IICS03.080.01A16DB4407江門市市場監(jiān)督管理局發(fā)布IDB4407/T63—2020 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語和定義 14總體要求 15建檔立卷 26檔案整理要求 27檔案保管要求 38借閱、使用和銷毀 4附錄A（資料性附錄）檔案借閱登記表 5附錄B（資料性附錄）銷毀清冊 6DB4407/T63—2020本標準按照GB/T1.1-2009給出的規(guī)則編寫。本標準由江門市市場監(jiān)督管理局提出并歸口。本標準起草單位：廣東省江門市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督標準與編碼所、臺山市水步鎮(zhèn)公共服務中心。本標準主要起草人：張沛賢、韋涵靜、夏雪利、何庭輝、程學君。DB4407/T63—20201公共服務中心檔案立卷歸檔規(guī)范本標準規(guī)定了各級公共服務中心（以下簡稱“服務中心”）對檔案管理的總體要求、建檔立卷、檔案整理要求、檔案保管要求、借閱、使用和銷毀等。本標準適用于服務中心檔案的管理。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894-2016電子文件歸檔與檔案管理規(guī)范DA/T22-2015歸檔文件的整理規(guī)則3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1案卷file指具有有機聯(lián)系的若干文件的集合體。3.2立卷establishingadossier指將辦理完畢需要繼續(xù)保存的、具有有機聯(lián)系的一組材料按照立卷的方法和要求，立成案卷的過程。3.3歸檔filing指辦理完畢且具有保存價值的文件材料經(jīng)過系統(tǒng)整理，組成案卷之后移交檔案室保存的過程。4總體要求4.1凡服務中心在工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子存儲介質(zhì)等不同形式的歷史記錄均應建檔立卷。4.2歸檔材料由服務中心內(nèi)設(shè)各科室/組別分別收集、分類整理，統(tǒng)一設(shè)專人、專室集中立卷、有序排列、存放和管理。4.3服務中心領(lǐng)導要對檔案工作給予重視和支持，經(jīng)常過問，及時解決檔案工作中存在的問題。DB4407/T63—202024.4檔案工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī)。4.5檔案工作人員要認真執(zhí)行國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)，遵紀守法，嚴守機密，熱愛檔案工作，學習鉆研檔案業(yè)務。4.6建立紙質(zhì)檔案，宜同時建立電子檔案，電子檔案的整理、歸檔和管理按GB/T18894的規(guī)定進行。5建檔立卷5.1基本原則5.1.1分類成卷或入盒的檔案，應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持材料之間的有機聯(lián)系。5.1.2卷內(nèi)文件應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，便于保管和利用。5.1.3歸檔的文件應符合文檔一體化管理要求，材料份數(shù)以及每份存檔文件的組成、內(nèi)容均應齊全完整。5.2立卷方法5.2.1對歸檔材料先劃分門類。5.2.2按問題立卷法。在每一大門類下，將反映“一事”、“一項目”、“一個活動”的材料組成一卷。一個案卷內(nèi)的材料集中反映一個問題、一個項目或一項活動，方便按照問題查找利用檔案。5.2.3按名稱立卷法。在每一大門類下，按照材料的二級細分類別名稱分別組卷，將具有相同類別名稱的材料組成一個案卷，方便按照材料類別屬性查找利用檔案。5.2.4在具體工作中應根據(jù)實際需要選擇使用其中一種立卷法，或者兩種組合使用。6檔案整理要求6.1分類6.1.1立卷歸檔材料的門類主要包括：a)各級往來的文件材料；b)服務中心工作活動中形成的材料；c)會議材料；d)機構(gòu)、人事材料；e)會計財務材料；f)基建材料；g)設(shè)備、儀器材料；h)業(yè)務辦理材料；i)其他具有歷史查考和利用價值的材料。6.1.2歸檔材料采用年度-保管期限兩級分類。a)按年度分類將歸檔材料按其形成年度分類。若單件檔案涉及跨年度的，按件內(nèi)第一排序文件的形成日期確定。b)按保管期限分類將歸檔材料按劃定的保管期限分類。6.2組件組件按DA/T22的5.1的規(guī)定進行。DB4407/T63—202036.3編號6.3.1歸檔材料應依立卷、分類方法和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性及簡單性原則。6.3.2檔號的結(jié)構(gòu)為：全宗號-檔案門類號/二級分類碼.年度-保管期限-件號。代碼之間用“-”連接，檔案門類與年度之間用“.”分隔。如“XXXX-A01.2019-Y-0001”。6.3.3檔號的編碼規(guī)則：a)全宗號：立檔單位名稱的縮寫，用四個大寫字母表示。b)檔案門類號/二級分類碼.年度：檔案門類號見表1。二級分類碼是對每一門類的歸檔材料進一步細分類別碼，服務中心根據(jù)自身情況建立每一門類下的二級分類碼表，二級分類碼用兩位阿拉伯數(shù)字表示。年度為材料形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2019”。表1檔案門類代碼ABCDEFGHGc)保管期限：分為永久，定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。d)件號：為單件歸檔材料在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0001”6.4編目組件按DA/T22的5.5的要求進行。7檔案保管要求7.1歸檔時間7.1.1一般應在第二年一季度前完成對上一年度材料的歸檔。7.1.2基建類材料應在工程項目竣工驗收后1個月內(nèi)歸檔。7.1.3會計財務材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。7.1.4磁帶、光盤、照片及底片、實物等載體形式的文件應在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。7.2保管要求7.2.1為確保檔案的安全，應設(shè)置檔案專用框架。檔案室要牢固，并有防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施，經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。具有永久、長期保存價值的檔案，如有破損或字跡失真的，應及時修補或復制。7.2.2建立、健全檔案資料的統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用、銷毀等情況進行統(tǒng)計。7.2.3檔案工作人員應熟悉服務中心的歷史和所藏檔案情況，編制必要的檢索工具。應不斷采用新的技術(shù)設(shè)備，逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。DB4407/T63—202048借閱、使用和銷毀8.1借閱和使用8.1.1借閱檔案首先填寫《檔案借閱登記表》見附錄A，經(jīng)服務中心領(lǐng)導批準后方可借閱。8.1.2檔案借出后，要督促按期歸還，并檢查維護檔案文件的完整齊全。如發(fā)現(xiàn)遺失和污損檔案文件等情況，要追究有關(guān)借閱人的責任，索回遺失檔案材料，并及時報告領(lǐng)導予以處理。8.1.3借閱檔案人員要對檔案特別愛護，禁止涂改、勾畫、拆散和抽換案卷，確保檔案原貌和整潔。借閱檔案時，不得轉(zhuǎn)借他人或給無關(guān)人員閱覽。借閱人員對案卷要妥善保管，防止遺失、泄密，以確保案卷的安全。未經(jīng)批準不得抄錄和復制。8.1.4外單位查閱服務中心檔案必須持有單位介紹信，并經(jīng)服務中心領(lǐng)導簽字后方可閱覽使用。8.2銷毀8.2.1服務中心領(lǐng)導會同中心內(nèi)有關(guān)科室/組別、檔案室，并根據(jù)國家和上級主管部門規(guī)定，結(jié)合本單位的情況，制訂出服務中心檔案材料保管期限表。8.2.2銷毀的檔案須保存期滿，銷毀前須經(jīng)服務中心指定的檔案鑒定小組認真鑒定后實施。8.2.3檔案室應根據(jù)檔案材料保管期限表的規(guī)定，結(jié)合實際工作情況會同各科室/組別人員對所管的檔案材料進行鑒定。對確無保存價值的檔案需要銷毀時，應寫出銷毀檔案報告，說明擬銷毀檔案的理由和所屬年代、保管期限、銷毀數(shù)量和簡要內(nèi)容，經(jīng)服務中心領(lǐng)導審核批準后方可銷毀。8.2.4銷毀檔案，應編寫“銷毀檔案目錄”或在原“案卷目錄”上予以注銷。銷毀檔案須派專人（兩人以上）監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在《銷毀清冊》（見附錄B）上簽名。DB4407/T63—20205（資料性附錄）檔案借閱登記表檔案借閱表見表A.1。表A.1檔案借閱登記表DB4407/T63—20206（資料性附錄） 銷毀清冊銷毀清冊見表B.1。表B.1銷毀清冊編制部門：