行政流程及常用操作指引表一、適用范圍與典型場(chǎng)景本指引表適用于企業(yè)內(nèi)部行政事務(wù)的規(guī)范化管理，覆蓋員工日常工作中高頻涉及的行政流程操作。典型場(chǎng)景包括但不限于：辦公用品申領(lǐng)、內(nèi)部會(huì)議室預(yù)訂、費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)、公章/合同用印審批、員工差旅申請(qǐng)、固定資產(chǎn)領(lǐng)用/歸還等。通過標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟，保證行政流程高效、合規(guī)，減少溝通成本與操作誤差。二、詳細(xì)操作步驟（一）辦公用品申領(lǐng)流程確認(rèn)需求根據(jù)工作需要，明確所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量（如：A4紙500張、中性筆20支等）。核對(duì)部門庫存（通過行政部登記的《辦公用品庫存表》），避免重復(fù)申領(lǐng)或資源浪費(fèi)。填寫申請(qǐng)登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或訪問行政部共享文件夾，《辦公用品申領(lǐng)單》。逐項(xiàng)填寫：申領(lǐng)人姓名（*）、所屬部門、申領(lǐng)日期、物品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、申領(lǐng)原因（如“日常辦公消耗”“項(xiàng)目新增需求”等）。提交審批部門負(fù)責(zé)人審批：在《辦公用品申領(lǐng)單》“部門審批”欄簽字確認(rèn)，審核申領(lǐng)合理性與必要性。行政部復(fù)核：提交至行政部（聯(lián)系人*），行政專員核對(duì)庫存情況，確認(rèn)是否可滿足申領(lǐng)需求；若庫存不足，反饋預(yù)計(jì)到貨時(shí)間或建議替代物品。領(lǐng)取物品審批通過后，憑簽字完整的《辦公用品申領(lǐng)單》至行政部倉庫（如辦公室101室）領(lǐng)取物品。核對(duì)實(shí)物與申領(lǐng)單信息是否一致，簽字確認(rèn)領(lǐng)取（在《辦公用品發(fā)放登記表》中登記領(lǐng)取人、領(lǐng)取時(shí)間、物品名稱及數(shù)量）。后續(xù)登記行政部更新《辦公用品庫存表》，實(shí)時(shí)核減庫存數(shù)量；每月5日前匯總上月各部門申領(lǐng)情況，公示《辦公用品消耗明細(xì)表》。（二）內(nèi)部會(huì)議室預(yù)訂流程確認(rèn)會(huì)議需求明確會(huì)議時(shí)間（起止時(shí)間，精確到半小時(shí)）、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、白板、麥克風(fēng)等）、會(huì)議類型（內(nèi)部例會(huì)、客戶洽談、培訓(xùn)等）。查詢會(huì)議室availability登錄企業(yè)會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)（或聯(lián)系行政部聯(lián)系人*），查詢目標(biāo)時(shí)間段內(nèi)會(huì)議室使用情況?？蛇x會(huì)議室：根據(jù)參會(huì)人數(shù)選擇（如5人以下選“小型會(huì)議室1”，10-20人選“中型會(huì)議室1”，20人以上選“大會(huì)議室”）。提交預(yù)訂申請(qǐng)通過OA系統(tǒng)填寫《會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)單》或發(fā)送郵件至行政部郵箱（企業(yè)內(nèi)部郵箱，非公開郵箱），內(nèi)容包括：預(yù)訂人姓名（*）、部門、會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備、特殊需求（如茶水、橫幅擺放等）。獲得審批與確認(rèn)行政部審核：確認(rèn)會(huì)議室可用性，若沖突需協(xié)調(diào)調(diào)整時(shí)間或更換會(huì)議室，提前1個(gè)工作日反饋預(yù)訂人。預(yù)訂成功后，行政部發(fā)送《會(huì)議室使用確認(rèn)單》至預(yù)訂人郵箱，包含會(huì)議室位置、設(shè)備操作指引、注意事項(xiàng)等。使用與歸還會(huì)議前10分鐘抵達(dá)會(huì)議室，檢查設(shè)備是否正常（如投影儀開關(guān)、麥克風(fēng)電量），如有問題及時(shí)聯(lián)系行政部（聯(lián)系人*）。會(huì)議結(jié)束后，關(guān)閉設(shè)備電源、整理桌椅、帶走個(gè)人物品，確認(rèn)會(huì)議室恢復(fù)原狀后離開；若需延長(zhǎng)使用，需重新申請(qǐng)或現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)。（三）費(fèi)用報(bào)銷流程整理報(bào)銷憑證收集合規(guī)報(bào)銷憑證：發(fā)票（需為合規(guī)增值稅發(fā)票，抬頭、稅號(hào)與企業(yè)信息一致）、行程單（差旅報(bào)銷）、付款憑證（如POS單、轉(zhuǎn)賬記錄）、費(fèi)用明細(xì)說明（如招待費(fèi)需附《招待費(fèi)申請(qǐng)單》）等。保證憑證真實(shí)、完整，發(fā)票抬頭為“[企業(yè)全稱]”，印章清晰，無涂改；電子發(fā)票需打印并注明“該發(fā)票已報(bào)銷”及報(bào)銷日期。填寫報(bào)銷單登錄OA系統(tǒng)《費(fèi)用報(bào)銷單》，逐項(xiàng)填寫：報(bào)銷人姓名（*）、所屬部門、報(bào)銷日期、費(fèi)用類型（如“差旅費(fèi)”“辦公費(fèi)”“招待費(fèi)”）、費(fèi)用明細(xì)（每筆費(fèi)用填寫對(duì)應(yīng)金額、事由、憑證號(hào)）、報(bào)銷總金額、附件張數(shù)。費(fèi)用類型需選擇準(zhǔn)確，不同類型費(fèi)用（如差旅費(fèi)、招待費(fèi)）需分項(xiàng)填寫，不得合并填報(bào)。部門審批將報(bào)銷單及附件提交至部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人審核費(fèi)用合理性、預(yù)算符合性，在“部門審批”欄簽字確認(rèn)。涉及大額費(fèi)用（如單筆超過5000元）或預(yù)算外費(fèi)用，需提前向財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)（如總經(jīng)辦*）申請(qǐng)，獲得《預(yù)算外費(fèi)用審批單》后一并提交。財(cái)務(wù)審核提交至財(cái)務(wù)部（聯(lián)系人*），財(cái)務(wù)專員審核：憑證合規(guī)性、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)符合性（如差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)、交通補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)）、金額計(jì)算準(zhǔn)確性、審批流程完整性。若審核不通過，財(cái)務(wù)部標(biāo)注退回原因（如“發(fā)票抬頭錯(cuò)誤”“超預(yù)算”），反饋至報(bào)銷人修改后重新提交。款項(xiàng)支付審批通過后，財(cái)務(wù)部在3-5個(gè)工作日內(nèi)完成付款（選擇企業(yè)對(duì)公賬戶轉(zhuǎn)賬或發(fā)放至工資卡）；報(bào)銷人通過OA系統(tǒng)查詢報(bào)銷進(jìn)度，收到款項(xiàng)后確認(rèn)到賬。（四）公章/合同用印申請(qǐng)流程確認(rèn)用印必要性明確用印文件類型（如勞動(dòng)合同、采購合同、介紹信、證明文件等），核對(duì)文件內(nèi)容是否完整、合規(guī)，無法律風(fēng)險(xiǎn)。涉及合同用印，需提前法務(wù)部（聯(lián)系人*）審核合同條款，獲得《合同用印審批單》。填寫用印申請(qǐng)登錄OA系統(tǒng)《公章用印申請(qǐng)單》，填寫：申請(qǐng)人姓名（*）、所屬部門、用印日期、文件名稱、份數(shù)、用印類型（公章、合同章、財(cái)務(wù)章等）、用印事由、附件清單（如合同文本、審批文件等）。逐級(jí)審批部門負(fù)責(zé)人審批：審核用印文件與業(yè)務(wù)相關(guān)性，確認(rèn)用印必要性，簽字確認(rèn)。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)用印權(quán)限（如一般介紹信由行政負(fù)責(zé)人審批，合同用印由分管副總*審批），提交對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字。行政部最終審核：行政專員核對(duì)用印申請(qǐng)與文件內(nèi)容一致性，確認(rèn)審批流程完整，在《用印登記簿》中記錄用印信息。用印與登記申請(qǐng)人攜帶簽字完整的《公章用印申請(qǐng)單》及文件至行政部（公章保管處*），當(dāng)面用印，保證用印位置清晰、端正，無模糊或重疊。用印完成后，申請(qǐng)人在《用印登記簿》簽字確認(rèn)，登記用印人、用印時(shí)間、文件名稱及份數(shù)、審批人等信息。文件歸檔用印文件原件（或復(fù)印件）需交行政部歸檔保存，合同類文件按“年份-部門-合同名稱”編號(hào)存檔，保存期限不少于5年；其他文件按年度分類整理，便于后續(xù)查閱。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板參考（一）《辦公用品申領(lǐng)單》模板申領(lǐng)人姓名*所屬部門市場(chǎng)部申領(lǐng)日期2023-10-18聯(lián)系方式138序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位1A4復(fù)印紙70g白色包2中性筆0.5mm黑色支3文件夾A4藍(lán)色個(gè)部門審批（簽字）行政部審批（簽字）備注優(yōu)先發(fā)放庫存，不足部分3個(gè)工作日內(nèi)到貨（二）《會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)單》模板預(yù)訂人姓名*所屬部門人力資源部會(huì)議名稱2023年第三季度員工培訓(xùn)會(huì)聯(lián)系方式1395678會(huì)議時(shí)間2023-10-2014:00-16:30參會(huì)人數(shù)25人所需設(shè)備投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板特殊需求擺放礦泉水2箱備選會(huì)議室大會(huì)議室（首選）、中型會(huì)議室2（備選）行政部確認(rèn)□同意□調(diào)整時(shí)間至：_________□更換會(huì)議室至：_________確認(rèn)人：*日期：2023-10-16（三）《費(fèi)用報(bào)銷單》模板報(bào)銷人姓名*所屬部門銷售部報(bào)銷日期2023-10-18報(bào)銷類型差旅費(fèi)費(fèi)用期間2023-10-10至2023-10-12預(yù)算科目業(yè)務(wù)差旅費(fèi)序號(hào)費(fèi)用明細(xì)金額（元）憑證號(hào)1往返交通費(fèi)（高鐵）650.00發(fā)票No.2住宿費(fèi)1200.00發(fā)票No.9876543213市內(nèi)交通費(fèi)150.00發(fā)票No.4567891234餐補(bǔ)300.00-報(bào)銷總金額￥2300.00附件張數(shù)3張部門審批（簽字）財(cái)務(wù)審核（簽字）備注報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：住宿≤600元/天，餐補(bǔ)100元/天（四）《公章用印申請(qǐng)單》模板申請(qǐng)人姓名*所屬部門采購部用印日期2023-10-18用印類型合同章文件名稱《項(xiàng)目采購合同》份數(shù)3份（正本1份，副本2份）用印事由與供應(yīng)商簽訂采購合同，金額50萬元附件清單1.合同文本（已法務(wù)審核）2.《合同用印審批單》（審批人：*）部門審批（簽字）分管領(lǐng)導(dǎo)（簽字）行政部審核□同意用印□退回原因：_________________審批人：*日期：2023-10-17四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題（一）通用注意事項(xiàng)提前規(guī)劃：辦公用品申領(lǐng)、會(huì)議室預(yù)訂等流程需提前1-3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，避免因?qū)徟驇齑鎲栴}影響工作；費(fèi)用報(bào)銷需在費(fèi)用發(fā)生后5個(gè)工作日內(nèi)提交，超過期限需說明原因。材料完整：所有申請(qǐng)需附齊必要附件（如費(fèi)用報(bào)銷需發(fā)票、用印需合同審批單），材料不齊將導(dǎo)致審批延誤或退回。審批權(quán)限：嚴(yán)格按照審批流程逐級(jí)提交，不得越級(jí)審批；大額/特殊費(fèi)用需提前溝通，保證預(yù)算合規(guī)。信息安全：涉及企業(yè)公章、合同等敏感文件，用印時(shí)需當(dāng)面核對(duì)，防止文件泄露或?yàn)E用；報(bào)銷憑證不得包含企業(yè)未公開信息（如客戶聯(lián)系方式、成本數(shù)據(jù)等）。（二）分場(chǎng)景常見問題處理辦公用品申領(lǐng)問題：庫存不足無法滿足需求。處理：行政部反饋預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，申請(qǐng)人可選擇等待或申請(qǐng)?zhí)娲锲?；緊急需求可聯(lián)系行政部負(fù)責(zé)人（*）協(xié)調(diào)調(diào)撥。會(huì)議室預(yù)訂問題：會(huì)議臨時(shí)改期或取消。處理：需提前4小時(shí)登錄系統(tǒng)取消預(yù)訂或聯(lián)系行政部（聯(lián)系人*）釋放會(huì)議室，避免資源浪費(fèi)；未按時(shí)取消且未說明原因，將影響下次預(yù)訂權(quán)限。費(fèi)用報(bào)銷問題：發(fā)票抬頭錯(cuò)誤或信息不全。處理：發(fā)票抬頭需為“[企業(yè)全