會議紀(jì)要撰寫規(guī)范及模板通用版一、適用范圍與常見應(yīng)用場景本規(guī)范及模板適用于各類企業(yè)、組織內(nèi)部召開的常規(guī)工作會議，包括但不限于：部門周例會、月度/季度工作推進(jìn)會、項(xiàng)目專題研討會、跨部門協(xié)調(diào)會、階段性總結(jié)會等。通過規(guī)范會議紀(jì)要的撰寫，保證會議內(nèi)容準(zhǔn)確傳達(dá)、決議事項(xiàng)落地執(zhí)行、工作責(zé)任明確到人，為后續(xù)工作推進(jìn)提供書面依據(jù)。二、會議紀(jì)要撰寫全流程操作指南1.會前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會議核心目的：提前與會議主持人確認(rèn)會議主題、需討論的核心議題及預(yù)期目標(biāo)，避免記錄偏離方向。收集背景資料：提前獲取會議議程、相關(guān)報(bào)告、數(shù)據(jù)材料等，熟悉議題背景，便于快速理解討論內(nèi)容。準(zhǔn)備記錄工具：根據(jù)會議規(guī)模選擇記錄方式（如電子文檔、手寫記錄、錄音輔助等），保證工具可用并提前測試（如錄音設(shè)備電量、文檔軟件兼容性）。2.會中記錄：捕捉關(guān)鍵信息基礎(chǔ)信息要素：準(zhǔn)確記錄會議名稱、時間（起止時間）、地點(diǎn)（線上會議需注明平臺及會議號）、主持人、記錄人、參會人員（含部門及職務(wù)）、缺席人員及原因。討論內(nèi)容記錄：按“議題-匯報(bào)人-討論要點(diǎn)-不同意見-結(jié)論”結(jié)構(gòu)記錄，避免逐字逐句堆砌，提煉核心觀點(diǎn)；對爭議性內(nèi)容需客觀呈現(xiàn)多方觀點(diǎn)，不加入主觀判斷；關(guān)鍵數(shù)據(jù)、引用的政策或文件名稱需準(zhǔn)確標(biāo)注來源（如“根據(jù)《管理辦法》第三條規(guī)定”）。決議與行動項(xiàng)記錄：明確標(biāo)注“決議”“結(jié)論”“待辦事項(xiàng)”等關(guān)鍵詞，區(qū)分“討論結(jié)果”和“最終決定”；行動項(xiàng)需包含“任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、計(jì)劃完成時間、交付物/成果要求”四要素（例：“完成Q3銷售數(shù)據(jù)匯總報(bào)告，負(fù)責(zé)人：某，完成時間：2023年X月X日，交付物：PPT版報(bào)告”）。3.會后整理：規(guī)范內(nèi)容結(jié)構(gòu)核對信息完整性：對照會議錄音或現(xiàn)場筆記，補(bǔ)充遺漏的關(guān)鍵信息，重點(diǎn)核對人名、職務(wù)、時間、數(shù)據(jù)等易錯內(nèi)容。梳理邏輯框架：按“會議基本信息-會議主題與議程-各議題討論情況-決議事項(xiàng)-行動項(xiàng)清單-會議總結(jié)”順序整理，保證條理清晰。語言表達(dá)規(guī)范：使用簡潔、客觀的書面語，避免口語化表達(dá)（如“我覺得”改為“與會人員認(rèn)為”）；專業(yè)術(shù)語需統(tǒng)一（如全稱與簡稱首次出現(xiàn)時標(biāo)注，后續(xù)使用簡稱）。4.審核與分發(fā)：保證信息落地內(nèi)部校對：完成初稿后，自查格式、錯別字及要素完整性，重點(diǎn)檢查行動項(xiàng)是否明確“負(fù)責(zé)人-時間-交付物”。提交審批：將初稿提交會議主持人或指定負(fù)責(zé)人審核，根據(jù)反饋修改后定稿（審核意見需保留備查）。按時歸檔：定稿后24小時內(nèi)通過郵件、協(xié)同平臺等方式分發(fā)給參會人員及相關(guān)方，并同步至組織內(nèi)部文檔系統(tǒng)存檔（注明會議日期及紀(jì)要編號）。三、會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板（通用版）會議基本信息會議名稱例：公司2023年第三季度銷售工作推進(jìn)會會議時間例：2023年X月X日14:00-16:30會議地點(diǎn)例：公司總部301會議室/線上會議（騰訊會議，會議號：X-X-X）主持人某某（銷售部總監(jiān)）記錄人某某（銷售部助理）參會人員某某（總經(jīng)理）、某某（市場部經(jīng)理）、某某（華東區(qū)銷售主管）等缺席人員及原因某某（華南區(qū)銷售主管，因客戶拜訪請假）會議主題與議程會議主題：總結(jié)Q3銷售業(yè)績，分析Q4市場策略，明確重點(diǎn)任務(wù)分工議程序號議題1Q3銷售業(yè)績回顧2Q4銷售策略調(diào)整3跨部門資源協(xié)調(diào)行動項(xiàng)清單序號任務(wù)描述負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成時間交付物/成果要求備注1華南區(qū)Q3業(yè)績未達(dá)預(yù)期原因分析某某（華南區(qū)銷售主管）2023年10月15日Word版分析報(bào)告（含數(shù)據(jù)對比及改進(jìn)建議）提交至銷售部及總經(jīng)理辦公室2Q4線上推廣方案制定某某（市場部經(jīng)理）2023年10月20日PPT版方案（含預(yù)算分配、渠道選擇、效果預(yù)期）同步抄送財(cái)務(wù)部備案3老客推薦返現(xiàn)活動細(xì)則制定某某（銷售部主管）、某某（市場部專員）2023年10月25日Excel版活動規(guī)則（含適用條件、獎勵標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行流程）發(fā)布至公司官網(wǎng)及客戶社群4Q4庫存優(yōu)化方案制定某某（供應(yīng)鏈部經(jīng)理）2023年11月5日PDF版方案（含庫存目標(biāo)、調(diào)配計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對）提交至銷售部及運(yùn)營中心會議附件|（如有）1.Q3銷售數(shù)據(jù)匯總表；2.競品動態(tài)監(jiān)測報(bào)告初稿；3.Q4銷售目標(biāo)分解表|簽字確認(rèn)|記錄人簽字：_________________審核人（主持人）簽字：_________________日期：2023年X月X日|分發(fā)范圍|總經(jīng)理辦公室、銷售部、市場部、供應(yīng)鏈部、華東區(qū)/華南區(qū)銷售團(tuán)隊(duì)、人力資源部（存檔）|四、撰寫關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題規(guī)避信息準(zhǔn)確性原則人名、職務(wù)、時間、數(shù)據(jù)等核心信息需反復(fù)核對，避免因筆誤導(dǎo)致責(zé)任不清（如“負(fù)責(zé)人：某”誤寫為“某某”）；決議事項(xiàng)需引用主持人明確結(jié)論，不記錄個人推測性意見?？陀^中立原則禁止在紀(jì)要中摻雜記錄人主觀評價（如“該方案不切實(shí)際”改為“部分與會人員認(rèn)為該方案資源投入較大，需進(jìn)一步評估可行性”）；對分歧性意見需同時記錄多方觀點(diǎn)，保證信息平衡。重點(diǎn)突出原則行動項(xiàng)需單獨(dú)成表或用醒目標(biāo)注（如加粗、編號），避免淹沒在文字描述中；與會人員一致同意的常規(guī)事項(xiàng)可簡化記錄，爭議性、決策性內(nèi)容需詳細(xì)呈現(xiàn)。及時性原則會議紀(jì)需需在會后24小時內(nèi)完成初稿，48小時內(nèi)完成審核分發(fā)，保證信息時效性；涉及緊急行動項(xiàng)的，需在紀(jì)要中標(biāo)注“加急”，并同步通過即時通訊工具提醒負(fù)責(zé)人。格式規(guī)范原則統(tǒng)一字體（如標(biāo)題黑體、宋體）、字號（如標(biāo)題三號、小四）、行間距（