公司安全生產(chǎn)檔案管理制度一、總則

1.1目的與依據(jù)

為規(guī)范公司安全生產(chǎn)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀工作，確保安全生產(chǎn)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，依據(jù)《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《生產(chǎn)安全事故報(bào)告和調(diào)查處理?xiàng)l例》《安全生產(chǎn)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)及公司《安全生產(chǎn)管理辦法》《檔案管理制度》等相關(guān)規(guī)定，制定本制度。

1.2適用范圍

本制度適用于公司總部、各分公司、子公司及所屬各部門（以下統(tǒng)稱“各單位”）在安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。公司各部門、各崗位人員以及參與公司安全生產(chǎn)活動(dòng)的相關(guān)單位或個(gè)人，應(yīng)當(dāng)遵守本制度。

1.3基本原則

（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理：公司安全生產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌指導(dǎo)全公司安全生產(chǎn)檔案管理工作，各單位負(fù)責(zé)本單位安全生產(chǎn)檔案的具體管理，形成“公司-單位-部門”三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。

（2）真實(shí)完整：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映安全生產(chǎn)活動(dòng)情況，不得偽造、篡改，確保檔案要素齊全、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

（3）規(guī)范有序：檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定流程和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保管理規(guī)范。

（4）安全保密：檔案保管應(yīng)當(dāng)符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防磁等要求，涉及公司秘密的安全生產(chǎn)檔案，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。

（5）動(dòng)態(tài)管理：安全生產(chǎn)檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)安全生產(chǎn)活動(dòng)變化及時(shí)更新，確保檔案與實(shí)際工作同步。

1.4組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)

（1）公司安全生產(chǎn)委員會(huì)：負(fù)責(zé)審批安全生產(chǎn)檔案管理制度，監(jiān)督制度執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問(wèn)題。

（2）安全生產(chǎn)管理部門：作為安全生產(chǎn)檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定檔案管理實(shí)施細(xì)則，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)、監(jiān)督各單位檔案管理工作，負(fù)責(zé)公司級(jí)安全生產(chǎn)檔案的接收、保管、利用和銷毀。

（3）各單位主要負(fù)責(zé)人：是本單位安全生產(chǎn)檔案管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)保障檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施設(shè)備，督促本單位檔案管理工作的落實(shí)。

（4）各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門在安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔，定期向本單位檔案管理部門移交。

（5）檔案管理人員：負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括接收、分類、編目、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和鑒定銷毀，確保檔案安全和規(guī)范。

1.5檔案定義與分類

（1）定義：本制度所稱安全生產(chǎn)檔案，是指公司在從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，直接形成的與安全生產(chǎn)有關(guān)的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等載體材料。

（2）分類：安全生產(chǎn)檔案按照內(nèi)容分為以下類別：

①安全生產(chǎn)責(zé)任類：包括安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全生產(chǎn)目標(biāo)責(zé)任書、崗位安全職責(zé)等；

②制度建設(shè)類：包括安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等；

③教育培訓(xùn)類：包括安全培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、特種作業(yè)人員證書等；

④安全檢查類：包括日常檢查、專項(xiàng)檢查、季節(jié)性檢查、節(jié)假日檢查的記錄、整改通知書、復(fù)查報(bào)告等；

⑤危險(xiǎn)源管理類：包括危險(xiǎn)源辨識(shí)報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估記錄、監(jiān)控措施、隱患排查治理臺(tái)賬等；

⑥設(shè)備設(shè)施安全類：包括安全設(shè)備設(shè)施臺(tái)賬、檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告、維護(hù)保養(yǎng)記錄、特種設(shè)備檔案等；

⑦職業(yè)健康管理類：包括職業(yè)病危害因素檢測(cè)報(bào)告、職業(yè)健康檢查報(bào)告、個(gè)體防護(hù)用品發(fā)放記錄等；

⑧應(yīng)急管理類：包括應(yīng)急預(yù)案評(píng)審記錄、應(yīng)急演練方案及記錄、應(yīng)急物資儲(chǔ)備清單等；

⑨事故管理類：包括事故報(bào)告、調(diào)查筆錄、處理決定、整改措施落實(shí)情況等；

⑩其他與安全生產(chǎn)有關(guān)的具有保存價(jià)值的材料。

二、檔案的收集與整理

2.1檔案收集的范圍與要求

2.1.1收集范圍的界定

安全生產(chǎn)檔案的收集范圍涵蓋公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的與安全生產(chǎn)相關(guān)的各類文件材料，具體包括但不限于以下類別：一是責(zé)任體系類材料，如各級(jí)安全生產(chǎn)責(zé)任制文件、安全生產(chǎn)目標(biāo)責(zé)任書、崗位安全職責(zé)清單、安全承諾書等；二是制度規(guī)程類材料，如安全生產(chǎn)管理制度匯編、各崗位安全操作規(guī)程、作業(yè)安全指導(dǎo)書、工藝安全操作卡等；三是教育培訓(xùn)類材料，如年度安全培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)課件、考核試卷與成績(jī)單、特種作業(yè)人員操作證復(fù)印件、安全管理人員資格證復(fù)印件等；四是檢查整改類材料，如日常安全檢查記錄表、專項(xiàng)檢查方案、季節(jié)性安全檢查報(bào)告、節(jié)假日安全檢查匯總表、隱患排查治理臺(tái)賬、整改通知書、復(fù)查驗(yàn)收記錄等；五是設(shè)備設(shè)施類材料，如安全設(shè)備設(shè)施臺(tái)賬、特種設(shè)備檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告、安全附件校驗(yàn)記錄、設(shè)備設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備設(shè)施報(bào)廢審批單等；六是應(yīng)急管理類材料，如綜合應(yīng)急預(yù)案、專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案、現(xiàn)場(chǎng)處置方案、應(yīng)急演練方案、演練記錄與評(píng)估報(bào)告、應(yīng)急物資儲(chǔ)備清單、應(yīng)急通訊錄等；七是事故管理類材料，如事故報(bào)告書、事故調(diào)查筆錄、現(xiàn)場(chǎng)照片、技術(shù)鑒定報(bào)告、事故處理決定書、整改措施落實(shí)情況報(bào)告等；八是職業(yè)健康類材料，如職業(yè)病危害因素檢測(cè)報(bào)告、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、個(gè)體防護(hù)用品采購(gòu)發(fā)放記錄、職業(yè)病診斷證明書等；九是其他具有保存價(jià)值的材料，如安全生產(chǎn)會(huì)議紀(jì)要、安全投入臺(tái)賬、安全生產(chǎn)許可證復(fù)印件、相關(guān)方安全管理協(xié)議等。

2.1.2收集的基本要求

檔案收集工作需遵循“及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范”的原則。及時(shí)性要求材料在形成后3個(gè)工作日內(nèi)由經(jīng)辦人整理完畢，5個(gè)工作日內(nèi)完成初步審核并移交；完整性要求材料不得缺失關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如檢查記錄需包含檢查時(shí)間、地點(diǎn)、人員、問(wèn)題、整改措施、責(zé)任人等要素，培訓(xùn)記錄需包含培訓(xùn)內(nèi)容、時(shí)長(zhǎng)、參訓(xùn)人員、考核結(jié)果等；準(zhǔn)確性要求材料內(nèi)容真實(shí)反映實(shí)際情況，數(shù)據(jù)、時(shí)間、人員等信息與原始記錄一致，不得偽造或篡改；規(guī)范性要求材料格式符合公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，文字材料使用A4紙打印，簽字蓋章清晰，電子材料采用PDF格式命名規(guī)范（如“部門-類別-年份-序號(hào)”），聲像材料標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容說(shuō)明。

2.2檔案收集的責(zé)任主體與流程

2.2.1責(zé)任主體的劃分

檔案收集實(shí)行“部門形成、分級(jí)負(fù)責(zé)”的管理機(jī)制。各部門負(fù)責(zé)人是本部門安全生產(chǎn)檔案收集的第一責(zé)任人，需指定專人（兼職檔案管理員）負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集與整理；安全生產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌全公司檔案收集工作，對(duì)各部門收集情況進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)；檔案管理人員負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案，進(jìn)行登記、核對(duì)與暫存。其中，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)直接形成的檔案材料（如生產(chǎn)車間的設(shè)備維護(hù)記錄、安全部的檢查記錄）；綜合管理部門負(fù)責(zé)跨部門形成的綜合性檔案材料（如公司級(jí)安全會(huì)議紀(jì)要、年度安全工作總結(jié)）；項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目全生命周期的安全生產(chǎn)檔案材料（如項(xiàng)目安全預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告、施工安全方案、竣工驗(yàn)收安全評(píng)價(jià)報(bào)告）。

2.2.2收集流程的具體實(shí)施

檔案收集流程分為“形成-初審-移交-接收”四個(gè)環(huán)節(jié)。材料形成環(huán)節(jié)：經(jīng)辦人在完成安全生產(chǎn)活動(dòng)后，需立即將相關(guān)文件材料整理齊全，確保內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并在材料上簽字注明形成日期；初審環(huán)節(jié)：部門兼職檔案管理員對(duì)收集的材料進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查材料是否齊全、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、手續(xù)是否完備，對(duì)不符合要求的材料退回經(jīng)辦人補(bǔ)充完善，審核合格后填寫《檔案初步審核表》；移交環(huán)節(jié)：部門兼職檔案管理員于每月最后一個(gè)工作日前，將本月審核合格的檔案材料分類整理后，向公司檔案管理人員移交，填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)；接收環(huán)節(jié)：檔案管理人員接收檔案時(shí)，對(duì)照《檔案移交清單》逐項(xiàng)核對(duì)檔案數(shù)量、類別、完整性，對(duì)符合要求的檔案進(jìn)行登記，錄入檔案管理系統(tǒng)，對(duì)不符合要求的檔案當(dāng)場(chǎng)退回并說(shuō)明原因，要求3個(gè)工作日內(nèi)完成補(bǔ)充后重新移交。

2.3檔案的整理與歸檔規(guī)范

2.3.1檔案整理的分類與組卷

檔案整理需按照“年度-類別-問(wèn)題”三級(jí)分類法進(jìn)行。年度以自然年度為單位，如“2024年”；類別依據(jù)總則規(guī)定的十大類，如“安全生產(chǎn)責(zé)任類”“制度建設(shè)類”等；問(wèn)題指同一類別下的具體事項(xiàng)，如“安全生產(chǎn)責(zé)任類”下可細(xì)分為“責(zé)任制文件”“目標(biāo)責(zé)任書”“崗位職責(zé)”等。組卷時(shí)需遵循“一事一卷”原則，即同一事項(xiàng)的材料組成一卷，跨年度的事項(xiàng)放在事項(xiàng)結(jié)束的年度組卷；材料較多的卷可分冊(cè)裝訂，每?jī)?cè)標(biāo)注分冊(cè)號(hào)（如“共2冊(cè)第1冊(cè)”）。組卷過(guò)程中，需去除金屬夾、回形針等易銹蝕的裝訂材料，采用棉線裝訂或不銹鋼夾固定，文字材料以件為單位編寫頁(yè)碼，正面右下角編頁(yè)碼，背面左下角編頁(yè)碼，空白頁(yè)不編頁(yè)碼；聲像材料需編寫文字說(shuō)明，包括題名、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容、拍攝者等，與聲像材料一并存放；電子材料需刻錄成光盤或存儲(chǔ)于公司指定服務(wù)器，并在卷內(nèi)備考表中注明存儲(chǔ)路徑和文件格式。

2.3.2檔案編目與裝訂

檔案編目需編制卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和案卷封面。卷內(nèi)目錄按順序填寫序號(hào)、題名、文號(hào)、責(zé)任者、日期、頁(yè)號(hào)、備注，其中題名需簡(jiǎn)明扼要反映文件內(nèi)容，如“2024年第一季度安全生產(chǎn)檢查記錄”；文號(hào)填寫文件編號(hào)，無(wú)文號(hào)的填“無(wú)”；責(zé)任者填寫文件形成部門或個(gè)人，如“安全部”“張三”；日期填寫文件形成日期，格式為“YYYY-MM-DD”；頁(yè)號(hào)填寫該文件在卷內(nèi)的起始頁(yè)號(hào)和終止頁(yè)號(hào)，如“1-3”。卷內(nèi)備考表填寫本卷的說(shuō)明事項(xiàng)，如“本卷共5份材料，總頁(yè)數(shù)25頁(yè)”“電子材料存儲(chǔ)于服務(wù)器/E盤/2024/安全檢查/”，并由整理人、審核人簽字。案卷封面填寫全宗名稱（如“XX公司”）、類目名稱（如“安全生產(chǎn)檢查類”）、案卷題名（如“2024年第一季度安全生產(chǎn)檢查檔案”）、年度、保管期限、密級(jí)、檔號(hào)、編制單位、編制日期等，其中保管期限分為永久（如事故調(diào)查材料、重要制度文件）、長(zhǎng)期（如10年以上，如設(shè)備檢測(cè)報(bào)告、培訓(xùn)記錄）、短期（如10年以下，如日常檢查記錄）；密級(jí)分為“秘密”“機(jī)密”“絕密”三級(jí)，涉及公司核心安全信息的需標(biāo)注密級(jí)。裝訂時(shí)，案卷封面、卷內(nèi)目錄、文件材料、卷內(nèi)備考表按順序排列，左側(cè)裝訂，厚度不超過(guò)2cm，超過(guò)2cm的需分冊(cè)裝訂，并在封面注明分冊(cè)情況。

2.3.3歸檔時(shí)間與質(zhì)量審核

安全生產(chǎn)檔案實(shí)行定期歸檔制度，年度檔案于次年1月31日前完成歸檔，專項(xiàng)活動(dòng)檔案（如應(yīng)急演練、專項(xiàng)檢查）于活動(dòng)結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，項(xiàng)目檔案于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后30個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。歸檔前需進(jìn)行質(zhì)量審核，由檔案管理人員對(duì)照《檔案歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行檢查，審核內(nèi)容包括：分類是否準(zhǔn)確、組卷是否合理、編目是否規(guī)范、裝訂是否牢固、材料是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、手續(xù)是否完備。審核合格的檔案，由檔案管理人員填寫《檔案歸檔審核表》，經(jīng)安全生產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，正式入庫(kù)；審核不合格的檔案，退回原部門重新整理，整理完成后再次提交審核，直至合格。歸檔檔案需移交至公司檔案室集中保管，檔案室需對(duì)入庫(kù)檔案進(jìn)行登記，建立檔案總賬和分類賬，確保賬實(shí)相符。

三、檔案的保管與利用

3.1檔案保管環(huán)境與設(shè)施管理

3.1.1檔案庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

安全生產(chǎn)檔案庫(kù)房應(yīng)選擇建筑結(jié)構(gòu)穩(wěn)固、地勢(shì)較高、遠(yuǎn)離易燃易爆場(chǎng)所的區(qū)域，庫(kù)房面積需根據(jù)檔案存儲(chǔ)量預(yù)留30%的擴(kuò)展空間。庫(kù)房?jī)?nèi)部需設(shè)置獨(dú)立區(qū)域，劃分為檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理工作區(qū)、查閱接待區(qū)和設(shè)備存放區(qū)，各區(qū)之間采用防火隔斷分隔。地面應(yīng)采用防塵防滑材料，墻面和天花板使用防火涂料，門窗需具備防盜、防火、防潮功能，庫(kù)房門采用防盜門并安裝電子密碼鎖，窗戶安裝防盜網(wǎng)和遮光窗簾。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備溫濕度自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng)，溫度控制在14-24℃之間，濕度控制在45%-60%之間，每日記錄溫濕度數(shù)據(jù)并定期校準(zhǔn)設(shè)備。庫(kù)房?jī)?nèi)禁止存放易燃易爆物品，禁止使用明火，電氣線路需穿管保護(hù)并定期檢測(cè)，照明燈具選用防爆型，開關(guān)設(shè)置在庫(kù)房外。

3.1.2檔案存儲(chǔ)設(shè)備配置

檔案柜應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的防火檔案柜，柜體厚度不低于0.8mm，耐火極限不低于1小時(shí)。檔案柜排列需保持間距不小于80cm，與墻面、燈具的距離不小于60cm，確保通風(fēng)散熱。紙質(zhì)檔案采用無(wú)酸檔案盒存放，同一類別的檔案按時(shí)間順序豎放，高度不超過(guò)15cm，避免擠壓變形。聲像檔案需使用專用防磁盒存放，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)源；電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選用企業(yè)級(jí)硬盤或光盤，定期檢測(cè)數(shù)據(jù)完整性。檔案柜應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)管理，標(biāo)簽清晰標(biāo)注檔案類別、年份和起止時(shí)間。庫(kù)房?jī)?nèi)配備防蟲防鼠設(shè)備，如粘鼠板、防蟲藥包，每季度更換一次；配備氣體滅火系統(tǒng)，采用惰性氣體滅火劑，避免損壞檔案。

3.1.3日常防護(hù)措施

庫(kù)房實(shí)行雙人雙鎖管理，鑰匙分別由檔案管理人員和安保部門保管，非工作時(shí)間庫(kù)房門需上鎖。每日上班前檢查庫(kù)房門窗、消防設(shè)施、溫濕度設(shè)備是否正常，下班前關(guān)閉電源、鎖好門窗。庫(kù)房?jī)?nèi)禁止吸煙、飲食，禁止攜帶易燃易爆物品進(jìn)入，進(jìn)入人員需穿戴防塵鞋套。檔案管理人員每周進(jìn)行一次庫(kù)房巡查，檢查檔案有無(wú)霉變、蟲蛀、損壞等情況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)處理并記錄。庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置視頻監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)控覆蓋所有區(qū)域，錄像保存時(shí)間不少于30天。定期（每季度）組織防火、防盜、防水應(yīng)急演練，確保相關(guān)人員熟練掌握應(yīng)急處置流程。

3.2檔案保管流程與維護(hù)

3.2.1檔案入庫(kù)登記

檔案入庫(kù)前需進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，由檔案管理人員與移交人共同確認(rèn)檔案數(shù)量、類別、完整性，填寫《檔案入庫(kù)登記表》，內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、移交日期、移交人、接收人等信息。核對(duì)無(wú)誤后，在檔案盒側(cè)面粘貼標(biāo)簽，標(biāo)注檔號(hào)、題名、年度、保管期限等關(guān)鍵信息，標(biāo)簽采用防水防油材料制作。檔案入庫(kù)后，在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息，包括電子目錄和掃描件（重要檔案需全文掃描），確保紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對(duì)應(yīng)。系統(tǒng)記錄需包含檔案位置信息（如庫(kù)房號(hào)、柜號(hào)、層號(hào)），便于快速定位。入庫(kù)登記完成后，由檔案管理人員和部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，登記表歸入檔案管理類檔案保存。

3.2.2檔案日常維護(hù)

紙質(zhì)檔案每半年進(jìn)行一次除塵處理，使用軟毛刷或吸塵器輕輕去除表面灰塵，避免損壞檔案。對(duì)字跡褪色或紙張酸化的檔案，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，修復(fù)工作由專業(yè)檔案修復(fù)人員實(shí)施。檔案柜內(nèi)定期放置防蟲防霉藥劑，每半年更換一次，藥劑需選擇無(wú)酸、無(wú)味、對(duì)檔案無(wú)害的產(chǎn)品。電子檔案每半年進(jìn)行一次數(shù)據(jù)備份，采用“本地備份+異地備份”雙重機(jī)制，本地備份存儲(chǔ)于專用服務(wù)器，異地備份存儲(chǔ)于公司分支機(jī)構(gòu)或云存儲(chǔ)平臺(tái)，備份數(shù)據(jù)需定期驗(yàn)證可讀性。檔案管理人員每月檢查一次消防器材和安防設(shè)備，確保滅火器壓力正常、監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行正常、報(bào)警系統(tǒng)靈敏有效。

3.2.3檔案鑒定與銷毀

對(duì)已到保管期限的檔案，由檔案管理部門會(huì)同安全生產(chǎn)部門、法務(wù)部門組成鑒定小組，每?jī)赡赀M(jìn)行一次鑒定。鑒定小組根據(jù)檔案的價(jià)值、完整性、歷史意義等因素，確定是否延長(zhǎng)保管期限或銷毀。鑒定過(guò)程需填寫《檔案鑒定表》，詳細(xì)記錄每份檔案的鑒定意見，經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。對(duì)擬銷毀的檔案，需列出《檔案銷毀清冊(cè)》，內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因、鑒定日期等，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀過(guò)程需由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人需在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，確保檔案徹底銷毀且信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀記錄需永久保存，紙質(zhì)銷毀清冊(cè)歸入檔案管理類檔案，電子銷毀記錄保存于檔案管理系統(tǒng)。

3.3檔案利用與保密管理

3.3.1檔案查閱流程

公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時(shí)，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、用途、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門審批。查閱涉密檔案（如事故調(diào)查報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案等）需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案管理人員核對(duì)申請(qǐng)表與檔案密級(jí)，確認(rèn)符合查閱條件后，安排查閱人員在檔案查閱室進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容，確需復(fù)制的，需填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件需加蓋檔案專用章。查閱過(guò)程中，檔案管理人員需全程在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案完好無(wú)損。查閱結(jié)束后，查閱人員需在《檔案查閱登記簿》上簽字確認(rèn)，記錄查閱時(shí)間、內(nèi)容、歸還情況等。

3.3.2檔案保密管理

安全生產(chǎn)檔案分為公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密四個(gè)密級(jí)，由檔案管理部門在歸檔時(shí)確定密級(jí)，并在檔案封面和系統(tǒng)信息中標(biāo)注。涉密檔案的存儲(chǔ)需單獨(dú)存放，配備專用保密柜，鑰匙由專人保管。查閱涉密檔案需在保密閱覽室進(jìn)行，禁止攜帶手機(jī)、相機(jī)等電子設(shè)備進(jìn)入，禁止擅自拍照、錄音。涉密檔案的復(fù)制需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，復(fù)制件需標(biāo)注“復(fù)制件”字樣，與原件同等管理。檔案管理人員需簽訂《保密承諾書》，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。對(duì)違反保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予處分，構(gòu)成犯罪的依法追究法律責(zé)任。

3.3.3檔案利用服務(wù)

檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用反饋機(jī)制，定期向查閱人員了解檔案利用效果，收集改進(jìn)意見。對(duì)于高頻利用的檔案（如安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等），可制作紙質(zhì)或電子版匯編，方便員工查閱。檔案管理系統(tǒng)提供在線檢索功能，員工可通過(guò)關(guān)鍵詞、日期、類別等條件查詢檔案目錄，重要檔案可在線預(yù)覽部分內(nèi)容。檔案管理部門每季度編制《檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表》，分析檔案利用頻率、類型、部門分布等情況，為公司安全生產(chǎn)決策提供數(shù)據(jù)支持。對(duì)于外部單位（如監(jiān)管部門、合作方）的檔案查詢需求，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案管理部門統(tǒng)一辦理，并記錄查詢內(nèi)容和用途。

四、檔案管理的監(jiān)督與考核

4.1監(jiān)督檢查機(jī)制

4.1.1日常監(jiān)督檢查

安全生產(chǎn)管理部門每月組織一次檔案管理專項(xiàng)檢查，采用隨機(jī)抽查與重點(diǎn)核查相結(jié)合的方式。檢查人員由檔案管理人員、安全專員及各部門兼職檔案員組成，檢查內(nèi)容包括檔案收集是否及時(shí)、整理是否規(guī)范、保管是否安全、利用是否符合流程等。檢查時(shí)需填寫《檔案管理檢查記錄表》，詳細(xì)記錄發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及整改要求，被檢查部門需在3個(gè)工作日內(nèi)提交整改方案，15個(gè)工作日內(nèi)完成整改并反饋結(jié)果。對(duì)重復(fù)出現(xiàn)的問(wèn)題，將納入部門年度考核指標(biāo)。

4.1.2專項(xiàng)監(jiān)督檢查

每季度開展一次跨部門聯(lián)合檢查，由公司安全生產(chǎn)委員會(huì)牽頭，邀請(qǐng)法務(wù)部、審計(jì)部參與。檢查范圍覆蓋所有單位的檔案管理全流程，重點(diǎn)核查檔案密級(jí)劃分是否準(zhǔn)確、涉密檔案保管是否符合規(guī)定、銷毀程序是否合規(guī)等。檢查結(jié)束后形成《檔案管理專項(xiàng)檢查報(bào)告》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審閱，對(duì)重大隱患問(wèn)題立即啟動(dòng)整改程序，明確責(zé)任部門、整改時(shí)限及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

4.1.3上級(jí)單位監(jiān)督檢查

主動(dòng)配合上級(jí)主管部門（如應(yīng)急管理局、檔案局）的監(jiān)督檢查工作，提前準(zhǔn)備檔案管理臺(tái)賬、制度文件及現(xiàn)場(chǎng)管理資料。對(duì)上級(jí)提出的整改要求，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成整改并提交書面報(bào)告。建立問(wèn)題整改閉環(huán)管理機(jī)制，整改完成后由安全生產(chǎn)管理部門組織復(fù)查，確保問(wèn)題徹底解決。

4.2考核評(píng)價(jià)體系

4.2.1部門考核指標(biāo)

將檔案管理納入各部門年度安全生產(chǎn)績(jī)效考核，設(shè)置四項(xiàng)核心指標(biāo)：檔案及時(shí)歸檔率（權(quán)重30%）、檔案完整準(zhǔn)確率（權(quán)重30%）、保管安全達(dá)標(biāo)率（權(quán)重20%）、利用服務(wù)滿意度（權(quán)重20%）?？己瞬捎冒俜种?，年度平均分低于80分的部門取消年度評(píng)優(yōu)資格?？己私Y(jié)果與部門負(fù)責(zé)人績(jī)效獎(jiǎng)金直接掛鉤，連續(xù)兩年考核不合格的部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行崗位調(diào)整。

4.2.2個(gè)人考核指標(biāo)

對(duì)專職檔案管理人員實(shí)行月度考核，考核內(nèi)容包括：檔案整理規(guī)范性（25%）、保管維護(hù)質(zhì)量（25%）、查閱服務(wù)效率（25%）、保密執(zhí)行情況（25%）。考核結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個(gè)等次，優(yōu)秀者給予額外績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)，連續(xù)兩次不合格者調(diào)離崗位。對(duì)兼職檔案員實(shí)行年度考核，考核結(jié)果與個(gè)人年度評(píng)先評(píng)優(yōu)、職務(wù)晉升掛鉤。

4.2.3考核結(jié)果應(yīng)用

建立考核結(jié)果公示機(jī)制，每月在內(nèi)部辦公系統(tǒng)公布部門考核得分，年度考核結(jié)果納入公司安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲體系。對(duì)考核優(yōu)秀的部門和個(gè)人，授予“檔案管理先進(jìn)單位”“檔案管理標(biāo)兵”稱號(hào)，并給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)考核不合格的部門，由安全生產(chǎn)管理部門約談部門負(fù)責(zé)人，制定專項(xiàng)提升計(jì)劃；對(duì)考核不合格的個(gè)人，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，培訓(xùn)后仍不合格的調(diào)整工作崗位。

4.3責(zé)任追究制度

4.3.1違規(guī)行為界定

明確檔案管理中的七類違規(guī)行為：未按時(shí)歸檔導(dǎo)致檔案缺失；偽造、篡改檔案內(nèi)容；擅自復(fù)制、摘抄涉密檔案；檔案保管不當(dāng)造成損壞或丟失；違規(guī)銷毀檔案；泄露檔案機(jī)密信息；阻礙監(jiān)督檢查工作。對(duì)每類違規(guī)行為制定具體認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，如檔案損壞指因保管不善導(dǎo)致字跡模糊、紙張霉變等影響使用的情況。

4.3.2追責(zé)處理程序

發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，由安全生產(chǎn)管理部門成立調(diào)查組，收集相關(guān)證據(jù)（如監(jiān)控錄像、系統(tǒng)日志、證人證言等），形成調(diào)查報(bào)告報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，采取三級(jí)處理措施：一級(jí)警告（首次違規(guī)且情節(jié)輕微），扣減當(dāng)月績(jī)效的10%；二級(jí)記過(guò)（重復(fù)違規(guī)或造成一定損失），扣減季度績(jī)效的30%；三級(jí)解除勞動(dòng)合同（嚴(yán)重違規(guī)或造成重大損失），同時(shí)保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。處理決定需書面告知當(dāng)事人，當(dāng)事人有權(quán)在3個(gè)工作日內(nèi)提出申訴。

4.3.3典型案例警示

每季度選取1-2起檔案管理違規(guī)典型案例，在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)。案例內(nèi)容包括違規(guī)事實(shí)、處理結(jié)果、整改措施及教訓(xùn)反思。通過(guò)案例警示教育，強(qiáng)化全員檔案管理意識(shí)。對(duì)造成重大損失或惡劣影響的違規(guī)事件，組織專題剖析會(huì)，分析制度漏洞并完善管理措施。

4.4持續(xù)改進(jìn)機(jī)制

4.4.1問(wèn)題整改閉環(huán)

建立檔案管理問(wèn)題整改臺(tái)賬，實(shí)行“發(fā)現(xiàn)-整改-驗(yàn)收-銷號(hào)”閉環(huán)管理。對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，明確整改責(zé)任人、整改措施和完成時(shí)限，整改完成后由驗(yàn)收小組進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核查，驗(yàn)收合格后銷號(hào)。對(duì)未按期完成整改的部門，啟動(dòng)問(wèn)責(zé)程序并加倍扣減考核分值。

4.4.2制度定期評(píng)審

每年12月組織檔案管理制度評(píng)審會(huì)，由安全生產(chǎn)管理部門牽頭，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員參加。評(píng)審內(nèi)容包括制度適用性、可操作性及與法律法規(guī)的符合性，根據(jù)評(píng)審結(jié)果修訂完善制度。修訂后的制度需經(jīng)公司安全生產(chǎn)委員會(huì)審批后發(fā)布實(shí)施。

4.4.3管理創(chuàng)新推廣

鼓勵(lì)各部門在檔案管理中探索創(chuàng)新方法，如采用二維碼技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案快速檢索、開發(fā)電子檔案自動(dòng)分類系統(tǒng)等。對(duì)創(chuàng)新成效顯著的方法，組織現(xiàn)場(chǎng)觀摩會(huì)進(jìn)行推廣，并給予創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)。每年評(píng)選1-2項(xiàng)檔案管理創(chuàng)新成果，納入公司年度創(chuàng)新項(xiàng)目庫(kù)。

五、檔案管理的保障機(jī)制

5.1組織保障體系

5.1.1管理架構(gòu)設(shè)置

公司成立安全生產(chǎn)檔案管理委員會(huì)，由分管安全的副總經(jīng)理?yè)?dān)任主任，成員包括安全生產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人、各分公司分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室主任及關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門代表。委員會(huì)每季度召開專題會(huì)議，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理中的重大事項(xiàng)，如制度修訂、資源調(diào)配、跨部門協(xié)作等。各分公司設(shè)立檔案管理專職崗位，配備至少兩名專職檔案管理員，負(fù)責(zé)本單位檔案日常管理；車間、班組設(shè)置兼職檔案聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)基礎(chǔ)檔案的收集與初步整理。

5.1.2責(zé)任矩陣構(gòu)建

制定《安全生產(chǎn)檔案管理責(zé)任清單》，明確各層級(jí)人員的具體職責(zé)。公司層面由安全生產(chǎn)管理部門牽頭制定年度檔案管理工作計(jì)劃，監(jiān)督制度執(zhí)行；分公司負(fù)責(zé)人需將檔案管理納入月度安全例會(huì)議程，協(xié)調(diào)解決本單位檔案管理問(wèn)題；部門負(fù)責(zé)人需審核本部門檔案材料，確保及時(shí)移交；檔案管理員負(fù)責(zé)檔案接收、保管、利用全流程操作；一線員工需按要求規(guī)范填寫原始記錄，保證材料真實(shí)性。責(zé)任清單與崗位說(shuō)明書綁定，作為績(jī)效考核依據(jù)。

5.1.3跨部門協(xié)作機(jī)制

建立檔案管理聯(lián)席會(huì)議制度，每半年召開一次，由安全生產(chǎn)管理部門召集，參與部門包括生產(chǎn)、設(shè)備、人力資源、法務(wù)、信息等。會(huì)議內(nèi)容包括通報(bào)檔案管理情況、協(xié)調(diào)解決跨部門問(wèn)題（如電子檔案系統(tǒng)權(quán)限分配、涉密檔案調(diào)閱流程）、討論管理優(yōu)化方案。設(shè)立檔案管理聯(lián)絡(luò)員微信群，實(shí)時(shí)溝通日常業(yè)務(wù)，如設(shè)備部門需在特種設(shè)備檢測(cè)后24小時(shí)內(nèi)將報(bào)告同步至檔案管理系統(tǒng)，安全部門需在檢查后3個(gè)工作日內(nèi)上傳整改記錄。

5.2資源保障措施

5.2.1人員配置與培訓(xùn)

各分公司檔案管理員需具備大專以上學(xué)歷，檔案管理或安全相關(guān)專業(yè)優(yōu)先，每年至少參加40學(xué)時(shí)專業(yè)培訓(xùn)，內(nèi)容包括檔案法規(guī)、安全管理、數(shù)字化技能等。新員工入職培訓(xùn)中增設(shè)檔案管理模塊，重點(diǎn)講解本崗位涉及的檔案填寫規(guī)范和移交流程。每年組織檔案技能比武活動(dòng)，通過(guò)實(shí)操考核提升業(yè)務(wù)能力。對(duì)表現(xiàn)突出的檔案管理員，提供外出交流學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，如參加行業(yè)檔案管理研討會(huì)。

5.2.2經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理

將檔案管理經(jīng)費(fèi)納入公司年度預(yù)算，專項(xiàng)用于設(shè)備采購(gòu)、系統(tǒng)維護(hù)、人員培訓(xùn)等。經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按檔案數(shù)量核定：紙質(zhì)檔案每卷每年維護(hù)費(fèi)不低于10元，電子檔案每TB每年維護(hù)費(fèi)不低于2000元。建立經(jīng)費(fèi)使用審批綠色通道，緊急設(shè)備更新申請(qǐng)可簡(jiǎn)化流程，確保3個(gè)工作日內(nèi)完成審批。每季度公示經(jīng)費(fèi)使用情況，接受審計(jì)部門監(jiān)督，防止挪用或超支。

5.2.3設(shè)施設(shè)備配置

檔案庫(kù)房配備恒溫恒濕系統(tǒng)，溫度控制在18-22℃，濕度控制在45%-60%，偏差超過(guò)5%時(shí)自動(dòng)報(bào)警。購(gòu)置符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的密集架，承重不低于每層80kg，層間距可調(diào)節(jié)以適應(yīng)不同規(guī)格檔案。配置專業(yè)消毒設(shè)備，如臭氧消毒機(jī)，每月對(duì)庫(kù)房全面消毒一次。電子檔案存儲(chǔ)采用雙機(jī)熱備服務(wù)器，確保數(shù)據(jù)安全。為檔案管理人員配備移動(dòng)終端設(shè)備，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢和應(yīng)急處理。

5.3技術(shù)支撐體系

5.3.1檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

開發(fā)集收集、整理、保管、利用于一體的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描率100%。系統(tǒng)具備智能分類功能，可根據(jù)文件內(nèi)容自動(dòng)歸類；設(shè)置權(quán)限管理模塊，不同崗位人員只能訪問(wèn)授權(quán)范圍內(nèi)的檔案；建立操作留痕機(jī)制，記錄所有查閱、復(fù)制、修改行為。系統(tǒng)與安全生產(chǎn)綜合管理平臺(tái)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步，如安全檢查記錄生成后自動(dòng)歸檔至對(duì)應(yīng)檔案類別。

5.3.2數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用

引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)重要檔案進(jìn)行存證，確保檔案內(nèi)容不可篡改。應(yīng)用OCR光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案全文檢索，檢索響應(yīng)時(shí)間不超過(guò)2秒。采用AI圖像識(shí)別技術(shù)，自動(dòng)識(shí)別檔案中的關(guān)鍵信息，如事故報(bào)告中的傷亡人數(shù)、經(jīng)濟(jì)損失等，提取后結(jié)構(gòu)化存儲(chǔ)。開發(fā)移動(dòng)端APP，支持員工通過(guò)手機(jī)提交安全活動(dòng)記錄，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子檔案。

5.3.3災(zāi)備與恢復(fù)機(jī)制

建立異地災(zāi)備中心，與主數(shù)據(jù)中心保持300公里以上距離，采用兩地三中心架構(gòu)（主中心、災(zāi)備中心、同城災(zāi)備）。每天凌晨自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)全量備份，每小時(shí)進(jìn)行增量備份。制定《檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案》，明確恢復(fù)流程和責(zé)任人，每半年進(jìn)行一次災(zāi)備演練。系統(tǒng)故障時(shí)，30分鐘內(nèi)啟動(dòng)備用服務(wù)器，4小時(shí)內(nèi)恢復(fù)核心功能，24小時(shí)內(nèi)全面恢復(fù)系統(tǒng)運(yùn)行。

5.4文化保障建設(shè)

5.4.1宣傳教育常態(tài)化

在公司內(nèi)部網(wǎng)站開設(shè)檔案管理專欄，定期發(fā)布制度解讀、操作指南、典型案例等內(nèi)容。每季度編制《檔案管理簡(jiǎn)報(bào)》，通報(bào)優(yōu)秀部門經(jīng)驗(yàn)，曝光常見問(wèn)題。新員工入職發(fā)放《檔案管理手冊(cè)》，包含制度摘要、填寫模板、常見問(wèn)題解答等。在安全生產(chǎn)月期間，組織檔案知識(shí)競(jìng)賽，設(shè)置實(shí)物展示區(qū)，展示不同載體的檔案實(shí)物。

5.4.2激勵(lì)機(jī)制設(shè)計(jì)

設(shè)立“檔案管理之星”月度評(píng)選，由各部門推薦候選人，檔案管理委員會(huì)評(píng)審，對(duì)獲獎(jiǎng)?wù)呓o予500元獎(jiǎng)金和榮譽(yù)證書。將檔案管理表現(xiàn)納入員工晉升通道，如檔案管理員連續(xù)三年考核優(yōu)秀可晉升為檔案主管。對(duì)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)并糾正檔案錯(cuò)誤的員工，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。建立創(chuàng)新提案制度，對(duì)提出檔案管理優(yōu)化建議并被采納的，按建議價(jià)值給予500-5000元獎(jiǎng)勵(lì)。

5.4.3行為習(xí)慣培養(yǎng)

推行“即時(shí)歸檔”工作法，要求員工在完成安全活動(dòng)后立即整理材料，最遲不超過(guò)次日下班前提交。開展“檔案質(zhì)量提升月”活動(dòng)，每月選取10%的檔案進(jìn)行質(zhì)量抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行專項(xiàng)整改。建立“傳幫帶”機(jī)制，由資深檔案管理員指導(dǎo)新入職人員，通過(guò)實(shí)際操作提升技能。在部門例會(huì)上增加檔案管理分享環(huán)節(jié)，鼓勵(lì)員工交流檔案整理技巧和心得體會(huì)。

六、附則

6.1制度解釋與修訂

6.1.1解釋權(quán)歸屬

本制度由公司安全生產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)解釋，各部門對(duì)本制度執(zhí)行過(guò)程中存在疑問(wèn)的，應(yīng)以書面形式向安全生產(chǎn)管理部門提出，安全生產(chǎn)管理部門應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)予以書面答復(fù)。涉及制度條款理解分歧的，由安全生產(chǎn)管理部門會(huì)同法務(wù)部門共同出具解釋意見，該意見為最終執(zhí)行依據(jù)。

6.1.2修訂程序

當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，安全生產(chǎn)管理部門應(yīng)啟動(dòng)制度修訂程序：國(guó)家或地方安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生重大調(diào)整；公司組織架構(gòu)或業(yè)務(wù)范圍發(fā)生重大變化；制度執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)明顯漏洞或可操作性不足；上級(jí)主管部門提出整改要求。修訂草案需經(jīng)安全生產(chǎn)管理部門內(nèi)部審核、征求各部門意見、法務(wù)部合法性審查后，報(bào)公司安全生產(chǎn)委員會(huì)審批。修訂后的制度以公司正式文件形式發(fā)布，并同步更新檔案管理系統(tǒng)中的電子版本。

6.1.3過(guò)渡期管理

新制度發(fā)布后設(shè)置3個(gè)月過(guò)渡期，過(guò)渡期內(nèi)新舊制度并行。過(guò)渡期內(nèi)已按舊制度完成的工作視為有效，未完成的工作需按新制度執(zhí)行。安全生產(chǎn)管理部門應(yīng)在過(guò)渡期結(jié)束前1個(gè)月，組織專項(xiàng)培訓(xùn)確保全員掌握新制度要求，培訓(xùn)記錄納入檔案管理。

6.2制度銜接與沖突處理

6.2.1與現(xiàn)有制度的銜接

本制度與公司《文件管理制度》《保密規(guī)定》《檔案管理辦法》等存在交叉的，應(yīng)遵循以下原則：安全生產(chǎn)檔案的收集、整理、保管流程優(yōu)先執(zhí)行本制度；檔案密級(jí)劃分、保密管理執(zhí)行《保密規(guī)定》；檔案的電子化存儲(chǔ)、系統(tǒng)管理執(zhí)行《檔案管理辦法》；涉及文件編號(hào)、格式要求的執(zhí)行《文件管理制度》。安全生產(chǎn)管理部門應(yīng)每半年組織一次制度梳理，確保各制度間無(wú)沖突條款。

6.2.2沖突條款處理機(jī)制

當(dāng)本制度與其他制度條款存在沖突時(shí)，按以下規(guī)則處理：同一事項(xiàng)規(guī)定不一致的，以本制度為準(zhǔn)；程序性規(guī)定不一致的，遵循有利于安全生產(chǎn)檔案管理的原則；涉及法律責(zé)任條款的，以法律法規(guī)及公司章程為準(zhǔn)。沖突處理結(jié)果需經(jīng)安全生產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，書面通知相關(guān)部門執(zhí)行。

6.2.3制度宣貫與培訓(xùn)

新員工入職培訓(xùn)必須包含本制度內(nèi)容，培訓(xùn)時(shí)長(zhǎng)不少于2學(xué)時(shí)，考核合格后方可上崗。各部門每年至少組織1次制度再