2026年印刷公司質(zhì)量記錄保存期限管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司質(zhì)量記錄的分類(lèi)、保存、借閱及銷(xiāo)毀管理，明確各類(lèi)質(zhì)量記錄的保存期限，確保記錄可追溯、符合法規(guī)要求，為產(chǎn)品質(zhì)量追溯、體系審核及客戶查詢(xún)提供支撐，依據(jù)《中華人民共和國(guó)產(chǎn)品質(zhì)量法》《印刷業(yè)管理?xiàng)l例》及GB/T19001-2016質(zhì)量管理體系要求，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的記錄管理活動(dòng)，包括原料入廠檢驗(yàn)記錄、生產(chǎn)過(guò)程參數(shù)記錄、成品檢驗(yàn)報(bào)告、客戶投訴處理記錄、質(zhì)量管理體系運(yùn)行記錄等，涉及質(zhì)檢部、生產(chǎn)部、采購(gòu)部、銷(xiāo)售部、行政部等所有產(chǎn)生或留存質(zhì)量記錄的部門(mén)。第三條基本原則合規(guī)性原則：保存期限符合國(guó)家法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及客戶合同約定，無(wú)違規(guī)縮短或遺漏；2.可追溯性原則：記錄保存完整、清晰，能通過(guò)記錄追溯產(chǎn)品質(zhì)量形成過(guò)程（如原料來(lái)源、生產(chǎn)工藝、檢驗(yàn)結(jié)果）；3.安全性原則：采取防丟失、防篡改、防損壞措施，電子記錄加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)記錄防潮防火；4.實(shí)用性原則：按記錄用途與重要性劃分保存期限，避免過(guò)度存儲(chǔ)導(dǎo)致資源浪費(fèi)。第二章質(zhì)量記錄分類(lèi)與保存期限第四條記錄分類(lèi)根據(jù)用途將質(zhì)量記錄分為五大類(lèi)：1.原料類(lèi)記錄：包括原料采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、原料入廠檢驗(yàn)記錄（紙張、油墨、版輥等）、原料出庫(kù)臺(tái)賬；2.生產(chǎn)過(guò)程類(lèi)記錄：包括印前文件核對(duì)記錄、印刷機(jī)參數(shù)設(shè)置記錄（速度、壓力、溫度）、半成品檢驗(yàn)記錄、模切/復(fù)合工序記錄、生產(chǎn)批次臺(tái)賬；3.成品類(lèi)記錄：包括成品出廠檢驗(yàn)報(bào)告（色彩偏差、套印精度、物理性能等）、成品出庫(kù)記錄、客戶驗(yàn)收反饋記錄；4.體系類(lèi)記錄：包括內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審記錄、質(zhì)量目標(biāo)達(dá)成統(tǒng)計(jì)、員工質(zhì)量培訓(xùn)記錄、抽樣檢驗(yàn)方案驗(yàn)證報(bào)告；5.問(wèn)題處置類(lèi)記錄：包括客戶投訴處理記錄、產(chǎn)品召回記錄（評(píng)估報(bào)告、處置方案、總結(jié)報(bào)告）、質(zhì)量事故分析報(bào)告。第五條保存期限標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)保存期限（3年）：原料出庫(kù)臺(tái)賬、生產(chǎn)批次臺(tái)賬、半成品檢驗(yàn)記錄、成品出庫(kù)記錄、員工質(zhì)量培訓(xùn)記錄，此類(lèi)記錄用于常規(guī)質(zhì)量追溯，3年內(nèi)無(wú)關(guān)聯(lián)質(zhì)量問(wèn)題可按流程銷(xiāo)毀；2.延長(zhǎng)保存期限（5年）：原料入廠檢驗(yàn)記錄（含供應(yīng)商資質(zhì)）、成品出廠檢驗(yàn)報(bào)告、客戶驗(yàn)收反饋記錄、內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審記錄、抽樣檢驗(yàn)方案驗(yàn)證報(bào)告，此類(lèi)記錄涉及原料質(zhì)量責(zé)任、成品合規(guī)性及體系有效性，需延長(zhǎng)保存至5年；3.長(zhǎng)期保存期限（≥10年）：客戶投訴處理記錄、產(chǎn)品召回記錄、質(zhì)量事故分析報(bào)告，此類(lèi)記錄涉及客戶糾紛、安全責(zé)任追溯，需保存至產(chǎn)品退市后10年，若涉及訴訟或監(jiān)管調(diào)查，需保存至糾紛解決后5年；4.特殊約定期限：若客戶合同明確要求某類(lèi)記錄保存期限（如食品包裝印刷品的油墨檢測(cè)記錄需保存6年），按客戶約定執(zhí)行，無(wú)約定時(shí)按本制度第五條1-3款執(zhí)行。第三章記錄保存要求第六條存儲(chǔ)方式與環(huán)境存儲(chǔ)方式：分為電子存儲(chǔ)與紙質(zhì)存儲(chǔ)，原料檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)報(bào)告等關(guān)鍵記錄需同時(shí)留存電子檔與紙質(zhì)檔，其他記錄可僅留存電子檔；電子記錄需存儲(chǔ)在公司專(zhuān)用服務(wù)器，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（僅部門(mén)負(fù)責(zé)人及指定專(zhuān)員可修改），定期（每月1次）備份至離線硬盤(pán)；紙質(zhì)記錄需統(tǒng)一編號(hào)，按“年度-類(lèi)別-月份”分類(lèi)存放；2.存儲(chǔ)環(huán)境：紙質(zhì)記錄存放于干燥、通風(fēng)、避光的檔案室，溫度控制在15-25℃，濕度≤60%，配備防火、防潮、防蛀設(shè)施（滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥）；電子服務(wù)器需放置在恒溫機(jī)房，安裝防火墻與防病毒軟件，避免數(shù)據(jù)丟失或篡改。第七條記錄標(biāo)識(shí)與檢索標(biāo)識(shí)規(guī)范：所有記錄需標(biāo)注“記錄名稱(chēng)、產(chǎn)生部門(mén)、產(chǎn)生日期、保存期限、責(zé)任人”，紙質(zhì)記錄封面需加蓋部門(mén)印章，電子記錄文件名格式為“年份-月份-記錄類(lèi)型-編號(hào)”（如2026-05-成品檢驗(yàn)報(bào)告-001）；2.檢索管理：行政部建立《質(zhì)量記錄總臺(tái)賬》，登記記錄名稱(chēng)、存儲(chǔ)位置（電子路徑/檔案柜編號(hào)）、保存期限、責(zé)任人，各部門(mén)指定專(zhuān)員負(fù)責(zé)本部門(mén)記錄檢索，員工需查詢(xún)記錄時(shí)需通過(guò)專(zhuān)員申請(qǐng)，避免直接接觸原始記錄。第四章管理職責(zé)分工第八條部門(mén)職責(zé)行政部：牽頭制定《質(zhì)量記錄總臺(tái)賬》，負(fù)責(zé)檔案室管理（紙質(zhì)記錄存儲(chǔ)、環(huán)境維護(hù)），監(jiān)督各部門(mén)記錄保存合規(guī)性，每季度開(kāi)展1次記錄保存情況檢查；2.質(zhì)檢部：負(fù)責(zé)原料檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)報(bào)告、體系類(lèi)記錄（內(nèi)部審核、管理評(píng)審）、問(wèn)題處置類(lèi)記錄的生成與初步歸檔，確保記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整，每月5日前將上月記錄移交行政部存檔；3.生產(chǎn)部：負(fù)責(zé)生產(chǎn)過(guò)程類(lèi)記錄（參數(shù)設(shè)置、半成品檢驗(yàn)、生產(chǎn)臺(tái)賬）的生成與歸檔，每日核對(duì)記錄完整性，避免漏填或錯(cuò)填，每月3日前將上月記錄提交至質(zhì)檢部審核，審核通過(guò)后移交行政部；4.采購(gòu)部：負(fù)責(zé)原料采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、原料入廠檢驗(yàn)記錄的收集，在原料入庫(kù)后7個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)記錄提交至質(zhì)檢部，由質(zhì)檢部統(tǒng)一歸檔；5.銷(xiāo)售部：負(fù)責(zé)客戶驗(yàn)收反饋記錄、客戶投訴處理記錄的收集，在客戶反饋后3個(gè)工作日內(nèi)整理成規(guī)范記錄，提交至質(zhì)檢部，同步更新至《質(zhì)量記錄總臺(tái)賬》。第九條責(zé)任人要求各部門(mén)指定1名記錄管理專(zhuān)員（需經(jīng)行政部培訓(xùn)合格），負(fù)責(zé)本部門(mén)記錄的生成、核對(duì)、移交，專(zhuān)員變更時(shí)需辦理記錄管理交接手續(xù)（列明未歸檔記錄清單、存儲(chǔ)位置），避免責(zé)任空缺。第五章記錄借閱與銷(xiāo)毀第十條借閱管理內(nèi)部借閱：?jiǎn)T工因工作需要借閱記錄（如生產(chǎn)部借閱歷史參數(shù)記錄用于工藝優(yōu)化），需填寫(xiě)《質(zhì)量記錄借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，向記錄管理專(zhuān)員申請(qǐng)；紙質(zhì)記錄借閱期限不超過(guò)7個(gè)工作日，電子記錄僅可在線查看，不可下載；2.外部借閱：客戶或監(jiān)管部門(mén)需查閱記錄（如客戶核查成品檢驗(yàn)報(bào)告），需由銷(xiāo)售部或行政部對(duì)接，填寫(xiě)《外部借閱審批表》，經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，由專(zhuān)員陪同查閱，不可將原始記錄帶出公司，可提供加蓋公章的復(fù)印件；3.借閱歸還：借閱人需妥善保管記錄，避免損壞或涂改，歸還時(shí)專(zhuān)員需核對(duì)記錄完整性，紙質(zhì)記錄有破損需標(biāo)注說(shuō)明，電子記錄需確認(rèn)無(wú)篡改痕跡。第十一條銷(xiāo)毀管理銷(xiāo)毀前提：記錄達(dá)到保存期限，且無(wú)未解決的質(zhì)量糾紛、訴訟或監(jiān)管調(diào)查；若記錄關(guān)聯(lián)的質(zhì)量問(wèn)題仍在處理（如客戶投訴未結(jié)案），需延長(zhǎng)保存期限至問(wèn)題解決；2.銷(xiāo)毀流程：各部門(mén)在每年12月梳理到期記錄，填寫(xiě)《質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，附到期記錄清單（名稱(chēng)、數(shù)量、產(chǎn)生日期），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、行政部復(fù)核后，報(bào)副總經(jīng)理批準(zhǔn)；3.銷(xiāo)毀實(shí)施：批準(zhǔn)后由行政部組織銷(xiāo)毀，紙質(zhì)記錄采用粉碎方式（雙人在場(chǎng)監(jiān)督），電子記錄需徹底刪除（服務(wù)器及備份硬盤(pán)同步刪除），銷(xiāo)毀后填寫(xiě)《銷(xiāo)毀記錄表》，記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員，存檔備查。第六章培訓(xùn)與考核第十二條培訓(xùn)管理培訓(xùn)內(nèi)容：每年組織1次全員培訓(xùn)，內(nèi)容包括本制度要求、記錄分類(lèi)與保存期限、存儲(chǔ)與借閱流程、記錄填寫(xiě)規(guī)范（避免漏填、錯(cuò)填）；新員工入職后1周內(nèi)完成專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，確保掌握崗位相關(guān)記錄管理要求；2.培訓(xùn)考核：培訓(xùn)后通過(guò)筆試（考查保存期限標(biāo)準(zhǔn)、借閱流程）+實(shí)操考核（模擬填寫(xiě)記錄、申請(qǐng)借閱），考核不合格者需補(bǔ)考，直至合格方可參與記錄管理工作。第十三條考核與獎(jiǎng)懲考核指標(biāo)：將記錄管理納入部門(mén)月度考核，核心指標(biāo)包括記錄歸檔及時(shí)性（每月5日前完成上月歸檔）、記錄完整性（無(wú)漏填錯(cuò)填）、保存合規(guī)性（無(wú)提前銷(xiāo)毀或丟失）；2.獎(jiǎng)懲措施：連續(xù)3個(gè)月考核優(yōu)秀的部門(mén)，給予月度考核加分；記錄管理專(zhuān)員及時(shí)發(fā)現(xiàn)記錄漏洞（如漏填關(guān)鍵參數(shù)）并整改的，給予現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)；因記錄丟失、提前銷(xiāo)毀導(dǎo)致質(zhì)量追溯困難的，扣減部門(mén)考核分?jǐn)?shù)，追究專(zhuān)員責(zé)任；故意涂改記錄的，按公司規(guī)章制度嚴(yán)肅