公司重要證照及印章管理流程在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中，營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、公章、合同章等重要證照與印章，是開(kāi)展合法經(jīng)營(yíng)、行使民事權(quán)利的核心憑證。其管理的規(guī)范性直接關(guān)系到公司的合規(guī)安全與商業(yè)信譽(yù)，一旦出現(xiàn)遺失、濫用或管理失控，可能引發(fā)法律糾紛、經(jīng)濟(jì)損失甚至商譽(yù)危機(jī)。為明確管理責(zé)任、規(guī)范操作流程，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，特制定本管理流程，供各部門參照?qǐng)?zhí)行。一、重要證照管理：從申領(lǐng)到注銷的全周期把控（一）證照范圍與管理對(duì)象公司重要證照涵蓋營(yíng)業(yè)執(zhí)照（正副本）、各類經(jīng)營(yíng)/行業(yè)資質(zhì)證書、行政許可文件、備案證明、法定代表人身份證明等具有法律效力的文書。各部門需根據(jù)業(yè)務(wù)范疇，梳理本部門涉及的證照清單，報(bào)行政部備案。（二）申領(lǐng)與備案：源頭管控合規(guī)性新證照的申領(lǐng)需由業(yè)務(wù)發(fā)起部門提出申請(qǐng)，附相關(guān)證明材料（如申請(qǐng)書、股東決議、場(chǎng)地證明等），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由專人（通常為行政部或業(yè)務(wù)部門指定人員）向主管機(jī)關(guān)提交。證照領(lǐng)取后，3個(gè)工作日內(nèi)完成內(nèi)部備案：登記證照名稱、編號(hào)、頒發(fā)機(jī)關(guān)、有效期、保管人信息，同步更新《公司證照管理臺(tái)賬》，并將證照掃描件上傳至公司檔案系統(tǒng)留存。（三）日常保管：安全與責(zé)任并重1.保管責(zé)任：證照實(shí)行“專人專管”，保管人需簽署《證照保管責(zé)任書》，明確保管責(zé)任（如防盜、防潮、防止證照污損或過(guò)期失效）。原則上，營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公章等核心證照由行政部指定專人保管；業(yè)務(wù)類資質(zhì)證書可由業(yè)務(wù)部門指定專人保管，但需報(bào)行政部備案。2.保管場(chǎng)所：證照應(yīng)存放于帶鎖的文件柜或保險(xiǎn)柜，非工作時(shí)間需確保存放環(huán)境安全。保管人需定期（每月）檢查證照的有效期、完整性，發(fā)現(xiàn)即將過(guò)期的證照，需提前3個(gè)月通知業(yè)務(wù)部門啟動(dòng)續(xù)期流程。（四）使用管理：審批與登記雙軌制2.外部使用（如對(duì)外提供證照復(fù)印件、原件借閱）：復(fù)印件使用：需在復(fù)印件上注明“僅限XX事項(xiàng)使用，再次復(fù)印無(wú)效”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)雙審批后，由保管人加蓋騎縫章（如需）并登記。原件借閱：僅限辦理行政許可、招投標(biāo)等特殊場(chǎng)景，需填寫《證照原件借閱單》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由保管人陪同或指定專人送達(dá)，全程跟蹤原件去向，用畢立即歸還并核對(duì)完整性。3.使用臺(tái)賬：保管人需實(shí)時(shí)更新《證照使用登記臺(tái)賬》，記錄使用時(shí)間、事由、經(jīng)辦人、歸還狀態(tài)，確保每一次使用可追溯。（五）變更與注銷：動(dòng)態(tài)更新管理證照信息變更（如經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人）或注銷時(shí)，業(yè)務(wù)部門需在主管機(jī)關(guān)審批通過(guò)后5個(gè)工作日內(nèi)，將新證照移交保管人，同步更新臺(tái)賬與檔案系統(tǒng)；注銷的證照需由行政部統(tǒng)一回收，在《證照管理臺(tái)賬》中標(biāo)記“已注銷”，并按檔案管理規(guī)定存檔（或按主管機(jī)關(guān)要求銷毀）。二、印章管理：權(quán)力象征的合規(guī)約束（一）印章分類與刻制：合法合規(guī)是前提公司印章分為公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法定代表人章、發(fā)票專用章及各業(yè)務(wù)部門專用章（如項(xiàng)目部章）。新印章刻制需經(jīng)股東會(huì)或董事會(huì)決議（或總經(jīng)理辦公會(huì)審批），由行政部指定專人持刻制申請(qǐng)書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明等材料，到公安機(jī)關(guān)備案的刻制單位辦理。刻制完成后，需在行政部、財(cái)務(wù)部（財(cái)務(wù)章）、公安部門分別備案，留存印模。（二）保管機(jī)制：分離與監(jiān)督并行1.專人專管：公章由行政部負(fù)責(zé)人或其指定專人保管；財(cái)務(wù)章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人保管；合同章由法務(wù)部或業(yè)務(wù)部門指定專人保管（需經(jīng)行政部備案）；法定代表人章可由財(cái)務(wù)或行政部門保管，但需與財(cái)務(wù)章、公章保管人分離。2.保管要求：印章需存放于保險(xiǎn)柜，非工作時(shí)間嚴(yán)禁帶出公司（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批，且需雙人陪同）。保管人離職或崗位調(diào)整時(shí)，需辦理交接手續(xù)：填寫《印章交接清單》，注明印章名稱、印模、交接時(shí)間，由監(jiān)交人（行政部+審計(jì)部）簽字確認(rèn)，交接后更新《印章保管臺(tái)賬》。（三）使用流程：審批-登記-用印全閉環(huán)1.使用申請(qǐng)：經(jīng)辦人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，附需用印的文件（如合同、請(qǐng)示、介紹信等），注明用印事由、文件份數(shù)、緊急程度。2.分級(jí)審批：常規(guī)文件（如內(nèi)部請(qǐng)示、普通業(yè)務(wù)合同）：部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同（如金額超限定額度、涉外合同）、對(duì)外擔(dān)保文件：需經(jīng)總經(jīng)理或董事會(huì)審批；嚴(yán)禁在空白文件、空白介紹信、空白合同上用印，特殊場(chǎng)景（如招投標(biāo)備案）需經(jīng)總經(jīng)理審批，并限定“僅限XX項(xiàng)目使用，有效期至XX年XX月”，用畢立即回收剩余文件。3.用印登記：保管人核對(duì)審批文件與申請(qǐng)內(nèi)容一致后，在《印章使用登記臺(tái)賬》記錄用印時(shí)間、文件名稱、經(jīng)辦人、審批人，方可加蓋印章。用印時(shí)需確保印文清晰、位置合規(guī)（如合同騎縫章需覆蓋每頁(yè)邊緣）。（四）交接與銷毀：全生命周期管理1.交接：保管人崗位變動(dòng)時(shí)，需在審計(jì)部、行政部監(jiān)督下完成交接，交接清單需存檔至少5年。2.銷毀：印章停用（如公司更名、業(yè)務(wù)終止）時(shí)，由行政部提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由行政部、審計(jì)部、保管人共同監(jiān)銷，銷毀過(guò)程需拍攝照片、填寫《印章銷毀記錄》，存檔備查。三、風(fēng)險(xiǎn)防控與保障措施：從預(yù)防到應(yīng)急的全鏈條管理（一）臺(tái)賬與核查：動(dòng)態(tài)監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)臺(tái)賬管理：行政部每月更新《證照管理臺(tái)賬》《印章管理臺(tái)賬》，確保證照有效期、印章使用記錄與實(shí)際一致；每季度聯(lián)合審計(jì)部對(duì)臺(tái)賬進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即整改。定期核查：每季度末，保管人需對(duì)證照的有效期、完整性進(jìn)行自查，行政部對(duì)印章的保管、使用記錄進(jìn)行審計(jì)，形成《核查報(bào)告》報(bào)總經(jīng)理。（二）監(jiān)督與獎(jiǎng)懲：制度落地的保障內(nèi)部監(jiān)督：審計(jì)部不定期抽查證照、印章的管理情況，對(duì)違規(guī)行為（如未經(jīng)審批用印、逾期未續(xù)期證照）下發(fā)整改通知，情節(jié)嚴(yán)重的（如濫用印章造成損失）追究當(dāng)事人及部門負(fù)責(zé)人責(zé)任。獎(jiǎng)懲機(jī)制：對(duì)連續(xù)1年無(wú)違規(guī)記錄的保管人，給予績(jī)效加分或獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違規(guī)使用證照、印章的，視情節(jié)扣減績(jī)效、通報(bào)批評(píng)，直至解除勞動(dòng)合同并追究法律責(zé)任。（三）信息化管理：效率與安全的平衡引入“證照印章管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)線上申請(qǐng)-審批-用印登記-歸檔全流程管理：經(jīng)辦人在線提交申請(qǐng)，審批人線上簽批，保管人掃碼用印并上傳用印文件，系統(tǒng)自動(dòng)生成臺(tái)賬與審計(jì)報(bào)表。同時(shí)，對(duì)核心證照、印章的使用記錄進(jìn)行區(qū)塊鏈存證，確保不可篡改。（四）應(yīng)急處置：快速響應(yīng)降低損失證照遺失：保管人需立即向行政部、分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，24小時(shí)內(nèi)向主管機(jī)關(guān)掛失并申請(qǐng)補(bǔ)辦，同步在公司官網(wǎng)、權(quán)威媒體發(fā)布遺失聲明，避免被冒用。印章被盜/濫用：立即向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，通知合作方暫停使用該印章簽署的文件，啟動(dòng)印章掛失、重新刻制流程，對(duì)已用印的文件進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，必要時(shí)通過(guò)訴訟確認(rèn)文件無(wú)效。四、附則本流