法規(guī)合規(guī)性自查表及操作指南一、適用場景與啟動時機(jī)本工具適用于企業(yè)或組織內(nèi)部開展法規(guī)合規(guī)性自查工作，具體場景包括：常規(guī)合規(guī)體檢：按年度或半年度周期性梳理業(yè)務(wù)活動，保證持續(xù)符合最新法規(guī)要求；新業(yè)務(wù)上線前評估：針對新產(chǎn)品、新服務(wù)或新業(yè)務(wù)模式，提前排查合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，避免違規(guī)運(yùn)營；監(jiān)管響應(yīng)專項(xiàng)檢查：收到監(jiān)管部門通知或行業(yè)合規(guī)倡議后，針對性開展自查并提交報(bào)告；重大經(jīng)營活動前排查：如并購重組、重大合同簽訂、股權(quán)變更等，同步核查業(yè)務(wù)合規(guī)性；法規(guī)更新后適配：國家、地方或行業(yè)新規(guī)生效后，及時對照調(diào)整內(nèi)部管理措施，保證合規(guī)。二、自查流程與操作步驟（一）準(zhǔn)備階段：明確自查范圍與依據(jù)確定自查范圍根據(jù)自查目標(biāo)，明確覆蓋的業(yè)務(wù)模塊（如研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、人力資源、數(shù)據(jù)管理等）、部門（如法務(wù)、財(cái)務(wù)、市場、運(yùn)營等）及關(guān)鍵流程（如合同審批、產(chǎn)品備案、員工招聘等）。例如針對數(shù)據(jù)合規(guī)自查，范圍應(yīng)包括用戶信息收集、存儲、使用、共享等全流程。組建自查小組由法務(wù)部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、人力、技術(shù)等部門相關(guān)人員組成小組，明確分工。小組組長由法務(wù)部經(jīng)理擔(dān)任，成員包括各業(yè)務(wù)部門主管及合規(guī)專員，保證覆蓋專業(yè)領(lǐng)域。收集法規(guī)依據(jù)梳理與自查范圍相關(guān)的現(xiàn)行有效法規(guī)，包括：國家法律（如《_________公司法》《_________網(wǎng)絡(luò)安全法》等）；行政法規(guī)（如《企業(yè)信息公示暫行條例》等）；部門規(guī)章/行業(yè)規(guī)范（如《網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全管理?xiàng)l例》《廣告發(fā)布合規(guī)指引》等）；內(nèi)部制度（如《員工行為規(guī)范》《合同管理辦法》等）。保證法規(guī)依據(jù)為最新版本，可通過官網(wǎng)、行業(yè)協(xié)會等官方渠道獲取，避免引用廢止條款。（二）實(shí)施階段：逐項(xiàng)自查與記錄分解自查項(xiàng)目參照“合規(guī)自查表模板”，將法規(guī)要求細(xì)化為可檢查的具體條目，明確每項(xiàng)條目的“自查依據(jù)”“自查內(nèi)容”“合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)”。例如“合同合規(guī)性”自查項(xiàng)目可分解為“合同條款是否與法律法規(guī)沖突”“合同審批流程是否符合內(nèi)部規(guī)定”等子項(xiàng)。開展實(shí)地檢查通過查閱文件（如合同、制度、培訓(xùn)記錄、審計(jì)報(bào)告）、訪談員工（如業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、一線操作人員）、系統(tǒng)測試（如數(shù)據(jù)權(quán)限管理、廣告內(nèi)容審核功能）等方式，逐項(xiàng)核實(shí)是否符合合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。示例：檢查“員工背景調(diào)查”合規(guī)性時，需查閱《員工入職審查制度》，核對近3年新員工背景調(diào)查記錄，確認(rèn)是否包含無犯罪記錄、學(xué)歷驗(yàn)證等法定必要內(nèi)容。記錄自查結(jié)果對每項(xiàng)自查條目，如實(shí)記錄“自查結(jié)果”（符合/不符合/不適用），對“不符合”項(xiàng)，詳細(xì)描述問題描述（如“未對合作方數(shù)據(jù)安全資質(zhì)進(jìn)行審核”“合同中缺少爭議解決條款”），并附上證據(jù)材料（如文件截圖、訪談記錄編號）。（三）整改階段：制定計(jì)劃與落實(shí)分析問題原因?qū)ψ圆橹邪l(fā)覺的“不符合”項(xiàng)，組織小組會議分析根本原因，區(qū)分是“制度缺失”“執(zhí)行不到位”還是“流程缺陷”。例如“未定期開展合規(guī)培訓(xùn)”可能是因培訓(xùn)計(jì)劃未納入年度預(yù)算，或培訓(xùn)通知覆蓋范圍不足。制定整改措施針對每個問題，制定具體、可落地的整改措施，明確“責(zé)任部門/人”“完成時限”和“預(yù)期效果”。示例：針對“合作方數(shù)據(jù)安全資質(zhì)未審核”，整改措施為“由采購部牽頭，在3個工作日內(nèi)完成所有合作方數(shù)據(jù)安全資質(zhì)排查，未達(dá)標(biāo)者暫停合作；法務(wù)部在1周內(nèi)修訂《供應(yīng)商管理辦法》，增加數(shù)據(jù)安全資質(zhì)審核條款”。跟蹤整改落實(shí)整改期限內(nèi)，責(zé)任部門需提交整改完成證明（如修訂后的制度文件、資質(zhì)審核報(bào)告），自查小組進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)問題閉環(huán)。對未按時完成整改的，需說明原因并調(diào)整計(jì)劃。（四）歸檔階段：總結(jié)與報(bào)告編制自查報(bào)告整合自查過程、結(jié)果、整改情況，形成《法規(guī)合規(guī)性自查報(bào)告》，內(nèi)容包括：自查背景、范圍、依據(jù)、發(fā)覺問題、整改措施、剩余風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對建議。報(bào)告由自查小組組長審核后，提交至管理層（如總經(jīng)理辦公會、董事會）。資料歸檔保存將自查過程中形成的所有材料（法規(guī)依據(jù)、自查記錄、問題臺賬、整改證明、報(bào)告等）分類歸檔，保存期限不少于3年，保證可追溯。三、合規(guī)自查表模板結(jié)構(gòu)自查大類自查子項(xiàng)自查依據(jù)自查內(nèi)容合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)自查結(jié)果問題描述整改措施責(zé)任部門/人完成時限組織架構(gòu)與制度建設(shè)合規(guī)管理職責(zé)是否明確《合規(guī)管理體系指南》（GB/T35770-2022）檢查是否設(shè)立合規(guī)管理部門/崗位，職責(zé)是否在制度中明確制度中需包含合規(guī)管理部門職責(zé)、負(fù)責(zé)人及報(bào)告路徑符合/不符合/不適用-修訂《合規(guī)管理辦法》，明確各部門合規(guī)職責(zé)法務(wù)部*經(jīng)理2024–業(yè)務(wù)運(yùn)營合規(guī)性產(chǎn)品宣傳內(nèi)容是否合規(guī)《廣告法》《反不正當(dāng)競爭法》抽查近3個月產(chǎn)品宣傳物料（官網(wǎng)、海報(bào)、短視頻），檢查是否存在虛假宣傳、夸大功效宣傳內(nèi)容需真實(shí)、準(zhǔn)確，不得使用“最佳”“第一”等絕對化用語，不得涉及醫(yī)療效果符合/不符合/不適用官網(wǎng)宣傳中使用了“療效最佳”立即下架宣傳物料，市場部重新審核所有宣傳內(nèi)容，法務(wù)部新增廣告合規(guī)審核流程市場部*主管2024–數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)用戶信息收集是否取得同意《個人信息保護(hù)法》檢查用戶協(xié)議及隱私政策，確認(rèn)是否明確告知收集信息類型、目的及取得用戶同意收集個人信息應(yīng)取得個人單獨(dú)同意，不得默認(rèn)勾選或捆綁同意符合/不符合/不適用隱私政策中未明確告知信息用途產(chǎn)品部1周內(nèi)修訂隱私政策，補(bǔ)充信息用途說明，重新推送用戶確認(rèn)產(chǎn)品部*經(jīng)理2024–員工行為規(guī)范員工廉潔培訓(xùn)是否開展《員工廉潔從業(yè)管理辦法》檢查近1年員工廉潔培訓(xùn)記錄，覆蓋新員工及關(guān)鍵崗位人員每年至少開展1次全員廉潔培訓(xùn)，關(guān)鍵崗位人員每半年1次符合/不符合/不適用未開展年度培訓(xùn)人力資源部在1個月內(nèi)組織全員廉潔培訓(xùn)，留存簽到及考核記錄人力資源部*主管2024–合同與協(xié)議管理合同審批流程是否合規(guī)《合同管理辦法》隨機(jī)抽取5份近3個月簽訂的合同，檢查是否經(jīng)過法務(wù)審核及負(fù)責(zé)人審批金額超10萬元的合同需法務(wù)審核，超50萬元需總經(jīng)理審批符合/不符合/不適用1份合同未經(jīng)法務(wù)審核財(cái)務(wù)部梳理合同臺賬，對未審核合同補(bǔ)充法務(wù)審核流程，修訂《合同管理辦法》審批權(quán)限財(cái)務(wù)部*主管2024–四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）核心執(zhí)行要點(diǎn)保證法規(guī)依據(jù)時效性：定期（如每季度）通過“中國法制信息網(wǎng)”“國家市場監(jiān)管總局”等官方渠道更新法規(guī)庫，避免因法規(guī)過期導(dǎo)致自查結(jié)論偏差。突出重點(diǎn)領(lǐng)域自查：對高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)（如數(shù)據(jù)跨境傳輸、金融營銷、安全生產(chǎn)）增加自查頻次，細(xì)化檢查條目，保證風(fēng)險(xiǎn)可控。鼓勵全員參與：通過培訓(xùn)、案例分享等方式，提升員工合規(guī)意識，鼓勵主動報(bào)告合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，建立“人人都是合規(guī)官”的文化氛圍。問題整改閉環(huán)管理：對自查發(fā)覺的問題，建立“問題臺賬-整改跟蹤-復(fù)核銷號”機(jī)制，保證“事事有回應(yīng)、件件有著落”。（二）常見風(fēng)險(xiǎn)提示避免形式化自查：嚴(yán)禁“為自查而自查”，需結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際開展實(shí)質(zhì)性檢查，避免僅查閱文件而忽略執(zhí)行情況。注意記錄保密性：自查過程中涉及的商業(yè)秘密、敏感數(shù)據(jù)需妥善保管，僅限自查小組成