企業(yè)合同審批與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程一、業(yè)務(wù)場景覆蓋范圍本標(biāo)準(zhǔn)流程適用于企業(yè)各類合同的全生命周期管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同、租賃合同等。涉及合同起草、內(nèi)部審批、簽署生效、履行跟蹤、歸檔保存等環(huán)節(jié)，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程保證合同合規(guī)性、審批效率及檔案可追溯性，適用于企業(yè)各部門、各層級的合同處理工作，尤其適用于跨部門協(xié)作的合同場景（如業(yè)務(wù)部發(fā)起、法務(wù)部審核、財務(wù)部復(fù)核等）。二、標(biāo)準(zhǔn)操作流程詳解（一）合同起草與發(fā)起操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（某）操作內(nèi)容：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，參照企業(yè)合同模板起草合同文本，明確雙方主體信息、合同標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)、履行期限、金額及支付方式、違約責(zé)任等核心條款；收集對方主體資質(zhì)材料（如營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等），保證合作方合法合規(guī)；填寫《合同審批單》（模板詳見第三部分），注明合同名稱、編號、類型、金額、關(guān)聯(lián)項目/業(yè)務(wù)背景及附件清單，連同合同草案、對方資質(zhì)材料一并提交至部門負(fù)責(zé)人。輸出物：合同草案、《合同審批單》、對方資質(zhì)材料復(fù)印件。（二）部門內(nèi)部審核操作主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（經(jīng)理）操作內(nèi)容：審核合同的業(yè)務(wù)必要性（是否符合企業(yè)戰(zhàn)略、年度計劃或?qū)嶋H需求）；核對合同條款的業(yè)務(wù)合理性（如標(biāo)的數(shù)量、價格是否符合市場行情，履行期限是否匹配項目周期）；檢查附件材料的完整性（如對方資質(zhì)是否在有效期內(nèi)，項目立項文件是否齊全）；審核通過后，在《合同審批單》“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽署“同意”，并注明日期，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（如法務(wù)部）；若不通過，注明修改意見退回經(jīng)辦人。輸出物：簽署完整的《合同審批單》（部門負(fù)責(zé)人意見欄）。（三）法務(wù)合規(guī)審核操作主體：法務(wù)部專員（律師）操作內(nèi)容：審核合同條款的合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求）；識別法律風(fēng)險點（如違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否約定管轄、知識產(chǎn)權(quán)條款是否完善等）；對合同文本提出修改建議（如格式條款歧義、權(quán)利義務(wù)不對等問題），業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見修改后重新提交；審核通過后，在《合同審批單》“法務(wù)意見”欄簽署“合法合規(guī)，同意”，并注明日期，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部。輸出物：法務(wù)審核意見（書面或系統(tǒng)記錄）、簽署完整的《合同審批單》。（四）財務(wù)審核操作主體：財務(wù)部專員（會計）操作內(nèi)容：審核合同金額的準(zhǔn)確性（如總價、單價、稅費計算是否正確）；核對支付方式、付款節(jié)點與企業(yè)財務(wù)制度是否一致（如預(yù)付款比例、進度款支付條件、質(zhì)保金約定等）；評估資金支付風(fēng)險（如對方賬戶信息是否合規(guī)，是否存在大額異常支付）；審核通過后，在《合同審批單》“財務(wù)意見”欄簽署“財務(wù)審核通過”，并注明日期，流轉(zhuǎn)至管理層；若涉及大額資金支付，需由財務(wù)負(fù)責(zé)人（總監(jiān)）加簽確認(rèn)。輸出物：財務(wù)審核意見、簽署完整的《合同審批單》。（五）管理層審批操作主體：根據(jù)合同金額及重要性，由對應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批（如部門總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理）操作內(nèi)容：審核合同的戰(zhàn)略匹配度（是否符合企業(yè)長期發(fā)展目標(biāo)）；評估合同履行的資源保障（如人力、資金、技術(shù)是否到位）；對重大合同（如金額超過萬元、涉及核心業(yè)務(wù)）進行集體決策（如總經(jīng)理辦公會審議）；審批通過后，在《合同審批單》“管理層審批”欄簽署“同意簽署”，并注明日期，流轉(zhuǎn)至合同簽署環(huán)節(jié)；若未通過，注明原因退回業(yè)務(wù)部門。輸出物：管理層審批意見、簽署完整的《合同審批單》。（六）合同簽署與生效操作主體：企業(yè)授權(quán)代表（如法定代表人、分管副總）、業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批通過的《合同審批單》，與對方協(xié)商最終文本，保證雙方條款一致；由企業(yè)授權(quán)代表（總經(jīng)辦主任）在合同文本上簽字并加蓋企業(yè)公章（或合同專用章），對方簽字蓋章后，合同正式生效；簽署后，業(yè)務(wù)部門收回合同正本（至少2份，雙方各執(zhí)1份），并在3個工作日內(nèi)將原件提交至檔案管理部門。輸出物：生效合同正本、《合同簽署登記表》（記錄簽署日期、地點、雙方簽字人等信息）。（七）檔案歸檔與管理操作主體：檔案管理部門（檔案管理員）、業(yè)務(wù)部門操作內(nèi)容：檔案接收：檔案管理部門核對合同正本、附件（《合同審批單》、對方資質(zhì)材料、簽署登記表等）是否齊全，無誤后在《合同歸檔登記表》（模板詳見第三部分）中登記歸檔編號、歸檔日期、檔案盒編號等信息；分類整理：按合同類型（采購/銷售等）、簽訂年度分類存放，檔案盒標(biāo)注“合同名稱-編號-年份-保管期限”；電子歸檔：將合同掃描件（含簽署頁）、審批流程記錄等電子文件存入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)；保管與查閱：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，電子檔案定期備份；查閱檔案需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門審批后，在指定地點查閱（原件原則上不外借）。輸出物：《合同歸檔登記表》、電子檔案目錄、檔案存放位置索引。三、常用模板工具（一）合同審批單合同基本信息合同名稱合同編號（按“年份-類型-序號”規(guī)則填寫，如2024采-001）合同類型□采購□銷售□服務(wù)□租賃□其他_________簽訂日期合同金額大寫：_________________________小寫：￥_______________________合作方名稱業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)項目/部門附件清單（可附頁）1.合同草案2.對方營業(yè)執(zhí)照3.授權(quán)委托書4.項目立項文件等審批流程審批意見簽署日期審批人業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核法務(wù)部審核財務(wù)部審核管理層審批合同簽署確認(rèn)備注|（如修改說明、特殊條款備注等）|（二）合同歸檔登記表歸檔編號合同名稱合同編號簽訂日期歸檔日期檔案盒編號保管期限存放位置備注四、執(zhí)行要點提醒合規(guī)性優(yōu)先：合同條款必須符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度，法務(wù)審核不得跳過，對“霸王條款”“模糊表述”需堅決修改。審批流程完整性：嚴(yán)禁“先簽署后審批”或“逆向?qū)徟?，所有環(huán)節(jié)需在《合同審批單》中留痕，保證責(zé)任可追溯。信息準(zhǔn)確性：合同中的主體名稱、金額、日期等關(guān)鍵信息需與附件材料一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致法律風(fēng)險。檔案管理規(guī)范：合同歸檔需在簽署后3個工作日內(nèi)完成，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，保證“賬實相符”；保管期限按《檔案法》及企業(yè)規(guī)定執(zhí)行（如一般合同保管10年，重大合同永久保存）。風(fēng)險動態(tài)跟蹤：合同履行期間，業(yè)務(wù)部門需跟蹤履約情況（如交付進度、付款節(jié)點），發(fā)