合同審批管理自動化操作手冊一、適用場景與業(yè)務價值本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部各類合同（如采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同等）的審批流程自動化管理，旨在解決傳統(tǒng)審批中流程繁瑣、效率低下、信息不透明等問題。具體適用場景包括：多部門協(xié)作審批：當合同需跨部門（如法務、財務、業(yè)務部門）依次或并行審批時，系統(tǒng)可自動流轉，避免人工傳遞延誤；標準化流程管控：針對不同類型、金額的合同，預設審批規(guī)則（如金額≥10萬元需總監(jiān)審批），保證審批合規(guī)；進度實時跟蹤：申請人、審批人及管理人員可通過系統(tǒng)實時查看審批進度，減少溝通成本；電子化歸檔：審批完成的合同自動歸檔至電子檔案庫，支持快速檢索與調(diào)閱，便于后續(xù)審計或查閱。二、自動化操作全流程指引（一）合同審批發(fā)起操作步驟：登錄系統(tǒng)：申請人通過企業(yè)統(tǒng)一身份認證登錄合同審批管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)或專業(yè)合同管理平臺），進入“合同審批”模塊。選擇合同類型：根據(jù)合同性質(zhì)（如“采購合同”“服務合同”），“新建審批”，系統(tǒng)自動匹配對應的審批流程模板。填寫基礎信息：在彈出的表單中準確填寫以下字段（帶*為必填項）：*合同編號：系統(tǒng)按“年份-部門-序號”規(guī)則自動（如2024-采購-001），申請人可手動修改后確認；*合同名稱：需完整體現(xiàn)合同核心內(nèi)容（如“XX辦公設備采購合同”）；*合同類型：從下拉菜單選擇（采購/銷售/服務/租賃等）；*對方單位：合同合作方全稱（需與營業(yè)執(zhí)照一致）；*合同金額：含稅/不含稅金額（需明確幣種，如人民幣）；*合同期限：起始日期至終止日期；付款方式：如“分期付款”“驗收后一次性付款”等；主要條款摘要：簡述合同核心權利義務（如“采購辦公電腦50臺，單價5000元”）。附件：“添加附件”，以下材料（支持PDF、Word、Excel格式，單個附件不超過10MB）：合同文本（最終版，需雙方簽字蓋章頁掃描件）；對方單位資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照副本、授權委托書）；相關支撐材料（如采購需求單、報價單、會議紀要等）。提交審批：確認信息無誤后，“提交”，系統(tǒng)自動觸發(fā)審批流程，并向首個審批人發(fā)送待辦通知（如郵件或系統(tǒng)消息）。（二）審批流程流轉系統(tǒng)規(guī)則說明：自動路由：系統(tǒng)根據(jù)預設規(guī)則分配審批人，例如：合同金額＜5萬元：業(yè)務部門負責人審批；5萬元≤合同金額＜20萬元：業(yè)務部門負責人→法務專員→財務經(jīng)理審批；合同金額≥20萬元：業(yè)務部門負責人→法務專員→財務經(jīng)理→總監(jiān)→總經(jīng)理審批。特殊合同（如涉外合同、重大資產(chǎn)合同）：可手動添加審批人（需部門負責人確認）。并行審批：若存在“法務+財務”并行審批節(jié)點，系統(tǒng)將同時向法務專員和財務經(jīng)理發(fā)送待辦，任一方審批通過后，流程進入下一節(jié)點（需雙方均通過才可繼續(xù)）。接收待辦：審批人登錄系統(tǒng)，在“待辦事項”中查看合同審批任務，進入詳情頁。查看合同信息：仔細閱讀合同基礎信息、附件材料，重點關注：合同條款是否合規(guī)（如違約責任、知識產(chǎn)權歸屬）；金額與預算是否匹配（系統(tǒng)自動關聯(lián)預算模塊，超預算會提示）；附件是否完整（如缺少資質(zhì)文件，需退回補充）。審批操作：根據(jù)審核結果，選擇以下操作之一：通過：“同意”，系統(tǒng)自動流轉至下一審批節(jié)點，并向申請人發(fā)送“已通過當前節(jié)點”通知；駁回：“駁回”，填寫駁回原因（如“合同金額超出預算，需重新確認”），系統(tǒng)終止審批流程，申請人收到駁回通知后修改材料重新提交；退回修改：“退回”，填寫修改意見（如“付款方式需明確分期節(jié)點”），合同狀態(tài)變更為“退回修改”，申請人可修改后重新提交（原審批流程不保留，需重新發(fā)起）。審批時限：系統(tǒng)默認每個審批節(jié)點時限為3個工作日，超時未處理將自動向審批人上級及申請人發(fā)送催辦通知。（三）審批結果反饋與歸檔結果通知：所有審批節(jié)點完成后，系統(tǒng)自動向申請人發(fā)送“審批通過”通知，并通過短信/郵件提醒申請人及時聯(lián)系用印部門辦理用印手續(xù)。用印管理：用印人員登錄系統(tǒng)，在“待用印合同”列表中核對合同信息與審批結果，確認無誤后打印紙質(zhì)合同，加蓋企業(yè)公章/合同章，并將掃描件至系統(tǒng)（系統(tǒng)自動關聯(lián)審批記錄）。電子歸檔：用印完成后，系統(tǒng)自動將合同文本、審批記錄、用印掃描件等材料整合為“合同檔案”，按“合同編號-年份-類型”規(guī)則歸檔至電子檔案庫，支持按“合同名稱”“對方單位”“審批日期”等關鍵詞檢索。三、常用模板與表格工具（一）合同審批發(fā)起表（系統(tǒng)內(nèi)置模板示例）字段名稱填寫要求示例合同編號系統(tǒng)自動，可手動修改（需唯一）2024-采購-001合同名稱簡潔明確，體現(xiàn)核心內(nèi)容XX筆記本電腦采購合同合同類型下拉選擇（采購/銷售/服務/租賃等）采購合同對方單位合作方全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）XX科技有限公司合同金額（元）填寫含稅總金額，明確幣種250,000（人民幣）合同期限起始日期-終止日期（格式：YYYY-MM-DD）2024-03-01至2024-12-31申請人系統(tǒng)自動讀取登錄人信息張*申請部門系統(tǒng)自動讀取登錄人部門采購部附件清單列出文件名稱（需與實際附件一致）1.合同文本最終版.pdf；2.對方營業(yè)執(zhí)照.pdf提交日期系統(tǒng)自動獲取2024-02-20（二）審批意見表（系統(tǒng)自動）審批節(jié)點審批人審批意見駁回/退回原因（如有）審批日期備注初審李*經(jīng)理通過-2024-02-21復審王*專員退回修改付款方式需明確“驗收后30日內(nèi)付清”2024-02-22申請人已修改終審趙*總監(jiān)通過-2024-02-25（三）審批進度跟蹤表（系統(tǒng)導出）合同編號合同名稱當前節(jié)點處理人預計完成時間實際完成時間狀態(tài)備注2024-采購-001XX采購合同已歸檔-2024-02-282024-02-25已完成已用印2024-服務-002XX咨詢服務合同待終審趙*總監(jiān)2024-03-05-處理中初審、復審已通過四、操作要點與風險提示（一）信息填寫準確性申請人需保證合同基礎信息（如對方單位名稱、金額、期限）與合同文本一致，避免因信息錯誤導致審批延誤或合同糾紛；合同編號需唯一，不可重復使用，系統(tǒng)已設置重復校驗功能，若手動修改編號后重復，將無法提交。（二）附件完整性附件需清晰完整，關鍵頁（如雙方簽字蓋章頁、資質(zhì)文件有效期頁）不可缺失；合同文本需為最終版本，避免審批過程中修改文本導致審批意見與實際合同不符。（三）審批時限管理審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批，若因特殊原因無法按時處理，需在系統(tǒng)中“申請延長”，說明理由并申請延期（最長可延長2個工作日）；申請人可隨時在“我的申請”中查看審批進度，若發(fā)覺某節(jié)點超時未處理，可聯(lián)系審批人或系統(tǒng)管理員催辦。（四）特殊情況處理緊急合同：如需加急審批，申請人在發(fā)起審批時可勾選“緊急”選項，系統(tǒng)將優(yōu)先推送審批通知，并縮短審批時限（每個節(jié)點默認1個工作日）；審批人外出：若審批人無法操作，可在系統(tǒng)中“委托審批”功能，將審批權臨時委托給同部門其他人員（需提前設置委托期限，最長不超過30天）。（五）系統(tǒng)操作問題遇到系統(tǒng)登錄異常、附件失敗等問