辦公室文件歸檔分類管理模板一、適用范圍與管理對象二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文件收集：明確來源與范圍責(zé)任分工：各部門指定專人（如行政專員、部門主管）負責(zé)本部門文件收集，保證文件完整性；辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，定期提醒各部門提交歸檔文件。收集內(nèi)容：內(nèi)部文件：包括但不限于紅頭通知、會議決議、工作計劃/總結(jié)、請示報告等；外部文件：如合作合同、函件、客戶往來郵件（需打印或?qū)С鰹镻DF）、供應(yīng)商資料等；特殊文件：涉密文件需單獨標(biāo)注，按保密規(guī)定管理；電子文件需同時提交紙質(zhì)版（如需簽字蓋章）及電子存儲介質(zhì)。時間要求：月度文件于次月5日前完成收集，年度文件于次年1月10日前完成匯總。（二）分類整理：建立層級邏輯一級分類（按部門/職能）：根據(jù)文件形成部門或核心職能劃分，如“行政部”“財務(wù)部”“市場部”“人力資源部”“綜合檔案”等。二級分類（按文件類型）：在一級分類下，按文件性質(zhì)細分，例如：行政部：制度文件、會議紀(jì)要、固定資產(chǎn)資料、后勤管理文件；財務(wù)部：憑證類、報表類、預(yù)算類、審計類；市場部：合同類、項目方案、客戶資料、營銷活動文件。三級分類（按時間/項目）：二級分類下可按年份、季度或具體項目進一步細分，例如“2024年會議紀(jì)要”“Q1預(yù)算報表”“項目合同”。（三）編碼登記：賦予唯一標(biāo)識編碼規(guī)則：采用“一級分類代碼-二級分類代碼-年份-流水號”組合，例如：行政部制度文件：XZ-ZD-2024-001（XZ=行政部，ZD=制度文件，2024=年份，001=流水號）；財務(wù)部憑證文件：CW-PZ-2024-015（CW=財務(wù)部，PZ=憑證類，2024=年份，015=流水號）。登記信息：在《文件歸檔登記表》中填寫文件全稱、編號、形成日期、頁數(shù)、密級（如“公開”“內(nèi)部秘密”“機密”）、存放位置（如“檔案柜-3層-5格”“服務(wù)器-財務(wù)部文件夾”）、責(zé)任人（歸檔人、保管人）等關(guān)鍵信息，保證每份文件可追溯。（四）歸檔存儲：規(guī)范存放與備份紙質(zhì)文件：使用統(tǒng)一規(guī)格檔案盒（如A4紙尺寸），盒面標(biāo)注“一級分類-二級分類-年份-起止流水號”（如“行政部-制度文件-2024-001-010”）；檔案盒內(nèi)附《文件目錄清單》，按編號順序排列文件，避免混裝；存放于干燥、通風(fēng)、防火的檔案柜，按分類順序整齊擺放，標(biāo)注清晰位置索引（如“行政檔案區(qū)-1排”）。電子文件：按分類層級創(chuàng)建文件夾結(jié)構(gòu)（如“公司檔案\2024年憑證”），文件名與編碼一致（如“CW-PZ-2024-015.pdf”）；重要電子文件需定期備份（每月1次），采用“本地硬盤+云端存儲”雙備份模式，云端存儲使用公司指定加密平臺；電子檔案需定期檢查文件完整性（如是否損壞、格式是否兼容），每半年進行一次病毒查殺。（五）借閱管理：規(guī)范流轉(zhuǎn)與歸還借閱申請：員工借閱文件需填寫《文件借閱登記表》，注明文件編號、借閱事由、借閱期限（一般不超過3個工作日）、借閱人簽字，部門負責(zé)人*審批后生效。借閱流程：紙質(zhì)文件：由檔案管理員*按編號取出，交借閱人當(dāng)面核對，借閱后限期歸還；電子文件：經(jīng)審批后，由管理員*在權(quán)限范圍內(nèi)開放訪問，禁止私自拷貝（涉密文件除外，需額外申請解密權(quán)限）。歸還與檢查：文件歸還時，管理員*需核對文件完整性（如是否有涂改、缺頁），確認(rèn)無誤后在《借閱登記表》標(biāo)注歸還日期；逾期未歸還的，及時催辦并記錄。三、核心模板表格（一）文件分類目錄表（示例）一級分類代碼一級分類名稱二級分類代碼二級分類名稱三級分類示例編碼規(guī)則保存期限XZ行政部ZD制度文件2024年制度XZ-ZD-年份-流水號長期CW財務(wù)部PZ憑證類Q1憑證CW-PZ-年份-流水號10年SC市場部HT合同類項目合同SC-HT-年份-流水號合同到期后5年（二）文件歸檔登記表（示例）文件編號文件名稱形成部門形成日期頁數(shù)密級存放位置歸檔人保管人備注XZ-ZD-2024-001辦公室管理制度行政部2024-01-158公開檔案柜-1層-1格李*張*含附件2份CW-PZ-2024-0151月費用報銷憑證財務(wù)部2024-01-3025內(nèi)部秘密服務(wù)器-財務(wù)部\2024憑證王*劉*已審核（三）文件借閱登記表（示例）文件編號文件名稱借閱人借閱部門借閱日期預(yù)計歸還實際歸還審批人借閱事由備注SC-HT-2023-008合作協(xié)議趙*市場部2024-03-102024-03-122024-03-11孫*項目對接無XZ-ZD-2024-001辦公室管理制度周*行政部2024-03-152024-03-162024-03-16吳*制度修訂無四、日常管理要點（一）定期維護與更新每季度對檔案柜進行一次整理，檢查文件是否受潮、蟲蛀，紙質(zhì)文件出現(xiàn)破損需及時修復(fù)或復(fù)印備份；每年12月開展檔案清點工作，核對《文件歸檔登記表》與實際庫存，保證賬實一致；部門職能調(diào)整或新增文件類型時，及時更新《文件分類目錄表》，保證分類邏輯持續(xù)適用。（二）權(quán)限與安全管理嚴(yán)格執(zhí)行“誰借閱、誰負責(zé)”原則，借閱人不得擅自復(fù)制、外傳涉密文件，違規(guī)者按公司規(guī)定處理；電子檔案設(shè)置訪問權(quán)限（如普通員工僅能查閱非密文件，部門負責(zé)人*可查閱本部門密級文件），定期更新登錄密碼；檔案室配備消防器材（如滅火器、煙霧報警器），嚴(yán)禁