一、制度應(yīng)用場景本制度適用于各類企業(yè)（含中小型企業(yè)、集團(tuán)公司）的辦公用品采購與領(lǐng)用管理，涵蓋行政部、財(cái)務(wù)部、各業(yè)務(wù)部門及相關(guān)人員。具體場景包括：日常辦公文具采購（如筆、本、文件夾）、辦公設(shè)備耗材補(bǔ)充（如打印機(jī)墨盒、硒鼓）、部門共享物品領(lǐng)用（如會議設(shè)備、辦公家具）以及新員工入職物品配置等，旨在規(guī)范流程、控制成本、保障辦公需求高效滿足。二、采購管理操作流程（一）需求提報(bào)與審批需求發(fā)起：各部門根據(jù)實(shí)際辦公需求，由指定人員（如部門行政專員或*部門負(fù)責(zé)人）填寫《辦公用品采購申請表》，注明物品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)、用途及緊急程度（普通/緊急）。部門審核：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批，確認(rèn)需求合理性與必要性（如非緊急需求可合并提報(bào)，避免零散采購）。行政部復(fù)核：行政部收到申請后，核對庫存臺賬（避免重復(fù)采購）、預(yù)算額度（超預(yù)算需報(bào)*分管領(lǐng)導(dǎo)審批），通過后流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部審批：財(cái)務(wù)部審核采購預(yù)算合規(guī)性、價(jià)格合理性，確認(rèn)無誤后蓋章反饋，完成采購審批閉環(huán)。（二）詢價(jià)比價(jià)與供應(yīng)商選擇詢價(jià)范圍：單次采購金額＜500元：行政部可直接從合格供應(yīng)商名錄（如長期合作辦公用品店）采購，無需詢價(jià)；單次采購金額≥500元且＜2000元：需向至少2家供應(yīng)商詢價(jià)，形成《詢價(jià)比價(jià)記錄表》；單次采購金額≥2000元：需向至少3家供應(yīng)商詢價(jià)，必要時(shí)組織公開比選，優(yōu)先選擇性價(jià)比高、服務(wù)穩(wěn)定的供應(yīng)商。供應(yīng)商確定：行政部結(jié)合價(jià)格、質(zhì)量、交貨周期、售后服務(wù)等因素，確定最終供應(yīng)商，報(bào)*行政主管確認(rèn)。（三）采購執(zhí)行與訂單確認(rèn)訂單下達(dá)：行政部根據(jù)審批結(jié)果，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單（注明物品信息、數(shù)量、交付時(shí)間、付款方式、收貨地址等），并保留訂單回執(zhí)。緊急采購處理：對于緊急需求（如臨時(shí)會議、突發(fā)辦公故障），可先電話溝通供應(yīng)商緊急調(diào)貨，事后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)，保證不影響辦公。（四）入庫驗(yàn)收與臺賬登記貨物驗(yàn)收：物品送達(dá)后，由行政部庫管員與申請人共同驗(yàn)收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量（如無破損、功能正常），驗(yàn)收合格后簽字確認(rèn)；不合格物品當(dāng)場拒收，并通知供應(yīng)商24小時(shí)內(nèi)更換。入庫登記：庫管員根據(jù)驗(yàn)收單，在《辦公用品庫存臺賬表》中登記入庫信息（入庫日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商、庫管員），同步更新庫存數(shù)量，保證賬實(shí)相符。三、領(lǐng)用管理操作流程（一）領(lǐng)用申請與審批個(gè)人領(lǐng)用：員工領(lǐng)用個(gè)人常用物品（如筆、筆記本、文件夾），填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品、數(shù)量、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后，至行政部領(lǐng)取。部門/批量領(lǐng)用：部門領(lǐng)用共享物品（如打印機(jī)、投影儀）或批量領(lǐng)用耗材（如A4紙、墨盒），需由部門行政專員填寫申請表，明確物品用途、領(lǐng)用人、存放地點(diǎn)，經(jīng)*部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)行政部備案。新員工入職領(lǐng)用：人力資源部為新員工配置入職物品（如工牌、文具套裝、辦公設(shè)備），填寫《新員工物品領(lǐng)用清單》，經(jīng)*HR負(fù)責(zé)人審批后，交行政部發(fā)放，物品發(fā)放后由新員工簽字確認(rèn)。（二）物品發(fā)放與登記發(fā)放核對：行政部庫管員根據(jù)審批通過的領(lǐng)用申請，核對物品信息與領(lǐng)用單一致后發(fā)放，領(lǐng)用人需當(dāng)場檢查物品質(zhì)量，確認(rèn)無誤后在《辦公用品領(lǐng)用登記表》簽字（領(lǐng)用人、發(fā)放人、領(lǐng)用日期、物品名稱及數(shù)量）。特殊物品管理：對于貴重或易丟失物品（如辦公設(shè)備、計(jì)算器），需在領(lǐng)用登記表中注明“使用責(zé)任人”，離職或崗位調(diào)動時(shí)需辦理歸還手續(xù)，由庫管員檢查完好后收回臺賬。（三）特殊物品領(lǐng)用管理借用流程：部門臨時(shí)借用會議設(shè)備（如麥克風(fēng)、投影儀），需提前1個(gè)工作日提交《物品借用申請》，注明借用時(shí)間、歸還時(shí)間、用途，經(jīng)*部門負(fù)責(zé)人審批后，行政部發(fā)放，借用后24小時(shí)內(nèi)歸還，逾期未還需說明原因。以舊換新：對于可重復(fù)使用的物品（如文件夾、訂書機(jī)），實(shí)行“以舊換新”制度，領(lǐng)用時(shí)需交回舊物品（經(jīng)庫管員確認(rèn)可回收），避免浪費(fèi)。四、常用管理表格模板表1：辦公用品采購申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量用途說明□日常辦公□部門共享□新員工入職□其他：_________緊急程度□普通□緊急部門負(fù)責(zé)人審批：行政部復(fù)核：財(cái)務(wù)部審批：（簽字：*）（簽字：*）（簽字：*）表2：辦公用品入庫登記表入庫日期采購單號物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價(jià)總價(jià)供應(yīng)商驗(yàn)收人庫管員表3：辦公用品領(lǐng)用申請表領(lǐng)用部門領(lǐng)用人聯(lián)系方式領(lǐng)用日期物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量部門負(fù)責(zé)人審批：行政部發(fā)放人：（簽字：*）（簽字：*）表4：辦公用品庫存臺賬表物品名稱規(guī)格型號單位期初數(shù)量入庫數(shù)量領(lǐng)用數(shù)量結(jié)存數(shù)量負(fù)責(zé)人更新日期*庫管員五、管理要點(diǎn)與注意事項(xiàng)庫存管理：行政部需建立《辦公用品庫存臺賬表》，動態(tài)更新庫存數(shù)量，設(shè)定安全庫存線（如常用物品庫存低于10件時(shí)觸發(fā)采購提醒），避免庫存積壓或斷供。節(jié)約使用：倡導(dǎo)“按需領(lǐng)用、杜絕浪費(fèi)”，部門負(fù)責(zé)人需監(jiān)督員工合理使用物品，嚴(yán)禁私用、外借或丟棄可復(fù)用物品。定期盤點(diǎn)：行政部每季度末組織一次全面盤點(diǎn)，財(cái)務(wù)部參與監(jiān)督，盤點(diǎn)差異需在3個(gè)工作日內(nèi)查明原因并形成《盤點(diǎn)報(bào)告》，保證賬實(shí)一致。供應(yīng)商管理：行政部每半年對合格供應(yīng)商進(jìn)行評估（價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)），評估不合格的及時(shí)替換，并更新《合格供應(yīng)商名錄》。責(zé)任追溯：物品領(lǐng)用后發(fā)生丟失或損壞，由使用責(zé)