合同審核及歸檔管理工具使用指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具適用于各類(lèi)企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織在日常運(yùn)營(yíng)中涉及的合同全生命周期管理，具體場(chǎng)景包括但不限于：業(yè)務(wù)合作場(chǎng)景：企業(yè)與合作方簽訂采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)外包合同時(shí)需對(duì)合同條款合規(guī)性、商業(yè)條款合理性進(jìn)行審核，并完成歸檔留存。人力資源場(chǎng)景：企業(yè)與員工簽訂勞動(dòng)合同時(shí)需審核合同條款是否符合勞動(dòng)法規(guī)要求，歸檔后用于員工關(guān)系管理及勞動(dòng)爭(zhēng)議處理。項(xiàng)目執(zhí)行場(chǎng)景：企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目組與外部供應(yīng)商簽訂項(xiàng)目實(shí)施合同時(shí)需對(duì)項(xiàng)目范圍、交付標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點(diǎn)等核心條款審核，歸檔后作為項(xiàng)目驗(yàn)收依據(jù)。法務(wù)合規(guī)場(chǎng)景：企業(yè)法務(wù)部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的合同進(jìn)行統(tǒng)一合規(guī)性審查，保證合同內(nèi)容符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部制度要求，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)審計(jì)場(chǎng)景：財(cái)務(wù)部門(mén)依據(jù)歸檔合同進(jìn)行付款審批、賬務(wù)處理，審計(jì)部門(mén)通過(guò)歸檔合同核查業(yè)務(wù)真實(shí)性與合規(guī)性。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同信息錄入與發(fā)起發(fā)起準(zhǔn)備：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（如采購(gòu)專員、銷(xiāo)售經(jīng)理）與合作方完成合同談判，確定合同核心條款（標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任等），獲取合同初稿。系統(tǒng)錄入：登錄合同管理系統(tǒng)，“合同發(fā)起”，填寫(xiě)以下基本信息：合同編號(hào)：按規(guī)則自動(dòng)（如“年份-部門(mén)簡(jiǎn)稱-合同類(lèi)型-序號(hào)”，例：2024-CG-WZ-001）或手動(dòng)錄入唯一編號(hào)；合同名稱：需明確體現(xiàn)合同主體及核心內(nèi)容（例：“科技有限公司與商貿(mào)有限公司采購(gòu)合同”）；合同類(lèi)型：選擇采購(gòu)、銷(xiāo)售、服務(wù)、租賃、勞動(dòng)等預(yù)設(shè)類(lèi)型；簽約主體：甲方（公司自身）、乙方（合作方全稱及統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）；合同金額：大寫(xiě)與小寫(xiě)金額需一致，幣種明確；履行期限：起止日期、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如付款節(jié)點(diǎn)、交付日期）；關(guān)聯(lián)項(xiàng)目：如涉及具體項(xiàng)目，填寫(xiě)項(xiàng)目名稱及編號(hào)；經(jīng)辦部門(mén)及經(jīng)辦人：填寫(xiě)發(fā)起合同的業(yè)務(wù)部門(mén)及經(jīng)辦人姓名*。附件：合同初稿、談判記錄、資質(zhì)文件（如合作方法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證）等支撐材料，保證附件完整清晰。（二）多級(jí)審核流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)初審：經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人（如采購(gòu)部經(jīng)理*）對(duì)合同的業(yè)務(wù)合理性、金額準(zhǔn)確性、附件完整性進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后提交至下一環(huán)節(jié)；若需修改，填寫(xiě)修改意見(jiàn)并退回給經(jīng)辦人。法務(wù)合規(guī)審核：法務(wù)專員*對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、爭(zhēng)議解決方式）進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查：是否存在違反法律法規(guī)的條款；權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，是否存在單方面加重己方責(zé)任的條款；爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄約定是否明確。審核通過(guò)后提交至財(cái)務(wù)部門(mén)，不通過(guò)則附詳細(xì)法律意見(jiàn)退回修改。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)經(jīng)理*對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款（如付款方式、金額、發(fā)票要求、稅務(wù)處理）進(jìn)行審核，確認(rèn)：付款節(jié)點(diǎn)與公司資金計(jì)劃匹配；金額是否符合預(yù)算審批流程；發(fā)票類(lèi)型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）及開(kāi)具要求明確。審核通過(guò)后提交至最終審批人，不通過(guò)則退回調(diào)整財(cái)務(wù)條款。最終審批：根據(jù)合同金額及重要性，由授權(quán)審批人（如分管副總、總經(jīng)理）對(duì)合同整體進(jìn)行審批，重點(diǎn)把控戰(zhàn)略合規(guī)性、成本效益等核心問(wèn)題，審批通過(guò)后合同狀態(tài)變更為“已生效”。（三）合同歸檔分類(lèi)歸檔準(zhǔn)備：合同生效后，經(jīng)辦人需在3個(gè)工作日內(nèi)完成合同正本（如為紙質(zhì)合同）或掃描件（如為電子合同）的整理，保證與系統(tǒng)內(nèi)信息一致，無(wú)缺頁(yè)、模糊等情況。分類(lèi)歸檔：按以下標(biāo)準(zhǔn)對(duì)合同進(jìn)行分類(lèi)：按合同類(lèi)型：采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同等；按部門(mén)歸屬：采購(gòu)部合同、銷(xiāo)售部合同、人力資源部合同等；按保管期限：短期（1-3年，如普通采購(gòu)合同）、中期（3-5年，如服務(wù)合同）、長(zhǎng)期（5年以上，如不動(dòng)產(chǎn)租賃合同、勞動(dòng)合同）。系統(tǒng)登記：在合同管理系統(tǒng)中“歸檔登記”，填寫(xiě)：歸檔編號(hào)：按“年份-合同類(lèi)型-歸檔序號(hào)”規(guī)則（例：2024-FG-001）；檔案盒編號(hào)：若為紙質(zhì)檔案，填寫(xiě)實(shí)體檔案盒編號(hào)（如“CZ-2024-001”）；存放位置：明確檔案柜、樓層、區(qū)域（如“一樓檔案室-第三柜-第二層”）；歸檔人：由行政專員*或指定歸檔人員操作；保管期限：根據(jù)公司檔案管理制度及法規(guī)要求設(shè)定。（四）檔案查詢與統(tǒng)計(jì)查詢功能：支持多維度查詢，包括：按合同編號(hào)、名稱、簽約主體精準(zhǔn)查詢；按合同類(lèi)型、部門(mén)、生效時(shí)間、保管期限篩選查詢；按審核狀態(tài)（待審核、審核中、已生效、已歸檔）實(shí)時(shí)跟蹤合同進(jìn)度。統(tǒng)計(jì)功能：系統(tǒng)可自動(dòng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如：月度/季度合同簽訂數(shù)量及金額統(tǒng)計(jì)；各部門(mén)合同審核時(shí)效分析（平均審核時(shí)長(zhǎng)、超期審核提醒）；合同類(lèi)型占比分析、合作方合作頻次統(tǒng)計(jì)等，為管理層決策提供數(shù)據(jù)支持。三、核心模板清單（一）合同基本信息登記表字段名稱填寫(xiě)說(shuō)明示例合同編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)或按規(guī)則手動(dòng)錄入2024-CG-WZ-001合同名稱明確主體及核心內(nèi)容科技有限公司與商貿(mào)有限公司采購(gòu)合同合同類(lèi)型選擇預(yù)設(shè)類(lèi)型（采購(gòu)/銷(xiāo)售/服務(wù)等）采購(gòu)合同甲方名稱公司全稱科技有限公司乙方名稱合作方全稱商貿(mào)有限公司乙方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照代碼91110108MA0567合同金額（大寫(xiě)）中文大寫(xiě)金額人民幣壹拾萬(wàn)元整合同金額（小寫(xiě)）阿拉伯?dāng)?shù)字￥100,000.00合同履行期限起止日期2024年1月1日至2024年12月31日關(guān)聯(lián)項(xiàng)目名稱涉及項(xiàng)目時(shí)填寫(xiě)年度辦公設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)辦部門(mén)發(fā)起合同的業(yè)務(wù)部門(mén)采購(gòu)部經(jīng)辦人業(yè)務(wù)經(jīng)辦人姓名**發(fā)起日期合同提交審核的日期2023年12月15日生效日期最終審批通過(guò)的日期2023年12月20日（二）合同審核流程記錄表審核環(huán)節(jié)審核人審核時(shí)間審核意見(jiàn)處理結(jié)果（通過(guò)/退回）業(yè)務(wù)初審*（采購(gòu)部經(jīng)理）2023-12-1609:00合同金額與采購(gòu)預(yù)算一致，附件完整通過(guò)法務(wù)審核*（法務(wù)專員）2023-12-1614:30第5條違約責(zé)任條款需明確具體賠償比例退回修改財(cái)務(wù)審核趙六*（財(cái)務(wù)經(jīng)理）2023-12-1710:00付款節(jié)點(diǎn)分三期，符合資金計(jì)劃通過(guò)最終審批周七*（分管副總）2023-12-1716:00同意按修改后條款簽訂通過(guò)（三）合同歸檔管理表歸檔編號(hào)合同編號(hào)合同名稱檔案盒編號(hào)存放位置歸檔日期歸檔人保管期限借閱記錄（借閱人/日期/事由）2024-FG-0012024-CG-WZ-001科技有限公司采購(gòu)合同CZ-2024-001一樓檔案室-第三柜-第二層2023-12-25鄭八*（行政專員）5年/2024-FG-0022024-XS-HT-003銷(xiāo)售合同XS-2024-002一樓檔案室-第四柜-第一層2024-01-05鄭八*3年*（2024-01-10/審計(jì)核查）四、關(guān)鍵操作提醒（一）合同信息完整性檢查合同名稱、簽約主體、金額、履行期限等核心字段必須填寫(xiě)完整，保證與合同文本一致，避免因信息缺失導(dǎo)致后續(xù)審核或法律糾紛。乙方名稱需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同印章保持一致，若為自然人，需核對(duì)證件號(hào)碼信息并留存復(fù)印件。（二）審核時(shí)限管理要求業(yè)務(wù)初審需在發(fā)起后1個(gè)工作日內(nèi)完成，法務(wù)審核、財(cái)務(wù)審核各不超過(guò)2個(gè)工作日，最終審批不超過(guò)1個(gè)工作日（緊急合同可縮短時(shí)限，但需提前溝通）。審核超時(shí)未處理時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)提醒審核人及部門(mén)負(fù)責(zé)人，避免流程延誤。（三）歸檔分類(lèi)規(guī)范紙質(zhì)合同需按“一合同一盒”原則整理，合同正本在上、附件在下，標(biāo)注合同編號(hào)及名稱；電子合同需掃描為PDF格式（分辨率不低于300DPI），保證清晰可讀。涉及商業(yè)秘密的合同（如技術(shù)保密協(xié)議），需在歸檔時(shí)標(biāo)注“密級(jí)”，并按保密制度管理存放位置及借閱權(quán)限。（四）數(shù)據(jù)安全與保密合同管理系統(tǒng)需設(shè)置分級(jí)權(quán)限，經(jīng)辦人僅可查看/編輯本人發(fā)起的合同，審核人僅可查看職責(zé)范圍內(nèi)的合同，管理員負(fù)責(zé)權(quán)限分配與審計(jì)日志記錄。禁止將合同信息（尤其是金額、合作方敏感信息）通過(guò)非加密渠道（如普通郵件）傳輸，電子檔案需定期備份