固定資產(chǎn)采購及驗收流程指南一、適用范圍與核心價值本指南適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會團體組織（以下簡稱“單位”）新增固定資產(chǎn)的全流程管理，涵蓋辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、儀器儀表、工具器具、辦公家具等各類符合固定資產(chǎn)定義的資產(chǎn)（單位價值通常在2000元以上，使用年限超過1年）。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，可保證采購需求合理、采購過程合規(guī)、資產(chǎn)驗收規(guī)范，有效防范資產(chǎn)流失風(fēng)險，保障資產(chǎn)賬實一致，為單位資產(chǎn)管理及財務(wù)核算提供堅實基礎(chǔ)。二、全流程操作步驟詳解（一）需求提出與審批責(zé)任主體：資產(chǎn)使用部門、行政部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)操作說明：需求發(fā)起：使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展或工作需要，填寫《固定資產(chǎn)采購需求申請表》，明確資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、使用人及到貨時間等關(guān)鍵信息，部門負責(zé)人簽字確認(rèn)。需求審核：行政部門審核：重點核查資產(chǎn)配置必要性（是否為重復(fù)購置、閑置資產(chǎn)調(diào)劑可滿足需求）、規(guī)格型號合理性（是否符合單位資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)）、預(yù)算準(zhǔn)確性（是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)）。財務(wù)部門審核：確認(rèn)預(yù)算科目是否正確、資金是否落實，對超預(yù)算需求提出調(diào)整建議。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)審核意見，最終審批采購需求，明確是否同意采購及采購限額（如達到招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)需啟動招標(biāo)流程）。（二）采購計劃編制與供應(yīng)商選擇責(zé)任主體：行政部門、采購小組、財務(wù)部門操作說明：計劃編制：審批通過的《固定資產(chǎn)采購需求申請表》作為采購依據(jù)，行政部門匯總需求，編制《固定資產(chǎn)采購計劃》，明確采購方式（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等）、采購時間節(jié)點、負責(zé)人等信息，報財務(wù)部門備案。供應(yīng)商選擇：招標(biāo)采購：達到法定招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)的，委托招標(biāo)代理機構(gòu)發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。非招標(biāo)采購：未達招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的，通過市場調(diào)研（至少3家供應(yīng)商比價）、供應(yīng)商資質(zhì)審查（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、信譽度等），綜合評估價格、質(zhì)量、服務(wù)等因素，選定合格供應(yīng)商。合同簽訂：與選定供應(yīng)商簽訂《固定資產(chǎn)采購合同》，明確資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、交付時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)保期限、付款方式、違約責(zé)任等條款，合同需經(jīng)行政部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門（如有）審核，法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章。（三）采購執(zhí)行與到貨管理責(zé)任主體：行政部門、采購員、使用部門操作說明：訂單跟蹤：采購員根據(jù)合同約定，向供應(yīng)商下達采購訂單，實時跟蹤生產(chǎn)、發(fā)貨進度，保證按時到貨。到貨通知：資產(chǎn)到貨前，供應(yīng)商提前通知行政部門，行政部門協(xié)調(diào)使用部門、驗收人員準(zhǔn)備驗收。初步核對：資產(chǎn)送達后，采購員與供應(yīng)商共同核對送貨單信息（資產(chǎn)名稱、數(shù)量、型號等）是否與合同一致，檢查外包裝是否完好，如有破損或數(shù)量不符，當(dāng)場記錄并由供應(yīng)商簽字確認(rèn)，及時處理（拒收或補發(fā)）。（四）驗收準(zhǔn)備與實施責(zé)任主體：驗收小組（由行政部門、使用部門、財務(wù)部門人員組成）、供應(yīng)商操作說明：驗收準(zhǔn)備：驗收小組收集采購合同、訂單、技術(shù)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商提供的合格證、檢測報告等資料。準(zhǔn)備驗收工具（如測量儀器、測試軟件等），明確驗收標(biāo)準(zhǔn)（國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、合同約定技術(shù)參數(shù)）。驗收實施：外觀檢查：檢查資產(chǎn)外觀是否有劃痕、變形、損壞，配件、附件是否齊全（如電腦的電源線、鼠標(biāo)等）。功能測試：根據(jù)技術(shù)參數(shù)，對資產(chǎn)核心功能進行測試（如設(shè)備運行是否正常、功能指標(biāo)是否達標(biāo)、軟件是否兼容等）。資料核對：核對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品說明書、保修卡、合格證、進口資產(chǎn)的海關(guān)報關(guān)單等資料是否完整。數(shù)量確認(rèn)：逐一清點資產(chǎn)數(shù)量，與合同、送貨單一致。驗收結(jié)果確認(rèn)：驗收合格：驗收小組共同簽署《固定資產(chǎn)驗收單》，注明驗收結(jié)論、資產(chǎn)編號（如單位已有固定資產(chǎn)編碼規(guī)則，需按要求編號）、使用部門、使用人等信息。驗收不合格：詳細記錄不合格項（如功能故障、參數(shù)不符等），由供應(yīng)商簽字確認(rèn)，并啟動退換貨或索賠流程，重新安排驗收。（五）資產(chǎn)登記與入庫責(zé)任主體：行政部門、財務(wù)部門、使用部門操作說明：信息登記：行政部門根據(jù)《固定資產(chǎn)驗收單》，將資產(chǎn)信息錄入單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，建立資產(chǎn)卡片，記錄資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格型號、類別、所屬部門、使用人、購置日期、原值、折舊年限、存放地點等信息。標(biāo)簽粘貼：為資產(chǎn)粘貼固定資產(chǎn)標(biāo)簽（包含資產(chǎn)編號、名稱、購置日期等），便于后續(xù)盤點和管理。入庫管理：資產(chǎn)交由使用部門領(lǐng)用，辦理《固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》，明保證管責(zé)任人；行政部門定期更新資產(chǎn)臺賬，保證賬實一致。財務(wù)處理：財務(wù)部門根據(jù)《固定資產(chǎn)驗收單》、采購合同、發(fā)票等原始憑證，完成固定資產(chǎn)入賬價值確認(rèn)（含購買價款、相關(guān)稅費、運輸費、裝卸費等），按會計制度規(guī)定計提折舊。（六）資料歸檔責(zé)任主體：行政部門、檔案管理部門操作說明：采購及驗收全流程資料（包括《固定資產(chǎn)采購需求申請表》、審批文件、采購計劃、采購合同、驗收單、供應(yīng)商資料、發(fā)票、資產(chǎn)卡片等）整理成冊，分類歸檔，保存期限不少于資產(chǎn)報廢后5年，保證資料可追溯。三、關(guān)鍵流程配套表單表1：固定資產(chǎn)采購需求申請表序號項目內(nèi)容說明1申請部門使用部門全稱2申請人使用部門負責(zé)人或經(jīng)辦人（*某某）3聯(lián)系方式申請人辦公電話（僅用于流程溝通）4資產(chǎn)名稱如“聯(lián)想ThinkPadX1筆記本”“型號數(shù)控機床”5規(guī)格型號詳細的品牌、型號、技術(shù)參數(shù)（如CPU、內(nèi)存、硬盤等）6單位臺/套/臺等7數(shù)量申請購置的數(shù)量8預(yù)估單價（元）單項資產(chǎn)的預(yù)估價格（不含運費等）9預(yù)算金額（元）總計預(yù)估金額（數(shù)量×預(yù)估單價）10資金來源如“年度辦公經(jīng)費專項”“設(shè)備更新基金”11用途說明詳細描述資產(chǎn)用于哪些工作場景，為什么必須購置（替代舊設(shè)備/新增業(yè)務(wù)需求等）12到貨時間要求希望到貨的日期（如“2024年X月X日前”）13部門負責(zé)人意見簽字并注明“同意采購”或“建議調(diào)整”等14行政部門審核意見審核配置必要性、合規(guī)性、預(yù)算合理性，簽字確認(rèn)15財務(wù)部門審核意見審核預(yù)算科目、資金落實情況，簽字確認(rèn)16分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見最終審批意見，簽字確認(rèn)表2：固定資產(chǎn)驗收單序號項目內(nèi)容說明1資產(chǎn)名稱與合同一致的資產(chǎn)名稱2規(guī)格型號合同約定的規(guī)格型號3供應(yīng)商名稱供應(yīng)商全稱4采購合同編號合同唯一編號5到貨日期資際送達日期6驗收日期組織驗收的日期7驗收地點如“辦公樓3樓會議室”“生產(chǎn)車間A區(qū)”8驗收小組成員行政部門（某某）、使用部門（某某）、財務(wù)部門（*某某）9驗收內(nèi)容□外觀檢查（完好/有破損：______）□功能測試（正常/異常：______）□資料核對（齊全/缺失：______）□數(shù)量核對（一致/不符：______）10驗收結(jié)論□合格□不合格（不合格原因說明：_______________________________________）11資產(chǎn)編號單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)分配的編號12使用部門資產(chǎn)所屬部門13使用人資產(chǎn)保管責(zé)任人（*某某）14存放地點資產(chǎn)具體存放位置15供應(yīng)商代表簽字現(xiàn)場確認(rèn)驗收結(jié)果16驗收小組簽字行政部門（某某）、使用部門（某某）、財務(wù)部門（*某某）表3：固定資產(chǎn)信息登記表（示例）資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號類別所屬部門使用人購置日期原值（元）折舊年限存放地點狀態(tài)（在用/閑置/報廢）ZC-2024-001辦公桌1.5m*0.6m辦公家具行政部*某某2024-03-0112008行政部辦公室在用ZC-2024-002打印機HPLaserJetProM404n辦公設(shè)備財務(wù)部*某某2024-03-1535005財務(wù)部辦公室在用四、執(zhí)行要點與風(fēng)險提示（一）需求合理性把控嚴(yán)禁為“備用”或“超標(biāo)準(zhǔn)”購置資產(chǎn)，優(yōu)先通過內(nèi)部調(diào)劑閑置資產(chǎn)滿足需求，避免重復(fù)購置造成資源浪費。技術(shù)參數(shù)需結(jié)合實際工作需要設(shè)定，避免過高或過低參數(shù)導(dǎo)致資產(chǎn)閑置或功能不足。（二）采購合規(guī)性保障嚴(yán)格執(zhí)行單位采購管理制度及國家相關(guān)法律法規(guī)，達到招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的必須公開招標(biāo)，嚴(yán)禁化整為零規(guī)避招標(biāo)。供應(yīng)商選擇需堅持“公開、公平、公正”原則，優(yōu)先選擇資質(zhì)齊全、信譽良好、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。（三）驗收嚴(yán)格性要求驗收小組需獨立開展工作，不得受供應(yīng)商或使用部門干預(yù)，對驗收結(jié)果負責(zé)。對涉及安全、環(huán)保、健康的資產(chǎn)（如壓力容器、醫(yī)療設(shè)備等），需邀請第三方專業(yè)機構(gòu)參與驗收，保證符合行業(yè)規(guī)范。（四）資料完整性管理采購全流程資料需同步收集、整理，保證“采購-驗收-入賬”各環(huán)節(jié)憑證齊全、信息一致，杜絕“賬外資產(chǎn)”。資產(chǎn)標(biāo)簽需粘貼于顯眼位置，防止丟失或混淆，定期盤點時核