會議紀要制作及使用說明模板一、適用場景：哪些會議需要這份紀要？公司內(nèi)部會議：周例會、月度總結(jié)會、季度/年度規(guī)劃會、部門協(xié)調(diào)會；項目相關(guān)會議：項目啟動會、階段評審會、問題研討會、客戶需求對接會；專項事務(wù)會議：制度評審會、流程優(yōu)化會、突發(fā)事件處理會、跨部門協(xié)作推進會；對外溝通會議：供應商洽談會、合作伙伴對接會、行業(yè)交流會（需根據(jù)保密要求調(diào)整內(nèi)容詳略）。二、會議紀要制作全流程：從會前準備到會后歸檔（一）會前準備：打好記錄基礎(chǔ)明確會議核心目標與會議組織者（如主持人、發(fā)起部門）確認會議主題、需解決的核心問題及預期成果（例如：“確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級”“明確跨部門協(xié)作流程”）。提前獲取會議議程，梳理議題邏輯，標注重點討論環(huán)節(jié)（如需決策的關(guān)鍵點、爭議較大的問題）。收集背景資料整理與會議議題相關(guān)的已有文檔（如項目方案、上次會議紀要、數(shù)據(jù)報表等），供記錄人隨時查閱，保證發(fā)言背景描述準確。若涉及跨部門議題，提前與相關(guān)部門溝通，確認關(guān)鍵數(shù)據(jù)或立場，避免記錄偏差。準備記錄工具電子記錄：推薦使用Word、石墨文檔、飛書文檔等工具，提前創(chuàng)建紀要框架（含會議基本信息、議題、決議、待辦等模塊），方便實時編輯；輔助工具：準備錄音設(shè)備（需提前告知參會人員）、思維導圖軟件（梳理議題邏輯），重要會議可安排2人記錄（1人主記核心內(nèi)容，1人補漏細節(jié)）。（二）會中記錄：抓住關(guān)鍵信息準確記錄“硬信息”會議基本信息：會議名稱（需體現(xiàn)核心主題，如“2023年Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級評審會”）、時間（起止時間，精確到分鐘，如“2023年7月10日14:00-16:30”）、地點（線上會議需注明平臺及會議號，如“騰訊會議，會議號X–”）、參會人員（主會人、記錄人、核心參會人，按部門/職務(wù)排序，缺席人員需注明原因，如“市場部*經(jīng)理，因出差缺席”）。議題及討論脈絡(luò)：按議程順序記錄，每個議題標注“討論-共識-分歧”三級邏輯，例如：議題1：Q3新功能開發(fā)優(yōu)先級討論：經(jīng)理建議優(yōu)先上線A功能（用戶需求調(diào)研顯示需求占比35%），總監(jiān)提出B功能可搶占市場先機（競品已發(fā)布類似功能）；共識：優(yōu)先開發(fā)A功能，同步推進B功能技術(shù)預研；分歧：A功能具體排期需研發(fā)團隊評估后確認。聚焦“決議事項”與“待辦任務(wù)”決議：需明確“結(jié)論+依據(jù)”，例如：“決議：采納方案二（依據(jù)：成本降低20%，且用戶測試滿意度提升15%）”；待辦：必須包含“任務(wù)描述+責任部門/人+完成時限”，例如：“待辦1：研發(fā)部組完成A功能開發(fā)排期，負責人，7月15日前提交”。記錄技巧簡化語言：用“關(guān)鍵詞+短句”代替長篇大論（如“用戶留存率低→優(yōu)化新用戶引導流程→設(shè)計3步引導頁”）；區(qū)分“觀點”與“事實”：標注發(fā)言人觀點（如“*總認為”），客觀數(shù)據(jù)需注明來源（如“根據(jù)用戶調(diào)研數(shù)據(jù)，70%用戶希望增加該功能”）；標注“待確認”項：對未當場明確的內(nèi)容（如“需財務(wù)部復核成本數(shù)據(jù)”），用“？”標注，會后及時補充。（三）會后整理：完善內(nèi)容并規(guī)范格式核對信息完整性對照會議錄音/筆記，補充遺漏的關(guān)鍵信息（特別是決議和待辦），重點檢查“責任部門/人”“完成時限”是否準確；與主持人及關(guān)鍵參會人核對爭議點或未明確的結(jié)論，避免歧義（如“*總確認優(yōu)先開發(fā)A功能，排期以研發(fā)部提交為準”）。提煉核心內(nèi)容，精簡冗余信息刪除與會議目標無關(guān)的討論細節(jié)（如閑聊、重復發(fā)言），保留對決策和執(zhí)行有價值的內(nèi)容；統(tǒng)一術(shù)語表述（如全篇統(tǒng)一“用戶端”而非“客戶端/用戶端”），避免口語化（如“搞定”改為“完成”）。規(guī)范排版與格式統(tǒng)一為“【會議紀要】+會議名稱+日期”（如“【會議紀要】2023年Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級評審會-20230710”）；層級：一級標題（一、會議基本信息）、二級標題（二、會議議程及討論內(nèi)容）、三級標題（1.議題一：X）；重點突出：決議事項、待辦任務(wù)可加粗或用“【】”標注（如【決議】、【待辦】）。（四）審核與分發(fā)：保證落地執(zhí)行審核流程初稿完成后，先提交會議主持人審核，確認內(nèi)容準確性（特別是決議和待辦）；涉及跨部門的待辦任務(wù)，需發(fā)送至相關(guān)部門負責人確認，避免責任推諉。分發(fā)范圍與時效分發(fā)對象：所有參會人員、需知曉決議的相關(guān)部門/人員（如領(lǐng)導層、協(xié)作部門）；分發(fā)時限：建議會后24小時內(nèi)完成初稿審核并分發(fā)，緊急會議可縮短至12小時內(nèi)。歸檔管理電子版：按“年份-月份-會議類型”分類存儲（如“2023-07-產(chǎn)品會議”），文件名包含會議名稱和日期；紙質(zhì)版：重要會議紀需打印并由主持人簽字后歸檔，保存期限不少于1年（涉及項目或制度的重要紀要建議長期保存）。三、會議紀要模板示例（標準版）【會議紀要】2023年Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級評審會-20230710一、會議基本信息項目內(nèi)容會議名稱2023年Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級評審會時間2023年7月10日14:00-16:30地點公司3樓會議室A（線上參會：騰訊會議X–）主會人產(chǎn)品總監(jiān)*記錄人產(chǎn)品專員*參會人員產(chǎn)品部、研發(fā)部、市場部、設(shè)計部、測試部*缺席人員及原因運營部*經(jīng)理（因客戶拜訪缺席，已提前提交書面意見）二、會議議程及討論內(nèi)容議題一：Q3新功能開發(fā)優(yōu)先級確定討論過程：市場部*：根據(jù)Q2用戶調(diào)研，A功能（智能分類）需求占比35%，且競品已推出類似功能，建議優(yōu)先開發(fā)；研發(fā)部*：A功能技術(shù)難度中等，開發(fā)周期約4周，需2名開發(fā)人員投入；B功能（個性化推薦）可提升用戶留存率15%，但需算法團隊支持，開發(fā)周期6周；產(chǎn)品部*：結(jié)合用戶價值與資源，建議優(yōu)先A功能，B功能作為次優(yōu)先級同步預研。決議：【決議】Q3優(yōu)先開發(fā)A功能（智能分類），B功能（個性化推薦）啟動技術(shù)預研，待A功能上線后評估資源再排期。議題二：跨部門協(xié)作流程優(yōu)化討論過程：當前問題：需求變更流程不明確，研發(fā)部反饋30%的需求因未走變更流程導致返工；設(shè)計部*：建議增加“需求變更評審會”，由產(chǎn)品、研發(fā)、設(shè)計共同評估變更影響；測試部*：需明確變更后的測試時間節(jié)點，避免測試周期壓縮。決議：【決議】制定《需求變更管理規(guī)范》，明確變更申請、評審、執(zhí)行的流程，產(chǎn)品部*負責7月20日前初稿，組織各部門會簽。三、后續(xù)行動計劃序號任務(wù)描述責任部門/人完成時限備注1A功能開發(fā)排期評估研發(fā)部*7月15日前提交甘特圖2《需求變更管理規(guī)范》初稿產(chǎn)品部*7月20日前組織各部門會簽3B功能技術(shù)預研方案研發(fā)部*7月25日前包含技術(shù)選型與資源評估4A功能UI設(shè)計初稿設(shè)計部*7月18日前需結(jié)合用戶調(diào)研反饋四、附件清單Q2用戶調(diào)研數(shù)據(jù)報告競品功能分析表需求變更流程（草案）五、簽字確認記錄人：__________審核人（主會人）：__________日期：2023年7月10日四、使用規(guī)范與注意事項：避免踩坑的實用指南（一）內(nèi)容準確性：拒絕“想當然”發(fā)言內(nèi)容需客觀還原，不添加個人觀點（如“*總認為方案可行”而非“我認為方案可行”）；數(shù)據(jù)、時間、責任部門等關(guān)鍵信息必須與參會人確認，避免“大概”“可能”等模糊表述。（二）責任明確性：讓“待辦”可落地每個待辦任務(wù)必須明確“責任到人”，避免“相關(guān)部門負責”等模糊表述（如“市場部負責推廣”改為“市場部*負責制定推廣方案”）；完成時限需具體到“日期”，而非“下周”“月底”（如“7月20日前”而非“7月底”）。（三）時效性：紀要不是“回憶錄”會后24小時內(nèi)完成初稿，拖延易導致細節(jié)遺忘，影響執(zhí)行效率；緊急會議需在會后4小時內(nèi)分發(fā)初稿，同步標注“待確認”項，后續(xù)補充完整。（四）保密性：敏感信息分級處理根據(jù)會議內(nèi)容標注密級（如“內(nèi)部公開”“秘密”“機密”），限制分發(fā)范圍；涉及未公開的商業(yè)數(shù)據(jù)、人事信息等，需用“X”代替具體內(nèi)容（如“新項目預計投入X萬元”）。（五）歸檔規(guī)范：方便后續(xù)追溯電子版紀要需存儲在指定共享文件夾（如公司OA系統(tǒng)、企業(yè)網(wǎng)盤），避免保存在個人電腦；涉及項目、合同、制度的重要紀要，需與相關(guān)文件一并歸檔，保證“會議-執(zhí)行-結(jié)果”全流程可追溯。五、常見問題Q&AQ1：會議中討論內(nèi)容較多，如何快速提煉核心信息？A：優(yōu)先記錄“與會議目標相關(guān)的內(nèi)容”，例如若會議目標是“確定優(yōu)先級”，則重點記錄各功能的用戶需求占比、開發(fā)成本、預期收益，而非技術(shù)細節(jié)。Q2：參