2026年建筑工程公司供應(yīng)商質(zhì)量約談管理制度第一章總則第一條制定目的與依據(jù)為規(guī)范公司供應(yīng)商質(zhì)量約談工作，及時(shí)解決供應(yīng)商提供產(chǎn)品（材料、設(shè)備）或服務(wù)存在的質(zhì)量問題，提升供應(yīng)商質(zhì)量管控能力，保障工程質(zhì)量安全，依據(jù)《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》《政府采購供應(yīng)商管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司供應(yīng)商管理及工程建設(shè)實(shí)際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于與公司建立合作關(guān)系的所有供應(yīng)商，包括材料供應(yīng)商（如砂石、水泥、鋼筋供應(yīng)商）、設(shè)備供應(yīng)商（如施工機(jī)械、電梯、消防設(shè)備供應(yīng)商）、服務(wù)供應(yīng)商（如檢測(cè)服務(wù)、維保服務(wù)供應(yīng)商）等；覆蓋供應(yīng)商提供產(chǎn)品或服務(wù)在進(jìn)場驗(yàn)收、使用過程、質(zhì)量檢測(cè)中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題后的約談管理，涉及公司采購部門、技術(shù)質(zhì)量部門、項(xiàng)目管理部及供應(yīng)商。第三條基本原則供應(yīng)商質(zhì)量約談遵循“問題導(dǎo)向、實(shí)事求是、依規(guī)約談、閉環(huán)管理”的原則。約談需針對(duì)具體質(zhì)量問題，不回避矛盾；以事實(shí)為依據(jù)，不夸大或縮小問題；嚴(yán)格按制度規(guī)定的情形、流程組織約談；從約談啟動(dòng)到問題整改驗(yàn)證形成完整管理鏈條，確保質(zhì)量問題徹底解決，同時(shí)避免重復(fù)約談或約談流于形式。第二章約談情形界定第四條必須約談情形出現(xiàn)以下情形之一的，必須組織供應(yīng)商質(zhì)量約談：供應(yīng)商提供的產(chǎn)品經(jīng)進(jìn)場檢驗(yàn)判定不合格，且單次不合格數(shù)量占該批次供貨量30%及以上，或同一產(chǎn)品連續(xù)2批次進(jìn)場檢驗(yàn)不合格的；供應(yīng)商提供的產(chǎn)品在使用過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題，導(dǎo)致工程局部返工（返工費(fèi)用超過5萬元）、工序暫停（暫停時(shí)間超過24小時(shí)），或引發(fā)質(zhì)量安全隱患的；第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)出具的檢測(cè)報(bào)告顯示，供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量不符合合同約定標(biāo)準(zhǔn)或國家規(guī)范要求，且影響工程關(guān)鍵功能的；項(xiàng)目管理部反饋，供應(yīng)商未按合同約定提供售后服務(wù)（如產(chǎn)品故障維修響應(yīng)超時(shí)、維修效果未達(dá)要求），導(dǎo)致工程進(jìn)度延誤或質(zhì)量問題無法及時(shí)解決的；公司年度供應(yīng)商質(zhì)量評(píng)估中，供應(yīng)商質(zhì)量評(píng)分低于60分（滿分100分），或排名末位且與前一名評(píng)分差距超過15分的。第五條可啟動(dòng)約談情形出現(xiàn)以下情形之一的，可根據(jù)問題嚴(yán)重程度及影響范圍，由相關(guān)部門申請(qǐng)啟動(dòng)約談：供應(yīng)商提供的產(chǎn)品雖單次進(jìn)場檢驗(yàn)合格，但抽檢合格率低于90%，或存在輕微質(zhì)量瑕疵（如外觀輕微破損、尺寸偏差接近規(guī)范上限）的；施工班組反饋，供應(yīng)商提供的產(chǎn)品使用說明不清晰、技術(shù)支持不到位，影響正常施工操作的；合同履行過程中，供應(yīng)商擅自變更產(chǎn)品規(guī)格、材質(zhì)或生產(chǎn)廠家，未提前征得公司同意的；公司內(nèi)部質(zhì)量檢查中，發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品存在質(zhì)量波動(dòng)（如不同批次產(chǎn)品性能差異較大）的。第三章責(zé)任主體與職責(zé)第六條采購部門職責(zé)采購部門為供應(yīng)商質(zhì)量約談的牽頭部門，負(fù)責(zé)識(shí)別約談需求，確認(rèn)是否符合約談情形；向供應(yīng)商發(fā)出《質(zhì)量約談通知書》，明確約談時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員及需準(zhǔn)備的材料（如質(zhì)量問題說明、整改方案初稿）；組織協(xié)調(diào)約談會(huì)議，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄整理，形成《質(zhì)量約談紀(jì)要》；跟蹤供應(yīng)商整改方案的落實(shí)情況，收集整改證明材料；將約談結(jié)果及整改情況納入供應(yīng)商檔案，作為后續(xù)合作及年度評(píng)估的依據(jù)。第七條技術(shù)質(zhì)量部門職責(zé)技術(shù)質(zhì)量部門負(fù)責(zé)從技術(shù)角度分析供應(yīng)商質(zhì)量問題，提供質(zhì)量檢測(cè)數(shù)據(jù)、不合格報(bào)告等支撐材料；參與約談會(huì)議，向供應(yīng)商明確質(zhì)量問題的技術(shù)判定標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)工程質(zhì)量的影響程度；審核供應(yīng)商提交的整改方案，評(píng)估方案的技術(shù)可行性及有效性；整改完成后，參與質(zhì)量驗(yàn)證，出具驗(yàn)證意見，確認(rèn)問題是否徹底解決；匯總供應(yīng)商質(zhì)量問題數(shù)據(jù)，分析共性問題，提出供應(yīng)商質(zhì)量管控改進(jìn)建議。第八條項(xiàng)目管理部職責(zé)項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商質(zhì)量問題的現(xiàn)場證據(jù)，包括問題產(chǎn)品照片、使用記錄、返工記錄、進(jìn)度延誤說明等；向采購部門、技術(shù)質(zhì)量部門反饋質(zhì)量問題及影響，提出約談需求；參與約談會(huì)議，陳述質(zhì)量問題在項(xiàng)目現(xiàn)場的具體表現(xiàn)及造成的實(shí)際影響；監(jiān)督供應(yīng)商在項(xiàng)目現(xiàn)場的整改實(shí)施過程，記錄整改細(xì)節(jié)（如整改時(shí)間、整改措施、效果）；整改完成后，對(duì)產(chǎn)品使用效果進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)證，向采購部門提交驗(yàn)證報(bào)告。第九條供應(yīng)商職責(zé)供應(yīng)商需按《質(zhì)量約談通知書》要求，準(zhǔn)時(shí)參加約談會(huì)議，不得無故缺席或遲到；參會(huì)時(shí)需攜帶質(zhì)量問題自查報(bào)告，說明問題產(chǎn)生的原因（如生產(chǎn)環(huán)節(jié)管控缺失、運(yùn)輸過程防護(hù)不當(dāng)）；按約談要求提交整改方案，明確整改措施、責(zé)任人、完成時(shí)限及資源保障；約談后嚴(yán)格落實(shí)整改方案，按時(shí)向采購部門提交整改進(jìn)展報(bào)告及證明材料；配合公司相關(guān)部門開展整改驗(yàn)證，對(duì)驗(yàn)證中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)二次整改；對(duì)因自身原因?qū)е碌馁|(zhì)量問題承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任（如免費(fèi)更換不合格產(chǎn)品、承擔(dān)返工費(fèi)用）。第四章約談流程管理第十條約談申請(qǐng)與審批采購部門收到項(xiàng)目管理部或技術(shù)質(zhì)量部門反饋的供應(yīng)商質(zhì)量問題后，在2個(gè)工作日內(nèi)核實(shí)情況，確認(rèn)是否符合約談情形；符合必須約談情形的，直接啟動(dòng)約談流程；符合可啟動(dòng)約談情形的，填寫《質(zhì)量約談申請(qǐng)表》，說明約談理由、問題描述及建議約談時(shí)間，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批；部門負(fù)責(zé)人審批通過后，采購部門在1個(gè)工作日內(nèi)完成約談準(zhǔn)備工作。第十一條約談通知與準(zhǔn)備采購部門在約談前3個(gè)工作日，向供應(yīng)商發(fā)出書面《質(zhì)量約談通知書》，通知書需加蓋部門公章，內(nèi)容包括：質(zhì)量問題具體描述（附相關(guān)證據(jù)材料清單）、約談時(shí)間（原則上安排在工作日，提前與供應(yīng)商協(xié)商確認(rèn)）、約談地點(diǎn)（公司會(huì)議室或項(xiàng)目現(xiàn)場會(huì)議室，根據(jù)問題性質(zhì)選擇）、參會(huì)人員（公司方：采購部門、技術(shù)質(zhì)量部門、項(xiàng)目管理部相關(guān)人員；供應(yīng)商方：負(fù)責(zé)人及技術(shù)/質(zhì)量負(fù)責(zé)人）、需供應(yīng)商準(zhǔn)備的材料（如問題分析報(bào)告、整改方案、相關(guān)資質(zhì)證明）；同時(shí)，采購部門需將約談相關(guān)材料（質(zhì)量問題證據(jù)、合同條款、檢測(cè)報(bào)告）整理成冊(cè)，分發(fā)給參與約談的內(nèi)部部門。第十二條約談會(huì)議實(shí)施約談會(huì)議按以下流程實(shí)施：會(huì)議開場：采購部門負(fù)責(zé)人主持會(huì)議，明確約談目的、會(huì)議議程及時(shí)間安排，介紹參會(huì)人員；問題陳述：項(xiàng)目管理部人員結(jié)合現(xiàn)場情況，陳述質(zhì)量問題的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、具體表現(xiàn)及對(duì)工程的影響，展示相關(guān)證據(jù)（如照片、記錄）；技術(shù)質(zhì)量部門人員從技術(shù)角度說明質(zhì)量問題的判定依據(jù)、不符合的標(biāo)準(zhǔn)條款，出示檢測(cè)數(shù)據(jù)或報(bào)告；供應(yīng)商說明：供應(yīng)商參會(huì)人員對(duì)質(zhì)量問題進(jìn)行說明，分析問題產(chǎn)生的原因，說明已采取的臨時(shí)措施（如暫停供貨、安排人員現(xiàn)場排查）；討論協(xié)商：參會(huì)各方就質(zhì)量問題的解決方案、整改時(shí)限、責(zé)任承擔(dān)方式進(jìn)行討論，明確供應(yīng)商需落實(shí)的具體整改措施，以及公司方提供的配合條件（如提供整改所需的現(xiàn)場條件）；會(huì)議總結(jié)：采購部門負(fù)責(zé)人總結(jié)會(huì)議達(dá)成的共識(shí)，明確整改要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及后續(xù)溝通機(jī)制，確認(rèn)供應(yīng)商提交整改方案的時(shí)間。第十三條約談紀(jì)要與整改跟蹤約談會(huì)議結(jié)束后，采購部門在2個(gè)工作日內(nèi)整理形成《質(zhì)量約談紀(jì)要》，紀(jì)要需包含：約談時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、質(zhì)量問題詳情、原因分析結(jié)論、整改措施及完成時(shí)限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任約定（如費(fèi)用承擔(dān)、違約金）等內(nèi)容；《質(zhì)量約談紀(jì)要》需經(jīng)參會(huì)各方簽字確認(rèn)，供應(yīng)商無異議的，在3個(gè)工作日內(nèi)返回簽字版紀(jì)要；供應(yīng)商有異議的，需書面說明理由，雙方協(xié)商達(dá)成一致后再確認(rèn)。采購部門根據(jù)《質(zhì)量約談紀(jì)要》，建立整改跟蹤臺(tái)賬，每周與供應(yīng)商溝通一次整改進(jìn)展；供應(yīng)商需按約定時(shí)間提交正式整改方案，整改過程中每完成一項(xiàng)措施，需向采購部門提交證明材料（如整改現(xiàn)場照片、檢測(cè)報(bào)告）；整改期限屆滿前3個(gè)工作日，供應(yīng)商需提交《整改完成報(bào)告》，申請(qǐng)驗(yàn)收。第十四條整改驗(yàn)證與結(jié)果應(yīng)用采購部門收到《整改完成報(bào)告》后，聯(lián)合技術(shù)質(zhì)量部門、項(xiàng)目管理部開展整改驗(yàn)證：對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量問題，采取抽樣檢測(cè)、現(xiàn)場查看等方式，確認(rèn)產(chǎn)品質(zhì)量是否符合要求；對(duì)服務(wù)問題，通過現(xiàn)場回訪、項(xiàng)目反饋等方式，確認(rèn)服務(wù)是否達(dá)到合同約定標(biāo)準(zhǔn)；驗(yàn)證合格的，出具《整改驗(yàn)收合格單》，約談流程閉環(huán)；驗(yàn)證不合格的，向供應(yīng)商發(fā)出《整改復(fù)檢通知書》，要求在5個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充整改，逾期未完成或二次整改仍不合格的，按合同約定追究違約責(zé)任（如扣除質(zhì)量保證金、暫停合作資格）。約談結(jié)果及整改情況納入供應(yīng)商信用檔案：整改驗(yàn)收合格的，不影響后續(xù)合作，但需加強(qiáng)該供應(yīng)商產(chǎn)品的進(jìn)場檢驗(yàn)頻次；整改驗(yàn)收不合格的，暫停該供應(yīng)商6-12個(gè)月合作資格，情節(jié)嚴(yán)重的（如造成重大質(zhì)量事故），永久終止合作；年度內(nèi)被約談3次及以上的供應(yīng)商，直接取消年度優(yōu)秀供應(yīng)商評(píng)選資格，且下一年度合作份額縮減50%。第五章特殊情況處理第十五條供應(yīng)商缺席約談處理供應(yīng)商收到《質(zhì)量約談通知書》后，無正當(dāng)理由缺席約談的，采購部門需在約談結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，向供應(yīng)商發(fā)出《約談缺席告知函》，說明缺席后果（如視為認(rèn)可質(zhì)量問題、承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任）；同時(shí)，暫停該供應(yīng)商后續(xù)供貨或服務(wù)，直至供應(yīng)商主動(dòng)申請(qǐng)補(bǔ)約談，且補(bǔ)約談達(dá)成一致意見；缺席約談的情況將作為不良記錄，納入年度供應(yīng)商評(píng)估。第十六條跨區(qū)域供應(yīng)商約談處理對(duì)于外地或跨區(qū)域供應(yīng)商，無法現(xiàn)場參與約談的，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可采用視頻會(huì)議形式開展約談；視頻約談前，采購部門需確認(rèn)供應(yīng)商視頻設(shè)備正常、參會(huì)人員齊全，將相關(guān)證據(jù)材料提前通過加密郵件發(fā)送給供應(yīng)商；視頻約談過程需全程錄音錄像，作為會(huì)議記錄的補(bǔ)充依據(jù)；《質(zhì)量約談紀(jì)要》需在視頻會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，由雙方簽字蓋章后掃描互傳，原件后續(xù)郵寄存檔。第十七條緊急質(zhì)量問題約談處理對(duì)于因供應(yīng)商質(zhì)量問題引發(fā)的緊急情況（如產(chǎn)品故障導(dǎo)致工程停工、存在重大安全隱患），可啟動(dòng)緊急約談流程，采購部門在24小時(shí)內(nèi)通知供應(yīng)商，約談時(shí)間可縮短至1個(gè)工作日內(nèi)，約談形式可采用電話會(huì)議或臨時(shí)現(xiàn)場會(huì)議；緊急約談需重點(diǎn)明確臨時(shí)處置措施、供應(yīng)商到場處理時(shí)限，后續(xù)再補(bǔ)充完善整改方案及長期管控措施；緊急約談的情況需單獨(dú)記錄，作為供應(yīng)商應(yīng)急響應(yīng)能力評(píng)估的依據(jù)。第六章附則第十八條制度更新本制度每2年進(jìn)行1次評(píng)估修訂