游泳俱樂部行政檔案查閱管理制度

第一章總則第一條為規(guī)范游泳俱樂部行政檔案查閱行為，保障檔案的真實性、完整性與安全性，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮行政檔案在俱樂部運營管理、服務會員及推動游泳體育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展中的支撐作用，根據(jù)國家有關檔案管理的基本原則及俱樂部實際工作需要，制定本制度。第二條本制度適用于俱樂部內(nèi)部員工、會員及外部相關單位或個人（以下統(tǒng)稱“查閱人”）對俱樂部行政檔案的查閱活動。第三條本制度所稱行政檔案，是指俱樂部在運營管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等形式的歷史記錄，涵蓋章程制度、人事管理、財務管理、會員服務、活動組織、場地運營、安全管理、對外合作等方面，是俱樂部發(fā)展的重要歷史憑證和決策參考依據(jù)。第四條行政檔案查閱管理應遵循“統(tǒng)一管理、分級負責、規(guī)范有序、安全保密”的原則，既要滿足合理的查閱需求，又要嚴防檔案泄露、損毀或丟失。第二章檔案查閱范圍與分類第五條行政檔案查閱范圍包括但不限于：（一）俱樂部基本管理類：章程、股東會及董事會決議、總經(jīng)理辦公會紀要、內(nèi)部規(guī)章制度、組織架構(gòu)圖等；（二）人事管理類：員工招聘、培訓、考核、薪酬、獎懲、離職等相關檔案（不含員工個人隱私信息）；（三）財務管理類：年度預算、財務報表、審計報告、費用報銷憑證、合同款支付記錄等；（四）會員服務類：會員注冊信息、繳費記錄、活動參與記錄、服務投訴與處理檔案等；（五）活動組織類：賽事、培訓、公益活動等的策劃方案、執(zhí)行記錄、宣傳資料、效果評估報告等；（六）場地運營類：泳池及配套設備的采購、維修、保養(yǎng)記錄，場地租賃協(xié)議，衛(wèi)生防疫檢查報告等；（七）安全管理類：應急預案、安全培訓記錄、事故處理報告、消防及救生設備檢查記錄等；（八）對外合作類：與賽事主辦方、贊助商、培訓機構(gòu)等簽訂的合作協(xié)議，往來函件等；（九）其他具有保存價值的行政檔案。第六條行政檔案按保密等級分為四類：（一）絕密級：俱樂部五年以上戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、核心管理層薪酬方案、重大投資決策文件、未公開的財務核心數(shù)據(jù)等，僅限總經(jīng)理及董事會成員查閱；（二）機密級：員工人事檔案（含薪酬、績效考核）、年度財務審計報告、重要合作協(xié)議（未公開部分）、安全事故處理細節(jié)報告等，僅限部門主管及以上人員經(jīng)審批后查閱；（三）秘密級：會員信息（不含敏感隱私）、活動預算執(zhí)行報告、場地設備維修記錄、日常會議紀要等，僅限相關部門員工經(jīng)審批后查閱；（四）公開級：俱樂部章程、公開的規(guī)章制度、會員招募信息、活動宣傳資料、安全須知等，可向內(nèi)部員工及會員公開查閱。第三章查閱條件與權限第七條內(nèi)部員工查閱檔案應符合以下條件：（一）查閱事由與本職工作直接相關；（二）具備相應的崗位權限；（三）經(jīng)規(guī)定層級審批同意。第八條不同崗位員工的查閱權限：（一）總經(jīng)理：可直接查閱所有等級檔案；（二）部門主管：可查閱本部門機密級及以下檔案，跨部門機密級檔案需總經(jīng)理批準；（三）普通員工：僅限查閱與本職工作相關的秘密級及以下檔案；（四）檔案管理員：負責檔案管理，可查閱所有檔案，但不得用于非工作目的。第九條會員查閱檔案應符合以下條件：（一）僅限查閱與本人相關的檔案（如會員注冊信息、活動參與記錄、繳費憑證等）；（二）需提供本人有效身份證明及會員證；（三）經(jīng)客服部門審核同意。第十條外部單位或個人查閱檔案應符合以下條件：（一）因工作需要（如合作洽談、司法調(diào)查、賽事備案等）；（二）提供單位介紹信、經(jīng)辦人有效身份證明及相關證明材料；（三）經(jīng)俱樂部行政主管審核，并報總經(jīng)理批準；（四）司法機關查閱需出具法律文書，由總經(jīng)理直接批準。第十一條特殊情況查閱（如緊急工作需要、突發(fā)事故處理等），可簡化審批流程，但事后需在24小時內(nèi)補全相關手續(xù)。第四章查閱流程第十二條內(nèi)部員工查閱流程：（一）申請：填寫《行政檔案查閱申請表》（附件1），注明姓名、部門、職務、查閱事由、檔案名稱/編號、查閱方式（查閱/復制）及預計查閱時間；（二）部門審核：部門主管對申請事由的合理性、相關性進行審核，簽字確認；（三）檔案管理員審核：將申請表交行政部檔案管理員，管理員核對檔案是否存在、是否符合查閱權限；（四）批準：若符合權限，管理員簽字批準；若涉及機密級及以上檔案，需報行政主管或總經(jīng)理審批；（五）查閱：管理員安排查閱時間和地點（僅限檔案室或指定電子查閱室），并全程監(jiān)督（機密級以上檔案）；（六）登記：查閱完畢，填寫《檔案查閱登記簿》（附件2），注明查閱時間、檔案名稱、查閱人簽字及檔案狀態(tài)；（七）歸還：管理員核對檔案無誤后，將檔案歸位。第十三條會員查閱流程：（一）提交材料：會員本人持有效身份證明、會員證到客服中心，說明查閱事由；（二）申請：填寫《會員檔案查閱申請表》（附件3），注明會員編號、查閱內(nèi)容及事由；（三）客服審核：客服人員核對會員身份及查閱內(nèi)容的相關性，簽字確認；（四）檔案查閱：客服人員將申請表轉(zhuǎn)交檔案管理員，管理員提取相關檔案，在客服中心或指定區(qū)域供會員查閱；（五）登記：會員查閱完畢，簽字確認，管理員將檔案歸位并登記。第十四條外部單位查閱流程：（一）提交材料：外部單位經(jīng)辦人持單位介紹信、有效身份證明及相關證明材料（如合作協(xié)議草案、司法文書等）到行政部；（二）申請：填寫《外部單位檔案查閱申請表》（附件4），注明單位名稱、經(jīng)辦人信息、查閱事由及檔案內(nèi)容；（三）行政審核：行政主管審核材料的真實性、合法性及相關性，簽字確認；（四）總經(jīng)理批準：涉及機密級及以上檔案，需報總經(jīng)理簽字批準；（五）查閱：管理員安排在指定場所查閱，全程監(jiān)督，并做好記錄；（六）登記：查閱完畢，經(jīng)辦人簽字確認，管理員核對檔案無誤后歸位。第十五條電子檔案查閱流程：（一）內(nèi)部員工通過俱樂部OA系統(tǒng)提交查閱申請，流程同第十二條；（二）檔案管理員在OA系統(tǒng)中設置臨時查閱權限，限定查閱時間及范圍；（三）員工在權限范圍內(nèi)查閱電子檔案，不得拷貝、修改或刪除；（四）查閱完畢，管理員及時收回權限，并做好電子查閱記錄。第五章查閱要求與紀律第十六條查閱場所要求：（一）紙質(zhì)檔案僅限在檔案室或指定查閱室查閱，不得帶出；（二）電子檔案僅限在俱樂部內(nèi)部網(wǎng)絡環(huán)境下查閱，不得外接存儲設備；（三）查閱場所應保持整潔、安靜，嚴禁吸煙、飲食、喧嘩或放置易燃、易爆物品。第十七條查閱操作規(guī)范：（一）查閱紙質(zhì)檔案時，應輕拿輕放，不得涂改、勾畫、折疊、撕毀或抽取頁張；（二）如需復制檔案，需在申請表中注明復制份數(shù)及用途，經(jīng)審批后由管理員負責復制，復制件需加蓋“檔案復制件”專用章；（三）查閱電子檔案時，不得截屏、拷貝、修改、刪除或轉(zhuǎn)發(fā)檔案內(nèi)容；（四）檔案查閱時間一般不超過2小時，如需延長需經(jīng)管理員同意。第十八條保密要求：（一）查閱絕密級、機密級檔案后，需簽訂《保密承諾書》（附件5），承諾不泄露檔案內(nèi)容；（二）不得向無關人員透露查閱到的檔案信息；（三）不得在公開場合討論或傳播涉密檔案內(nèi)容；（四）電子檔案查閱后，管理員需清除查閱痕跡，確保信息安全。第十九條其他紀律：（一）查閱人員應服從管理員的安排，遵守查閱制度；（二）不得將與查閱無關的物品帶入查閱場所；（三）查閱完畢后，應及時歸還檔案，不得滯留；（四）對檔案內(nèi)容有疑問的，需向管理員或相關部門咨詢，不得擅自猜測或傳播。第六章檔案保護與管理第二十條檔案管理員職責：（一）負責檔案的收集、整理、歸檔、保管及查閱管理；（二）定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案完整、無損壞；（三）維護檔案室環(huán)境，控制溫濕度（溫度14-24℃，濕度45%-60%），做好防蟲、防火、防潮、防磁等工作；（四）對電子檔案進行定期備份（每月至少一次），存儲在安全的服務器或移動硬盤中；（五）建立檔案目錄及索引，方便查閱；（六）及時更新檔案信息，對過期或無保存價值的檔案按規(guī)定銷毀（需經(jīng)總經(jīng)理批準）。第二十一條檔案保護措施：（一）紙質(zhì)檔案采用專柜存放，絕密級檔案需加鎖保管；（二）電子檔案設置訪問權限，采用加密技術保護；（三）檔案室配備消防器材、溫濕度計、防蟲藥劑等設備；（四）定期對檔案進行數(shù)字化處理，減少紙質(zhì)檔案的查閱頻率，延長使用壽命。第二十二條檔案銷毀流程：（一）檔案管理員對過期或無保存價值的檔案進行篩選，填寫《檔案銷毀申請表》；（二）行政主管審核，報總經(jīng)理批準；（三）由兩名以上員工共同負責銷毀，填寫《檔案銷毀登記薄》，簽字確認；（四）銷毀方式：紙質(zhì)檔案采用碎紙機銷毀，電子檔案徹底刪除并格式化存儲設備。第七章監(jiān)督與責任追究第二十三條監(jiān)督機制：（一）行政部每月對檔案查閱記錄進行檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時處理；（二）設立舉報電話（俱樂部客服電話），接受員工及會員對違規(guī)查閱行為的舉報；（三）每年對檔案管理工作進行一次評估，總結(jié)經(jīng)驗，完善制度。第二十四條責任追究：（一）員工違規(guī)查閱檔案的，視情節(jié)輕重給予以下處罰：1.未按流程審批查閱的，給予警告，扣發(fā)當月績效獎金50元；2.泄露秘密級檔案內(nèi)容的，給予記過，扣發(fā)當月績效獎金200元；3.泄露機密級檔案內(nèi)容的，給予記大過，扣發(fā)季度績效獎金，暫停崗位權限1個月；4.泄露絕密級檔案內(nèi)容或造成檔案損壞、丟失的，解除勞動合同，并追究賠償責任；5.觸犯法律的，移交司法機關處理。（二）會員違規(guī)查閱檔案的，視情節(jié)輕重給予以下處罰：1.未按流程查閱的，給予警告；2.泄露檔案內(nèi)容或損壞檔案的，暫停會員權益1-3個月，賠償損失；3.情節(jié)嚴重的，取消會員資格。（三）外部單位違規(guī)查閱檔案的，終止合作關系，追究賠償責任；觸犯法律的，移交司法機關處理。（四）檔案管理員違規(guī)的，視情節(jié)