供應(yīng)鏈采購管理標準流程工具一、適用業(yè)務(wù)場景本工具適用于企業(yè)各類常規(guī)采購需求的管理場景，包括但不限于：生產(chǎn)原材料采購、辦公用品采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購（如物流、維修）等。當企業(yè)內(nèi)部部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）存在明確的采購需求時，可通過本工具規(guī)范從需求提報到最終付款的全流程，保證采購過程合規(guī)、高效、透明，同時有效控制采購成本和風(fēng)險。特別適用于需要多部門協(xié)同、供應(yīng)商管理嚴格的企業(yè)采購場景。二、標準流程操作指引（一）采購需求發(fā)起與提報責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計劃、辦公需要、項目實施），填寫《采購申請表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計交付日期、預(yù)算金額及用途說明。需求部門負責(zé)人對申請內(nèi)容的真實性、必要性進行審核，確認無誤后簽字提報至采購部門。若采購金額超過部門預(yù)算權(quán)限，需同步提報至分管領(lǐng)導(dǎo)（如*副總）進行審批。關(guān)鍵輸出：《采購申請表》（需經(jīng)需求部門負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認）（二）供應(yīng)商尋源與評估責(zé)任主體：采購部門采購部門收到《采購申請表》后，根據(jù)采購物品/服務(wù)的類別（如標準品、定制服務(wù)），啟動供應(yīng)商尋源：標準品：優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中篩選，若名錄內(nèi)無合適供應(yīng)商，可通過行業(yè)平臺、展會、公開招標等方式新增供應(yīng)商；定制服務(wù)/非標品：組織技術(shù)部門（如*工程師）共同參與，評估供應(yīng)商的專業(yè)能力、過往案例及資質(zhì)。對潛在供應(yīng)商進行資質(zhì)審核（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書、質(zhì)量體系認證等），剔除不符合要求的供應(yīng)商。向資質(zhì)合格的供應(yīng)商發(fā)放《詢價單》，明確技術(shù)參數(shù)、交付要求、報價截止時間等，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)反饋報價單及技術(shù)方案。收集報價后，采購部門組織需求部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門組成評審小組，從價格、質(zhì)量、交期、服務(wù)、合作穩(wěn)定性等維度對供應(yīng)商進行綜合評估，填寫《供應(yīng)商評估表》，確定候選供應(yīng)商。關(guān)鍵輸出：《詢價單》《供應(yīng)商評估表》《合格供應(yīng)商名錄》（更新版）（三）采購合同擬定與審批責(zé)任主體：采購部門、法務(wù)部門采購部門根據(jù)確定的供應(yīng)商及談判結(jié)果，擬定《采購合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)，包括：采購物品/服務(wù)的規(guī)格數(shù)量、單價及總價、交付時間與地點、質(zhì)量標準與驗收方式、付款條件與違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。法務(wù)部門對合同條款的合規(guī)性、嚴謹性進行審核，重點檢查法律風(fēng)險點（如付款節(jié)點、違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等），提出修改意見。采購部門根據(jù)法務(wù)意見調(diào)整合同，完成后提報至采購負責(zé)人（如經(jīng)理）、分管領(lǐng)導(dǎo)（如副總）及總經(jīng)理（根據(jù)合同金額分級）審批。審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商正式簽訂合同，雙方加蓋公章（或合同章），合同文本至少一式兩份（雙方各執(zhí)一份）。關(guān)鍵輸出：《采購合同》（經(jīng)雙方簽字蓋章生效）（四）采購訂單下達與跟蹤責(zé)任主體：采購部門采購部門根據(jù)審批通過的《采購合同》，《采購訂單》，明確訂單號、供應(yīng)商信息、物品/服務(wù)明細（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價）、交付日期、收貨地址、聯(lián)系人等，加蓋采購部門印章后發(fā)送至供應(yīng)商。供應(yīng)商確認訂單后，采購部門與供應(yīng)商約定生產(chǎn)/備貨周期，定期跟蹤訂單執(zhí)行進度（如生產(chǎn)進度、物流安排），保證按期交付。若遇不可抗力（如自然災(zāi)害、疫情）或供應(yīng)商原因可能導(dǎo)致延遲交付，采購部門需第一時間通知需求部門，協(xié)商調(diào)整交付日期或啟動備用供應(yīng)商方案。關(guān)鍵輸出：《采購訂單》（供應(yīng)商確認回執(zhí)）（五）交貨驗收與入庫責(zé)任主體：采購部門、需求部門、倉庫管理部門供應(yīng)商按《采購訂單》約定交付物品/服務(wù)時，采購部門提前通知倉庫管理部門做好收貨準備，需求部門派人員參與現(xiàn)場驗收（如涉及技術(shù)參數(shù)、功能測試）。驗收時需核對：數(shù)量清點：與訂單數(shù)量是否一致；質(zhì)量檢查：外觀完好性、規(guī)格型號是否符合合同要求，必要時提供第三方檢測報告；單證核對：供應(yīng)商是否提供合格證、保修卡、發(fā)貨清單等隨貨文件。驗收合格后，需求部門、倉庫管理部門、采購部門共同在《驗收入庫單》上簽字確認；若驗收不合格，需當場記錄問題（如數(shù)量短缺、質(zhì)量瑕疵），拍照留存證據(jù)，并書面通知供應(yīng)商限期處理（如補貨、退貨、索賠）。倉庫管理部門將驗收合格的物品辦理入庫手續(xù)，登記庫存臺賬，保證賬實相符。關(guān)鍵輸出：《驗收入庫單》（需三方簽字）、《不合格品處理記錄》（如適用）（六）付款申請與結(jié)算責(zé)任主體：采購部門、財務(wù)部門采購部門在供應(yīng)商交付驗收合格后，根據(jù)合同約定的付款條件（如貨到付款、賬期30天），收集付款所需單據(jù)：《采購合同》《采購訂單》《驗收入庫單》；供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（需與合同信息一致，如名稱、稅號、金額）；供應(yīng)商付款賬戶信息（需與合同簽約方一致）。采購部門核對單據(jù)的完整性、一致性和合規(guī)性，填寫《付款申請單》，附相關(guān)單據(jù)提報至財務(wù)部門。財務(wù)部門對付款申請進行復(fù)核，重點檢查：發(fā)票真?zhèn)渭岸悇?wù)合規(guī)性；付款條件是否滿足（如驗收合格、賬期到期）；金額是否與合同、訂單、入庫單一致；供應(yīng)商賬戶信息是否與簽約方一致（防范詐騙風(fēng)險）。復(fù)核通過后，財務(wù)部門按企業(yè)資金審批流程辦理付款，并將付款憑證反饋至采購部門。關(guān)鍵輸出：《付款申請單》《發(fā)票》《付款憑證》三、配套工具表單模板（一）采購申請表申請部門申請日期采購編號需求信息物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位質(zhì)量要求與用途說明：審批流程需求部門負責(zé)人簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)簽字（如需）：采購部門審核意見：負責(zé)人簽字：日期：（二）供應(yīng)商評估表評估日期供應(yīng)商名稱采購物品/服務(wù)名稱評估維度評分標準（滿分100分）得分資質(zhì)審核（20分）營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)齊全，符合要求（20分）；基本齊全（10分）；不齊全（0分）價格報價（30分）低于市場平均價5%以上（30分）；與平均價持平（20分）；高于平均價5%以內(nèi)（10分）；高于5%以上（0分）質(zhì)量保障（25分）提供ISO等質(zhì)量認證，有完善售后體系（25分）；有認證但售后一般（15分）；無認證（0分）交期能力（15分）能提前或按約定交付（15分）；延遲1-3天（8分）；延遲3天以上（0分）服務(wù)配合（10分）響應(yīng)及時，配合度高（10分）；響應(yīng)一般（5分）；響應(yīng)差（0分）綜合得分評估結(jié)論：□推薦合作□備選□淘汰評估小組簽字：日期：（三）采購訂單訂單號簽訂日期供應(yīng)商名稱收貨信息收貨地址聯(lián)系人聯(lián)系方式訂單明細物品名稱規(guī)格型號單位備注1.質(zhì)量標準：以合同約定為準；2.交付要求：按期送達，運費由供應(yīng)商承擔(dān)；3.其他：采購部門（蓋章）：負責(zé)人簽字：日期：（四）驗收入庫單驗收日期驗收單號采購訂單號供應(yīng)商名稱收貨信息收貨倉庫收貨人送貨人數(shù)量清點驗收結(jié)果物品名稱規(guī)格型號應(yīng)收數(shù)量實收數(shù)量簽字確認需求部門：日期：倉庫：日期：（五）付款申請單申請日期付款編號供應(yīng)商名稱采購訂單號付款信息合同總金額已付金額本次申請金額剩余應(yīng)付金額付款依據(jù)□《采購合同》（編號：______）□《采購訂單》（編號：______）□《驗收入庫單》（編號：______）□發(fā)票（號碼：______，金額：______）審批意見采購部門：負責(zé)人簽字：日期：財務(wù)部門：四、關(guān)鍵風(fēng)險控制點（一）需求準確性控制需求部門提報采購申請時，必須明確物品/服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求，避免“模糊采購”（如只寫“一批辦公用品”未列明細）；采購部門對需求的合理性進行審核，對超預(yù)算、非必要的采購需求及時與需求部門溝通，避免資源浪費。（二）供應(yīng)商合規(guī)性控制嚴禁從無資質(zhì)供應(yīng)商（如無營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證）處采購，尤其涉及食品、醫(yī)療器械、特種設(shè)備等特殊品類時，需核查供應(yīng)商的專項生產(chǎn)/經(jīng)營許可；供應(yīng)商評估需堅持“客觀公正”原則，避免個人偏好或利益關(guān)聯(lián)，評估過程需留存書面記錄，保證可追溯。（三）合同條款嚴謹性控制合同中必須明確質(zhì)量驗收標準、違約責(zé)任（如延遲交貨的違約金比例、質(zhì)量問題的處理方式）、付款節(jié)點（如“驗收合格后30日內(nèi)支付”），避免口頭約定；法務(wù)審核需重點關(guān)注合同中的“霸王條款”或法律漏洞，保證企業(yè)權(quán)益不受侵害。（四）驗收與付款一致性控制付款前必須核對“三單一致”：采購合同、采購訂單、驗收入庫單的信息（如供應(yīng)商名稱、物品名稱、數(shù)量、金額）完全一致，發(fā)票信息需與合同簽約方名稱、稅