企業(yè)ERP系統(tǒng)使用操作手冊一、系統(tǒng)概述企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)是整合采購、銷售、庫存、財務、生產等核心業(yè)務流程的數(shù)字化管理平臺，通過標準化流程與數(shù)據(jù)共享，助力企業(yè)實現(xiàn)高效協(xié)同、成本管控與決策支持。本手冊將詳細說明系統(tǒng)各模塊的操作方法，幫助用戶快速上手并規(guī)范使用。二、系統(tǒng)登錄與基礎設置（一）登錄入口（二）賬號與密碼賬號：由系統(tǒng)管理員分配，通常為員工工號或姓名縮寫（如`zhangsan`）。密碼：初始密碼由管理員告知，首次登錄需強制修改密碼（密碼需包含字母、數(shù)字，長度≥8位）。（三）登錄操作1.在登錄界面輸入賬號、密碼，點擊【登錄】按鈕。2.若首次登錄，系統(tǒng)會跳轉至密碼修改頁面，輸入原密碼、新密碼（兩次確認）后，點擊【確認修改】。3.登錄成功后，系統(tǒng)自動跳轉至個人工作臺，可查看待辦事項、數(shù)據(jù)概覽等。三、核心模塊操作指南（一）采購管理模塊功能定位：管理采購申請、訂單、到貨驗收及供應商對賬，實現(xiàn)采購流程標準化。1.采購申請路徑：【采購管理】→【采購申請】→【新增申請】操作：選擇申請類型（如“原材料采購”“辦公用品采購”）。填寫需求部門、預計到貨時間、采購物品（名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算單價）。上傳相關附件（如申購單掃描件），點擊【提交】，流程自動流轉至直屬上級審批。2.采購訂單創(chuàng)建路徑：【采購管理】→【采購訂單】→【根據(jù)申請創(chuàng)建】（或直接新增）操作：從已審批的采購申請中選擇需求，自動帶出物品信息。選擇供應商（可從供應商庫中篩選，若新增供應商需先在【基礎數(shù)據(jù)】→【供應商管理】中維護）。確認訂單單價、交貨日期、付款方式（如“貨到付款”“月結30天”），點擊【確認下單】，系統(tǒng)自動發(fā)送訂單至供應商（支持郵件/短信通知）。3.到貨驗收路徑：【采購管理】→【到貨管理】→【驗收單】操作：選擇到貨的采購訂單，系統(tǒng)自動帶出訂單物品信息。如實填寫實際到貨數(shù)量、質量驗收結果（合格/不合格）；若有差異（如數(shù)量短缺、質量問題），需上傳驗收照片或說明文檔。點擊【驗收通過】，系統(tǒng)自動更新庫存；若【驗收不通過】，流程流轉至采購專員協(xié)商退貨/換貨。4.發(fā)票核銷路徑：【采購管理】→【發(fā)票管理】→【發(fā)票錄入】操作：錄入發(fā)票信息（發(fā)票號、金額、開票日期、稅額），關聯(lián)對應的采購訂單。財務審核通過后，系統(tǒng)自動匹配應付賬款，支持后續(xù)付款核銷。（二）銷售管理模塊功能定位：管理客戶信息、銷售訂單、出庫發(fā)貨及收款核銷，提升訂單交付效率。1.客戶管理路徑：【銷售管理】→【客戶管理】→【新增客戶】操作：填寫客戶基本信息（名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話）、結算方式（如“款到發(fā)貨”“賬期60天”）。維護客戶分級（如A類/核心客戶、B類/普通客戶），分級影響信用額度（需管理員配置）。2.銷售訂單創(chuàng)建路徑：【銷售管理】→【銷售訂單】→【新增訂單】操作：選擇客戶（自動帶出結算方式、信用額度），填寫訂單日期、交貨地址。錄入銷售物品（從產品庫中選擇，若新產品需先在【基礎數(shù)據(jù)】→【產品管理】中維護）、數(shù)量、單價、折扣（如需）。點擊【提交】，流程流轉至銷售主管審批（若訂單金額超信用額度，需財務審批）。3.出庫發(fā)貨路徑：【銷售管理】→【出庫管理】→【發(fā)貨單】操作：選擇已審批的銷售訂單，系統(tǒng)自動生成發(fā)貨單，確認實際出庫數(shù)量（需與庫存數(shù)量核對）。選擇物流方式（如快遞、物流專線），填寫運單號，點擊【確認發(fā)貨】，系統(tǒng)自動扣減庫存，并觸發(fā)客戶通知（短信/郵件）。4.收款核銷路徑：【銷售管理】→【收款管理】→【收款錄入】操作：錄入收款信息（金額、付款方式、到賬日期），關聯(lián)對應的銷售訂單。系統(tǒng)自動匹配應收賬款，完成核銷；若部分收款，需標注“部分核銷”，剩余金額自動掛賬。（三）庫存管理模塊功能定位：實時管控庫存數(shù)量、出入庫流程及盤點作業(yè)，避免庫存積壓或短缺。1.入庫管理路徑：【庫存管理】→【入庫管理】→【新增入庫單】操作：選擇入庫類型（采購入庫、生產入庫、調撥入庫等）。若為采購入庫，可直接關聯(lián)采購驗收單，系統(tǒng)自動帶出物品信息；若為其他入庫，手動錄入物品、數(shù)量、批次（如需）。確認倉庫位置（如“原材料倉”“成品倉”），點擊【確認入庫】，系統(tǒng)更新庫存臺賬。2.出庫管理路徑：【庫存管理】→【出庫管理】→【新增出庫單】操作：選擇出庫類型（銷售出庫、生產領料、調撥出庫等）。若為銷售出庫，關聯(lián)銷售發(fā)貨單；若為生產領料，關聯(lián)生產工單，系統(tǒng)自動帶出物品需求。確認實際出庫數(shù)量（需≤庫存可用量），點擊【確認出庫】，系統(tǒng)扣減庫存。3.庫存查詢與預警路徑：【庫存管理】→【庫存查詢】→【實時庫存】操作：可按倉庫、物品、批次查詢當前庫存數(shù)量、位置、保質期（如需）。系統(tǒng)支持設置庫存預警（如安全庫存、最高庫存），當庫存低于安全庫存或高于最高庫存時，自動觸發(fā)郵件/消息提醒。4.盤點作業(yè)路徑：【庫存管理】→【盤點管理】→【新增盤點單】操作：選擇盤點倉庫、盤點范圍（全倉/部分物品），系統(tǒng)生成盤點清單。倉庫人員現(xiàn)場清點，錄入實際數(shù)量，系統(tǒng)自動對比賬面數(shù)量，生成盤點差異表。差異原因（如損耗、入庫錯誤）經審批后，點擊【調整庫存】，系統(tǒng)更新賬面數(shù)量。（四）財務管理模塊功能定位：自動化處理賬務、報表生成及資金管理，確保財務數(shù)據(jù)準確合規(guī)。1.憑證管理路徑：【財務管理】→【憑證管理】→【自動生成憑證】（或手動新增）操作：系統(tǒng)支持從采購、銷售、庫存等模塊的業(yè)務單據(jù)自動生成會計憑證（需提前配置科目映射規(guī)則）。手動新增憑證時，需填寫摘要、借貸方科目、金額，關聯(lián)業(yè)務單據(jù)（如需），點擊【保存】后提交財務審核。2.報表生成路徑：【財務管理】→【報表中心】→【資產負債表/利潤表/現(xiàn)金流量表】操作：選擇報表類型、統(tǒng)計周期（月/季/年），系統(tǒng)自動提取數(shù)據(jù)生成報表。支持導出為Excel/PDF格式，或直接打印。3.應收應付管理路徑：【財務管理】→【應收管理】/【應付管理】操作：應收管理：查看客戶欠款明細、逾期賬款，支持發(fā)送催款通知（系統(tǒng)自動生成催款函模板）。應付管理：查看供應商應付款、賬期，支持按賬期生成付款計劃，避免逾期。4.固定資產管理路徑：【財務管理】→【固定資產】→【資產臺賬】操作：新增固定資產：填寫名稱、型號、購置日期、原值、折舊年限，系統(tǒng)自動計算月折舊額。折舊管理：每月系統(tǒng)自動計提折舊，生成折舊憑證；資產處置（報廢、出售）需填寫處置原因、收入，更新臺賬。（五）生產管理模塊（按需使用）功能定位：規(guī)劃生產任務、管控物料需求及生產進度，確保按時交付。1.生產計劃路徑：【生產管理】→【生產計劃】→【新增計劃】操作：根據(jù)銷售訂單、庫存情況，制定月度/周生產計劃，明確產品、數(shù)量、開工/完工日期。計劃審批通過后，系統(tǒng)自動分解為工單任務。2.工單管理路徑：【生產管理】→【工單管理】→【工單派工】操作：選擇生產工單，分配至車間、班組，填寫預計工時、物料需求。工單開工后，可實時錄入生產進度（如“已領料”“生產中”“已完工”）。3.物料需求計劃（MRP）路徑：【生產管理】→【MRP】→【運行MRP】操作：系統(tǒng)根據(jù)生產計劃、庫存數(shù)量、采購在途量，自動計算物料需求（需采購/生產的數(shù)量、時間）。生成的物料需求可直接轉化為采購申請或生產工單。4.生產進度跟蹤路徑：【生產管理】→【進度跟蹤】→【工單進度】操作：查看工單的實際開工/完工時間、產量、良品率，若延期或異常，可觸發(fā)預警并調整計劃。四、常見問題與解決方法（一）登錄失敗現(xiàn)象：輸入賬號密碼后提示“賬號或密碼錯誤”。解決：1.確認賬號是否正確（區(qū)分大小寫），密碼是否包含特殊字符（需關閉輸入法全角狀態(tài)）。2.若忘記密碼，點擊登錄界面【忘記密碼】，通過綁定的手機號/郵箱重置。3.若賬號被鎖定（多次輸錯密碼），聯(lián)系系統(tǒng)管理員解鎖。（二）數(shù)據(jù)錄入錯誤現(xiàn)象：單據(jù)提交后發(fā)現(xiàn)數(shù)量、金額填寫錯誤。解決：1.若流程未審批，可在【我的待辦】中撤回單據(jù)，修改后重新提交。2.若流程已審批，需提交【單據(jù)變更申請】，說明錯誤原因，經原審批人同意后修改。（三）流程審批卡住現(xiàn)象：單據(jù)長時間停留在某一審批節(jié)點。解決：1.查看【流程跟蹤】，確認當前審批人（可聯(lián)系該審批人催辦）。2.若審批人離職/權限變更，聯(lián)系系統(tǒng)管理員調整審批流程。（四）報表數(shù)據(jù)異?，F(xiàn)象：報表數(shù)據(jù)與實際業(yè)務不符。解決：1.檢查報表統(tǒng)計周期是否正確（如“本月”“上月”）。2.追溯報表數(shù)據(jù)來源的業(yè)務單據(jù)，確認是否有未審核/錯誤的單據(jù)。3.聯(lián)系財務/系統(tǒng)管理員核對科目映射規(guī)則或數(shù)據(jù)權限設置。五、數(shù)據(jù)安全與系統(tǒng)維護（一）賬號權限管理普通用戶：僅可操作本人職責范圍內的模塊（如采購專員僅可操作采購模塊）。管理員：定期檢查賬號權限，離職員工賬號需立即禁用，避免數(shù)據(jù)泄露。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復系統(tǒng)自動每日凌晨備份數(shù)據(jù)（備份文件存儲于企業(yè)私有云/服務器）。若需恢復歷史數(shù)據(jù)，聯(lián)系系統(tǒng)管理員，提供恢復時間點及原因，經審批后執(zhí)行。（三）系統(tǒng)更新與維護系統(tǒng)升級時，管理員會提前通知（含升級時間、影響模塊），用戶需在指定時間外操作。日常使用中，若遇系統(tǒng)卡頓、功能異常，可嘗試清除瀏覽器緩存（Ctrl+Shift+Delete），或聯(lián)系IT支持。（四