理結(jié)果應(yīng)記錄在《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》中，并跟蹤落實(shí)情況。八、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.俱樂部?jī)?nèi)部設(shè)立采購監(jiān)督崗位或由相關(guān)部門（如行政部門、紀(jì)檢部門）負(fù)責(zé)對(duì)采購審批過程進(jìn)行監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容包括采購審批流程的執(zhí)行情況、采購人員的廉潔自律情況等。2.監(jiān)督人員有權(quán)查閱采購相關(guān)文件和資料，參與采購項(xiàng)目的重要環(huán)節(jié)，如供應(yīng)商考察、開標(biāo)評(píng)標(biāo)等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并向采購審批小組報(bào)告。（二）審計(jì)監(jiān)督1.定期對(duì)俱樂部的采購活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)。審計(jì)部門應(yīng)制定詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃，對(duì)采購預(yù)算的編制與執(zhí)行、采購審批流程、供應(yīng)商選擇、采購合同管理、采購驗(yàn)收等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面審計(jì)。2.審計(jì)部門根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)建議。對(duì)于違規(guī)行為，應(yīng)按照俱樂部相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并跟蹤整改情況，確保采購活動(dòng)規(guī)范、合法、有效。九、附則1.