供應(yīng)商信息管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)一、手冊(cè)編制目的與適用范圍（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)供應(yīng)商信息的全生命周期管理，保證供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，優(yōu)化采購(gòu)決策效率，防范合作風(fēng)險(xiǎn)，特制定本手冊(cè)。（二）適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)所有部門的供應(yīng)商信息管理工作，涵蓋供應(yīng)商準(zhǔn)入、信息更新、審核評(píng)估、檔案管理等環(huán)節(jié)，涉及采購(gòu)部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)管理人員。二、供應(yīng)商信息管理職責(zé)分工（一）采購(gòu)部牽頭組織供應(yīng)商信息采集、建檔與更新工作，保證信息及時(shí)性；負(fù)責(zé)供應(yīng)商合作信息的動(dòng)態(tài)跟蹤，記錄合作業(yè)績(jī)與履約情況；協(xié)調(diào)各部門對(duì)供應(yīng)商信息的審核與反饋，推動(dòng)信息標(biāo)準(zhǔn)化落地。（二）法務(wù)部審核供應(yīng)商資質(zhì)文件的合法性與合規(guī)性（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等）；確認(rèn)供應(yīng)商合同條款的法律風(fēng)險(xiǎn)，提供合規(guī)性意見。（三）財(cái)務(wù)部核實(shí)供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況（如審計(jì)報(bào)告、納稅證明、銀行資信證明等）；評(píng)估供應(yīng)商的付款履約能力，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（四）業(yè)務(wù)部門提供供應(yīng)商合作需求與評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，參與供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察；反饋供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)響應(yīng)等合作表現(xiàn)，協(xié)助信息更新。三、供應(yīng)商信息采集與建檔操作流程（一）信息采集準(zhǔn)備明確采集范圍：根據(jù)采購(gòu)品類（如原材料、服務(wù)、設(shè)備等），確定需采集的信息維度，包括基本信息、資質(zhì)文件、合作能力、財(cái)務(wù)狀況等。準(zhǔn)備采集工具：使用《供應(yīng)商信息采集表》（見附件1）作為標(biāo)準(zhǔn)化工具，提前向潛在供應(yīng)商發(fā)放并說明填寫要求。（二）信息收集與初審供應(yīng)商提交資料：潛在供應(yīng)商通過指定渠道（如采購(gòu)系統(tǒng)、郵箱）提交加蓋公章的紙質(zhì)版及電子版資料，包括但不限于：營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本（復(fù)印件）；法定代表人身份證明（復(fù)印件）；行業(yè)相關(guān)許可證（如生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證等）；近三年財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告；合作案例及客戶評(píng)價(jià)（如有）；開戶行許可證及銀行賬戶信息。采購(gòu)部初審：收到資料后2個(gè)工作日內(nèi)完成形式審核，檢查資料完整性、規(guī)范性，對(duì)缺失或不符合要求的資料及時(shí)反饋供應(yīng)商補(bǔ)充。（三）信息錄入與建檔系統(tǒng)錄入：采購(gòu)專員將審核通過的信息錄入供應(yīng)商管理系統(tǒng)，保證字段填寫與紙質(zhì)資料一致，關(guān)鍵信息（如統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、資質(zhì)有效期）需雙人核對(duì)。檔案編號(hào)：為供應(yīng)商分配唯一檔案編號(hào)（規(guī)則：采購(gòu)品類代碼+年份+序號(hào)，如“CG2024001”），建立紙質(zhì)與電子檔案關(guān)聯(lián)目錄。四、供應(yīng)商信息維護(hù)與更新管理（一）信息更新觸發(fā)條件定期更新：每年12月開展供應(yīng)商信息年度復(fù)核，要求供應(yīng)商提交最新資質(zhì)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等。不定期更新：發(fā)生以下情形時(shí)，供應(yīng)商需在5個(gè)工作日內(nèi)提交變更證明材料：公司名稱、法定代表人、注冊(cè)地址等基本信息變更；營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證等資質(zhì)文件到期或升級(jí)；銀行賬戶、聯(lián)系方式等信息變更；經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)規(guī)模等合作能力調(diào)整。（二）信息更新流程發(fā)起申請(qǐng)：供應(yīng)商填寫《供應(yīng)商信息變更申請(qǐng)表》（見附件2），附變更證明材料（如工商變更通知書、新資質(zhì)文件等）。部門審核：采購(gòu)部初審后，轉(zhuǎn)交法務(wù)部、財(cái)務(wù)部分別審核合規(guī)性與財(cái)務(wù)狀況，審核時(shí)限不超過3個(gè)工作日。信息同步：審核通過后，采購(gòu)部在1個(gè)工作日內(nèi)更新系統(tǒng)及紙質(zhì)檔案，并通過系統(tǒng)向業(yè)務(wù)部門同步變更結(jié)果。五、供應(yīng)商信息審核與評(píng)估機(jī)制（一）新供應(yīng)商準(zhǔn)入審核多維度評(píng)估：成立評(píng)審小組（采購(gòu)部、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部代表），從以下維度綜合評(píng)分（滿分100分）：資質(zhì)合規(guī)性（30分）：文件齊全、在有效期內(nèi)、符合行業(yè)要求；財(cái)務(wù)狀況（25分）：資產(chǎn)負(fù)債率≤60%、近三年無虧損、現(xiàn)金流穩(wěn)定；合作能力（25分）：生產(chǎn)設(shè)備先進(jìn)、產(chǎn)能匹配、質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001）；服務(wù)響應(yīng)（20分）：客戶評(píng)價(jià)良好、售后機(jī)制完善、溝通效率高。準(zhǔn)入決策：評(píng)分≥80分且無重大否決項(xiàng)（如資質(zhì)造假、列入經(jīng)營(yíng)異常名錄）的供應(yīng)商，經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人*審批后納入合格供應(yīng)商名錄。（二）現(xiàn)有供應(yīng)商定期評(píng)估評(píng)估周期：每半年開展一次，重點(diǎn)評(píng)估合作業(yè)績(jī)、履約能力、風(fēng)險(xiǎn)狀況。評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)：合作業(yè)績(jī)（40%）：訂單交付準(zhǔn)時(shí)率≥95%、產(chǎn)品合格率≥98%；履約能力（30%）：合同條款執(zhí)行情況、問題解決效率；風(fēng)險(xiǎn)管控（30%）：有無重大質(zhì)量、法律糾紛、負(fù)面輿情。結(jié)果應(yīng)用：評(píng)估得分≥85分的列為“優(yōu)秀供應(yīng)商”，優(yōu)先分配訂單；60-84分維持合作，針對(duì)問題項(xiàng)制定整改計(jì)劃；＜60分暫停合作并啟動(dòng)清退流程。六、供應(yīng)商信息保密與安全管理（一）信息存儲(chǔ)權(quán)限供應(yīng)商信息存儲(chǔ)于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器，采購(gòu)部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門根據(jù)工作需要授予查詢、編輯權(quán)限，其他部門需經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人*審批后訪問。禁止將供應(yīng)商信息拷貝至個(gè)人設(shè)備或通過私人郵箱、社交軟件傳輸，違規(guī)者按公司保密制度追責(zé)。（二）數(shù)據(jù)備份與銷毀電子檔案每日增量備份，每周全量備份，存儲(chǔ)介質(zhì)由IT部統(tǒng)一管理，保證數(shù)據(jù)可追溯。合作終止或供應(yīng)商清退后，紙質(zhì)檔案由采購(gòu)部登記造冊(cè)，保存期限不少于5年；電子檔案經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后徹底刪除，并保留刪除操作日志。七、常見問題處理指南（一）信息填寫錯(cuò)誤或遺漏處理流程：采購(gòu)部發(fā)覺后第一時(shí)間聯(lián)系供應(yīng)商，要求1個(gè)工作日內(nèi)提交更正說明及補(bǔ)充材料；審核通過后更新檔案，同步記錄錯(cuò)誤原因及整改措施。責(zé)任界定：因供應(yīng)商故意提供虛假信息導(dǎo)致合作風(fēng)險(xiǎn)的，立即終止合作并追究其違約責(zé)任。（二）資質(zhì)文件即將過期預(yù)警機(jī)制：系統(tǒng)提前30天對(duì)即將到期的資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證）自動(dòng)提醒，采購(gòu)部在到期前15天通知供應(yīng)商提交更新材料。逾期處理：到期后5個(gè)工作日內(nèi)未提交更新材料的，暫停新訂單下達(dá)，直至資質(zhì)更新完成。（三）供應(yīng)商停業(yè)或破產(chǎn)應(yīng)急響應(yīng)：業(yè)務(wù)部門發(fā)覺供應(yīng)商停業(yè)跡象后，立即上報(bào)采購(gòu)部，采購(gòu)部在24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)供應(yīng)商替代方案，保證采購(gòu)連續(xù)性。檔案處理：核實(shí)供應(yīng)商停業(yè)證明后，將其檔案標(biāo)注為“終止合作”，保留所有歷史記錄供后續(xù)追溯。八、附則本手冊(cè)自發(fā)布之日起實(shí)施，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)解釋與修訂，修訂需經(jīng)總經(jīng)理*審批后生效。各部門需嚴(yán)格執(zhí)行本手冊(cè)規(guī)定，每季度由采購(gòu)部組織合規(guī)性檢查，檢查結(jié)果納入部門績(jī)效考核。附件1：供應(yīng)商基本信息登記表序號(hào)信息類別具體內(nèi)容填寫說明1基本信息供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、注冊(cè)地址、經(jīng)營(yíng)期限、注冊(cè)資本與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致2法定代表人信息姓名、身份證號(hào)、聯(lián)系方式需提供身份證復(fù)印件3聯(lián)系人信息姓名、職務(wù)、辦公電話、手機(jī)、郵箱保證聯(lián)系暢通4資質(zhì)文件營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證證書、環(huán)境管理體系認(rèn)證（如有）需加蓋公章，注明“與原件一致”5財(cái)務(wù)狀況近三年?duì)I業(yè)收入、利潤(rùn)總額、資產(chǎn)負(fù)債率、主要開戶行及賬號(hào)需附審計(jì)報(bào)告復(fù)印件6合作能力主營(yíng)產(chǎn)品/服務(wù)、年產(chǎn)能、主要客戶案例、技術(shù)優(yōu)勢(shì)可附產(chǎn)品目錄或合作合同7其他說明是否存在關(guān)聯(lián)企業(yè)、有無重大訴訟記錄、是否被列入經(jīng)營(yíng)異常名錄如無則填寫“無”附件2：供應(yīng)商信息變更申請(qǐng)表申請(qǐng)信息項(xiàng)原信息變更后信息變更原因說明