合同管理模板及審批流程指引一、指引目的與適用范圍本指引旨在規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，明確合同起草、審批、簽署、履行及歸檔各環(huán)節(jié)操作要求，降低合同法律風(fēng)險，提高合同管理效率。適用于公司各部門與外部主體簽訂的各類業(yè)務(wù)合同（包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等），涉及合同起草人、審批人、簽署人及履行負(fù)責(zé)人等崗位。二、常見應(yīng)用場景詳解（一）新業(yè)務(wù)合作場景當(dāng)公司拓展新業(yè)務(wù)、與客戶/供應(yīng)商建立首次合作時，需簽訂合作框架協(xié)議或具體業(yè)務(wù)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、合作范圍、費(fèi)用結(jié)算等核心條款，作為后續(xù)合作的基礎(chǔ)依據(jù)。（二）日常采購/銷售場景采購部門向供應(yīng)商采購原材料/設(shè)備，或銷售部門向客戶銷售產(chǎn)品/提供服務(wù)時，需簽訂采購合同或銷售合同，約定標(biāo)的物規(guī)格、數(shù)量、價格、交付/驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等關(guān)鍵內(nèi)容。（三）服務(wù)外包場景公司將部分非核心業(yè)務(wù)（如IT運(yùn)維、保潔、咨詢服務(wù)等）外包給第三方服務(wù)提供商時，需簽訂服務(wù)合同，明確服務(wù)范圍、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、費(fèi)用支付、保密條款及違約責(zé)任等。（四）資產(chǎn)處置場景公司處置固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)或?qū)ν獬鲎?承租資產(chǎn)時，需簽訂資產(chǎn)買賣合同、租賃合同等，約定資產(chǎn)權(quán)屬、轉(zhuǎn)讓價格/租金、交付方式、稅費(fèi)承擔(dān)及違約處理等條款。三、合同全生命周期操作流程（一）合同起草階段明確需求：起草人根據(jù)業(yè)務(wù)需求，梳理合同核心要素（合作主體、標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)、期限、費(fèi)用、違約責(zé)任等），與對方初步溝通達(dá)成一致意見。選擇模板：優(yōu)先使用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如采購合同模板、服務(wù)合同模板）；無模板時，參考行業(yè)通用模板或由法務(wù)部門協(xié)助起草，保證條款合規(guī)。填寫內(nèi)容：按模板要求完整填寫合同信息，重點(diǎn)核對：雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表人聯(lián)系方式等）；合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）；權(quán)利義務(wù)（履行期限、地點(diǎn)、方式，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，付款條件及周期等）；違約責(zé)任（違約情形、違約金計算方式、損失賠償范圍等）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄法院）；其他特殊約定（如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力等）。內(nèi)部初審：起草人填寫《合同審批單》（見附件1），連同合同初稿提交部門負(fù)責(zé)人初審，重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)需求合理性、條款完整性及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。（二）合同審批階段法務(wù)審核：部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，將合同及審批單提交法務(wù)部門，法務(wù)重點(diǎn)審核：主體資格（對方是否具備履約能力，是否為失信被執(zhí)行人/經(jīng)營異常企業(yè)）；條款合法性（是否符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部制度，是否存在法律風(fēng)險）；權(quán)利義務(wù)對等性（是否存在顯失公平條款，違約責(zé)任是否明確）；文本規(guī)范性（條款表述是否清晰，有無歧義，附件是否齊全）。法務(wù)審核后出具《法務(wù)審核意見書》，需明確“通過”“修改后通過”或“不通過”，并說明修改理由。財務(wù)審核：法務(wù)審核通過后，提交財務(wù)部門，財務(wù)重點(diǎn)審核：收支條款（金額、幣種、付款方式、票據(jù)類型是否清晰）；成本效益（合同成本是否符合預(yù)算，定價是否合理）；稅費(fèi)承擔(dān)（稅費(fèi)計算方式及繳納責(zé)任是否明確）；付款條件（是否與公司財務(wù)制度沖突，是否存在資金風(fēng)險）。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：財務(wù)審核通過后，根據(jù)合同金額及重要性，提交分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批：金額≤5萬元：由部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；5萬元＜金額≤20萬元：由分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批；金額＞20萬元：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議。審批意見反饋：任一環(huán)節(jié)不通過，需退回起草人修改，修改后重新啟動審批流程；所有審批通過后，形成審批終稿，進(jìn)入簽署階段。（三）合同簽署階段確定簽署方式：根據(jù)合同性質(zhì)及公司規(guī)定，選擇紙質(zhì)簽署或電子簽署（需符合《電子簽名法》要求，保證簽署主體真實(shí)及意愿表示）。準(zhǔn)備簽署文件：紙質(zhì)合同：打印審批終稿（一式X份，根據(jù)份數(shù)需求確定），保證與審批版本一致，無涂改；電子合同：通過公司指定電子簽約平臺審批終稿，發(fā)送對方簽署（需提前驗(yàn)證對方身份信息）。正式簽署：紙質(zhì)合同：由法定代表人或授權(quán)代表人（需提供《授權(quán)委托書》，見附件2）簽字并加蓋公司公章，對方簽字蓋章后生效；電子合同：雙方通過平臺完成身份認(rèn)證及電子簽章，系統(tǒng)自動帶電子簽章的合同文本，具有同等法律效力。文本分發(fā)：簽署完成后，合同原件由行政部統(tǒng)一歸檔，各部門根據(jù)需要留存復(fù)印件/掃描件，保證業(yè)務(wù)部門及財務(wù)部門均有備案。（四）合同履行階段履行跟蹤：合同履行部門指定專人負(fù)責(zé)跟蹤履行進(jìn)度，按合同約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)、支付款項(xiàng)等），并留存履行證據(jù)（如驗(yàn)收單、服務(wù)確認(rèn)單、付款憑證等）。變更與解除：合同履行過程中需變更的，雙方應(yīng)簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，履行原審批流程；出現(xiàn)法定/約定解除情形時，履行部門需書面通知對方，協(xié)商一致后簽訂《解除協(xié)議》，明確終止履行、責(zé)任劃分及賠償事宜。爭議處理：履行過程中發(fā)生爭議，優(yōu)先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，按合同約定通過仲裁/訴訟解決，爭議期間不影響無爭議條款的履行。（五）合同歸檔階段歸檔范圍：合同正本、審批單、法務(wù)審核意見書、補(bǔ)充協(xié)議、解除協(xié)議、履行過程中的重要函件及證據(jù)材料（驗(yàn)收單、付款憑證等）。歸檔流程：合同履行完畢或終止后15個工作日內(nèi)，履行部門將合同材料整理成冊，移交行政部；行政部按“合同編號+年度”分類歸檔，建立電子臺賬（包含合同名稱、編號、雙方主體、簽訂日期、履行期限、歸檔日期等信息），便于查詢。保管期限：一般合同保管期限不少于5年，重要合同（如重大資產(chǎn)處置、長期合作協(xié)議）保管期限不少于10年，保管期滿按規(guī)定銷毀。四、標(biāo)準(zhǔn)合同模板與審批表單附件1：合同審批單合同名稱合同編號對方主體（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼）合同金額合同類型□采購□銷售□服務(wù)□租賃□其他__________履行期限起草部門起草人初審意見部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年__月__日法務(wù)審核意見□通過□修改后通過□不通過（說明：__________________________）法務(wù)專員簽字：__________日期：____年__月__日財務(wù)審核意見□通過□修改后通過□不通過（說明：__________________________）財務(wù)經(jīng)理簽字：__________日期：____年__月__日分管領(lǐng)導(dǎo)審批□同意□不同意（說明：__________________________）簽字：__________日期：____年__月__日總經(jīng)理審批□同意□不同意（說明：__________________________）簽字：__________日期：____年__月__日附件2：授權(quán)委托書（模板）授權(quán)委托書致：________________________（合同對方主體名稱）茲委托我公司員工*（姓名：__________，職務(wù)：__________，身份證號：____________________）作為我公司授權(quán)代表人，就與貴方簽訂的《________________________合同》（合同編號：__________）事宜，全權(quán)處理合同談判、簽署、履行及變更等相關(guān)事宜，其簽署的文件我公司均予以認(rèn)可。委托期限：自_年_月_日至_年__月__日。委托人（蓋章）：__________法定代表人（簽字）：__________日期：____年__月__日附件3：標(biāo)準(zhǔn)合同模板（簡化版·服務(wù)合同）服務(wù)合同合同編號：____________________甲方（服務(wù)接受方）：________________________統(tǒng)一社會信用代碼：________________________法定代表人/授權(quán)代表人：*____________________地址：____________________________________乙方（服務(wù)提供方）：________________________統(tǒng)一社會信用代碼：________________________法定代表人/授權(quán)代表人：*____________________地址：____________________________________鑒于：甲方需乙方提供________________________服務(wù)，乙方具備相應(yīng)服務(wù)能力，雙方根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，本著平等自愿、公平誠信原則，達(dá)成如下協(xié)議：第一條服務(wù)內(nèi)容與范圍乙方為甲方提供________________________服務(wù)，具體包括：________________________（可另附《服務(wù)清單》作為附件）。第二條服務(wù)期限自_年_月_日至_年__月日，共計__天/月/年。第三條服務(wù)費(fèi)用及支付方式服務(wù)費(fèi)用：人民幣（大寫）：__________；（小寫）：__________（含稅/不含稅）。支付方式：甲方應(yīng)在服務(wù)開始后_日內(nèi)支付_%，服務(wù)驗(yàn)收合格后_日內(nèi)支付剩余_%。乙方收款賬戶信息：開戶行：________________________戶名：________________________賬號：________________________第四條雙方權(quán)利義務(wù)甲方權(quán)利義務(wù)：（1）按約定支付服務(wù)費(fèi)用；（2）提供必要的資料配合乙方履行服務(wù)；（3）對乙方提交的服務(wù)成果及時驗(yàn)收。乙方權(quán)利義務(wù)：（1）按約定標(biāo)準(zhǔn)提供服務(wù)，保證服務(wù)成果符合甲方要求；（2）對服務(wù)過程中知悉的甲方商業(yè)秘密保密；（3）服務(wù)成果不符合要求的，免費(fèi)整改至達(dá)標(biāo)。第五條違約責(zé)任甲方未按約定支付費(fèi)用的，每逾期一日，按應(yīng)付金額的0.05%向乙方支付違約金；逾期超過30日的，乙方有權(quán)解除合同。乙方未按約定提供服務(wù)的，每逾期一日，按服務(wù)費(fèi)用的0.05%向甲方支付違約金；服務(wù)成果不符合要求且未整改的，甲方有權(quán)解除合同并要求賠償損失。第六條爭議解決因本合同引起的爭議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交__________仲裁委員會仲裁/甲方所在地人民法院訴訟。第七條其他本合同一式_份，甲乙雙方各執(zhí)_份，具有同等法律效力。本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。甲方（蓋章）：________________________法定代表人/授權(quán)代表人（簽字）：*____________________日期：____年__月__日乙方（蓋章）：________________________法定代表人/授權(quán)代表人（簽字）：*____________________日期：____年__月__日五、關(guān)鍵風(fēng)險控制與注意事項(xiàng)（一）合同主體審查風(fēng)險風(fēng)險點(diǎn)：對方主體不具備履約能力（如無資質(zhì)、已被吊銷營業(yè)執(zhí)照）或?yàn)槭疟粓?zhí)行人，導(dǎo)致合同無法履行或權(quán)益受損?？刂拼胧汉炗喦巴ㄟ^“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等渠道查詢對方信用狀況，要求對方提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書原件及復(fù)印件，必要時進(jìn)行實(shí)地考察。（二）合同條款完整性風(fēng)險風(fēng)險點(diǎn)：條款遺漏（如未約定違約責(zé)任、爭議解決方式）或表述模糊（如“合理期限”“高質(zhì)量服務(wù)”等），導(dǎo)致履行爭議或無法追責(zé)?？刂拼胧簝?yōu)先使用標(biāo)準(zhǔn)化模板，法務(wù)審核時重點(diǎn)檢查核心條款完整性，避免使用模糊表述，關(guān)鍵術(shù)語需明確定義（如“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”需列明具體指標(biāo)）。（三）審批流程合規(guī)風(fēng)險風(fēng)險點(diǎn)：未按流程審批（如越權(quán)審批、遺漏法務(wù)/財務(wù)審核）導(dǎo)致合同存在重大隱患，后續(xù)無法追責(zé)?？刂拼胧簢?yán)格執(zhí)行分級審批制度，審批單需完整記錄各環(huán)節(jié)意見，嚴(yán)禁“先簽署后審批”；電子審批需留痕，保證流程可追溯。（四）合同履行監(jiān)控風(fēng)險風(fēng)險點(diǎn)：履行過程中未及時跟蹤進(jìn)度，對方違約時未及時采取措施，導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大。控制措施：指定專人負(fù)責(zé)履行跟蹤，建立《履行臺賬》記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時間、驗(yàn)收進(jìn)度），發(fā)覺異常立即上報并啟動應(yīng)急處理機(jī)制。（五）檔案管理風(fēng)險風(fēng)險點(diǎn)：合同原件丟失、歸檔不全或未建立電子臺賬，導(dǎo)致后續(xù)糾紛時無法提供證據(jù)?？刂拼胧盒姓繉Ｈ素?fù)責(zé)歸檔，保證合同材料齊全（含審批單、簽署頁等）；建立電子檔案系統(tǒng)，定期備份，嚴(yán)禁私自銷毀合同檔案。六、常見問題解答Q1：合同模板無法滿足業(yè)務(wù)需求時怎么辦？A：由起草部門提出申請，說明特殊需求，經(jīng)法務(wù)部門審核同意后，可對模板進(jìn)行修改，重大修改需由法務(wù)部門協(xié)助起草。Q2：對方要求修改合同條款且無法達(dá)成一致時，如何處理？A：若對方修改涉及重大權(quán)利義務(wù)變更（如增加甲方責(zé)任、降低違約金），需暫停簽署并上報分管領(lǐng)導(dǎo)，由法務(wù)部門與對方協(xié)商；