標(biāo)準(zhǔn)化文檔編寫與歸檔指南一、指南概述（一）目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部各類文檔的編寫格式、內(nèi)容要求及歸檔管理流程，保證文檔的規(guī)范性、完整性和可追溯性，提高工作效率與協(xié)作質(zhì)量，特制定本指南。（二）適用范圍本指南適用于企業(yè)各部門、各項(xiàng)目組在工作過程中產(chǎn)生的管理類文檔（如制度、流程、計(jì)劃）、技術(shù)類文檔（如方案、報(bào)告、手冊(cè)）、項(xiàng)目類文檔（如立項(xiàng)書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）及對(duì)外函件等所有需要標(biāo)準(zhǔn)化編寫與歸檔的文件。二、標(biāo)準(zhǔn)化文檔編寫流程（一）準(zhǔn)備階段需求明確編寫前需明確文檔的核心目標(biāo)、使用對(duì)象（如內(nèi)部員工、客戶、監(jiān)管機(jī)構(gòu)）及核心內(nèi)容要點(diǎn)，可通過需求調(diào)研、會(huì)議溝通等方式確認(rèn)，必要時(shí)填寫《文檔需求確認(rèn)表》（見模板1）。資料收集與梳理根據(jù)需求收集相關(guān)背景資料、數(shù)據(jù)、參考案例等，保證信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性；對(duì)復(fù)雜信息進(jìn)行分類整理，形成編寫提綱。模板選擇根據(jù)文檔類型選擇對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)模板（如《管理制度模板》《技術(shù)方案模板》），若無現(xiàn)成模板，可參考行業(yè)通用格式或向行政管理部門申請(qǐng)定制。（二）編寫階段結(jié)構(gòu)規(guī)范文檔一般包含封面、目錄、（章節(jié)標(biāo)題、條款編號(hào)）、附錄、修訂記錄等部分；章節(jié)標(biāo)題需簡(jiǎn)潔明確，層級(jí)清晰（如“一、”“（一）”“1.”“（1）”）。內(nèi)容要求準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)、事實(shí)需經(jīng)核實(shí)，避免模糊表述（如“大概”“可能”）；邏輯性：內(nèi)容條理清晰，前后關(guān)聯(lián)，符合“總-分-總”或“問題-原因-解決方案”等邏輯結(jié)構(gòu)；簡(jiǎn)潔性：語言簡(jiǎn)練，避免冗余，專業(yè)術(shù)語需在首次出現(xiàn)時(shí)標(biāo)注解釋。格式標(biāo)準(zhǔn)字體：標(biāo)題用黑體（二號(hào)），用宋體（小四），表格內(nèi)文字用宋體（五號(hào)）；行距：1.5倍行距，段前段后間距0.5行；頁碼：頁腳居中，從開始編號(hào)；圖表：需有編號(hào)（如圖1、表1）和標(biāo)題，圖表下方注明數(shù)據(jù)來源。（三）審核階段初審編寫人完成初稿后，需自查格式、內(nèi)容完整性及基礎(chǔ)邏輯錯(cuò)誤，確認(rèn)無誤后提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容是否符合部門職責(zé)及實(shí)際需求。復(fù)審初審?fù)ㄟ^后，根據(jù)文檔類型提交至相關(guān)職能部門（如法務(wù)部、技術(shù)部）或?qū)I(yè)人員進(jìn)行復(fù)審，審核專業(yè)內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性（如是否符合行業(yè)法規(guī)、企業(yè)制度）。終審涉及重大決策、對(duì)外發(fā)布或跨部門協(xié)作的文檔，需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理終審，最終確認(rèn)文檔的權(quán)威性與適用性。審核過程中需填寫《文檔審核意見表》（見模板2），明確審核結(jié)果（通過/修改后通過/不通過）及具體修改意見。（四）定稿與發(fā)布版本控制文檔定稿后需明確版本號(hào)（如V1.0、V2.1），修訂記錄需注明修訂日期、修訂人、修訂內(nèi)容及版本號(hào)，存檔于文檔封面或頁眉。發(fā)布與傳閱經(jīng)終審?fù)ㄟ^的文檔，由行政管理部門統(tǒng)一編號(hào)、排版、打?。ɑ螂娮踊l(fā)布），并通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、共享盤）傳閱至相關(guān)部門，保證信息同步。三、文檔歸檔管理規(guī)范（一）歸檔范圍管理類：企業(yè)制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、人事檔案等；技術(shù)類：研發(fā)方案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作手冊(cè)、測(cè)試報(bào)告、專利文件等；項(xiàng)目類：立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等；其他：重要函件、客戶資料、審計(jì)報(bào)告等需長(zhǎng)期保存的文件。（二）分類與編號(hào)分類方式按部門（如行政部、技術(shù)部、市場(chǎng)部）+文檔類型（如制度、方案、報(bào)告）+年度（如2024年）進(jìn)行分類，例如“行政部-制度-2024”。編號(hào)規(guī)則采用“部門代碼-文檔類型代碼-年度-流水號(hào)”格式，如“XZ-ZD-2024-001”（行政部-制度-2024-001），部門代碼及文檔類型代碼需在企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一規(guī)范。（三）歸檔流程整理與檢查編寫人或部門負(fù)責(zé)人在文檔發(fā)布后3個(gè)工作日內(nèi)，將文檔紙質(zhì)版（需簽字蓋章）及電子版整理齊全，檢查內(nèi)容完整性、版本一致性及歸檔材料規(guī)范性（如審批手續(xù)是否齊全）。移交與登記向行政管理部門或檔案室移交文檔時(shí)，需填寫《文檔歸檔登記表》（見模板3），注明檔號(hào)、文檔名稱、編制部門、編制人、完成日期、密級(jí)、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)后完成歸檔。保管與借閱檔案室需對(duì)文檔進(jìn)行分類存放（紙質(zhì)版入柜、電子版?zhèn)浞荩?，定期檢查保管環(huán)境（防潮、防火、防蟲）；借閱文檔需填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員審批，借閱期限不超過7個(gè)工作日，涉密文檔需額外經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）保管期限與銷毀永久保管：企業(yè)章程、重要合同、審計(jì)報(bào)告、專利文件等；長(zhǎng)期保管（10-30年）：管理制度、項(xiàng)目檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；短期保管（1-5年）：日常通知、會(huì)議紀(jì)要、臨時(shí)計(jì)劃等。超過保管期限的文檔，需由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門鑒定后，填寫《文檔銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀，并記錄銷毀時(shí)間、監(jiān)銷人等信息。四、模板表格示例模板1：文檔需求確認(rèn)表文檔名稱編制部門編制人計(jì)劃完成時(shí)間目標(biāo)與用途核心內(nèi)容要點(diǎn)資料清單確認(rèn)人（簽字）需求部門負(fù)責(zé)人：_________編制部門負(fù)責(zé)人：_________日期：_______模板2：文檔審核意見表文檔名稱檔號(hào)版本號(hào)審核階段審核項(xiàng)目審核標(biāo)準(zhǔn)審核意見（通過/修改后通過/不通過）內(nèi)容完整性是否覆蓋所有需求要點(diǎn)格式規(guī)范性是否符合本指南格式要求專業(yè)準(zhǔn)確性數(shù)據(jù)、術(shù)語是否準(zhǔn)確合規(guī)性是否符合相關(guān)法規(guī)制度修改意見審核人（簽字）初審人：_________復(fù)審人：_________終審人：_________日期：_______模板3：文檔歸檔登記表檔號(hào)文檔名稱編制部門編制人完成日期密級(jí)（公開/內(nèi)部/秘密）保管期限存放位置（柜號(hào)/文件夾）備注歸檔人（簽字）___________檔案管理員（簽字）：___________歸檔日期：_______五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)內(nèi)容準(zhǔn)確性：所有數(shù)據(jù)、事實(shí)需經(jīng)多源核實(shí)，避免主觀臆斷；引用外部資料需注明來源，保證可追溯。格式統(tǒng)一性：嚴(yán)格遵循本指南的格式要求，同一類型文檔的模板、字體、編號(hào)等需保持一致，避免混用。版本管理：文檔修訂后需及時(shí)更新版本號(hào)及修訂記錄，舊版本需明確標(biāo)注“作廢”并單獨(dú)存檔，防止誤用。保密要求：涉密文檔需在封面標(biāo)注密級(jí)，嚴(yán)格控制借閱范圍，電子版需加密存儲(chǔ)，禁止通過非企業(yè)渠道傳輸。歸檔及時(shí)性：