采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化操作指導(dǎo)手冊(cè)第一章總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)采購(gòu)行為，提升采購(gòu)效率與合規(guī)性，降低成本風(fēng)險(xiǎn)，保障物資/服務(wù)質(zhì)量，使采購(gòu)全流程有章可循、權(quán)責(zé)清晰，特制定本操作指導(dǎo)手冊(cè)，供采購(gòu)相關(guān)崗位（需求部門、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、質(zhì)檢部等）參照?qǐng)?zhí)行。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)除特殊指定項(xiàng)目外的所有物資、服務(wù)類采購(gòu)活動(dòng)，涵蓋從需求提報(bào)、計(jì)劃編制到驗(yàn)收付款、檔案管理的全流程操作。1.3基本原則合規(guī)性：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度，確保采購(gòu)流程合法合規(guī)，規(guī)避法律與審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。效益性：在質(zhì)量達(dá)標(biāo)前提下，通過合理議價(jià)、資源整合降低采購(gòu)成本，提升資金使用效率。透明性：采購(gòu)關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如供應(yīng)商選擇、價(jià)格確定）需保留完整記錄，接受內(nèi)部監(jiān)督與審計(jì)。權(quán)責(zé)清晰：明確各部門、崗位在采購(gòu)各環(huán)節(jié)的職責(zé)，避免推諉，確保流程銜接順暢。第二章采購(gòu)流程操作規(guī)范2.1需求提報(bào)與審批2.1.1需求發(fā)起各需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，由使用人或負(fù)責(zé)人填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，內(nèi)容需包含：采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)（或服務(wù)要求）、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間；預(yù)算金額（如有）、需求原因說明（需與業(yè)務(wù)計(jì)劃匹配）；固定資產(chǎn)采購(gòu)需附資產(chǎn)配置審批單（按企業(yè)固定資產(chǎn)管理規(guī)定執(zhí)行）。2.1.2需求審核部門初審：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表的“合理性、必要性”進(jìn)行核查（如需求是否重復(fù)、預(yù)算是否在部門額度內(nèi)），初審?fù)ㄟ^后提交采購(gòu)部。采購(gòu)復(fù)核：采購(gòu)部結(jié)合庫存情況（物資類）、歷史采購(gòu)價(jià)格及市場(chǎng)行情，對(duì)需求“可行性”進(jìn)行復(fù)核。若發(fā)現(xiàn)需求不合理（如預(yù)算明顯偏離市場(chǎng)），需與需求部門溝通調(diào)整，確認(rèn)無誤后由采購(gòu)部經(jīng)理簽署意見，進(jìn)入計(jì)劃編制環(huán)節(jié)。2.2采購(gòu)計(jì)劃編制2.2.1計(jì)劃內(nèi)容采購(gòu)部根據(jù)審批后的需求，結(jié)合企業(yè)年度/季度采購(gòu)預(yù)算、庫存周轉(zhuǎn)要求，編制《采購(gòu)計(jì)劃表》，明確：采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、預(yù)算、擬采購(gòu)方式（詢價(jià)、招標(biāo)、單一來源等）；預(yù)計(jì)完成時(shí)間、責(zé)任人員；金額較大/影響重大的項(xiàng)目，需同步制定《采購(gòu)實(shí)施方案》（說明采購(gòu)策略、供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險(xiǎn)防控措施），報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.2.2計(jì)劃審批《采購(gòu)計(jì)劃表》經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核后，提交財(cái)務(wù)部復(fù)核預(yù)算額度，再報(bào)分管采購(gòu)的副總經(jīng)理審批。若采購(gòu)預(yù)算超出原審批額度，需按企業(yè)預(yù)算調(diào)整流程重新申請(qǐng)，獲批后方可執(zhí)行。2.3供應(yīng)商管理2.3.1供應(yīng)商準(zhǔn)入信息收集：通過行業(yè)推薦、公開招標(biāo)信息、供應(yīng)商自薦等渠道，建立《供應(yīng)商信息庫》，記錄企業(yè)名稱、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書、聯(lián)系方式等。資質(zhì)審核：首次合作供應(yīng)商需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證（如需）、產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告（物資類）、服務(wù)資質(zhì)（服務(wù)類）等證明文件。采購(gòu)部聯(lián)合質(zhì)檢部（或技術(shù)部門）審核資質(zhì)真實(shí)性、有效性，必要時(shí)實(shí)地考察生產(chǎn)/服務(wù)場(chǎng)所，評(píng)估產(chǎn)能、質(zhì)量管控能力。準(zhǔn)入審批：審核通過的供應(yīng)商填寫《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，經(jīng)采購(gòu)部、質(zhì)檢部、財(cái)務(wù)部會(huì)簽（財(cái)務(wù)部重點(diǎn)審核信用記錄、納稅情況），報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，納入合格供應(yīng)商庫。2.3.2供應(yīng)商評(píng)估定期評(píng)估：每半年（或年度），采購(gòu)部聯(lián)合需求部門、質(zhì)檢部對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，從“產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量（合格率、投訴率）、交貨及時(shí)性、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、售后服務(wù)”等維度打分，填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。分級(jí)管理：根據(jù)評(píng)估得分，將供應(yīng)商分為A（優(yōu)秀）、B（良好）、C（合格）、D（待改進(jìn)）四級(jí)。優(yōu)先選擇A、B級(jí)供應(yīng)商合作；對(duì)D級(jí)供應(yīng)商發(fā)出整改通知，限期未改進(jìn)的，啟動(dòng)退出流程。2.3.3供應(yīng)商退出主動(dòng)退出：供應(yīng)商因自身原因（如停業(yè)、轉(zhuǎn)型）提出退出的，需提前30天書面通知采購(gòu)部，雙方完成未結(jié)業(yè)務(wù)清算后，辦理退出手續(xù)。被動(dòng)退出：對(duì)評(píng)估不合格且整改無效、出現(xiàn)嚴(yán)重違約（如以次充好、惡意延遲交貨）、發(fā)生重大質(zhì)量/安全事故的供應(yīng)商，由采購(gòu)部提出《供應(yīng)商退出申請(qǐng)》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，從合格供應(yīng)商庫移除，并在企業(yè)內(nèi)部通報(bào)，3年內(nèi)不得重新準(zhǔn)入（特殊情況除外）。2.4采購(gòu)執(zhí)行2.4.1采購(gòu)方式選擇詢價(jià)采購(gòu)：適用于金額較?。ㄆ髽I(yè)可設(shè)閾值，如低于X萬元）、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場(chǎng)供應(yīng)充足的項(xiàng)目。從合格供應(yīng)商庫中選取至少3家供應(yīng)商，發(fā)送《詢價(jià)單》（含技術(shù)要求、數(shù)量、交貨期、付款方式等），對(duì)比價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)，選擇最優(yōu)者簽訂合同。招標(biāo)采購(gòu)：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜或?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展影響重大的項(xiàng)目（如大型設(shè)備、長(zhǎng)期服務(wù)）。采購(gòu)部成立招標(biāo)小組，編制《招標(biāo)文件》（含項(xiàng)目要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款），在官方平臺(tái)或企業(yè)官網(wǎng)發(fā)布招標(biāo)公告。開標(biāo)時(shí)，由招標(biāo)小組（含技術(shù)、財(cái)務(wù)、采購(gòu)人員）打分，確定中標(biāo)候選人，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，向中標(biāo)方發(fā)出《中標(biāo)通知書》，簽訂合同。單一來源采購(gòu)：僅適用于“只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)”的情況（如專利產(chǎn)品、原有項(xiàng)目配套升級(jí)）。需由采購(gòu)部出具《單一來源采購(gòu)說明》（詳細(xì)說明原因），經(jīng)法務(wù)部審核合規(guī)性，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可實(shí)施。2.4.2合同簽訂合同模板：優(yōu)先使用企業(yè)法務(wù)部審核通過的標(biāo)準(zhǔn)合同模板，明確雙方權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。合同審批：采購(gòu)部起草合同后，依次提交需求部門（確認(rèn)需求條款）、質(zhì)檢部（確認(rèn)質(zhì)量條款）、財(cái)務(wù)部（確認(rèn)付款條款）、法務(wù)部（審核法律風(fēng)險(xiǎn)），各部門無異議后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)簽署。金額重大的合同（如超過X萬元），需總經(jīng)理審批。合同存檔：簽訂后的合同，采購(gòu)部留存原件一份，同時(shí)掃描上傳至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，需求部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部留存復(fù)印件。2.4.3訂單跟蹤與協(xié)調(diào)采購(gòu)部在合同簽訂后，向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》（或通過合同約定執(zhí)行），明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)專員需定期跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，通過電話、郵件或?qū)嵉刈咴L了解情況。如遇供應(yīng)商可能延遲交貨，需第一時(shí)間與需求部門溝通，同時(shí)要求供應(yīng)商出具書面說明，協(xié)商解決方案（如調(diào)整交貨期、賠償損失）。2.5驗(yàn)收與付款2.5.1到貨驗(yàn)收物資類：供應(yīng)商交貨時(shí)，需求部門聯(lián)合質(zhì)檢部（或技術(shù)部門）按合同/訂單要求驗(yàn)收，檢查數(shù)量、規(guī)格、外觀、質(zhì)量證明文件等。如需抽樣檢測(cè)，按企業(yè)《檢驗(yàn)規(guī)程》執(zhí)行。檢測(cè)合格后填寫《物資驗(yàn)收單》，三方（供應(yīng)商、需求部門、質(zhì)檢部）簽字確認(rèn)；不合格的，填寫《驗(yàn)收不合格報(bào)告》（注明問題點(diǎn)），通知采購(gòu)部處理。服務(wù)類：服務(wù)完成后，需求部門根據(jù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)成果驗(yàn)收（如軟件開發(fā)測(cè)試功能模塊、培訓(xùn)服務(wù)評(píng)估學(xué)員反饋），驗(yàn)收合格后填寫《服務(wù)驗(yàn)收單》，由需求部門負(fù)責(zé)人、服務(wù)提供方簽字確認(rèn)。2.5.2付款流程付款申請(qǐng)：供應(yīng)商按合同約定提交《付款申請(qǐng)單》，并附發(fā)票、驗(yàn)收單、合同復(fù)印件等資料。采購(gòu)部審核資料“完整性、合規(guī)性”，確認(rèn)與合同約定一致后，提交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部核對(duì)發(fā)票真?zhèn)巍⒔痤~與驗(yàn)收單是否匹配、付款條件是否滿足（如預(yù)付款、貨到付款、驗(yàn)收后付款）。審核通過后，按企業(yè)資金支付流程安排付款，付款完成后，在系統(tǒng)中登記付款信息，更新合同執(zhí)行狀態(tài)。2.6采購(gòu)檔案管理2.6.1檔案內(nèi)容采購(gòu)全過程產(chǎn)生的文件需歸檔，包括：采購(gòu)需求申請(qǐng)表、審批單、采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商資料、詢價(jià)單/招標(biāo)文件、報(bào)價(jià)單、合同、驗(yàn)收單、付款憑證、供應(yīng)商評(píng)估表等。2.6.2歸檔要求紙質(zhì)檔案：由采購(gòu)部指定專人整理，按采購(gòu)項(xiàng)目編號(hào)裝訂，存放于專用檔案柜，保存期限不少于5年（或按企業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。電子檔案：同步掃描上傳至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，建立電子目錄，便于檢索查閱。保密要求：涉及商業(yè)秘密的檔案（如供應(yīng)商報(bào)價(jià)、獨(dú)家技術(shù)參數(shù)），需設(shè)置訪問權(quán)限，僅限授權(quán)人員查閱。第三章異常情況處理3.1供應(yīng)商違約處理延遲交貨：采購(gòu)部第一時(shí)間與供應(yīng)商溝通，了解原因。如屬不可抗力，協(xié)商調(diào)整交貨期；如屬供應(yīng)商責(zé)任，按合同約定要求賠償（如違約金、誤工損失），同時(shí)啟動(dòng)備選供應(yīng)商采購(gòu)流程，確保業(yè)務(wù)不受影響。質(zhì)量問題：驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格，由質(zhì)檢部出具《質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告》，采購(gòu)部通知供應(yīng)商退換貨、返工或賠償損失。如影響生產(chǎn)/服務(wù)進(jìn)度，需協(xié)調(diào)需求部門調(diào)整計(jì)劃，必要時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，啟動(dòng)應(yīng)急采購(gòu)。3.2預(yù)算超支處理采購(gòu)過程中如因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、需求變更導(dǎo)致預(yù)算超支，采購(gòu)部需出具《預(yù)算超支說明》（詳細(xì)說明原因、超支金額、解決方案，如調(diào)整采購(gòu)量、尋找替代供應(yīng)商），經(jīng)需求部門、財(cái)務(wù)部審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按新預(yù)算執(zhí)行；如超支金額較大，需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。3.3內(nèi)部爭(zhēng)議處理需求部門與采購(gòu)部就采購(gòu)需求、供應(yīng)商選擇、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等產(chǎn)生爭(zhēng)議時(shí)，由雙方負(fù)責(zé)人協(xié)商解決；協(xié)商無果的，提交分管領(lǐng)導(dǎo)仲裁，仲裁結(jié)果作為最終執(zhí)行依據(jù)。爭(zhēng)議處理過程需形成書面記錄，存