合同管理合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)控制版一、適用場(chǎng)景與對(duì)象二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同需求發(fā)起與準(zhǔn)備需求明確：業(yè)務(wù)部門根據(jù)項(xiàng)目或合作需求，填寫《合同需求申請(qǐng)表》，明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、履行期限、核心條款（如價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等）及特殊要求。資質(zhì)初審：業(yè)務(wù)部門對(duì)合作方主體資格進(jìn)行初步審核，核查其營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可、認(rèn)證證書等）的有效性，保證合作方具備履約能力。資料收集：收集合作方最新營業(yè)執(zhí)照（加蓋公章）、法定代表人證件號(hào)碼明、授權(quán)委托書（如由代理人簽約）及過往履約評(píng)價(jià)（如有），形成《合作方資質(zhì)檔案》。（二）合同起草與內(nèi)容審核模板選用：根據(jù)合同類型（如采購合同、服務(wù)合同）選擇對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化模板，若模板無法覆蓋特殊需求，可在附件中補(bǔ)充約定，但核心條款不得缺失。條款起草：主體信息：準(zhǔn)確填寫甲方（我方）、乙方（合作方）全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等，避免使用簡(jiǎn)稱或模糊表述。權(quán)利義務(wù)：明確雙方在合同履行中的具體權(quán)利與義務(wù)，如交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程、付款方式、保密義務(wù)等，保證條款可執(zhí)行、可追溯。風(fēng)險(xiǎn)條款：重點(diǎn)約定違約責(zé)任（如逾期履約、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的責(zé)任承擔(dān)）、爭(zhēng)議解決方式（協(xié)商、仲裁或訴訟及管轄法院）、不可抗力范圍及處理機(jī)制等。三級(jí)審核：業(yè)務(wù)部門審核：由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人確認(rèn)合同內(nèi)容是否符合項(xiàng)目需求，商務(wù)條款（價(jià)格、付款周期等）是否合理。法務(wù)部門審核：法務(wù)人員重點(diǎn)審查合同合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)）、條款完整性（是否必備條款缺失）、文字表述準(zhǔn)確性（避免歧義）及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如格式條款是否公平、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等），形成《合同審核意見表》。管理層審批：根據(jù)合同金額及重要性，由對(duì)應(yīng)層級(jí)的管理人員（如部門總監(jiān)、分管副總）簽署審批意見，重大合同需提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議。（三）合同簽訂與生效文本最終確認(rèn)：審核通過后，由法務(wù)部門或授權(quán)人員根據(jù)審核意見修改定稿，保證雙方持有文本內(nèi)容完全一致，可采用“騎縫章”或“確認(rèn)函”方式避免文本篡改。簽署儀式：雙方法定代表人或授權(quán)代理人需親自簽署，授權(quán)代理人需提供有效的《授權(quán)委托書》及證件號(hào)碼明，簽署時(shí)需使用簽字筆或公章，保證字跡清晰、印章完整。生效條件確認(rèn)：根據(jù)合同約定確認(rèn)生效條件（如簽字蓋章后生效、附條件生效等），生效后及時(shí)向相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)）送達(dá)合同文本，同步更新《合同臺(tái)賬》。（四）合同履行與跟蹤履行分工：業(yè)務(wù)部門作為合同履行主體，負(fù)責(zé)按約定推進(jìn)合作（如交付、驗(yàn)收）；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)款項(xiàng)支付，核對(duì)發(fā)票與合同條款一致性；法務(wù)部門監(jiān)督履行過程，對(duì)違約行為及時(shí)預(yù)警。進(jìn)度記錄：建立《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收日期、付款進(jìn)度）的履行情況，保留相關(guān)憑證（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、溝通函件、付款憑證）。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：若發(fā)覺對(duì)方可能存在違約行為（如延期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即書面通知對(duì)方并抄送法務(wù)部門，同時(shí)啟動(dòng)應(yīng)對(duì)預(yù)案（如催告、索賠）。（五）合同變更、終止與歸檔變更管理：合同履行中需變更內(nèi)容的，雙方應(yīng)簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》或《變更函》，明確變更事項(xiàng)、原因及生效條件，變更后的合同與原合同具有同等法律效力，需履行原審批流程。終止處理：合同因履行完畢、協(xié)商一致或法定事由終止的，業(yè)務(wù)部門需出具《合同終止確認(rèn)書》，明確雙方債權(quán)債務(wù)清算方式及后續(xù)責(zé)任（如保密義務(wù)延續(xù)）。歸檔管理：合同文本（含附件、補(bǔ)充協(xié)議、審核意見表、履行記錄等）在終止后30日內(nèi)由法務(wù)部門統(tǒng)一歸檔，按照“一合同一檔”原則編號(hào)存放，電子檔案同步加密存儲(chǔ)，保存期限不少于合同履行期滿后5年。三、配套工具表單表1：合同需求申請(qǐng)表項(xiàng)目?jī)?nèi)容說明合同名稱如“公司辦公設(shè)備采購合同”需求部門填寫發(fā)起部門全稱合作方信息名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系方式合同標(biāo)的設(shè)備名稱/服務(wù)類型、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量履行期限起始日期至截止日期核心商務(wù)條款合同金額（大寫/小寫）、付款方式、交付/驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)特殊要求如定制化需求、保密約定等附件清單需提交的技術(shù)參數(shù)、圖紙等申請(qǐng)人部門負(fù)責(zé)人簽字，日期表2：合同審核意見表審核環(huán)節(jié)審核人審核意見修改說明（如有）業(yè)務(wù)部門審核*確認(rèn)需求匹配，商務(wù)條款合理，同意提交法務(wù)審核無法務(wù)部門審核*YY1.第5條違約責(zé)任需明確“逾期付款的日違約金比例”；2.建議增加爭(zhēng)議解決為訴訟管轄1.修改為“按逾期金額0.05%/日支付違約金”；2.補(bǔ)充“向甲方所在地人民法院起訴”管理層審批*ZZ同意按法務(wù)修改意見定稿，批準(zhǔn)簽訂無表3：合同履行跟蹤表合同編號(hào)履行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃日期實(shí)際日期履行情況簡(jiǎn)述責(zé)任人憑證編號(hào)HT-2024-001設(shè)備交付2024-06-302024-07-02延期2天，已說明原因*AAA交字第001號(hào)HT-2024-001驗(yàn)收2024-07-052024-07-05驗(yàn)收合格，簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告*BBB驗(yàn)字第002號(hào)HT-2024-001首付款支付2024-07-102024-07-10按約定支付*CCC付字第003號(hào)表4：合同歸檔登記表合同編號(hào)合同名稱簽訂日期歸檔日期保管部門檔案盒編號(hào)電子檔案路徑歸檔人HT-2024-001采購合同2024-06-152024-07-20法務(wù)部HG-2024-05D:\2024\001*DDD四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與注意事項(xiàng)主體資格風(fēng)險(xiǎn)：合作方為企業(yè)的，需核實(shí)其營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否覆蓋合同內(nèi)容；為自然人的，需核查證件號(hào)碼件及履約能力。禁止與無民事行為能力或限制民事行為能力的主體簽訂合同。條款合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：合同內(nèi)容不得違反法律強(qiáng)制性規(guī)定（如“約定工傷由員工自行承擔(dān)”的條款無效），格式條款需提示對(duì)方注意免除或減輕己方責(zé)任的條款，避免被認(rèn)定為無效。履行證據(jù)風(fēng)險(xiǎn)：合同履行過程中的重要溝通（如催告、變更）需采用書面形式（郵件、函件并保留送達(dá)憑證），口頭約定應(yīng)及時(shí)補(bǔ)簽書面確認(rèn)，保證爭(zhēng)議發(fā)生時(shí)能有效舉證。印章管理風(fēng)險(xiǎn)：合同印章需由專人保管，使用時(shí)需履行審批手續(xù)，嚴(yán)禁在空白合同或未審核文本上蓋章，印章樣式與備案信息