項(xiàng)目合同管理與審核規(guī)范一、適用范圍與核心場(chǎng)景本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部所有項(xiàng)目合同的起草、審核、簽署、履行及歸檔管理全流程，涵蓋但不限于：新建項(xiàng)目合作合同、服務(wù)外包合同、采購(gòu)合同、技術(shù)開(kāi)發(fā)合同等。核心場(chǎng)景包括：跨部門協(xié)作合同管理（項(xiàng)目部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部）、合同風(fēng)險(xiǎn)前置防控、合同履約過(guò)程跟蹤及歷史合同追溯等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化管理，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，有效防范法律與經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。二、合同全生命周期管理流程（一）合同起草發(fā)起主體：由項(xiàng)目需求部門（如項(xiàng)目部、業(yè)務(wù)部）根據(jù)項(xiàng)目需求發(fā)起，指定專人作為合同起草人。核心要素：合同主體信息：雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式（需核對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件或掃描件）；合同標(biāo)的：明確項(xiàng)目名稱、內(nèi)容、范圍及技術(shù)要求（需附技術(shù)附件）；權(quán)利義務(wù)：雙方的權(quán)利、義務(wù)、履行期限（起止時(shí)間、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；金額與支付方式：合同總價(jià)、計(jì)價(jià)方式（固定單價(jià)/總價(jià)）、支付條件（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例及觸發(fā)節(jié)點(diǎn)）、賬戶信息（需與合同主體一致）；違約責(zé)任：明確違約情形、違約金計(jì)算方式、爭(zhēng)議解決方式（優(yōu)先約定仲裁或訴訟管轄地）；保密條款：約定保密范圍、期限及違約責(zé)任；其他特殊條款：如知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力、合同變更與解除條件等。附件要求：技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等作為合同附件，與具有同等法律效力。（二）內(nèi)部審核審核部門及職責(zé)：起草部門初審：檢查合同內(nèi)容與項(xiàng)目需求一致性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性（如金額、數(shù)量、期限），填寫《合同審批表》初稿。法務(wù)部審核：重點(diǎn)審核法律條款合法性、合規(guī)性，排查法律風(fēng)險(xiǎn)（如主體資質(zhì)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決約定），出具《法律意見(jiàn)書》。財(cái)務(wù)部審核：審核金額與支付條款合理性、稅務(wù)處理合規(guī)性、資金支付風(fēng)險(xiǎn)，保證符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度。分管領(lǐng)導(dǎo)審核：結(jié)合項(xiàng)目戰(zhàn)略目標(biāo)與資源匹配度，審批合同整體可行性。審核時(shí)限：各部門需在收到審核材料后2個(gè)工作日內(nèi)完成反饋，緊急項(xiàng)目可縮短至1個(gè)工作日。意見(jiàn)處理：如審核不通過(guò)，由起草部門根據(jù)意見(jiàn)修改后重新提交，直至所有審核部門無(wú)異議。（三）對(duì)方審核與簽署合同傳遞：內(nèi)部審核通過(guò)后，由起草部門將合同文本（含電子版及蓋章掃描件）傳遞給合作方。對(duì)方反饋處理：對(duì)方提出修改意見(jiàn)的，需同步反饋至法務(wù)部及相關(guān)部門評(píng)估，重大變更需重新履行內(nèi)部審核流程。簽署儀式：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋合同專用章或公章（授權(quán)書需作為附件）。簽署完成后，原件一式3-4份（雙方各執(zhí)1-2份，企業(yè)存檔1份）。（四）履行與跟蹤責(zé)任部門：項(xiàng)目部/業(yè)務(wù)部為合同履行主責(zé)部門，指定專人跟蹤履約進(jìn)度，填寫《合同履行跟蹤表》。關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：預(yù)付款到賬、進(jìn)度款交付、階段性驗(yàn)收、尾款支付等節(jié)點(diǎn)需及時(shí)確認(rèn)，留存書面憑證（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款回單）。異常處理：如對(duì)方違約或履約異常，需在24小時(shí)內(nèi)上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)，法務(wù)部介入評(píng)估是否需發(fā)函催告或啟動(dòng)法律程序。（五）歸檔與管理歸檔時(shí)限：合同簽署后5個(gè)工作日內(nèi)，由起草部門將合同原件、審批表、附件、履行記錄等資料移交至檔案管理部門。歸檔要求：按“合同編號(hào)-項(xiàng)目名稱-簽訂日期”規(guī)則分類存放，電子檔同步至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，保證可追溯。保管期限：一般合同保管期限為合同終止后5年，涉及重大項(xiàng)目或法律糾紛的合同保管期限不少于10年。三、關(guān)鍵管理表格模板表1：合同審批表合同編號(hào)項(xiàng)目名稱合同主體（甲方/乙方）合同金額（元）履行期限起草部門意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：日期：法務(wù)部審核意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：日期：財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：日期：備注（如附件清單、特殊說(shuō)明）表2：合同履行跟蹤表合同編號(hào)項(xiàng)目名稱履行階段（如預(yù)付款/進(jìn)度款/驗(yàn)收）計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間履行情況描述（附憑證編號(hào)）責(zé)任人異常情況記錄處理措施結(jié)果表3：合同歸檔清單歸檔編號(hào)合同名稱合同編號(hào)簽訂日期存放位置（柜號(hào)/檔案盒編號(hào)）歸檔人歸檔日期附件清單（如審批表、法律意見(jiàn)書、履行記錄）四、風(fēng)險(xiǎn)控制與執(zhí)行要點(diǎn)主體資質(zhì)審核：合作方需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等），必要時(shí)可通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢信用狀況，避免與無(wú)資質(zhì)或失信主體合作。條款嚴(yán)謹(jǐn)性：禁止使用“大概”“左右”等模糊表述，金額、數(shù)量、日期等需用大寫+小寫雙重標(biāo)注；違約責(zé)任需明確具體計(jì)算方式，避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等籠統(tǒng)條款。流程閉環(huán)管理：合同審批需全程留痕，電子審批記錄與紙質(zhì)材料一致；履行跟蹤需動(dòng)態(tài)更新，避免因信息滯后導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)積壓。保密與合規(guī)：合同內(nèi)容及審批信息需嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁外泄；涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密的合同，需額外簽訂保密協(xié)議并按保密規(guī)定管理。培訓(xùn)與